MedControl Instruktion för ärendeansvarig

En presentation över ämnet: "MedControl Instruktion för ärendeansvarig"— Presentationens avskrift:

1 MedControl Instruktion för ärendeansvarig
Hur fungerar systemet? Alla faserna beskrivs, se anteckningarna under bilderna. Välj Redigera presentation. I MedControl finns det ? som innehåller hjälptexter.

2 Så här fungerar MedControl
En händelse rapporteras i MedControl Koordinator bedömer händelsen avseende  typ av avvikelse och var händelsen inträffade Händelseplatsen avgör vem som blir ärendeansvarig  Ärendeansvarig ansvarar för orsaksutredning, åtgärd och avslut Ärenden går att söka, endast publik information visas

3 Riktlinjer och rutiner på Navet

4 MedControls startsida
Guider Orsaks- utredare Lathundar Rutiner Förstasidan uppdateras ibland. Guiderna kan komma att uppdateras, men samma länk gäller. Vill du i ett pågående ärende byta Orsaksutredare så finns en lista här med personnamn. Välj en person, så kan de själva byta till annan lämpligare person om så behövs.

5 Rapportör Avvikelsetyp måste anges, en eller flera – Patient, Arbetsmiljö, Miljö, Säkerhet, Medicinteknisk produkt och Service- och fastighet. Händelseplats är förvalt där rapportören är anställd men kan ändras av rapportören.  Registrering Koordinering Ärende-ansvarig Orsaks-utredning Beslut Åtgärd Uppföljning Avslut Registrerare /Rapportör är den som registrerar en händelse. Inga sekretesskänsliga uppgifter ska finnas i händelsebeskrivningen, dvs sådana uppgifter som kan knytas till viss person. Händelseärendet Avvikelseärendet - Patientsäkerhet - Personal - O.s.v.

6 Koordinator (en eller flera per förvaltning)
Bedömer alla händelser som rapporterats in av anställda på förvaltningen Avidentifierar vid behov händelsebeskrivningen Kan lägga till eller ta bort avvikelsetyper Anger händelseplats så att systemet fördelar avvikelsen till rätt ärendeansvarig Registrering Koordinering Ärende-ansvarig Orsaks-utredning Beslut Åtgärd Uppföljning Avslut Händelseärendet Avvikelseärendet - Patientsäkerhet - Personal - O.s.v.

7 Ärendeansvarig (utses av verksamhetschef/motsvarande)
Ansvarar för att enhetens avvikelser hanteras utse orsaksutredare besluta om åtgärd och uppföljning eventuella åtgärder vidtas avsluta ärenden Arbetsmiljö- och säkerhetsavvikelser hanteras alltid av närmaste chef Registrering Koordinering Ärende-ansvarig Orsaks-utredning Beslut Åtgärd Uppföljning Avslut Ärendeansvarig tar över efter Koordinatorn och ansvarar för handläggningen av avvikelserna. Kontrollera först vad avvikelsen handlar om. Kontrollera att rätt händelseplats är vald! Välj ny händelseplats om den är fel! Avvikelsen går automatiskt till ärendeansvarig på den platsen när du sparat/skickat. Tilldela avvikelsen till dig själv, skriv ditt namn, markera ditt namn och tryck spara/fortsätt! Då får du upp samtliga val i steget som ärendeansvarig. Bedömer du att det är fel avvikelsetyp ska du avvisa avvikelsen. Bedöm sammanfattande rubrik av händelsen och ändra vid behov. Avidentifiera händelsebeskrivningen vid behov. Allvarlig händelse skickas till verksamhetschef för bedömning. Typ av avvikelse ska anges. Klicka Ärendeansvarig KLAR. Avvikelsen går då automatiskt till nästa steg som är orsaksutredning. Observera att du inte kan ändra avvikelsetyp, händelseplats eller avidentifiera när du klickat KLAR! Händelseärendet Avvikelseärendet - Patientsäkerhet - Personal - O.s.v.

8 Ärende-ansvarig Orsaks-utredning Beslut Åtgärd Uppföljning Avslut Ärendeansvarig Kontrollera avvikelsetyp och händelseplats innan du går vidare med ärendet. Är det fel avvikelsetyp ska ärendet avvisas. Händelseplats styr vem som blir ärendeansvarig. Byt händelseplats om ärendet har koordinerats fel. Om allt stämmer ska du ta hand om ärendet genom att välja ditt namn som Ansvarig ärendeansvarig och klicka spara/fortsätt Kontrollera avvikelsetyp och händelseplats. I avvikelsen anges namnet på den som koordinerat ärendet, dvs ansvarig koordinator som kan besvara frågor. 1. Ange ditt namn 2. Klicka Spara/fortsätt

9 Ärende-ansvarig Orsaks-utredning Beslut Åtgärd Uppföljning Avslut Ärendeansvarig Om händelsen är koordinerad till fel avvikelsetyp ska avvikelsen avvisas. ”Patientavvikelse ska skapas? Nej” Fyller i Ja/nej på patientärende – Vid nej avslutas ärendet här. Om ja: Sammanfattande rubrik – behåll eller ändra Ska händelsebeskrivningen avidentifieras? Tvingande. Publik. Kommentar, journalfält, ej tvingande Typ av händelse Till verksamhets för bedömning vid allvarlig händelse (t ex lex Maria bedömning) Strålskydd ja/nej Klicka ”Ärendeansvarig klar - spara/fortsätt” Fortsätt till Orsaksutredare

10 Orsaksutredning Fyll i alla fält inklusive riskmatrisen
Ärende-ansvarig Orsaks-utredning Beslut Åtgärd Uppföljning Avslut Orsaksutredning Fyll i alla fält inklusive riskmatrisen Matrisguiden ska användas som ett stöd för bedömning av sannolikhet respektive allvarlighetsgrad. Du kan markera att ärendet ska till Verksamhetschef för bedömning, i fasen Ansvarig ärendeansvarig Har du förslag på åtgärd? Avsluta med att klicka ”Utredning klar - Spara/skicka” . Ärendet går vidare till beslutsfasen.

11 Beslut 1. Behövs åtgärder? 2. Behövs uppföljning?
Ärende-ansvarig Orsaks-utredning Beslut Åtgärd Uppföljning Avslut Beslut Ärendeansvarig ska fatta beslut om eventuell fortsatt orsaksutredning och om åtgärd krävs samt om uppföljning krävs. Du kan ändra riskmatrisen Avsluta med att klicka Beslut taget - Spara/fortsätt. 1. Behövs åtgärder? Behövs uppföljning?

12 Ärende-ansvarig Orsaks-utredning Beslut Åtgärd Uppföljning Avslut Åtgärd Krävs åtgärd och/eller uppföljning kan du som ärendeansvarig själv genomföra åtgärder eller överlämna ansvaret till annan person. Avsluta alltid med att klicka Åtgärder genomförda - Spara/skicka. Ärendet går vidare till fasen Uppföljning alternativt Avslut (om uppföljning inte bedömts nödvändig enligt beslutssteget).

13 Uppföljning – gav åtgärderna någon effekt?
I beslutsfasen avgörs om det krävs någon uppföljning av åtgärderna. Flytta fram datum för att kunna mäta effekten om några månader Ärendeansvarig ansvarar själv för uppföljningen eller utser annan person till uppföljningsansvarig. +90 för att flytta fram datum 90 dagar. Uppföljning är inte ”Har jag gjort åtgärderna?”

14 Klassificering samt grupper
Undvik klassificering ”Övrigt”, kan inte följas upp i SAS. Grupper för kännedom: Patient: Trauma, AS Händelseanalysteam och FTV. Säkerhet: Informationssäkerhet Det är bättre att välja en klassificering som är ungefär rätt än att välja Övrigt.

15 Avslut Klassificering
Ärendet kommer inte till avslut förrän alla faser och eventuella parallella flöden är avslutade.

16 Supportnivåer Frågor och svar Riktlinjer Lathundar
Se MedControls hemsida