Välkommen till ekonomidagen!

En presentation över ämnet: "Välkommen till ekonomidagen!"— Presentationens avskrift:

1 Välkommen till ekonomidagen!
Ekonomidagen april 2016

2 AGENDA Välkommen och presentation av sektionerna
Kalendariet, bokslutsprocessen Anläggningstillgångar Avtalsdatabasen Kaffe Projektredovisning Forts bokslutsprocessen Frågor Ekonomidagen april 2016 Ekonomidagen oktober 2015

3 Ekonomiavdelningen Inköpssektionen Redovisningssektionen
Sektionen för stiftelser och projektredovisning Systemförvaltning Becker, Paul Folkesson, Kristina Dyrdak, Elzbieta Kardell, Kent Calais, Magnus Fredricsson, Johan Edgardh, Gunilla Reiman, Tiina Eriksson Berg, Ingrid E Gahnberg, Peter Edling, Fabian Forsberg Fröman, Ulla George, Bertil Huusmann, Rose-Marie B Gainsford, Samantha Johansson, Daniel Kornhill, Anja Gustafsson, Stefan Karpegård, Carola Krantz, Anne Holm, Camilla Kellqvist Sundström, Rose-Marie Oliveira, Yvonne Klaar, Therese Niklasson, Christer Olson Merrie, Gurly Löfgren, Birgitta Nilsson, Gabriele Persson, Johanna Torpfeldt, Thomas Näsholm, Christofer Praktikanter Shafeie, Bijan Häljeryd Lönnerö, Johanna Sixtensson, Håkan Kurling, Lisa Pöntinen Olga

4 Delårsbokslutet Ekonomidagen april 2016

5 Lathundar hjälp m m Ekonomikalendern Kalender för stängning m m
Hermes – inrapportering till Statsredovisningen Lathund Inför bokslutet 2015 gjordes en sammanställd information gällande viktiga, återkommande bokslutspunkter och deras hantering – använd den även till delårsbokslutet. Ekonomidagen april 2016

6 Bokslutsarbetet Gå igenom deadline – tydliggör vad ditt bokslutsarbete innebär för SU Personalkostnaderna. Rätt projekt? Oklara inbetalningar? Reseförskott? Semesterlöneskulden, bokförd 28/6. Rimlighet? Tänk på att den borde vara stor med tanke på att de flesta semestrar inte uttagna Rensning – under maj. Juni då kan du lika bra göra det i juli…. Inga faktureringar under juni till andra myndigheter! Inga rekvisitioner i leverantörsfakturaportalen under juni! Ekonomidagen april 2016

7 Brytdagen 5 juli 2016 – NYHET Vi förbereder tillsammans med CGI (Leverantör till fakturaportalen) att: allt som kommer in t.o.m 5/7 kl kommer bokföras med verifikationsdatum 30/6. Detta innebär att periodisering av kostnader kommer att ske med ”automatik”. Slutattest kl / Därefter öppnas JULI 2016. Ekonomidagen april 2016

8 Periodisering - repetition
Fördelning av utgifter och inkomster till den period då resursen förbrukats (kostnad) eller då prestationen utförts (intäkt)

9 Motpart SU ingår i koncernen Staten
Alla myndigheter har en motpartskod. SU heter 1061. Organisationsnummer som börjar på 20xxx, Stat Intern = internt inom staten Intern = internt inom SU Ekonomidagen april 2016

10 Motpart, forts Intern eller extern transaktion
Motparten anger om en transaktion är intern eller extern Viktigt att motparten bokförs korrekt, det påverkar avstämningen mot andra myndigheter och universitetets resultat Det finns tre olika av motparter att hålla koll på vid kundfakturering: Statlig kund (konto 1531) motpart , extern svensk kund (konto 1511) motpart 7999, utländsk kund (konto 1512) motpart 7999

11 Motpart – levfakturor och omkontering
Leverantörsfakturor och bokföringsorder har tre olika motparter: SU-intern (motpart 9+inst nr), övriga svenska myndigheter (motpart ), externa motparter, svenska och utländska (motpart 7999) Vid omkontering, gå tillbaka till den ursprungliga verifikationen och använd samma motpart

12 Representation Riktlinjer för representation, gåvor, mm, måste följas
Ekonomidagen april 2016

13 Våga fråga – ta hjälp Du är ofta inte ensam om dina frågor
Bokslutsarbetet är ett grupparbete Våga fråga – ta hjälp av ekonomiavdelningen

14 Anläggningstillgångar

15 Stockholms universitet har följande kriterier som ska uppfyllas vid anskaffning av materiell och immateriella anläggningstillgångar: Anskaffningsvärdet ska uppgå till minst kronor exkl. moms. Den ekonomiska livslängden ska beräknas uppgå till minst tre (3) år. Maskiner och inventarier med ett lägre anskaffningsvärde kostnadsförs direkt. De dokumenteras på särskild blankett, Förbrukningsinventarieförteckning. Ni hittar den här:

16 Tilläggsinvestering Om ni vill lägga till en preliminär anläggning till en redan definitiv anläggning så går det att göra. Anskaffningsvärdet ökas då med beloppet och kommer därefter att skrivas av under anläggningens gällande avskrivningstid.

17 En tilläggsinvestering på en definitiv anläggning kan hanteras på två sätt:
Alternativ 1:  Ingå i den ursprungliga anläggningen. Följa samma avskrivningstid som den ursprungliga anläggningen Registreras då på samma anläggningsnummer som den definitiva (XXXXX-0) Alternativ 2: Redovisas som egen del och inte med den definitiva anläggningen. Har en egen avskrivningstid Registreras då på samma anläggningsnummer som den definitiva men med nytt löpnummer (XXXXX-1, XXXXX-2 osv)

18

19

20 Avtalsdatabasen I avtalsdatabasen kommer du att kunna söka efter varor och tjänster som finns antingen på de statliga ramavtalen eller som lokala avtal Stefan Gustafsson, upphandlare

21 Projektredovisning

22 Bidrag eller uppdrag Bidrag Uppdrag Allmänt syfte
Ansökningsförfarande, rekvisition eller förskottsbetalning Ingen direkt motprestation Ingen äganderätt till resultat Ingen detaljstyrning från bidragsgivaren Bidragets storlek fastställs innan start Överskott kan återkrävas Uppdrag Villkorat eller styrt Affärsmässig karaktär Motprestation Äganderätt till resultat Anne Krantz, Ekonomiavdelningen

23 Uppdragsverksamhet Redovisningen omfattar årets intäkter och kostnader
Resultatredovisas mot kapitalförändring vid årets slut Ingen periodisering Ingen samfinansiering Full kostnadstäckning Anne Krantz, Ekonomiavdelningen

24 Fakturering av uppdragsintäkter
Konto Benämning Uppdragsutbildning, utomstatlig motpart Uppdragsutbildning, statlig motpart Uppdragsforskning, utomstatlig motpart Uppdragsforskning, statlig motpart Anne Krantz, Ekonomiavdelningen

25 Bidragsverksamhet Kostnader bokförs under avtalsperioden
Intäkter bokförs i samma period som kostnaden uppstått Inbetalningar av bidrag bokförs som skuld till finansiären - Oförbrukat bidrag periodiseras Kostnader som under perioden inte täcks av inbetalningar periodiseras som upplupen bidragsintäkt Samfinansiering Återbetalning av överskott Anne Krantz, Ekonomiavdelningen

26 Oförbrukat bidrag per 30 juni
a) b) Inbetalning i april Kostnader 1 – 30 juni, avräkning per 30 juni Summa oförbrukat bidrag 30 juni = betraktas som en skuld till finansiären i delårsrapporten. Anne Krantz, Ekonomiavdelningen

27 Upplupen bidragsintäkt per 30 juni
a) b) c) c) Inbetalning april Kostnader 1 – 30 juni, avräkning per 30 juni Summa upplupen bidragsintäkt 30 juni = betraktas som en fordran på finansiären i delårsrapporten Anne Krantz, Ekonomiavdelningen

28 Granskning Klassificering – Har projektet klassificerats rätt bidrag/uppdrag? Periodisering – Resultatförs avslutade projekt eller ligger de kvar på periodiseringskonto över bokslut? Avtal – Finns avtalsmässigt stöd för att boka upp en fordran/skuld som periodiseringspost? Anne Krantz, Ekonomiavdelningen

29 Löpande granskning – intern kontroll
Dispositionstid Finns avtal som täcker fordran Aktivt projekt, har bokningar skett under året Avsluta gamla projekt Anne Krantz, Ekonomiavdelningen

30 Viktiga datum kontroll våren 2016
Senast tisdagen 31 maj, kl – lämna svar på projektlistor till projekthandläggare. Under juni åtgärdas projekten av institutionerna och projekthandläggare. Ekonomiavdelningen gör uppföljning under månaden. Senast torsdagen 30 juni, kl 16:00 – åtgärder genomförda. Anne Krantz, Ekonomiavdelningen

31 Tack för idag! Ekonomidagen april 2016