Redovisningsmodell för indirekta kostnader vid universitet och högskolor Beslut av SUHFs förbundsförsamling 2007-11-08 att rekommendera högskolorna att.

En presentation över ämnet: "Redovisningsmodell för indirekta kostnader vid universitet och högskolor Beslut av SUHFs förbundsförsamling 2007-11-08 att rekommendera högskolorna att."— Presentationens avskrift:

1 Redovisningsmodell för indirekta kostnader vid universitet och högskolor
Beslut av SUHFs förbundsförsamling att rekommendera högskolorna att införa modellen SUHFs förbundsförsamling beslutade på höstmötet att rekommendera medlemmarna att införa redovisningsmodellen för indirekta kostnader vid universitet och högskolor.

2 Förkortningar Utbildning GU Forskning FO Institution inst Fakultet fak
Kostnadsbärare kb Gemensamma kostnader gem kostn Högskolegemensamma högskgem Fakultetsgemensamma fakgem Institutionsgemensamma instgem Indirekta kostnader ind kostn Fördelningsbas fördbas Direkta lönekostnader dir lön Direkta löne- och driftskostn dir lön/drift Utrustning/avskrivningar utr/avskr Budget budg Beräkning, beräknad ber Avvikelse, differens avvik, diff Alternativ alt Exempel EX

3 Modellens syfte Rättvisande redovisning och kalkylering
Gemensam mellan/inom högskolorna Enkel, transparent, jämförbar Tydliga indirekta kostnader i nivåer Uppföljning av full kostnadstäckning Intern styrning och kontroll Förtroende hos finansiärer Beprövad teori, påläggskalkylering Handledningen: SAMMANFATTNING Syftet är att redovisningsmodellen leder till rättvisande redovisning och kalkylering för universitet och högskolor är gemensam för universitet och högskolor och gemensam för institutionerna/fakulteterna inom högskolan är enkel, tydlig och transparent samtidigt som den vid en likformig tillämpning ökar möjligheterna till jämförbarhet mellan olika verksamheter och år specificerar och tydliggör indirekta kostnader på högskolans olika nivåer medverkar till bättre uppföljning av full kostnadstäckning vid högskolornas olika verksamheter och ger forskare en säkrare uppfattning om projektkostnader bidrar på ett enkelt men ändå rättvisande och kostnadseffektivt sätt till god intern styrning och kontroll och som stödjer högskolans behov av tillförlitliga beslutsunderlag för verksamhetsstyrning och uppföljning leder till ett ökat förtroende för högskolornas redovisning och därmed till en förbättrad dialog kring finansieringsfrågor bygger på beprövad redovisningsteori – påläggskalkylering med fullständig kostnadsfördelning - för att vara långsiktigt hållbar och konsekvent.

4 Modellens grundprinciper
Kärnverksamhet, kostnadsbärare/kb Stödverksamhet, gem kostn i nivåer, GU resp FO Fullständig kostnadsfördelning på kb, pålägg på fördbasen/dir lön Uppföljning full kostnadstäckning hos kb Projektkalkyl, fulla kostnader/finansiering, struktur gem kostn Handledningen: SAMMANFATTNING Grundprinciperna i redovisningsmodellen är: högskolans verksamhet delas in i kärnverksamhet och stödverksamhet och kärnverksamheten delas in i avgränsade verksamheter, vilka kallas kostnadsbärare (kb) stödverksamhetens kostnader (gemensamma kostnader) vid de olika fördelningsnivåerna delas upp på kärnverksamhetens verksamhetsgrenar, utbildning (GU) och forskning (FO) de gemensamma kostnaderna fördelas på kb genom fullständig kostnadsfördelning alla högskolor tillämpar kostnadsbas för fördelning på kb, där huvudbasen är direkta lönekostnader (alternativbas är direkta löne- och driftskostnader) samtliga intäkter och kostnader fördelas på kb, vilket möjliggör uppföljning av full kostnadstäckning en ny projektkalkyl, s k fullkostnadskalkyl används, som visar totala kostnader (direkta kostnader och rättvisande andel av indirekta kostnader) och intäkter (extern finansiering och anslag) samt har en gemensam funktionsindelad struktur för gemensamma kostnader på olika nivåer i fullkostnadskalkyler.

5 Fördelningsnivåer och gemensamma kostnader
Två eller Tre Högskolegem Fakultetsgem Institutionsgem Central Central Fakultet Fak Handledningen: 2.3 Direkta och indirekta kostnader, 2.6 Högskolans organisation och nivåindelning och 4.7 Antal fördelningsnivåer och pålägg Alla högskolor är organiserade i beslutsnivåer. Vissa högskolor har två formella beslutsnivåer: rektor och prefekt; medan andra även har en mellanbeslutsnivå för dekan eller motsvarande. Indelningen i nivåer vid kostnadsfördelningen ska göras med utgångspunkt från högskolans organisation i Två fördelningsnivåer: central och institutionsnivå ELLER Tre fördelningsnivåer: central, fakultets- och institutionsnivå. Vid många högskolor finns ytterligare informella nivåer, t ex för områdesindelning, centrumbildningar och avdelningar. Centrumbildningar har vanligtvis resultatansvar som motsvarar institutionens eller är avdelningar under institution. Motiven till att nivåindelningen stannar vid institutionsplanet är, förutom lätthanterligheten, dels att indelningen sammanfaller med institutionernas resultatansvar och dels att begränsa antalet kostnadspålägg, som uppträder i redovisningen vid varje högskola. Gemensamma kostnader för kostnadsbärarna finns i stödverksamheten på fördelningsnivåerna som Högskolegemensamma kostnader Fakultetsgemensamma kostnader (vid tre nivåer) Institutionsgemensamma kostnader. Institution Inst Inst Inst Inst Inst

6 Stegvis fördelning Gemensamma kostnader på varje nivå
samlas och delas upp på GU resp FO fördelas på nästa nivå och fördelas i slutsteget med pålägg på kb GU FO Handledningen: 2.1 Kortfattad beskrivning och 2.7 Stegvis fördelning Vid redovisning och kalkylering i organisationer med två eller flera fördelningsnivåer görs fördelningen av gemensamma kostnader i steg nedåt, tills kostnaderna når de slutliga kostnadsbärarna. De gemensamma kostnaderna som finns på de olika nivåerna i organisationen samlas, delas upp på utbildning respektive forskning och fördelas ned nivå för nivå för att till sist föras på kostnadsbärarna. Vid en högskola med tre fördelningsnivåer fördelar centrala nivån de högskolegemensamma kostnaderna på fakulteterna och varje fakultet fördelar sina fakultetsgemensamma och sin andel av högskolegemensamma kostnader på sina institutioner. Varje institution fördelar till sist sina institutionsgemensamma kostnader (inklusive avdelningsgemensamma) och andelar av högskolegemensamma och fakultetsgemensamma kostnader på institutionens kostnadsbärare. Den slutliga fördelningen görs med procentuella pålägg. Principen med stegvis fördelning utgår från att de gemensamma kostnaderna från övre nivåer fördelas som fasta årsbelopp nedåt till nästa nivå i organisationen. Modellen kan också användas på så sätt att högskolan tillämpar procentuella pålägg direkt på kostnadsbärarna från ovanliggande nivåer (eller en kombination av belopp/pålägg). kb kb

7 Fullständig kostnadsfördelning
Kostnader för kb direkta 100 indirekta 50, varav 35 externfinansieras Fullständig ”Delvis” Ofullständig Handledningen: 2.5 Fullständig kostnadsfördelning Kostnadsfördelning kan principiellt göras antingen fullständig eller ofullständig vid kalkylering och redovisning. Högskolornas modell ska bygga på fullständig kostnadsfördelning, som innebär att samtliga direkta och indirekta kostnader kalkyleras och redovisas på kostnadsbärarna. Kostnaderna fördelas neutralt, oavsett finansiering eller verksamhet. ”Delvis kostnadsfördelning”, t ex med fördelning av indirekta kostnader motsvarande ”35 %-överenskommelserna”, utgår från finansiärens krav och önskemål om återredovisning och ger inte stöd för högskolans behov av rättvisande kostnadsredovisning som underlag för uppföljning och analys av den bedrivna verksamheten. Vid ofullständig fördelning, s k bidragsmetod, fördelas inte gemensamma kostnader ut på kostnadsbärarna. Med denna metod tillgodoses inte högskolans behov av att följa upp varje kostnadsbärares resultat/full kostnadstäckning. 100 50 100 35 100

8 Fördelningsteknik - belopp/pålägg 1(2)
Centralt kr eller % Fakultet kr eller % Institution % Kostnadsbärare Handledningen: 2.7 Stegvis fördelning 1 (2) (Se även skiss på nästa bild) Principen med stegvis fördelning utgår från att de gemensamma kostnaderna från övre nivåer fördelas som fasta årsbelopp nedåt till nästa nivå i organisationen. Modellen kan också användas på så sätt att högskolan beslutar om procentuella pålägg som tillämpas direkt på kostnadsbärarna från ovanliggande nivåer. Högskolan kan också tillämpa en kombination av fasta belopp och pålägg t ex med fördelning av gemensamma studentservice-kostnader som fast belopp och resterande högskolegemensamma kostnader som procentuellt pålägg. I princip innebär fördelning med fasta belopp eller procentuella pålägg inte någon skillnad för kostnadsfördelningen eller redovisningen av indirekta kostnader på kostnadsbärarna. Skillnaderna mellan teknikerna ligger främst i den tekniska lösningen, hur snabbt systemet reagerar på förändringar i verksamhetens omfattning och på vilken nivå ansvaret för att analysera och åtgärda differenser ligger.

9 Fördelningsteknik - belopp/pålägg 2(2)
kr % alltid % Högskgem Högskgem Högsk andel Instgem Instgem Handledningen: 2.7 Stegvis fördelning (Se även skiss på föregående bild) Principen med stegvis fördelning utgår från att de gemensamma kostnaderna från övre nivåer fördelas som fasta årsbelopp nedåt till nästa nivå i organisationen. Modellen kan också användas på så sätt att högskolan beslutar om procentuella pålägg som tillämpas direkt på kostnadsbärarna från ovanliggande nivåer. Högskolan kan också tillämpa en kombination av fasta belopp och pålägg, t ex med fördelning av gemensamma studentservice-kostnader som fast belopp och resterande högskolegemensamma kostnader som procentuellt pålägg. I princip innebär fördelning med fasta belopp eller procentuella pålägg inte någon skillnad för kostnadsfördelningen eller redovisningen av indirekta kostnader på kostnadsbärarna. Skillnaderna mellan teknikerna ligger främst i den tekniska lösningen, hur snabbt systemet reagerar på förändringar i verksamhetens omfattning och på vilken nivå ansvaret för att analysera och åtgärda differenser ligger. kb kb

10 Fördelning gemensamma kostnader Alt pålägg två nivåer
Central nivå Institution Kostnadsbärare Direkta kostnader Indirekta kostnader Handledningen: 2.7 Stegvis fördelning ARBETSGÅNG 2: Fördelning av högskolegemensamma kostnader med pålägg vid en högskola med två fördelningsnivåer Centrala nivån fördelar högskolegemensamma kostnader som pålägg direkt på kb vid institutionerna med uppdelning på utbildning och forskning. Varje institution upprättar institutionsbudget med direkta och indirekta kostnader för utbildning resp forskning. Institutionens indirekta kostnader består av andelen av högskolegemensamma kostnader (påläggsberäknad) och de egna institutionsgemensamma kostnaderna. Varje institution beräknar pålägg för institutionsgemensamma kostnader för utbildning resp forskning. Varje institution använder påläggen i projektkalkylering och -redovisning.

11 Fördelning gemensamma kostnader Alt belopp/pålägg två nivåer
Central nivå Institution Kostnadsbärare Direkta kostnader Indirekta kostnader Handledningen: 2.7 Stegvis fördelning Exempel i bilaga 3 Kostnadsfördelning med olika baser ARBETSGÅNG: Fördelning av högskolegemensamma kostnader med en kombination av fasta belopp och pålägg vid en högskola med två fördelningsnivåer Centrala nivån fördelar högskolegemensamma kostnader dels som pålägg direkt på kb och dels som fasta belopp på institutionerna med uppdelning på utbildning och forskning. Varje institution upprättar institutionsbudget med direkta och indirekta kostnader för utbildning resp forskning. Institutionens indirekta kostnader består av andelarna av högskolegemensamma kostnader (påläggsberäknad andel och fast beloppsandel) och de egna institutionsgemensamma kostnaderna. Varje institution beräknar pålägg för institutionsgemensamma kostnader och delpålägg för högskolegemensamma kostnader som fördelats med fast belopp. Påläggen beräknas var för sig för utbildning resp forskning. Varje institution använder påläggen i projektkalkylering och -redovisning.

12 Fördelning gemensamma kostnader Alt fasta belopp tre nivåer
Central nivå Fakultet Institution Kostnadsbärare Direkta kostnader Indirekta kostnader Handledningen: 2.7 Stegvis fördelning ARBETSGÅNG 1: Fördelning av högskole- och fakultetsgemensamma kostnader som fasta årsbelopp vid en högskola med tre fördelningsnivåer Centrala nivån fördelar högskolegemensamma kostnader på fakulteterna med fasta belopp uppdelade på utbildning och forskning. Varje fakultet fördelar sina fakultetsgemensamma och andel av högskolegemensamma kostnader på sina institutioner med fasta belopp uppdelade på utbildning och forskning. Varje institution upprättar institutionsbudget med direkta och indirekta kostnader för utbildning resp forskning. Institutionens indirekta kostnader består av andelarna av högskolegemensamma och fakultetsgemensamma kostnader och de egna institutionsgemensamma kostnaderna. Varje institution beräknar procentuella pålägg för de gemensamma kostnaderna för varje nivå för utbildning resp forskning. Varje institution använder påläggen i projektkalkylering och -redovisning.

13 Kostnadsbärare/kb Avgränsad verksamhet, som ska synliggöra resultat och vara fullfinansierad EXEMPEL ett projekt med ett uppdragskontrakt ett projekt med flera bidragskontrakt och anslag en forskargrupp, utan krav på full kostnadstäckning på lägre nivå en utbildningsavdelning ett internt verksamhetsprojekt Handledningen: 2.2 Kostnadsbärare Kostnadsbärare/kb är en avgränsad verksamhet, som ska synliggöra ekonomiskt resultat (intäkter och kostnader) i redovisning och kalkylering. Kb finns huvudsakligen på lägsta nivån vid kärnverksamheten på institutionerna. Kb ska vara fullfinansierade och ska ”bära” högskolans totala kostnader; d v s sina egna direkta kostnader och en rättvisande andel av de indirekta kostnaderna. När samtliga intäkter och kostnader görs synliga, kan full kostnadstäckning följas upp hos varje kb. Högskolan måste ta ställning till vilka verksamheter på olika nivåer, som är kärn- resp stödverksamhet. All kärnverksamhet delas in i kostnadsbärare och det är stödverksamhetens kostnader som ska fördelas på dessa kb. Inom forskningen är som regel varje forskningsprojekt en kb. En kb kan bestå av ett eller flera verksamhetsobjekt i redovisningen. Ett stödobjekt för gemensamma kostnader är INTE en kostnadsbärare. Exempel på kb är ett projekt med ett kontrakt inom uppdragsforskning ett projekt med flera bidragskontrakt och anslagsmedel en forskargrupp vars löpande verksamhet inte avslutas eller som inte har krav på full kostnadstäckning på lägre nivå en utbildningsavdelning en kurs eller ett program inom utbildningen ett internt verksamhetsprojekt med anslagsfinansiering.

14 Verksamhet och redovisning
Kärnverksamhet GU och FO Kostnadsbärare Verksamhetsobjekt Ett/flera objekt för varje kb Handledningen: 1.4 Terminologi Med kärnverksamhet menas i handledningen all verksamhet som bedrivs vid högskolan i syfte att uppfylla det övergripande verksamhetsmålet och som inte är att betrakta som stöd eller ledning, oavsett var i organisationen den bedrivs. Med stödverksamhet menas de gemensamma aktiviteter som bedrivs av stöd- och ledningsfunktionerna på de olika nivåerna. I fördelningsmodellen är begreppet kostnadsbärare en avgränsad verksamhet på den lägsta nivån som ska synliggöra och bära samtliga intäkter och kostnader. En kostnadsbärare kan bestå av ett eller flera verksamhetsobjekt i redovisningen. Objekt används som begrepp för den lägsta nivån i högskolans objektplan för internredovisningen; alltså den lägsta konteringsnivån i kodsträngen, som visar kostnader och intäkter. Objekt är vanligtvis antingen verksamhetsobjekt för kärnverksamheten eller stödobjekt för stödverksamheten. Ett stödobjekt kan inte vara kostnadsbärare. Stödverksamhet Gem resurser Stödobjekt

15 EX Kb och verksamhetsobjekt
Objekt A B C eller X Anslag Bidrag Dir kostn Indir kostn Resultat kb kb Handledningen: 2.2 Kostnadsbärare Exempel på sambandet mellan kostnadsbärare och verksamhetsobjekt: en kostnadsbärare kan bestå av ett (X) eller flera (A+B+C) verksamhetsobjekt i redovisningen.

16 Direkta, indirekta kostnader för kb
Direkt hänförliga Direkt nyttjande ”Arbete och material” ”Hel” Kostnadsslag löner, drift, utr/avskr, lokaler Bokförs direkt Indirekta Gemensamma Indirekt nyttjande Stödverksamheten på olika nivåer ”Andel” Kostnadsslag Bokförs/fördelas med pålägg Handledningen: 2.3 Direkta och indirekta kostnader Kostnadsbärarna/kb ska visa rättvisande intäkter och kostnader. Kostnadsmassan är sammansatt av både direkta och indirekta kostnader ur kostnadsbärarnas perspektiv. Kostnaderna måste därför klassificeras för att modellen ska ge rättvisande redovisning och kalkylering. Termerna direkta och indirekta kostnader är kärnan i påläggskalkylering. Direkta kostnader är direkt hänförliga till och har ett direkt samband med en viss kb, speglar direkt nyttjande av resurser huvudsakligen i form av arbete och material, är en hel eller naturligt proportionell kostnad för kb t ex resor och konferensavgifter (löner kan proportioneras med hjälp av tidrapportering), sorteras i fyra huvudgrupper av kostnadsslag, som kan debiteras direkt på kb i redovisningen. Exempel: Direkta löner inklusive sociala avgifter för direkt medverkande i projektet Direkt drift material, resor, konferenser, litteratur, konsulttjänster i projektet Direkt utrustning/avskrivning i projektet Direkta lokaler för kontor och laborationssalar i projektet med andel av biytor. Indirekta kostnader är gemensamma för alla eller flera kb och har ett indirekt samband till en kb, speglar kostnadsbärarens indirekta nyttjande av högskolans gemensamma resurser och inte kostnadsbärarens egen beslutade verksamhet, finns i stödverksamheten på fördelningsnivåerna i högskolans organisation (högskolegemensamma kostnader, fakultetsgemensamma samt institutions- och avdelningsgemensamma), bärs som en rättvisande andel av de gemensamma kostnaderna av varje kb, kan delas in i samma fyra huvudgrupper av kostnadsslag som kostnadsbärarens direkta kostnader (löner, drift, utrustning/avskrivning och lokaler), måste samlas upp nivåvis i redovisningen för att sedan fördelas nedåt i organisationen tills de debiteras kb med procentuella pålägg på kostnadsbärarens direkta löne- eller löne-/driftskostnader.

17 Direkta, indirekta kostnader vid inst
Institutionen hela Kostnadsbärare varje Anslag Avgifter Bidrag Anslag Avgifter Bidrag Dir lön Dir drift, avskr Dir lokaler Dir lön Dir drift, avskr Dir lokaler Handledningen: 2.7 Stegvis fördelning, t ex steg 3 och 5 i Arbetsgång 1 Kostnadsbärarna finns huvudsakligen i kärnverksamheten på institutionerna. Varje kostnadsbärare är en avgränsad del av institutionens kärnverksamhet som ska visa samtliga intäkter, kostnader och resultat. Det betyder att varje institutionsbudget är summan av alla kalkyler för institutionens kostnadsbärare. En kalkyl för en kostnadsbärare har därför samma struktur som institutionsbudgeten. Intäkterna bruttoberäknas och kostnaderna klassificeras i direkta och indirekta kostnader. På motsvarande sätt är institutionsbokslutet summan av alla delbokslut för institutionens kostnadsbärare. Indirekta kostn Pålägg högsk-, fak-, instgem Indirekta kostn Andel högskgem-, fakgem Instgem = Resultat = Resultat

18 Fördelningsbas kostnadsbärare
Direkta lönekostnader eller Direkta löne- och driftskostnader (särskilda skäl) Handledningen: 2.8 Lönebaserad fördelning på kb I det sista steget i kostnadsfördelningen; dvs i den slutliga fördelningen på kb, ska högskolorna använda samma fördelningsbas. Skälet är att skapa enhetlighet, jämförbarhet och transparens. Enligt grundmodellen ska direkta lönekostnader vara fördelningsbas. Motivet är att de indirekta kostnaderna måste vara enkla att beräkna, fördela, redovisa och förutsäga. De direkta lönekostnaderna anses också på ett bra sätt spegla kärnverksamhetens nyttjande av gemensamma resurser. Om särskilda skäl föreligger kan högskolan välja direkta löne- och driftskostnader (alternativbas). Direkt lön inkluderar sociala avgifter.

19 Fördelningsbaser övre nivåer
Kostnadsbaser Direkta löner Direkta löner/drift Totala löner Totala löner/drift Totala kostnader Mängdbaser Antal anställda Antal helårsstudenter Antal transaktioner Antal externa projekt M fl 2.9 Fördelningsbaser för högskolegemensamma och fakultetsgemensamma kostnader För fördelningen av högskolegemensamma och fakultetsgemensamma kostnader kan högskolan välja en eller flera fördelningsbaser utifrån mest rättvisande fördelning. Fördelningen bör göras med en kostnadsbas, som lämpligen är kb-basen, i kombination med några välbetänkta mängdbaser eller tidbaser. Mängdbaserna används för att få mer rättvisande fördelning av volymrelaterade gemensamma kostnader t ex basen antalet anställda för fördelning av personaladministration. Det är viktigt att högskolan före beslut noggrant analyserar effekterna av olika val av fördelningsbaser.

20 Pålägg % = Gemensamma kostnader, kr
EX Påläggsberäkning För GU resp FO En inst FO-kostn Pålägg Inst dir lön 100 Högskgem andel % (20/100) Instgem kostn % (25/100) Pålägg % = Gemensamma kostnader, kr Fördelningsbas, kr Handledningen: 2.7 Stegvis fördelning, t ex steg 4 i Arbetsgång 1 eller steg 1 i Arbetsgång 2 Procentuella pålägg beräknas var för sig för varje nivå för utbildning respektive forskning med utgångspunkt från uppskattade/budgeterade gemensamma kostnader och fördelningsbaser. Basen vid fördelningen på kostnadsbärarna ska enligt grundmodellen vara direkta lönekostnader. När övre nivåer gör kostnadsfördelning med fasta belopp ned på institutionerna, ska varje institution göra påläggsberäkningar för varje nivå. Formler för påläggsberäkningen vid institutionen blir Pålägg högskgem kostn % = Inst andel av högskgem kostn / Inst dir lön Pålägg fakgem kostn % = Inst andel av fakgem kostn / Inst dir lön Pålägg instgem kostn % = Instgem kostn / Inst dir lön

21 Budgetavvikelser, kalkyldifferenser
Budgetavvikelser gemensamma kostn på alla nivåer Kalkyldifferenser fördelningsbas på nivåer som gör påläggsberäkning Pålägg % = Gemensamma kostnader, kr Fördelningsbas, kr Handledningen: 4.10 Kalkyldifferenser och budgetavvikelser Vid beräkningen av pålägg ska oftast både gemensamma kostnader och fördelningsbasens kostnader (eller volym) uppskattas. Pålägg % = Gemensamma kostnader, kr / Fördelningsbas, kr Två slags differenser kan uppkomma: Budgetavvikelse: när det verkliga utfallet av gemensamma kostnader avviker från de uppskattade kostnaderna (täljaren i divisionen) Kalkyldifferens: när det verkliga utfallet av fördelningsbasen avviker från den uppskattade basen (nämnaren i divisionen). Om högskolan fördelar högskolegemensamma och fakultetsgemensamma kostnader med fasta årsbelopp, uppkommer kalkyldifferenserna vid institutionerna, som gör påläggsberäkningarna. Om ovanliggande nivåer fördelar kostnaderna med pålägg direkt på kb, uppkommer kalkyldifferenser på alla nivåer, eftersom alla nivåer gör påläggsberäkning. Budgetavvikelser uppkommer på alla nivåer oavsett om pålägg eller fasta årsbelopp tillämpas. Det är omöjligt att undvika budgetavvikelser och kalkyldifferenser. Påläggsprocentsatsen bör inte ändras oftare än årligen i samband med budgetdirektiv. Mindre differenser kan kvittas mot över- eller underskott andra år.

22 Uppsamlingsobjekt ”T-konto” på varje nivå Gem kostn Kostnadsfördelning
Över-/underskott från kalkyldifferenser och budgetavvikelser Handledningen: 4.12 Uppsamlingsobjekt i bokföringen Tydliga stödobjekt eller uppsamlingsobjekt i redovisningen för gemensamma kostnader på varje nivå underlättar påläggsanalyserna. Uppsamlingsobjektet är i princip ett T-konto som på debetsidan har gemensamma kostnader och på kreditsidan har kostnadsfördelningen till underliggande nivå. Vid en högskola, som fördelar gemensamma kostnader från ovanliggande nivåer med fasta årsbelopp, innehåller en institutions uppsamlingsobjekt andelarna av högskole- och fakultetsgemensamma kostnader samt de egna institutionsgemensamma kostnaderna på debetsidan och kostnadsfördelningen till kostnadsbärarna på kreditsidan. Vid en högskola som gör kostnadsfördelningen från ovanliggande nivåer med pålägg direkt på kostnadsbärarna innehåller institutionens uppsamlingsobjekt enbart de institutionsgemensamma kostnaderna på debetsidan och fördelningen av dessa på kreditsidan. De institutionsgemensamma kostnaderna kan bokföras löpande på olika stödobjekt under året, men för totalanalysen av över- och underskott måste de summeras med andelarna från ovanliggande nivåer.

23 EX Pålägg och fast belopp 1 (3)
Gör fördelning med pålägg direkt på kb alternativt fast belopp på inst och beräkna kalkyldifferenser Centralt Budg Utfall Högskgem kostn 100 Fördbas dir lön inst Exempel: Pålägg och fast belopp 1 (3) Beräkning av pålägg direkt på kb alternativt fast belopp på inst och kalkyldifferenser. Centrala nivån budgeterar sina kostnader till 100 och institutionens (antag att högskolan har en enda institution) direkta löner till 500. Vid årets slut uppgår lönerna till 450 (utfall). Centrala nivån kan fördela högskgem kostnader antingen direkt på kb med procentuellt pålägg eller på inst med fast belopp. I det första fallet hamnar en eventuell kalkyldifferens på centrala nivån. I det senare fallet gör inst påläggsberäkningen och kan då drabbas av kalkyldifferens.

24 EX Pålägg och fast belopp 2 (3)
Gör fördelning med pålägg direkt på kb alternativt fast belopp på inst och beräkna kalkyldifferenser Centralt Budg Utfall Högskgem kostn 100 Fördbas dir lön inst Alternativ: Pålägg direkt på kb Centr beräknar pålägg till 20 % = 100/500 Centr fördelar kostn på kb med 90 = 20 % x 450 Centr kalkyldiff blir -10 = Exempel: Pålägg och fast belopp 2 (3) Beräkning av pålägg direkta på kb alternativt fast belopp på inst och kalkyldifferenser. Alternativ: Centrala nivån fördelar högskgem kostn med pålägg direkt på inst kb. Centrala nivån beräknar pålägget till 20 % = 100/500 Centrala nivån fördelar kostn på kb direkta löner (utfall) med 90 = 20 % x 450 Centrala nivåns kalkyldifferens blir -10 =

25 EX Pålägg och fast belopp 3 (3)
Gör fördelning med pålägg direkt på kb alternativt fast belopp på inst och beräkna kalkyldifferenser Centralt Budg Utfall Högskgem kostn 100 Fördbas dir lön inst Alternativ: Fast belopp på inst Centr fördelar belopp på inst med 100 Inst beräknar pålägg till 20 % = 100/500 Inst fördelar kostn på kb med 90 = 20 % x 450 Inst kalkyldiff blir -10 = Exempel: Pålägg och fast belopp 3 (3) Beräkning av pålägg direkta på kb alternativt fast belopp på inst och kalkyldifferenser. Alternativ: Centrala nivån fördelar högskgem kostn med fast belopp på inst. Centrala nivån fördelar budgeterat belopp på inst med 100 Inst beräknar pålägget till 20 % = 100/500 Inst fördelar kostn på kb direkta löner (utfall) med 90 = 20 % x 450 Inst kalkyldifferens blir -10 =

26 EX Pålägg och differenser 1 (2)
Beräkna lönebaserat pålägg, budgetavvikelse, kalkyldifferens och över-/underskott vid en institution Kostn Budg Utfall Utfall Fördeln på kb Dir lön Instgem kostn Exempel: Pålägg och differenser 1 (2) Beräkning av pålägg, budgetavvikelse, kalkyldifferens och över-/underskott vid en institution. Institutionens budgeterade kostnader Direkt lön 100 Instgem kostn 30 Institutionens bokförda kostnader (utfall) Direkt lön 90 Instgem kostn 29, där 27 blir fördelade på inst kb pga lägre lönekostnader än förväntat

27 EX Pålägg och differenser 2 (2)
Beräkna lönebaserat pålägg, budgetavvikelse, kalkyldifferens och över-/underskott vid en inst. Kostn Budg Utfall Utfall Fördeln på kb Dirlön Instgem kostn Inst beräknar, använder pålägg 30 % = 30/100 Uppsamling inst bokföring/utfall Instgem 29 Kostn förd 27 = 30 % x 90 Underskott -2 = 27-29, varav Budgetavvikelse +1 = 30-29 Kalkyldifferens -3 = 27-30 Exempel: Pålägg och differenser 2 (2) Beräkning av pålägg, budgetavvikelse, kalkyldifferens och över-/underskott vid en institution. Institutionen beräknar sitt pålägg och använder det i kalkyler och bokföring: Pålägg blir 30 % = 30/100 (Instgem kostn / Inst dir lön) På institutionens uppsamlingsobjekt bokförs i princip löpande instgem kostn i debet och kostnadsfördelningen på institutionens kb i kredit Instgem 29 i debet Kostn förd 27 i kredit (30 % fördelas/triggras på bokförda löner, 90) Underskottet i bokföringen för instgem kostn blir -2 = där Budgetavvikelsen är +1 = 30-29 Kalkyldifferensen är -3 =

28 EX Pålägg med olika baser 1 (2)
Beräkna och använd pålägg på en kb med direkt lön alternativt direkt lön/drift som fördelningsbas Kostn Inst En kb Dir lön Dir drift Ind kostn 40 Exempel: Pålägg med olika baser 1 (2) Beräkning och användning av pålägg på en kb med direkt lön alternativt direkt lön/drift som fördelningsbas. Institutionens kostnadsbudget Dir lön 100 Dir drift 60 Ind kostn 40 En kostnadsbärares direkta kostnader Dir lön 10 Dir drift 10

29 EX Pålägg med olika baser 2 (2)
Beräkna och använd pålägg på en kb med direkt lön alt direkt lön/drift som fördelningsbas Kostn Inst En kb Dir lön Dir drift Ind kostn 40 Pålägg Lönebas Löne/driftsbas Beräkning 40 % = 40/ % = 40/160 Användning på en kb ind kostn 4 = 40 % x 10 5 = 25 % x 20 Exempel: Pålägg med olika baser 2 (2) Beräkning och användning av pålägg på en kb med direkt lön alternativt direkt lön/drift som fördelningsbas. Alternativ: Högskolan tillämpar lönebaserad kostnadsfördelning på kb Inst pålägg blir 40 % = 40/100 Kb andel blir 4 = 40 % x 10 Alternativ: Högskolan tillämpar löne-/driftsbaserad kostnadsfördelning på kb Inst pålägg blir 25 % = 40/(100+60) Kb andel blir 5 = 25 % x (10+10) Inst fördelar sina indirekta kostnader (40) på sina kb. Kb andel beror på sammansättningen av kb kostnader. Om ind kostn fördelas med dir lön/drift som bas, kommer kb med hög andel driftskostnader att bära mera kostnader än vid lönebaserad fördelning. Om ind kostnader fördelas med löner som bas, kommer s k utrustningsprojekt (som saknar lönekostnader) inte att bära någon andel av inst indirekta kostnader.

30 Lokalkostnader Modell ska utvecklas
Mål: faktiska, direkta lokalkostnader Metoder: Faktiskt beräknade Påläggsberäknade, undantag i kalkyler Handledningen: 4.1 Lokalkostnader och bilaga 6 Lokalkostnader En gemensam modell för hantering av lokalkostnader ska utvecklas i SUHFs regi Målet är att lokalkostnader ska klassificeras på ett enhetligt sätt med en hög andel direkta lokalkostnader baserad på det faktiska lokalnyttjandet. Beräkningsmetoder: Faktiskt beräknade: Nyttjad lokalyta/kvm x kvm-pris x tid, var för sig för olika lokalkategorier (kontor, labsalar) Påläggsberäknade: Procentuellt pålägg x kb-basen, var för sig för olika lokalkategorier. Pålägg % = Inst dir lokalkostn / Inst dir lön. Fördelningsbasen bör lämpligen vara samma bas som används för indirekta kostnader på kostnadsbärarna. Påläggsmetoden kan endast användas undantagsvis i projektansökningar under en övergångsperiod.

31 EX Lokalkostnader 1 (2) Beräkna direkta lokalkostnader med faktisk
alternativt påläggsmetod i ett ettårigt FO-projekt Budg Inst FO-projekt Dir lön Dir lokaler 150 (0,2 per kvm) yta 50 kvm Exempel: Lokalkostnader 1 (2) Beräkning av ett ettårigt forskningsprojekts direkta lokalkostnader med faktisk metod och påläggsmetod. Institutionens budget: Direkta löner 1.000 Direkta lokaler 150, där interna hyran är 0,2 per kvadratmeter Forskningsprojektets kalkyl: Direkta löner blir 60 och projektet nyttjar en lokalyta på 50 kvadratmeter under året.

32 EX Lokalkostnader 2 (2) Beräkning projektlokalkostnader
Beräkna direkta lokalkostnader med faktisk alt påläggsmetod i ett ettårigt FO-projekt Budg Inst FO-projekt Dir lön Dir lokaler 150 (0,2 per kvm) yta 50 kvm Beräkning projektlokalkostnader Faktiska 10 = 50 kvm x 0,2 Påläggs = 150/1000 (15 %) x 60 Exempel: Lokalkostnader 2 (2) Beräkning av ett ettårigt forskningsprojekts direkta lokalkostnader med faktisk metod och påläggsmetod. Institutionens direkta lokalkostnader Faktiska lokalkostnader är 0,2 per kvm Påläggsberäknade kostnader blir 15 % av direkta löner = 150/1.000 (Dir lokaler/Dir lön) FO-projektets direkta lokalkostnader Faktiska kostnader blir 10 = 50 kvm x 0,2 (x 12/12) Påläggsberäknade kostnader blir 9 = 15 % x 60

33 Projektkalkyl, s k fullkostnadskalkyl
Kostnader Dir lön 20 Dir drift 10 Dir utr/avskr 6 Dir lokaler 4 Indirekta kostn* Finansiering Bidrag A, B, C 45 Anslag *Antag inst tot pålägg är 50 % på dir lön (50 % x 20) Handledningen: 3.1 Projektkalkylering En ny projektkalkyl har utarbetats i modellen. Fullkostnadskalkylen är en påläggskalkyl strukturerad i direkta och indirekta kostnader och identisk med uppställningen av kostnadskalkylen i fördelningsmodellen. Kalkylen visar projektets totala kostnader och totala finansiering. De indirekta kostnaderna för projektet beräknas med hjälp av institutionens procentuella pålägg. Kalkylen tydliggör behovet av medfinansiering både för högskolan och för finansiären. Återredovisningen till finansiären ska, på samma sätt som kalkylen, upprättas för hela kb inklusive medfinansiering. EU-kommissionens finansiering i sjunde ramprogrammet bygger på full cost. Exempel på fullkostnadskalkyl: Kostnaderna blir totalt 50: Dir lön 20 Dir drift 10 Dir utr/avskr 6 Dir lokaler 4 Indirekta kostn 10* Finansieringen blir totalt 50: Bidrag A, B,,, 45 Anslag 5 * Antag inst totala pålägg för indirekta kostnader är 50 % på dir lön (50 % x 20).

34 Gemensamma kostnader i kalkylen
Institutionsgemensamma kostnader Ledning Utbildnings- och forskningsadministration Ekonomi- och personaladministration Infrastruktur och service Bibliotek Nivåspecifikt m m Högskgem- och fakgem kostn struktureras på samma sätt Handledningen: 2.4 Strukturering av indirekta kostnader och bilaga 1 Struktur för gemensamma kostnader I projektkalkylen ska de gemensamma kostnaderna struktureras i sex huvudfunktioner för verksamhetsgrenarna och för var och en av fördelningsnivåerna vid högskolan. I realiteten har högskolorna mycket olika organisation och funktionsbenämningar. Motivet till att normera indelningen i huvudfunktioner är att sektorn ska kunna visa en enhetlig precisering och struktur för gemensamma kostnader. Utgångspunkten vid struktureringen i de sex funktionerna är att totalkostnaderna samlas för varje funktion t ex för ledningsfunktionen summeras löner inkl sociala avgifter, drift, avskrivningar och lokaler. Ledning Utbildnings- och forskningsadministration Ekonomi- och personaladministration Infrastruktur och service Bibliotek Nivåspecifikt m m

35 Problematik Semesterlönekostnader Kompetensutvecklingskostnader
Avvecklingskostnader Parallell förbrukning Internredovisning EU-finansiering Redovisning bidragsverksamhet Handledningen: 4.4 Semesterlönekostnader ska beaktas i externfinansierade projekt. Indirekta kostnader bokförs i takt med löneutbetalning. 4.3 Kompetensutvecklingskostnader bör, tills principerna för tidredovisning är utvecklade, behandlas som direkta kostnader. 4.5 Avvecklingskostnader bör i möjligaste mån förutses vid projektupplägg och därmed behandlas som direkta kostnader. 4.9 Parallell förbrukning är, enligt ESV, grundprincip i flerfinansierad verksamhet. Finansieringskällorna ska parallellt täcka andelar av såväl direkta som indirekta kostnader, men det är viktigt att i redovisningen beakta ev villkor i kontrakten med finansiären. 4.11 Internredovisningen (objektplanen). Bokföringen av pålägg för indirekta kostnader görs helt och hållet i internredovisningen. 3.2 EUs finansiering av projekt i FP7 är 75 % av full cost. Forskningsorg, som inte har en godkänd modell, får beräkna indirekta kostnader till 60 % av direkta och efter till lägst 40 %. SUHF arbetar vidare med att den svenska modellen ska accepteras av kommissionen. Redovisning bidragsverksamhet. Kravet på full kostnadstäckning medför att högskolorna måste särredovisa anslags-, bidrags- och avgiftsverksamhet. Riksrevisionen har framfört synpunkter på att handledningen rekommenderar en enda gemensam verksamhetsgren för anslags- och bidragsverksamhet. Om kravet på full kostnadstäckning kvarstår i nästa års regleringsbrev ska modellens grundprinciper i övrigt tillämpas.

36 Förändringar för högskolorna
Gemensam modell Fullständig kostnadsfördelning ej intäktsavlyft eller ”delvis” (35 %) Resultateffekt Resursfördelning och budgetprocess Fullkostnadskalkylering/-uppföljning Redovisningsteknik, begrepp Handledningen: 1.2 Förändring samt 4.14 Övergångsproblematik Modellen är gemensam för universitet och högskolor och för institutionerna/fakulteterna, vilket bl a medför förbättrad jämförbarhet. Modellen innebär en övergång från nettoredovisning av intäkter/kostnader till bruttoredovisning med fullständig kostnadsfördelning på kb. Högskolor, som idag gör intäktsavlyft, behöver dels föra ner intäkter/kostnader till kb och dels införa fullständig kostnadsfördelning genom påläggsanvändning. Högskolor, som idag gör ”delvis kostnadsfördelning” med pålägg på 35 %, behöver införa fullständig kostnadsfördelning Högskolor, som idag fördelar kostnader med fulla pålägg men saknar kostnadsanalys, behöver införa mer rättvisande fördelning. Ett antal högskolor, framförallt de som har tillämpat intäktsavlyft, kommer att se resultateffekt i bokslutet vid omläggningen. Övergången påverkar också högskolans interna resursfördelningsmodell och budgetprocess. En anpassning kan bli nödvändig för att få önskad verksamhetsstyrning t ex genom omfördelningar mellan verksamhetsgrenar/fakulteter/institutioner. Fullkostnadskalkylen omfattar projektets totala kostnader, där externa finansiärer beslutar om hur stor del av kostnaderna som kan finansieras. Kalkylen visar också totala finansieringen och därmed medfinansierings-problematiken. Indirekta kostnader delas in i en enhetlig struktur. De flesta högskolor kommer att behöva göra ändringar i redovisningstekniken och införa nya begrepp, t ex kostnadsbärare.

37 Planering vid högskolan
Projektgrupp Implementeringsplan Utbildningsinsatser ”Modellkonstruktion” Konsekvensanalys Handledningen: bl a SAMMANFATTNING, 4.14 Övergångsproblematik, 4.15 Implementering och uppföljning samt Bilaga 7 Implementering och konsekvens av föreslagen modell Högskolan måste göra en bra planering för att införandet ska lyckas: utse en projektgrupp för arbetet med införandet. upprätta en implementeringsplan (Bilaga 7). planera utbildningsinsatser för ledning, forskare, lärare och administratörer. Att få acceptans för den nya modellen är till stor del en pedagogisk fråga. SUHF erbjuder utbildningsmaterial och en utbildningsdag för projektledare/modellkonstruktörer. göra en modellkonstruktion, som är anpassad till de egna förutsättningarna: bl a koppling mellan redovisningsmodell och intern styrmodell, val av fördelningsbaser och redovisningsteknik samt utformning av rutiner, principer och ansvar. göra en konsekvensanalys för väntade övergångsproblem: bl a påverkan på kostnads- och resursfördelningen samt på resultatet. Ingen modell är fullt rättvisande och utan kryphål. Den nya modellen kan säkerligen ge upphov till tillämpningsproblem med oönskade förändringar, ”orationellt beteende” och ”skatteplanering”.

38 Kvarstående frågor nov 2007
Lokalkostnader Tidredovisning EU-kommissionen Utbildningsinsatser Uppföljning Redovisning bidragsverksamhet Handledningen: Kvarstående frågor som SUHF behandlar framledes: 4.1 Lokalkostnader hanteras på olika sätt av högskolorna idag. Målet är att lokaler i kärnverksamheten ska beräknas utifrån faktiska nyttjandet och redovisas som direkt kostnad. En gemensam modell för lokalredovisning kommer att utvecklas i SUHFs regi. 4.3 Tidredovisning i någon form krävs för uppdelning av lönekostnaderna på verksamhet och kostnadsbärare. Högskolevärlden har ingen tradition av utvecklade tidredovisningssystem. En gemensam modell för tidredovisning kommer att utvecklas i SUHFs regi. 3.2 EU-finansieringen i FP7 bygger på beräkning av fulla kostnader. SUHF arbetar vidare med att den svenska modellen ska accepteras av EU-kommissionen. 4.15 Implementering och uppföljning. Införandet av modellen kommer att kräva förankrings- och utbildningsinsatser. SUHF erbjuder utbildningsdag/-material. HfR fungerar som aktivt stöd till högskolorna i implementeringen. SUHF kommer att organisera uppföljning efter 2-3 år och former för kontinuerlig uppföljning. Redovisning bidragsverksamhet, Se tidigare bild Problematik. Kravet på full kostnadstäckning medför att högskolorna måste särredovisa anslags-, bidrags- och avgiftsverksamhet. Riksrevisionen har framfört synpunkter på att handledningen rekommenderar en enda gemensam verksamhetsgren för anslags- och bidragsverksamhet. Om kravet på full kostnadstäckning kvarstår i nästa års regleringsbrev innebär förbundsförsamlingens rekommendation, att modellens grundprinciper i övrigt ska tillämpas.