Nyttoanalys av dokumentuppladdning och färgskanning 2015-09-21 Eva Marie Wallmark Gunilla Hammarström Kerstin Alverholt Nyttoanalys av dokumentuppladdning och färgskanning

Det här kommer vi att prata om Pilotprojekt med nyttoanalys för dokumentuppladdning och färgskanning Nyttoanalys – vad är det? Resultat av nyttoanalysen

Nyttoanalys En metod för att synliggöra och mäta nyttan/förbättringarna av ett projekt eller annan förändring. Varför nyttoanalys? Bättre underlag för prioritering Vad har vi för nytta av investeringen? Vem har nytta av investeringen? Bättre uppföljning/mätpunkter Se till att vi får ut maximalt av nyttan!

Lappar med nyttor - skanning Lägre kostnad för skanning

Strukturera nyttorna – skanning Ger Lägre kostnad för skanning

Värdera nyttorna – skanning 50% 75% 25% 10%   Lägre kostnad för skanning försumbar

Resultat Minskat antal inskickade dokument Möjliggörare Värderingen av nyttorna är en uppskattning av vad projektet maximalt kan ge. Nyttorna kan bli lägre utifrån hindersanalysen, det kan t o m i värsta fall vara så att hela nyttan försvinner om man inte gör åtgärder. Skanning År 1 År 2-3 50% 75% 25% 10%   Minskat antal inskickade dokument pga att sökande själva kan ladda upp sina dokument. Möjliggörare Möjlighet till kortare antagningsprocess Snabbare statistik Lättare att rekrytera utländska sökande

Antal inkomna dokument År 1 (10 månader): 142 217 dokument (kompletteringar). Alla är skannade eftersom dokumentuppladdning inte fanns då. År 2 (10 månader): totalt 220 442 dokument (kompletteringar) 56 766 skannade (26%), 163 676 uppladdade (74%)

forts Resultat Minskat antal frågor om meriter Sökandesupport checklistan för utländska sökande på Universityadmissions.se det går att se de uppladdade namngivna filerna på sökandewebben. År 1 År 2-3 10% 20%  

Forts Resultat Minskad tid för registrering och handläggning (UHR) betygsdokumenten visas i färg och blir tydligare och därmed lättare att granska och bedöma Registrering VO Svenska meriter År 1-3 10% 5% År 1 År 2-3 10% 5%   År 1-3 5% Nöjda lärosäten Färgskanningen bör underlättar handläggning även på lärosäten. Dokumentuppladdning för sökande efterfrågad funktion Då denna nyttoanalys har varit en intern pilot på UHR har vi inte räknat ut hur stor denna nytta är.

Forts Resultat Sammanlagd nytta i förhållande till kostnad Grön nytta – säker och direkt nytta Gul nytta – indirekt nytta som är något osäkrare och kräver åtgärder. Röd nytta – svårvärderad och osäker nytta.   Nöjda sökande  Nytta  Kostnader

Hemtagningsprojekt Syfte säkerställa att de identifierade och värderade nyttoeffekterna uppnås vidta de åtgärder som behövs för att minimera/eliminera de hinder som kan stå i vägen för förbättringsmålen Vad utvärdera om de identifierade och värderade nyttorna uppnås

Hemtagningsprojekt forts Hur följa upp nyttomålen undanröja hinder och risker så långt det är möjligt beskriva vilka åtgärder som vidtas för att uppnå nyttan löpande beskriva hur hemtagningen utvecklas När två gånger om året i april/maj efter Masters höstantagning resp augusti/september efter sommar/höstantagningen

Framtiden Vi tycker att det verkar vara en bra metod att använda framöver för kommande projekt, både större och mindre Förenklad mall Ta fram ett gemensamt arbetsätt för hur vi gör nyttoanalys för kommande projekt eller verksamhetsförändringar

Frågor?

Kontaktuppgifter Eva Marie Wallmark: evamarie.wallmark@uhr.se Gunilla Hammarström: gunilla.hammarstrom@uhr.se Kerstin Alverholt: kerstin.alverholt@uhr.se