Den nya förvaltningsorganisationen för Ladok 2014-09-23

Agenda Roller och rekrytering Kontaktytor mot lärosätena Tjänstekatalog Årscykel Befintlig o ny förvaltning

Konsortiet – beslutsorganisationen idag i princip Stämman Beslutar Styr, leder Styrelse Leder KCh Förvaltningsstyrgrupp Förvaltar

Systemförvaltningsroller enligt pm3 Beställare Leverantör Objektägare verksamhet Objektägare IT Förvaltningsledare verksamhet Förvaltningsledare IT 1 specialist per förvaltningsprodukt IT-specialister Stämmer detta? Modellen bygger på affärsmässighet. Verksamhet och IT ska tillsammans säkra att verksamheten får det stöd den behöver.

Nyckelrollerna Beställare Leverantör Objektägare verksamhet Karin Åström, GU Objektägare IT Ulrika Ringeborn, Lnu Förvaltningsledare verksamhet Tor Fridell, Liu Förvaltningsledare IT Erik Wallenberg, SU Fattar beslut om förvaltningsplan (tillsammans med styrgruppen) Pekar ut strategisk riktning Bemannar organisationen Leder det operativa arbetet Tar fram förslag Fattar beslut inom givna ramar Fångar in verksamhetens behov Styr och följer upp underleverantörer

Tidsplan rekrytering Tillsatta roller På gång Objektägare Verksamhet – Karin Åström Objektägare IT – Ulrika Ringeborn Förvaltningsledare Verksamhet – Tor Fridell Förvaltningsledare IT – Erik Wallenberg Bondesson På gång Acceptanstestledare Testresurser ÅR

Sök nu! Tidsplan rekrytering Under 2014 Produktansvarig Planering och uppföljning Informatör/kommunikatör Utbildningsansvarig Resursansvarig Produktionssättningsansvarig Controller HR-ansvarig Administrativt stöd

En person kan inneha flera roller, det är t o m önskvärt. Ex Tidsplan rekrytering En person kan inneha flera roller, det är t o m önskvärt. Ex Informatör/utbildningsansvarig Resursansvarig/HR-ansvarig Controller/Administrativt stöd

Tidsplan rekrytering VT2015 Produktansvarig Resultathantering Produktansvarig Etablering och studentinformation Produktansvarig Utbildningsadministration Testresurser dessa produkter

Tidsplan rekrytering HT2015 Produktansvarig Studiedeltagande Produktansvarig Examen Testresurser dessa produkter Lösningsarkitekt Kravställare Metodansvarig

Förvaltningsorganisationens underleverantörer Förvaltningsledare IT Drift och support ITS vid Umeå universitet Felrättning och vidareutveckling UHR

Lokal objektägare ansvarar för att: det finns en (lokal) budget för administration av systemet och att denna följs lagar och förordningar följs säkerhetsrutiner följs ägare av lärosätets information i Ladok konsortialavtalet med Ladokkonsortiet följs det finns lokal support för Ladok utse de personer som har rättighet att beställa förändringar till informationen i Ladok vid fel som inte kan åtgärdas lokalt utse kontaktperson för Konsortiet vad gäller verksamhetsfrågor

Kontaktperson Ladok mottagare av information från och besvarar vissa frågor från Konsortiet ansvarar för att lärosätet rapporterar fel och behov av förändringar till Konsortiets centrala supportfunktion

Kontaktytor mot lärosätena - forts Nuvarande kravställning sker inom Ladok3-projektet Framtida kravställning sker via olika referensgrupper

Ladoksupport/ Kontaktperson Den nya förvaltningsorganisationen ansvarar för 2nd line support till lärosäten Konsortiets ansvar Lärosätets ansvar Alt 2 Ladoksupport/ Kontaktperson Ladok Andra linjens support Alt 1 Alt 1 Tredje linjens support Service desk Användare Nya kontaktvägar för nya Ladok För befintligt Ladok förändras inte kontaktvägarna

Registervård Behovet av registervård kommer att vara mindre i nya Ladok Funktioner för de vanligaste ändringarna kommer att finnas i systemet Den registervård som lärosätet inte kan utföra beställs centralt – hur detta ska ske tydliggörs, förslag skickas ut för synpunkter

Tjänstekatalogen – ingår i konsortieavgiften Support & information Drift-, test- och utbildningsmiljöer Utbildningsmaterial Drift Underhåll gemensam katalogdata Förändringshantering Användar- o behörighetshantering Registervård Rapporteringsstöd till myndigheter Stöd vid införandet integrationer

Tjänstekatalogen – ingår inte i konsortieavgiften Utbildning Utsökning av information Utökad support Stöd registervård Exklusiv tillgång utbildningsmiljön

Årscykel förvaltningsarbetet Innevarande år Kommande år Beslut om förvaltningsplan i styrgrupp jan Detaljerad aktivitetsplan dec Beslut om budgetram på stämma feb Verksamhetsberättelse (föregående år) nov Uppföljning Q3 mars Insamling av behov och krav från referensgrupper Styrning av förvaltningsarbetet för Ladok okt Styrgrupp begär budget-medel av styrelsen apr Uppföljning Q1 Styrgrupp beslutar preliminär förvaltningsplan Beräkna resurser och ta fram förslag på prioritering sept maj Halvårsrapport och prognos Information på stämman om pågående förv arbete och inkomna behov aug Avstämning med förvaltningsråd juni juli Sammanställning preliminär förvaltningsplan

Befintligt och nytt Ladok förvaltas tillsammans Befintligt Ladok 2017 Gemensam styrning Befintligt Ladok stängs under 2017