Loopen Budgetsystem i tiden

Loopen Teknik Mappstruktur Filstruktur – fokus budget Sammanställning – pivottabell Prognos Stödfördelning

Loopen - teknik Loopen är en kombination av excel och access. Områdena och dess ekonomer arbetar i excel Accessen arbetar i bakgrunden i syfte att Sammanställa Gruppera/indela Förtydliga Periodisera Tekniken och modellen bygger på att alla filer ligger fast – inget skickas in! – Mappstruktur är A och O

Loopen - Mappstruktur Excelfilerna ingår i ett system där mappstrukturen är viktig. Platsen är som tidigare: … Arbeten/Budget Inlamning/Budgetfil Varje område har sin egen mapp, vilka i sig har en excelfil och två undermappar Budgetransar_Per_Omrade_xx 2012 Slask

Loopen - Mappstruktur

Loopen – Filstruktur Fokus budget Filen består av en rad olika flikar – varav fliken ”transar” är ”viktigast” Området A1-X3200 är av tabellformat (sortering, filtrering och summeringsmöjligheter) Kolumnerna: A-K är ”Budget 2013” L-M är ”Budget 2012” O-R är ”Prognos” S-X är ”Stödfördelning” N är ”Skapat/ändrat”

Loopen – Filstruktur Fokus budget Budget 2013 (kolumner A-K) har två typer av värdetabeller: ”Obligatorsikt” och ”Frivilligt” Obligatoriskt är Område (A kolumn) Kostnadsställe - räcker med ett samlande(B) Konto – (C) Verksamhet (D) Aktivitet (stödverksamhet)(E) Belopp (I) Periodnyckel (K) Motpart – interna konton – ej OH (G)

Loopen – Filstruktur Fokus budget Budget 2013 (kolumner A-K) har två typer av värdetabeller: ”Obligatorsikt” och ”Frivilligt” Frivilligt är Aktivitet - kärnverksamhet(E kolumn) Objekt(F) Motpart – externa konton och OH(G) Finansiär(H) Kommentar (J)

Loopen – Filstruktur Fokus budget Kolumnerna har dataverifiering - både i Titel (1a-raden) och värdefälten – vilken begränsar värdet till tal med rätt antal tecken – samt att talen ligger inom rätt intervall. Det går att länka men det är inget som supportas.

Loopen – sammanställning Sammanställningen sker i bakgrunden via access – på så sätt utnyttjas både excels flexibilitet och access strukturbarhet Syftet är att: Sammanställa Gruppera/indela Förtydliga Periodisera

Loopen – sammanställning Loopen ställs samman i access på två sätt Direkt återkoppling via länkningar/frågor Områdena kan göra uppföljning enligt hermes (kontogrupperingen i SILA RR), periodiserat (enligt fördelningsnyckel) och på verksamhetsgrupper etc (finns inga begränsningar) Indirekt återkoppling via tabell inläsning där alla områden slås ihop – koncernuppföljning Till MAH controller Uppdateras dagligen

Loopen – Pivottabell Sammanställningen görs i pivotabeller – både för områdena och GF. Styrkan gör att man kan borra sig ner till minsta byggklots. De olika byggdelarna i pivottabellerna (om excelfilen har använts rätt) gäller följande fält: Stödet utfördelat på de olika verksamhetsgruppperna Aktiveter Belopp 2012/2013 Bokslutsperioder

Loopen – Pivottabell De olika byggdelarna i pivottabellerna (om excelfilen har använts rätt) gäller följande fält: Boxar Stödfördelning med periodbelopp med totalsumma Finansiärer Kommentarer (år 2012/2013) Konton (olika grupperingar – S-kodsgruppering som RR SILA etc) Uppdelning kärn- och stöd (olika stödnivåer) Motparter (både interna och externa) Områden Periodiserad belopp avrundat och icke avrundat (2012/2013) Periodnyckel Semesterlöner Verksamheter med grupperingar

Loopen - Prognos Finns möjligheter att använda Loopen till prognos arbetet för både T1 och T2. Kolumnerna O-R är avsatta för detta ändamål. Diskutera under hösten användningen av denna möjlighet.

Loopen - stödfördelning Kolumnerna S- X är avsatta för att beräkna stödets utfördelning gör de olika ”bena” GU, UU, FO och TV I kolumn S väljs Kärn- respektive stödets indelning (Högskola, område eller institution. Fördelningen av stödet sker i %-andelar i kolumnerna T-W. X-kolumnen ska ge 100% då allt är utfördelat. Tillsammans med de obligatoriska aktiviteterna för stödverksamheten har en stark grund för SUHF-modellen.

Loopen - stödfördelning Arbete med att utveckla bra pivottabeller kan vi skapa modeller som visar: Boxarna Stödets tre nivåer samt Fördelningen på kärnverksamhetsgrupper.

Loopen - SILA Uppföljningen bygger på budget (eller tvärtom) Viktigt med att ha överensstämmande rapporter i Budget och Uppföljningsarbete (BUP-tänk) – finna en röd tråd Förslag/krav hitta den modell som gör att ”BUP- tänket” finns med överallt.