Get more efficient use of IFS Application with 2c8 Modeling Tool Get more efficient use of IFS Application with 2c8 Modeling Tool – how to visualize your processes, your organization and your meetings. JanE Larsson

Agenda 2conciliate Method Models 2c8 Modeling Tool Map a process Reuse IFS Standard processes Links Activities Forms in bottom panel Targets and indicators Requirements – Compliance Publish 2c8 Administration Tool Repository configuration

2conciliate Established 2006 Companies in Sweden, Norway and USA Develops the most userfriendly modelling tool on the market Established 2006 Companies in Sweden, Norway and USA 600 customers in 23 countries Partners 50 service partners 5 product partners IFS Monitor Flexite Centuri Alfresco

2c8 Modeling Tool Method Vårt synsätt är att verktyg är viktigt men utan ett metodstöd så riskerar man att inte få ut förväntat resultat av de modelleringsövningar som genomförs. Hopp till bild Verktyg Metoden som vi ser det ska ge oss stöd/angreppssätt för det motiv som vi har med modelleringen. Hopp till Motiv och angreppssätt

Visualize Achieve ownership Consider Communicate Share perspective Method Visualize models – symbols - relations Achieve ownership Implement – follow up – develop Consider responsibility – problems – risks - possibilities Communicate live-modeling – clarity in why, what, who and how Share perspective Stake holder– requirements – processes – organization Participate workshops – “the journey” – consensus

2c8 Modeling Tool Multi user system Quick Draw Graphic profile Web publish RACI Method support Repository Customized rules Revision Management Information in layer

Common use Acquire/develop and implement IT systems Create common understanding Implement Mgmgt system Acquire/develop and implement IT systems Clarify responsibilities Identify problem, risks and possibilities Map requirements and define objectives Etablish process oriented understanding Här en lista/exempel på olika motiv. Ett vanligt motiv är att skapa gemensam verksamhetssyn på en process Hopp till skapa gemensam verksamhetssyn på en process En annan tillämpning är att införa ett ledningssystem Hopp till införa ledningssystem Ytterligare en tillämpning anskaffa IT-stöd Hopp till Anskaffa/utveckla och implementera IT-stöd Tydliggöra anvarsområden Hopp till Tydliggöra ansvarsområden Utvecklingspotential. Många ledningssystem, kvalitet och miljö, blir kritiserade för att vara statiska och inaktuella dvs. Verksamhetsbeskrivningarna följer inte den verkliga förändring som sker. Hopp till Identifiera utvecklingspotential Hoppa till Kartlägga intressenternas krav och uttrycka mål Hoppa till Etablera resultatorientering

verksamheter är som en kub Kanske är det kundbehov, beställningar, samtal eller mail som kommer in i kuben och förhoppningsvis är det tillfreds- ställda behov, levererade produkter eller tjänster och nöjda kunder som kommer ut på andra sidan . Problemet är att vi inte alltid har full kontroll över vad som händer inne i kuben . Alla har säkert sin version av vad de gör och hur vissa delar hänger samman men det saknas oftast en gemensam bild . Vissa moment har säkert granskats och vissa delar utretts men allt för oftast ter det sig som en svart låda . Likt svarta lådan i ett flygplan är det kanske så att man endast tittar på innehållet när det faktiskt har hänt något. Om vi nu tänker att vi går in i kuben med en ficklampa och börjar belysa verksamhetens olika strukturer ger det oss en bild över vad som faktiskt händer; hur en kundorder ger en leverans, hur ett patientbehov tillgodoses eller hur en reklamation tas om hand . Eftersom det görs tillsammans så skapas en gemensam bild som alla kan ha samsyn runt och ägarskap för. arbeta med modeller Varje sida i den nu belysta kuben motsvarar olika perspektiv av verksamheten . Frågor som varför vissa moment och processer utförs samlas i intressent- och relationsmodeller, vad och hur krav tillgodoses ges svar på genom process- modeller, vem som gör det struktureras i organisationsmodeller, vilken information som behövs och vilka begrepp som används samlas i produktmodeller, osv . De olika perspektiven framträder då vi betraktar kuben, dvs verksamheten, från olika sidor . Eftersom det är kravet en intressent ställer på verksamheten som måste levas upp till i en process kan man vandra från en kravmodell till en processmodell och tvärt om . Detta ger fördelar när man behöver göra förändringar, ni kan snabbt se vad som blir påverkat om ni måste eller vill ändra något ur ett perspektiv . I de flesta verksamheter finns förändringsbehov. Detta drivs av förändringar utanför kuben, eller problem, risker och möjligheter som identifierats inuti. Oavsett orsaken så har vi fördel av att våra beskrivningar hänger ihop. Om vi ändrar något i ett perspektiv kan vi analysera vad som sker i de övriga perspektiven .

Interested Parties Company Employee Customer Owner Supplier Authorities Competitor För att identifiera våra intressenters krav och behov upprättas en intressentmodell där våra intressenter framgår. I en intressentmodell beskrivs verksamhetens relation mot sin omvärld — de som ställer krav på oss och de som vi stäl- ler krav på . Verksamheten sätts i mitten med en relation mot de som man har en relation med, som är påverkande på verksam- heten eller som vi påverkar . De som har intresse av det man satt i fokus är intressenter . Här kan man även beskriva att olika intressenter har en relation mot varandra utanför verksamhetens kontaktyta, allt ifrån kundens kund till en leverantörs underleverantör . Det måste inte vara verksamheten som är i centrum, man kan göra en intressentmodell för till exempel ett projekt, en process eller ett IT-system .

Deliveries, requirements and targets Company Customer RQF Order Delivered product Quotation High quality High Service Level Quotions within 3 days Response time Vårt förhållande till intressenterna visualiseras i en relationsmodell. Relationen beskriver vilken information som mottas och levereras, vilka krav som ställs och vilka mål och mätindikatorer som behövs. I en relationsmodell beskrivs relationen mellan en eller flera intressenter. Förutom de krav och motkrav som två parter har, ges här även möjlighet att beskriva vilka objekt som skickas mellan intressenterna . Det kan vara beställningar, betalningar och reklamationer från kunden och levererade produkter och tjänster, dokumentation och fakturor till kunden . Objekt från intressenter är input till våra processer och objekt till intressenterna är resultat skapade av våra processer . Relationsmodeller är en direkt följd av Intressentmodellen och efter som det finns flera intressenter får vi på detta sätt en sortering av alla de krav som ställs på verksamheten eller ett projekt . Man kan även spåra vilken intressent som ställer ett enskilt krav .

Quotation communicated Processes Evaluata RFQ Salesman RFQ CRM Create quotation? Create quotation Verify decision Communicate proposal Key account Key Account Yes No Evaluation Quotation Close deal Sale products No bid decision Quotation communicated Order För att kunna visualisera processer och tydliggöra dess förutsättningar att skapa förväntade resultat, samlas infor- mation genom att besvara frågorna Vad, Vem och Hur. I en processmodell beskrivs de tvärfunktionella flödena — de aktiviteter som i sekventiell följd utförs för att tillfreds- ställa ett behov. Det är viktigt att alltid ha en eller flera input och lika viktigt att beskriva vad resultatet av processen blir . Input kan både vara det som vidareförädlas och det som triggar att något utförs . Det förväntade resultatet är oftast input till efterföljande aktivitet . Genom att visualisera detta säkertställs att det är samma output som input mellan två aktiviteter . Det säkertställer även att alla resultat tas om hand, i denna eller andra processer, vilket är lätt att missa om man bara kartlägger aktiviteterna . För att beskriva vem som utför eller är ansvarig för en aktivitet används roller och befattningar men sällan individer .

Organization Company Admini- stration Sales Salesman Key Account Sales Manager Eva Ek Lena Persson Peter Larson Roller och befattningar utför och ansvarar för uppgifter i processer och forum. Den organisatoriska tillhörigheten framgår av organisationsmodellen där också ansvar för kompetensförsörjningen framgår. I organisationsmodellen beskrivs linjeorganisationen och mötesstrukturer . Till varje enhet knyts verksamma befattningar som i sin tur kan bestå av roller . Här bemannar vi befattningar och roller med individer . Organisationsmodellen används även för att beskriva vilka forum och möten verksamheten har och vilka relationer de ha till varandra .

Forum & meetings

IT system

Information

Demo This is an example of Management Systems used by all employees, published on the intranet. Here everyone can find their responsibilities and all the activities they are involved in; i.e. get answers to the questions Why, What, How, Who and When. Some of the processes have support from an ERP system, others do not.

IFS process models

Reusing IFS process models

Training Kom i gång och modellera Metod och angreppssätt riktar sig till dig som snabbt vill komma igång och få en grundläggande genomgång av 2c8 Modeling Tool. Presentation och publicering riktar sig till dig som vill dra nytta av de möjligheterna som finns när du börjar få en modellmängd. Hur man gör snyggare publiceringar till webb och hur man tar fram och presenterar informationen i repositoryt på olika sätt. Metod och angreppssätt riktar sig till dig som vill lära dig mer om tillämpningar för modellering och bli modellör med 2c8. Server och konfiguration riktar sig till dig som vill få djupare kunskap i de mer avancerade funktionerna i verktyget. Så som att konfigurera verktyget så att det passar just din organisation.

2c8.com