Xxx skolans/universitetsförvaltningens miljöledningssystem Möte ÅÅMMDD Ledningens genomgång Xxx skolans/universitetsförvaltningens miljöledningssystem Möte ÅÅMMDD

Val av justerare Instruktion: Val av justerare (gäller mötets protokoll).

1. Inledning och syftet med mötet Syftet med mötet är att följa upp resultatet från den interna miljörevisionen och diskutera hur vi behöver arbeta vidare med vissa områden. Status avseende arbetet med hållbarhetsmålen och tillhörande handlingsprogram inför inrapporteringen till KTH Sustainability office (senast 31 jan), samt inför ledningens genomgång vt-2019. Organisation och resurser avseende miljöledningsarbetet

Ledarskap och åtagande Omvärldsfaktorer, intressenters krav och förväntningar Ledarskap och åtagande Vision, hållbarhetspolicy, roller, ansvar och befogenheter Förbättra Planera Genomför Följ upp Overall Objectives Planera Risker och möjligheter Betydande miljöaspekter Bindande krav Mål och åtgärder Förbättringar Avvikelse och Korrigerande åtgärder Ständig förbättring Mission or Camp life-cycle Utvärdering miljöprestanda Övervakning Mätning Utvärdering Intern miljörevision Ledningens genomgång Stöd och verksamhet Resurser Kompetens och medvetenhet Kommunikation Dokumentation Verksamhetsprocesser When you have implemented the EMS in the organization according to plan-do check and act, you fulfill the requirements of best practice and you will continually contribute to a better environment While EMS implementation will vary depending on the nature of activity, the needs and the sector that an organization belongs to, the overall operating principle follows a ‘plan-do-check-act (PDCA) cycle’. PLAN: The planning stage is used to identify environmental issues and assess their significance in relation to a particular location and type of operation as well as any applicable legislation. This is achieved by conducting an environmental review. An organization then develops a policy by which it demonstrates its commitment to pro-actively address identified issues by setting overall environmental objectives and targets. DO: During the implementation stage, adequate and dedicated resources with specific responsibilities are assigned; communication, documentation and operational procedures established, and training provided in order to meet set objectives and targets successfully. CHECK: Following the implementation of the EMS-related actions, it is necessary to verify whether planned actions and activities have taken place in an expected manner, and carry out appropriate corrective action if they have not. This is carried out during the checking stage of the EMS cycle. ACT: During the final stage of the EMS cycle, the management meets and reviews whether an organization is delivering its overall policy objectives; whether specific EMS objectives and targets are being met; what are the reasons, if any, for not meeting objectives and targets, and whether corrective actions are being conducted with the overall aim to ensure continual improvement.

2. Föregående möte och uppföljning av tidigare beslutade åtgärder Instruktion: Gå igenom vilka beslut som är genomförda respektive inte genomförda och om det finns förslag på beslut avseende nya åtgärder. Om nya beslut fattas bestäm vem som är ansvarig, åtgärd och när det senast ska vara genomfört. Åtgärd Status Kommentar

2. Slutsats och förslag till beslut Slutsats: Förslag till beslut:

3. Resultat från miljörevisioner Intern revision genomfördes ÅÅMMDD. Status avseende tidigare externa/interna revisioner, avvikelser/förbättringsförslag som inte är åtgärdade och stängda. Resultat från ht-2018: Positiva iakttagelser : Xx avvikelser rörande xx, xx och xx Xx förbättringsförslag rörande xx, xx och xx Underlag: Revisionsrapport intern miljörevision samt avvikelserapporter

3. Slutsats och förslag till beslut Slutsats: Förslag till beslut:

4. Uppföljning och utvärdering av avvikelser och förbättringsförslag Instruktion: Sammanfatta status avseende avvikelser och förbättringsförslag som är pågående i verksamheten. Dessa omfattas inte av de som kommit från den interna miljörevisionen, utan är ett led i ert pågående förbättringsarbete. Instruktion: Besluta om åtgärder avseende de avvikelser och förbättringsförslag som inte stängts. Underlag: Frågor och svar liksom klagomål från externa intressenter

4. Slutsats och förslag till beslut Slutsats: Förslag till beslut:

5. Status avseende arbetet med hållbarhetsmålen Instruktion: Redogör för status avseende arbetet med hållbarhetsmålen och tillhörande handlingsprogram inför inrapporteringen till KTH Sustainability office (senast 31 jan), samt inför ledningens genomgång vt-2019.

5. Slutsats och förslag till beslut Slutsats: Förslag till beslut:

6. Organisation och resurser avseende miljöledningsarbetet Instruktion: För de skolor som omfattades av skolsammanslagningen diskuteras hur arbetet med miljöledningssystemet har påverkats. Instruktion: Diskutera ledningens ansvar inom ramen för miljöledningssystemets nya organisation och arbetssätt som införs från och med 2019. Underlag: avvikelserapporter

6. Slutsats och förslag till beslut Slutsats: Förslag till beslut:

7. Nästa möte för ledningens genomgång fastställs och mötet avslutas Instruktion: Avsluta mötet och tacka för allas medverkan. Bestäm datum för ledningens genomgång (senast under mars 2019). Bestäm datum för när mötesanteckningar skickas ut för synpunkter.