Dialogmöte BtB Kultur och fritid 2013-10-14

Syftet med möte Beskriva det nya arbetssättet – BtB i Winst 2.0 Föra en dialog om inköpsorganisationen inom sektorn. Hur går vi vidare? Min och pers tanke med presentationen: att försöka tydliggöra och förklara 1. rollerna 2. de två olika huvudflödena (beställning/betalning) 3. knyta samman rollerna med flödena, alltså vem gör vad i vilket flöde? Presentationen är därför utformad enligt följande princip: först presenter en bild av det översiktliga flöden/rollerna och att i nästa bild bygga på med mer detaljerad information. Bild: 3 . Hur vi gör idag 4 . Vad är Btb, vilka är nyttorna? 5. Hur vi ska göra i framtiden - Flöden (översiktligt och i generella termer) 6 . Vem ska göra vid – Attestuppbyggnad och dess koppling till de olika roller (översiktligt och i generella termer) 7-8. Förklara beställningsflödet mer ingående och koppla det till rollbeskrivningen i Winst (bild 8 – konkret exempel från sektorn) 9 . Förklara faktura flödet mer ingående utifrån de 3 flödestyperna. 10-12 . Respektive fakturaflödet kopplas till de olika rollerna. 13. Uppdraget som inköpsspecialist BtB? 14. Tidplan 15. Dialog – hur ska beställarorganisationen se ut i er sektor? NEKK BtB |Dialogmöte

Hur beställer och betalar vi idag? Behov av Material/Varor Måltids-beträde Bibliotekarie Adm. Gasell Chef NEKK BtB |Dialogmöte

Beställning till betalning – Vad innebär förändringen och vad är nyttan? Ett systemstöd som ersätter dagens Winst samt Gasell Vad är nyttan/effekten? Enklare att följa lagar och policys Enklare att beställa rätt produkt av rätt leverantör Winst 2.0 Vad innebär förändringen? Gasell ersätts med Winst fakturahantering. Detta betyder att att inköp och fakturahantering hanteras i samma system – Winst 2.0. Nya kommungemensamma processer, regelverk och arbetssätt för beställning och fakturahantering införs i Stadens alla förvaltningar. Projektet har uppdrag att utforma en ny förvaltarorganisation för beställning till betalning tillsammans med SLK, UHB och IS. Detta för att hantera support samt säkra fortsatt förvaltning och utveckling av system och processer. Projektet omfattar endast Stadens förvaltningar! Vad är nyttan/effekten? Ökad trygget: Ökad avtalstrohet. Beställa rätt produkt av rätt leverantör. System och processer hjälper oss att följa lagar och policys (t ex LOU, inköpspolicy) Alla beställningar attesteras innan de skickas till leverantör, vilket ger ökad kontroll över inköpen Tidsbesparing: Effektivare processer med smartare systemlösningar (t ex automatisk matchning som gör att fakturor ej behöver hanteras om fakturan stämmer överens med beställning) Tiden som läggs på fakturahantering minskar. Tidsbesparingen gör att vi kan omfördela tiden till andra, värdeskapande aktiviteter. Tydlighet i roller och ansvar Förbättrad styrning och uppföljning Bättre överblick och möjlighet till effektiv analys genom en sammanhållen process- och systemlösning Tillgång till data på ett ställe. (Idag har vi både Gasell och Winst, och nästan alla inköp görs dessutom utanför Winst) Kostnadsbesparing: Lägre kostnader för inköp och fakturahantering tack vare bland annat en högre avtalstrohet, som ger oss bättre priser. Tydliga processer som säkerställer att vi betalar fakturor i tid och undviker dubbeljobb, påminnelser och dröjsmålsräntor NEKK BtB |Dialogmöte

Från beställning till betalning - flödesbeskrivning 1-3 Fakturaflöden Fakturor Beställningsflöde Fakturaflöde 1 Skapa och kontera beställning Attest av beställning Ankomst-hantering Matchning mot beställning/order/ leveranskvittens Klar-markerad faktura Betalning 2 Vad ska vi göra? Matchning mot abonnemang Leverans-kvittens 3 Granska och kontera Attest Övergripande om det olika flödena, att det finns två typer av flöden. Varje steg i flödet är kopplat till en de olika rollerna. NEKK BtB |Dialogmöte

Vem gör vad i beställnings- och fakturaflödet? Måltids-beträde Chef Beslutsattest Bibliotekarie Betalning Betalningsattest Kontrollattest Den som beställer, leverans-kvitterar och/eller granskar faktura. Kan ske vid olika tillfällen – både före och efter beslutsattest. Görs av den som attesterar beställning och/eller faktura. Attestant styrs utifrån ansvar och beslutsattestant kan inte vara samma som kontrollattestant. Görs av den som verkställer betalningen. Görs i Horisonten för samtliga förvaltningar. Förklara attestbegreppet – klargör skillnaden NEKK BtB |Dialogmöte

Beställningsflödet Fakturor Skapa och kontera beställning 1-3 Fakturaflöden Fakturor Fakturaflöde Skapa och kontera beställning Attest av beställning Ankomst-hantering 1 Matchning mot beställning/order/ leveranskvittens Klar-markerad faktura Betalning Vad ska vi göra? 2 Leverans-kvittens Matchning mot abonnemang 3 Granska och kontera Attest NEKK BtB |Dialogmöte

Roller i beställningsflödet Skapar och konterar beställningen Kontrollattest Attesterar beställning Beslutsattest Leverenskvittens Leverans-kvittens Attest av beställning Skapa och kontera beställning Chef Måltids-beträde -beställare Måltids-beträde -beställare Extra leveranskvitterare Kan leveranskvittera Anders beställning Kontrollattest Attest – Anna måste bli chef (budgetansvar) NEKK BtB |Dialogmöte

Fakturaflödet 1-3 Fakturor Ankomst-hantering Beställningsflöde 1 Skapa och kontera beställning Attest av beställning Ankomst-hantering Matchning mot beställning/order/ leveranskvittens Klar-markerad faktura Betalning 2 Vad ska vi göra? Matchning mot abonnemang Leverans-kvittens 3 Granska och kontera Attest NEKK BtB |Dialogmöte

Flöde 1 – Attest av beställning med matchning mot faktura Betalningshantering (Intraservice, Horisonten) Flöde 1 – Attest av beställning med matchning mot faktura Formaliakontroll Beställare Skapa Beställning Elektronisk rekvisition Kontering (Skicka) Kontrollattest Attest av Beställning (Godkänn) Beslutsattest Beställare Leverans- Kvittens Kontrollattest Betalnings Godkännande Betalningsattest Faktura ankomst Automatisk Matchning OK Vara/tjänst levereras Måltidsbeträde Chef Måltidsbeträde Användare kan genom att använda funktionen Ange annan granskare och Skicka för extra kontroll avvika från det som beskrivs som huvudflöde för fakturor. Styrs av ”Ansvar” i kontering Beställare och beslutsattestant alltid olika personer NEKK BtB |Dialogmöte

Flöde 2 – Automatisk ordermatch ej OK Betalningshantering (Intraservice, Horisonten) Flöde 2 – Automatisk ordermatch ej OK Formaliakontroll Beställare Avvikelsehantering Granskning av faktura (Acceptera) Kontrollattest Attest av Faktura (Acceptera) Beslutsattest Beställare Skapa Beställning Elektronisk rekvisition Kontering (Skicka) Kontrollattest Attest av Beställning (Godkänn) Beslutsattest Beställare Leverans- Kvittens Kontrollattest Faktura ankomst Automatisk Matchning/ Slutkontroll Ej OK Betalnings- Godkännande Betalningsattest Vara/tjänst levereras Måltidsbeträde Chef Måltidsbeträde Måltidsbeträde Chef Styrs av ”Ansvar” i kontering Automatisk Matchning OK NEKK BtB |Dialogmöte

Flöde 3 – Faktura utan order - ”Vild” faktura Betalningshantering (Intraservice, Horisonten) Flöde 3 – Faktura utan order - ”Vild” faktura Formaliakontroll Fakturagranskare Granskning/ Kontering av faktura (Acceptera) Kontrollattest Attest av Faktura (Acceptera) Beslutsattest Faktura ankommer Betalnings- Godkännande Betalningsattest Styrs av beställarreferens Måltidsbeträde Chef Detta flöde vill vi undvika! Granskare och beslutsattestant alltid olika personer Styrs av ”Ansvar ”i kontering NEKK BtB |Dialogmöte

Vad händer nu? Nu påbörjas införandet av BtB Införandeorganisation beslutades i augusti 2013 Avstämd med produktionssamordningsgruppen Ekonomichef har utsett lokal projektgrupp (LPG) Kopplat till detta finns en projektgrupp per sektor (LPGS) NEKK BtB |Dialogmöte

Införandeorganisation LPGS - Utbildning LPGS – ÄO-HS Edyta Rozanska Sven Åberg Maria Engström Meron Ahlbom Inköpsspecialist BtB Ulla Persson Anette Donner Johanna Almgren Ann-Christine Östergren Inköpsspecialist BtB LPG Ekonomichef Ulla Persson Lisa Björck Edyta Rozanska Per Melin LPGS – KoF, stödfunktioner LPGS – IFO_FH Per Melin Paiman Nouri Elisabeth Sahlmen Inköpsspecialist BtB Lisa Björck Reine Wiklund Annelie Kärrman Christina Lindholm Elisabeth Iskrenovic Inköpsspecialist BtB LPG:s uppdrag: Överordnat samordningsansvar för införande. Stödjer det lokala arbetet i LPGS. Avrapportering till ekonomichef LPGS:s uppdrag Ansvarar för dialogen med respektive sektor samt avrapportering till LPG. Uppdrag från LPG. Genomför utbildningar samt stödjer sektorn både under och efter införandet NEKK BtB |Dialogmöte

Inköpsspecialist BtB – vad innebär uppdraget? vara en kontaktlänk mellan sektorn och den lokala projektgruppen i stadsdelen Bli utbildad – ge utbildning vara med att utbilda användarna och chefer i det nya systemet vara fortsatt stöd efter införandet 1-2 dagar i månaden Oktober-mars 2014 Mars 2014 Support NEKK BtB |Dialogmöte

Tidplan införande Upplägg av utbildningar – lägg in bild. 2013 2014 apr maj juni juli aug sept okt nov dec jan feb mars april maj juni X Uppstartsmöte 15/10 22/10 Dialog med sektorsledn. Respektive LPGS Dialog enhetschefer 18/11 Uppstartsmöte 27/1 Uppföljningsmöte 1 4/2 6/2 Central utb 1,2,3 Upplägg av utbildningar – lägg in bild. 19 /2 - 27 mars Lokala utbildningar 12/3 Driftstart 28/3 Uppföljningsmöte 2 NEKK BtB |Dialogmöte

Dialog Hur kan en effektiv beställarorganisation se ut i sektor Kultur & fritid? Vem ska vara inköpsspecialist BtB? - Hur kan förvaltningen få alla/fler beställningar att hanteras i Winst 2.0? Kan beställningar i större utsträckning samlas hos utsedda beställare? - Hur ska vi gå vidare? I vilket forum ska vi lyfta dessa frågor? NEKK BtB |Dialogmöte

Besök hemsidan för att få mer information https://quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk Här finns t ex: Information om projektet Kontaktuppgifter Material från våra stormöten Informationsmaterial att använda på förvaltningen Utformningsprinciper Detaljerad utrullningsinformation NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2013-08-30

TACK FÖR IDAG! NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2013-08-30