Supportstuga inför terminsstart 2018-08-21

Deltagare från konsortiet Produktionssättningsteamet (PST) Jan Winkle Produktägarteamet (PÄ) Karin Schelen Linda Strand Lundberg (del av mötet) Support Jenny Sandqvist Maria Valtersson Utbildning Anders Vestin Klara Nordström

Agenda för mötet Start: 13:00, Slut: 15:00 Frågor som skickats in (11 st) Öppet för frågor och diskussion Start: 13:00, Slut: 15:00 Används hela mötestiden tar vi en paus i mitten av mötet.

Inskickade frågor

Fråga 1 Måste man publicera en programstruktur om man har all antagning via NyA? Och måste det ske innan överföring från NyA? Fråga till andra lärosäten på mötet: Är det någon som publicerar sina strukturer? Erfarenhet?

Fråga 2 Hur blir det när resultatet från urvalen är överförda till Ladok när det gäller studenter som lämnar återbud via NyA? Kommer de över till Ladok? Eller blir det ett ”Studentärende” som vi behöver hantera manuellt?

Fråga 3 En student registreras på en kurs inom ett program, så att kursen och programmet blir påbörjat, men lämnar sedan ett återbud i NyA. Vad behöver man då göra i NyA resp Ladok? Men om återbudet istället lämnas muntligen till en administratör, vad ska då göras i NyA resp Ladok?

Fråga 4 Vid upprop kan det hända att några studenter ”uteblir” för obligatoriskt upprop, lägger man ”uteblev” i NyA som tidigare o sedan kommer de över till Ladok eller hur är det tänkt?

Fråga 5 Hur skapar man ett P-nummer till en utbytesstudent? Vi får felmeddelande när vi försöker göra det. Den 6/7 kom ett infomejl från konsortiet ang. detta. Det är ett fel i systemet som ska rättas vid uppdateringen den 16/8. Har detta skett?

Fråga 6 Hur ska man lägga in TG att det ser bra ut i examensbeviset? Nu syns den ursprungliga kursen/studierna om man lägger in TG på kursnivå och inte den kurs som TG är tillgodoräknat emot.

Fråga 7 Hur ska man göra tillgodoräknande på del av modul så att det blir korrekt och man inte fastnar i datumproblem? Det hade vi stora problem med vid förra terminsstarten. Ska man vänta med att lägga in både tillgodoräknandet och resultat på resterande del av modul till allt är klart? Eller går de att lägga in var för sig så snart det sker? Studenten kan ju ansöka om tillgodoräknande både i början av kursen och senare.

Fråga 8 En student är registrerad på ett individuellt kurstillfälle och en lärare har lagts till som medarbetare, då syns en genväg till det individuella kurstillfället under ”Mina kurser” på startsidan. Men vad händer om vi gör ett individuellt tillfällesbyte? Ser läraren det nya individuella tillfället på startsidan, så de kan rapportera resultat?

Fråga 9 Forskarutbildning - Studieperiod och ”periodens högskolepoäng”: Vi valde att konvertera över doktorsavhandling från L2 till L3. Således har tidigare studieperiod för doktorsavhandling överförts. Nu när vi ska skapa höstens studieperiod uppstår dock några frågor. Under grunduppgifter på studieperioden står att periodens högskolepoäng är 0 hp (konverterat data). Av instruktioner från både LU och L3 framgår att rutan med ”periodens högskolepoäng” läses som vilken fart doktoranden planerar att studerar under en viss termin/halvårsperiod. Av LU:s instruktioner framgår att man ska lägga in planerad studietakt, dvs planerar doktoranden att studera på 50 % ska det stå 15 hp per termin, vid 100% studietakt ska det stå 30 hp/termin osv. Av SU:s instruktioner framgår att man ska skriva 0 hp under omfattning, men att detta kan ändras i efterhand. Så gör man även på KI såsom vi förstått det. Det vi undrar över är vad ”periodens högskolepoäng” betyder för en doktorsavhandling? Vad det får för effekt om man skriver 0 hp eller 30 hp eller 15 hp? Det framgår att det syns i registreringsintyget om doktoranden är registrerad på 30 hp eller 15 hp. Hur ser det ut i uppföljningen?

Fråga, forts. 9 Fråga till andra lärosäten på mötet: Hur har andra universitet och högskolor valt att göra och varför?

Fråga 10 Av vår allmänna studieplan framgår att doktoranden ska genomföra ett forskningsplansseminarium, ett mittseminarium och ett slutseminarium innan betyg sätts på själva disputationen. Nu har vi förslag på två tillvägagångssätt att dokumentera dessa moment i Ladok. Det ena är att lägga upp moduler utan omfattning. Ett annat alternativ skulle kunna vara att lägga resultatnotering på doktorsavhandling när respektive moment är genomfört. Hur har andra lärosäten gjort? Fördelar och nackdelar med de två tillvägagångssätten?

Fråga 11 Skulle ni kunna göra en punktlista på vad man ska tänka på inför terminsstart? (inkl. punkter från deltagarna på mötet) Dubbelkolla att information/instruktioner som era användare har är uppdaterad enl. den senaste versionen, och att de har kontaktinformation till er support på lärosätet Om frågor uppstår: vänd er till ladoksupporten i JIRA Kontrollera att registreringsperiod är inlagd för de kurstillfällen som studenterna ska registrera sig själva på (tänk på att masshanteringsfunktion finns för detta) Kontrollera ej hanterade antagningar Om ni använder programstruktur: spärra studenter från strukturen före ni publicerar programstrukturen Hantera studieavgifter för studieavgiftsbelagda studenter och dokumentera i Ladok Skapa kurstillfällen för alla kursversioner som ni kommer behöva omregistrera på Förbered tillfällesbyte på kurs, exempelvis för studenter som ska omregistreras på en kurs Förbered tillfällesbyte på kurspaketering, exempelvis för studenter som haft studieuppehåll och nu ska uppta studierna eller som fått anstånd med studiestart Lägg in antagning på senare del av program för studenter som blivit antagna till senare del av program och detta läggs in manuellt Etablera studenter manuellt ex. utbytesstudenter som inte etableras via NyA Anta studenter till kurstillfällen manuellt, för studenter som ska antas till kurser där antagning inte går via NyA (tänk på att masshanteringsfunktion finns för detta)

Paus

Öppet för frågor och diskussion

Tack för idag!