Avdelningsmöte 15/ Division meeting 15/1 2016

Vad händer idag? What’s on today’s schedule – besides some information? Genomgång av några viktiga KF-regler Survey of some important Division rules Gruppindelning We divide into groups Underskrift intyg om att ha läst och förstått KFs regler Signing Declaration Uppdatering av riskbedömningar Update of risk assessments

Information Organisational (Dirk) & GU (Charlotta) Ledningsgrupp: Birgitta, Charlotta, Dirk, Göran, Kristina, Per, Stina agenda & information: see Nuclear Physics breakfast: 20/1 (Yulia & LIBAF) Applications: Crafoordska stiftelsen: February 4, 16:00 NatFak (20 Mkr + 6 Mkr ESS/MAX) & LTH infrastructure: March 3 … Licentiate: Johan M, January 28, 09:00, H322 GRUB – final update for HT15! GRUB – planning for 2016! Kursplaner LUBASpp!

Genomgång av några viktiga KF-regler Survey of some important Division rules Administrativa frågor (Yulia) Administration Sammanfattning av (delvis nya) administrativa rutiner 2016 Nytt ekonomisystem Från och med 1 januari 2016 bytte ORFI till RAINDANCE. Det innebär några förändringar i våra rutiner. De gamla aktivitetsnumren ändras/översättas till nya nummer. Konteringen i LUPIN och även PrimulaRes ändras. Internfakturering kommer i försättningen registreras i RAINDANCE men hanteras i Proceedo/LUPIN. LUPP kommer att stängas och uppföljning av projekt kan göras i KUBEN. Samma KOSTNADSTÄLLE gäller!

Genomgång av några viktiga KF-regler Survey of some important Division rules Administrativa frågor (Yulia) Administration Semester/ledigheter Max sparande semesterdagar är 35 dagar. Varje år måste alla ta minst 20 semesterdagar. Flextid får inte överstiga 20 arbetstimmar vid månadens slut och vid årsskiftet får inte överstiga 30 timmar som överförts till det nya budgetåret. Semesteransökan ska skickas/registreras i PrimulaWebb i god tid. Lärarnas semester utlagd automatisk i en följd med början måndagen som infaller efter midsommarhelgen. Om ni vill ha semester vid annan tidpunkt ansöker du om detta i PrimulaWebb. Ansök senast i slutet av april så att den automatiska semesterregistreringen inte genereras. Doktorander måste ta ut hela sin årssemester.

Genomgång av några viktiga KF-regler Survey of some important Division rules Administrativa frågor (Yulia) Administration Proceedo/LUPIN Beställningen och granskningen i PROCEEDO skall konteras med nya aktivitetsnummer (16 digits inklusive dots!) från och med Snabbare hantering och granskning av fakturor i PROCEEDO/LUPIN inom rätt budgetperiod är viktigt för att kunna se hur verksamhetens ekonomi verkligen är. Alla beställningar som gjorts måste först få godkännande från sin närmaste chef.

Genomgång av några viktiga KF-regler Survey of some important Division rules Administrativa frågor (Yulia) Administration Resa i tjänst Alla resor i tjänst måste godkännas av närmaste chef innan resan bokas. Det ska vara klart innan resan vilket aktivitet som ska finansiera resan. Resan och logi skall bokas hos VIA Travel eller andra resebyrå som har avtal med LU. Information om resan skall mejlas till Yulia för underlag i Proceedo/LUPIN samt info om vilket aktivitet som finansiera resan. Reseräkningar och utlägg registreras senast 6 månader efter resan påbörjat och det skall ligga inom innevarande budgetår; man ska t.ex. registrera reseräkningar för resor genomförda i 2016 under 2016 budgetår. Personal som reser i tjänsten med LU medel skall skaffa sig ett kammarkollegiets kort. Kontakta Yulia om ni behöver detta. Glöm inte riskbedömningar inför experimentresor eller fältkampanjer.

Genomgång av några viktiga KF-regler Survey of some important Division rules Brandskydd (Göran) Fire safety Samtliga anställda ska genomgå brandskyddsutbildning vart femte år. En lista över vem som gått utbildningen och när finns anslaget på avdelningens interna hemsida under fliken ”Ansvariga ansvarsområden”. All employees must attend a fire safety course arranged by the University. The course must be repeated every 5 years. A list of who has attended the fire course is available at the Division´s internal home page. Studera alltid utrymningsplaner, även i undervisning och i annan byggnad/korridor Always inform yourself about evacuation plans, also in teaching situations and in other buildings/corridors Utrym alltid genom den närmsta utgången eller nödutgången Always evacuate through the nearest exit or emergency exit Utrymning från Rydbergsalen Evacuation from the Rydberg lecture room Notis om hantering av vanliga brandfarliga rengöringsmedel Note about common flammable cleaning agents

Genomgång av några viktiga KF-regler Survey of some important Division rules Hantering av vanliga brandfarliga rengöringsmedel (Göran) Common flammable cleaning agents Flampunkt Den lägsta temperatur vid vilken en brännbar vätska avger ånga i sådan koncentration i luft att antändbar atmosfär kan uppstå Några vanliga vätskor: VätskaFlampunkt Etanol (96%)12⁰C Aceton19⁰C Metanol10⁰C Isopropanol12⁰C (Butanol35⁰C) Vanliga tändkällor Mobiltelefoner Handverktyg Elektriska apparater Heta ytor Upphällning

Genomgång av några viktiga KF-regler Survey of some important Division rules Riskbedömningar – för din säkerhet och förbättrat resultat! (Kristina) Risk assessments – for your own safety and improved results! Riskbedömning ska göras för all verksamhet där det bedöms att det finns risker för arbetsskador, men också för andra typer av händelser t.ex. stöld och datorintrång. Riskbedömningar ska finnas för varje doktorandprojekt och för laborationer inom grundutbildningen. Risk assessment should be carried out in all cases where there is a risk of occupational injury, but also in other cases, for example, the risk of theft and computer hacking. Risk assessment must be carried out for each doctoral project and for laboratory practicals in undergraduate teaching. Riskbedömning ska uppdateras årligen Risk assessment should be updated each year

Genomgång av några viktiga KF-regler Survey of some important Division rules Riskbedömningar – undervisning (Jan (LTH) and Pavel (Nfak)) Risk assessments – teaching (Jan and Pavel) Riskbedömning undervisning Labansvarig lärare ansvarar för att riskbedömning finns tillgänglig. Ska undertecknas årligen av labhandledare. Studenter ska informeras. Risk assessments teaching The responsible teacher makes sure that risk assessments are available. Should be signed annually by lab instructor (usually PhD student). Students should be informed.

Genomgång av några viktiga KF-regler Survey of some important Division rules Arbete i kemilab (Mattias) Work in the chemistry lab Kontakta Mattias när du behöver använda något av kemilabben på Fysicum. Contact Mattias before work in the chemistry lab. För att få tillgång till kemilabben måste du ha gått igenom avdelningens särskilda säkerhetsföreskrifter med Mattias samt undertecknat tillhörande deklaration Before being given access to the chemistry labs, you must have gone through the Division’s Specific Safety Regulations with Mattias (this document) and have signed the corresponding declaration. All kemikalieanvändning och gashantering kräver att en riskbedömning fylls i. All use of chemicals and gas requires that a risk assessment be completed.

Genomgång av några viktiga KF-regler Survey of some important Division rules Arbete i kemilab (Mattias) Work in the chemistry lab Förbud att använda elektriska apparater tillsammans med brandfarlig vara (kemilab Fysicum) It is prohibited to use electrical devices together with flammable substances in the fume hoods in the B100 corridor Evakuera om ventilation i dragskåp begränsas (larm) Evacuate if ventilation in fume hoods is limited (alarm) Nyinköpta kemikalier (inklusive gaser) rapporteras till Mattias Report new chemicals (including gases) to Mattias Avfall (kontakta Mattias) Waste (contact Mattias)

Genomgång av några viktiga KF-regler Survey of some important Division rules Strålskydd (Mikael Elfman) Radiation safety Tillstånd från SSM Permission from SSM Strålskyddsregler även på engelska Radiation safety rules in English Samtliga anställda som arbetar med joniserande strålning i någon form ska genomgå Lunds universitets obligatoriska strålskyddskurs som anordnas av universitetets strålskyddsfysiker. All employees working with any type of ionizing radiation must have attended the mandatory Radiation Safety Course, arranged by the Radiation Safety Physicist at Lund University.

Genomgång av några viktiga KF-regler Survey of some important Division rules Första hjälpen (Kristina) First aid Personer som genomgått första hjälpen-utbildning har ett intyg på sina kontorsdörrar. Persons who have attended the first aid courses have a diploma on their office doors. TIPS: GÅ KURS! TIP: Take the course!

Genomgång av några viktiga KF-regler Survey of some important Division rules Incidentrapportering (Kristina) Reporting incidents Rapportera alla tillbud och händelser som kunde blivit tillbud till avdelningsföreståndaren. Då tar vi upp dem som exempel på saker som kunde ha hänt och vi förhindrar dem på det sättet att hända! All accidents and incidents, and events that could have become incidents, are to be reported to the Head of Division. In this way, we can prevent incidents and accidents from being repeated.

Gruppdiskussioner Group discussions Gruppdiskussioner Group discussions Gruppindelning: GÖRAN: Aerosol IKDC inkl Johan M (kvar i H422) JAN: LIBAF + ESS/neutron + Bengt M + Johan F (B113) KRISTINA: Astrobiogeo + 14 C + Yulia (kvar i H422) PAVEL: Grundläggande KF + undervisning UDIF (Dirks kontor)

Gruppdiskussioner Group discussions Diskussionspunkter Things to discuss 1) Frågor om kärnfysiks regler? Questions concerning the Division rules? 2) Underskrift av deklaration Singing of declariation Genom att signera intygar du att du läst, förstått och tänker följa kärnfysiks regler By signing the form you assure that you have read, understood and will follow the Division’s rules 3) Gå igenom gruppens riskbedömningar. Granska kritiskt. Något arbetsmoment som saknas? Någon risk som inte finns upptagen? Uppdatera och lämna in senast 1 februari. Discuss your risk assessments. What has been done and what needs to be done? Good ideas? Update and hand-in updated version before 1 February