Beskrivning av processen för anläggningstransporter Del av standarden BEAst Supply NeC Version 1.3, 2015-09-24.

En presentation över ämnet: "Beskrivning av processen för anläggningstransporter Del av standarden BEAst Supply NeC Version 1.3, 2015-09-24."— Presentationens avskrift:

1 Beskrivning av processen för anläggningstransporter Del av standarden BEAst Supply NeC Version 1.3, 2015-09-24

2 Byggbranschens Elektroniska Affärsstandard Transport- och maskintjänster Referensmodell i fyra lager 2 Myndigheter, vägnät, datanätverk, lagar, standarder Före Under Efter Köpare av tjänst Säljare av tjänst Godsavsändare Hämtningsställe Avtal transport- och maskintjänster Material- köpare Material- säljare Köpeavtal material Godsmottagare Lämningsställe Infrastruktur; externa faktorer Juridiskt gränssnitt Process- gränssnitt Informations- gränssnitt Avsändare Mottagare Standard- meddelan- den Gränssnitt System

3 Byggbranschens Elektroniska Affärsstandard Parter och juridiska gränssnitt MATERIALLEVERANTÖRMATERIALLEVERANTÖR ÅKERIÅKERI BYGGFÖRETAGBYGGFÖRETAG Kross Grus Betong Asfalt Projekt 2b) Avtal material Tipp 1a) Avtal tjänst och material 1b) Avtal material 3a) Avtal material och frakt 2a) Avtal tjänst 3b) Avtal frakt

4 Byggbranschens Elektroniska Affärsstandard Beskrivning; Parter och juridiska gränssnitt TypfallAvtalAvrop 1aByggföretag har avtal med åkeri om både tjänst (frakt- eller maskintjänst) och material Avrop skickas från byggföretag till åkeri för både frakt- eller maskintjänst och material 1bÅkeri har avtal med leverantör av material Avrop skickas från åkeri till materialleverantör 2aByggföretag har avtal med åkeri om frakt- eller maskintjänst Avrop skickas från byggföretag till åkeri 2bByggföretag har avtal med materialleverantör om material Avrop skickas från byggföretag till leverantör av material 3aByggföretag har avtal med leverantör av material om både frakt och material Avrop skickas från byggföretag till leverantör av material för både frakttjänst och material 3bLeverantör av material har avtal med åkeri om frakt Avrop skickas från materialleverantör till åkeri

5 Byggbranschens Elektroniska Affärsstandard Huvudprocesskarta 5 Byggprocessen Produktion Före leveransUnder leverans Efter leverans ProjekteringFörvaltning xxxx Processen avser endast relationer där det finns avtal mellan parterna Anläggnings- transporter xxxx

6 Byggbranschens Elektroniska Affärsstandard Delprocesskarta Anläggningstransporter 6 Avisering Plan Hämtning Avrop Leverans Fakturering Före leverans Nej Används plan? Ja Order Nej Tillägg / ändring? Ja Till DP Under leverans Under leverans Efter leverans Från DP Efter leverans Upp- följning Från DP före leverans Till DP Efter leverans Tilläggs- avrop förare Processen avslutad Nej Avisering överens- kommet? Ja Grund- information Processen startar

7 Byggbranschens Elektroniska Affärsstandard Delprocess: Grundinformation i form av projektdata och artikelnummer 7 Beställare Leverantör Material Leverantör Tjänst Nytt projekt Avtal upprättas Grunddata utväxlat och uppdaterat 3b. Upp- datera system 3a. Projekt- lista skapas 3a. Projekt- lista skapas Till delprocess Planering och avrop 1. Avtal tecknas Offert- hantering Artikel- hantering Offert- hantering Artikel- hantering Nej Uppdatera projektlista? Ja 2. Artikel- nummer Nej Uppdatera artikel- nummer? Ja 2. Upp- datera system

8 Byggbranschens Elektroniska Affärsstandard Beskrivning av Delprocess för att uppdatera grundinformation StegAnsvarigInput (viktigaste)OutputKommentar 1. Upprätta avtalBeställare och leverantör Anbud, behovUpprättat avtalAvtal för transporttjänster och/eller material upprättas mellan parter Grunddata om parter, artiklar och priser läggs in i system, sker normalt manuellt 2. Överenskomma artikelnummer Beställare och leverantör Artikelregister Avtal Uppdaterade systemParterna överenskommer om vilka artiklar som ska användas i ett projekt Överenskoms typ av artikelnummer. I NeC rekommenderas standardnummer från SBMI (ballast) eller Sveriges Åkeriföretag (frakter och maskintjänster) Artikelnummer kan läggas till under ett projekt 3a. Skapa och uppda- tera projektlista BeställareIntern lista över projekt Projektlista skickadUppgifter om aktuella projekt med ny avtalspart Vid ändrade eller nya uppgifter skickas uppdatering löpande 3b. Ta emot projekt- lista i system Leverantör (tjänst och material) ProjektlistaUppdaterade system hos leverantörer Tas emot elektroniskt Uppdaterar system med uppdaterad och aktuell projektinformation

9 Byggbranschens Elektroniska Affärsstandard Delprocess: Planering, avrop och tilläggsavrop från avtal om tjänst / material 9 Beställare Leverantör Tjänst / Material Delprocess Grund- information 3a. Skapa order 4. Avrops- bekräftelse 2. Avrop 5a. Uppdatera avrop Till DP Manuella avrop eller Hämtning Nej Avrop accep- terat? Ja 5b. Maku- lera avrop Plan aktuellt? 1a. Lever- ansplan Nej Ja 1b. Ta emot leverans- plan Accept utan ändring? Nej Ja 3c. Makulera avrop Nej Avrop accep- terat? Ja 3b. Ändra och skapa order Nej Leveransplan accepterad? Ja 1c. Svar på leverans- plan

10 Byggbranschens Elektroniska Affärsstandard Beskrivning av Delprocess Planering, avrop och tilläggsavrop via system StegAnsvarigInput (viktigaste)OutputKommentar 1a. LeveransplanBeställareAvtal Behov Lagd leveransplanPlan för den kommande perioden Leveransplan ska kompletteras med avrop för att resurser ska vara fast bokade Samma dokument-ID för uppdaterad plan 1b-c. Ta emot och svara på leverans- plan LeverantörLeveransplanUppdaterat system Svar om acceptans skickat till kund Leverantörens system uppdaterar planen Läser av versionsnummer Vid uppdatering ersätts hela den gamla Svarar Ja eller Nej till planen 2. Avrop från avtal om transportuppdrag och / eller material BeställareAvtal Leveransplan Behov Skickat avrop eller tilläggsavrop Avrop är en beställning utifrån avtalet som avser timmar och/eller material Avropsnumret är beställarens referens för bekräftelse, orderkvitto och faktura Endast en resurs per avropsrad 3a. Skapa order med accept LeverantörAvrop eller tilläggsavrop Registrerad orderGranskar avrop Order skapas i leverantörens system med eget ordernummer 3b. Skapa order efter ändrat avrop LeverantörAvrop eller tilläggsavrop Registrerad orderAccept efter ändring enligt avtalade ramar Order skapas i leverantörens system 3c. Makulera avropLeverantörAvrop eller tilläggsavrop Makulerad orderAvrop accepteras ej Order skapas ej i leverantörens system 4. AvropsbekräftelseLeverantör av tjänst och/eller material OrderBekräftat avropBekräftelse skickas med besked om avropet accepterats eller inte Referens till avropsnummer 5a. Uppdatera avropBeställareAvropsbekräftelseMottagen bekräftelseBeställarens system tar emot bekräftelsen och systemet uppdateras Kan inkl. slottid vid materialbekräftelse 5b. Makulera avropBeställareEj accepterat avrop eller tilläggsavrop Makulerat avrop eller tilläggsavrop Om avropet inte godkänns makuleras det Beställaren kan skapa nytt avrop, antingen till en annan leverantör eller till samma leverantör med uppdaterade önskemål

11 Byggbranschens Elektroniska Affärsstandard Delprocess: Manuella avrop från beställare till leverantör (ej förare) 11 Beställare Leverantör Tjänst / Material DP Planering och avrop 2.Skapa order 1. Manuellt Avrop Nej Avrop accep- terat? Ja Till DP Hämtning

12 Byggbranschens Elektroniska Affärsstandard Beskrivning av delprocess för manuella avrop StegAnsvarigInput (viktigaste)OutputKommentar 1. Manuellt avropBeställareAvtal Behov Överenskommelse om orderKund lägger manuellt avrop (telefon, mail) Kund och leverantör kommer överens Om accept är avrop lagt, dock ingen elektronisk bekräftelse 2. Skapa orderLeverantör av tjänst och/eller material Manuellt avropRegistrerad orderOrder registreras manuellt i leverantörens system med eget ordernummer Bekräftelse endast i telefonbeställningen Därefter fortsätter processen enligt delprocessen för hämtning och inkluderar övrigt meddelandeutbyte enligt standarden.

13 Byggbranschens Elektroniska Affärsstandard Delprocess: Hämtning av vägt material 13 Beställare Leverantör Material Leverantör Tjänst Förare DP Plane- ring och Avrop Samt manuella avrop 4. Vägning 6a. Upp- datera order 5b. Ta emot vågsedel Nej Skicka fil? Ja 5a. Skapa vågsedel Till DP Leverans eller Avisering 2. Hämt- ningstid 3. Hämt- ning Nej Finns slottid? Ja 5c. Ta emot vågsedel 6b. Skapa vågsedel Kopia till beställare? Ja 1. Plane- ring

14 Byggbranschens Elektroniska Affärsstandard Beskrivning av Delprocess Hämtning av material StegAnsvarigInput (viktigaste)OutputKommentar 1. PlaneríngLeverantör tjänst Bekräftad materialorder HämtningsuppdragI vissa fall, fr.f.a. morgnar, tilldelar materialleverantören en slottid, annars sker hämtning av vägt material löpande 2. Mottaga instruktionFörareHämtningstidPlanerad körningFöraren får planerad tid för hämtning 3a. HämtningLeverantör av tjänst Materialorder Intern planering Lastat fordonOm slottid ej finns planeras uppdraget internt och föraren aviseras Lastning sker av beställt material 4. VägningMaterial- leverantör MaterialorderVågsedelSystemet skapar en vågsedel 5a. Skicka vågsedelMaterial- leverantör Vägd lastVågsedelMeddelandet vågsedel skickas Ingen vågsedel på papper ska behövas 5b. Vågsedel till leverantör av tjänst Material- leverantör e-vågsedelUppdaterat systemVågsedel skickas alltid till åkeri Uppdateras i systemet hos leverantören av tjänsten 5c. Vågsedel till beställare Material- leverantör e-vågsedelUppdaterat systemSkickas till beställare om så är angivet i avrop Uppdaterar beställarens system 6a. Uppdatera orderFörareVågsedel på papperData inläst till handdatorFörare lägger manuellt in data från vågsedel i handdator Vågsedelsdata skickas från handdator till bokningssystem 6b. Skapa e-vågsedelLeverantör av tjänst Data från föraree-vågsedel skapad i systemI systemet hos leverantören av tjänsten skapas en e-vågsedel Skickas till kunden

15 Byggbranschens Elektroniska Affärsstandard Delprocess: Avisering av leverans (ej maskintjänster) 15 Beställare Leverantör Tjänst Förare DP Hämt- ning 1. Skicka ankomst- avisering 2. Planera mottagning 4. Avvi- kelse- signal 5. Avvi- kelse- besked Till DP Leverans av material Nej Avvik- else? Ja 3. Leverans startar 6. Upp- datera system

16 Byggbranschens Elektroniska Affärsstandard Beskrivning av Delprocess Avisering (ej maskintjänster) StegAnsvarigInput (viktigaste)OutputKommentar 1. Skicka ankomst- avisering Leverantör av tjänst Material hämtat Leverans ska starta Ankomstavisering skickadAnkomstavisering skapad från avrop och e-vågsedel Ankomstavisering skickas till kund Uppgift om ankomsttid, typ av material och kvantitet 2. Planera mottagningBeställareAnkomstaviseringUppdaterat systemAviseringen uppdaterar byggföretagets system och skapar underlag för planering 3. Leverans startarFörareIntern uppdragsorder Pågående leveransKörning startar från leverantör av material 4. Rapport om avvikelse FörareHändelseMeddelande till bokningssystem Föraren identifierar avvikelse mot order och genererar meddelande till bokningssystem Avvikelse avser främst tid 5. AvvikelsebeskedLeverantör av tjänst Meddelande från förare Avvikelsebesked skickatFörarens meddelande om avvikelse uppdaterar bokningssystemet Avvikelsebesked skapas och skickas till kund som kan planera om Telefon eller meddelande enligt överenskommelse mellan Beställare och Leverantör av tjänst 6. OmplaneringBeställareAvvikelsebeskedUppdaterat systemAvivikelse uppdaterar byggföretagets system och skapar underlag för planering

17 Byggbranschens Elektroniska Affärsstandard Delprocess: Leverans av vägt material, tjänster och tillägg 17 Beställare Leverantör Tjänst Förare 1. Ankomst DP Hämt- ning och Avisering 2. Mot- tagning 4b. Avvi- kelse- hantering Till DP Fakturering Ja Avvikelse? Nej 6. Uppdat- ering av system 4a. Klar- markering 5. Order- kvitto 4c. Utred- ning 3. Godkän- nande 7. Svar på orderkvitto Ja Avvikelse? Nej Till DP Uppföljning

18 Byggbranschens Elektroniska Affärsstandard Beskrivning av Delprocess Leverans StegAnsvarigInput (viktigaste)OutputKommentar 1.AnkomstFörareOrderKlart för lossningFöraren ankommer byggarbetsplats 2. MottagningBeställareAnkommen leverans Ankomstavisering Mottagen leveransLeveransmottagare granskar ankommen leverans mot avrop 3. GodkännandeBeställareGodkänd leveransSignerad orderLeveransmottagaren godkänner leverans Kan t.ex. ske genom att signera på handdatorns skärm 4a. KlarmarkeraFörareGodkänd leveransAvslutat uppdragVid godkänd leverans skickar föraren uppdatering till system 4b. AvvikelsehanteraBeställare och förare Ej godkänd leveransSkapad avvikelseLeveransmottagare godkänner ej leverans Felärende, meddelas leverantör av tjänst 4c. Utreda avvikelseLeverantör och beställare Mottagen avvikelseUppdaterat systemBeställare och leverantör kommer överens System uppdateras 5. Avrapportera uppdrag Leverantör av tjänst Order Utfört uppdrag Avrapporterat uppdragOrdern uppdateras och rapporteras i form av orderkvitto till beställaren Eventuella avtalade tillägg specificeras Varje leverans är en orderrad (en avrops- rad hos beställaren kan bli flera order hos transportören). Undantag är nollrader för referens till mer än en vågsedel Kod anger om uppdraget är klart eller delrapporteras 6. Uppdatera systemBeställareOrderkvitto Uppdaterat avrop Uppdaterat systemUppdraget registrerat och avrapporterat i beställarens system 7. Svar på orderkvittoBeställareSvar om orderkvitto ok eller ej Om ok är uppdrag klart för fakturering

19 Byggbranschens Elektroniska Affärsstandard Delprocess: Muntligt tilläggsavrop via förare 19 Beställare Leverantör Tjänst Förare Delproce ss Avrop 2. Ta emot tillägg 1. Tilläggs- avrop 3. Upp- datera order Till DP Hämtning 4. Avrops- bekräftelse 6. Upp- datera avrop 5. Ta emot bekräftelse

20 Byggbranschens Elektroniska Affärsstandard Beskrivning av Delprocess Tilläggsavrop via förare StegAnsvarigInput (viktigaste)OutputKommentar 1. TilläggsavropBeställareBekräftat avrop Ökat behov TilläggsavropEtt förändrat behov har uppstått Läggs endast vid ändring av kvantitet. Vid nytt projektnummer läggs i stället nytt avrop Tas upp av beställaren med föraren 2. Ta emot tilläggFörareTilläggsavropGranskat tilläggsavropLäggs in i handdator och skickas till trafikledningen 3. Uppdatera orderLeverantörenTilläggsavropRegistrerad orderOrder uppdateras i leverantörens system Behandlas i systemet 4. Bekräfta tilläggsavrop LeverantörenAv föraren godkänt tilläggsavrop Skickad bekräftelse på tilläggBekräftelse skickas till beställaren med referens till avropsnummer och rad i avropet Förare uppdateras 5. Ta emot bekräftelseBeställareBekräftelse på tilläggsavrop Mottagen bekräftelseBeställarens system tar emot bekräftelsen 6. Uppdatera avropBeställareAccepterat avropUppdaterat avropTilläggsavropet uppdateras i beställarens system

21 Byggbranschens Elektroniska Affärsstandard Delprocess: Fakturering av uppdrag 21 Beställare Leverantör Tjänst Uppdrag klart Nej Godkänns? Ja 2. Ta emot och granska DP Leverans 3a. Upp- datera system 3b. Rek- lamation 1. Skapa faktura 4. Överens- kommelse

22 Byggbranschens Elektroniska Affärsstandard Beskrivning av Delprocess Fakturering StegAnsvarigInput (viktigaste)OutputKommentar 1. Skapa fakturaLeverantörAvslutat uppdrag Orderkvittens Skickad fakturaLeverantören skapar en fakturarad per orderrad. Fakturan innehåller referensnummer och radnummer för att underlätta mottagarens hantering. Kan vara debetfaktura och kreditnota 2. Ta emot och granska faktura BeställareOrderkvittens Avtal Registrerat underlagLäses in i byggföretagets system för matchning och hantering 3a. Uppdatera systemBeställareGodkänd fakturaUppdaterat systemOm underlaget är godkänt uppdateras systemet avropet som klart för betalning 3b. ReklameraBeställareEj godkänt underlagReklamerat uppdragReklamation skickas till leverantör Uppdateras i system 4. ÖverenskommaLeverantör Beställare Reklamation Orderkvittens ÖverenskommelseLeverantör och kund kommer överens om reklamation Kreditnota om så överenskommits

23 Byggbranschens Elektroniska Affärsstandard Delprocess: Uppföljning 23 Rapport- mottagare Rapport- avsändare 1. Ta fram rapport DP Leverans och Faktu- rering 2. Ta emot rapport 3. Analys Uppföljning klart 4. Åter- koppling / Åtgärd

24 Byggbranschens Elektroniska Affärsstandard Beskrivning av Delprocess Uppföljning StegAnsvarigInput (viktigaste)OutputKommentar 1. Ta fram rapportUtfärdare av rapport Orderkvitto, faktura m.m. Historik Rapport för uppföljningKan avse t.ex. prognosriktighet, miljöparametrar och avvikelser Avser överenskommen period Rapporter ska överenskommas i affärsavtalet Standardrapport enligt BEAst-meddelande 2. Ta emot rapportMottagare av rapport RapportUnderlag för analysFör utvärdering och sammanställning 3. AnalysMottagare av rapport Underlag för analysSlutsatsMottagen rapport behandlas Beräkningsgrund enligt avtal eller aktuell standard Resultat och slutsatser av analys sammanställs 4. Återkoppling / Åtgärd Rapport- mottagare AnalysRapportRelevanta åtgärder vid behov

25 Byggbranschens Elektroniska Affärsstandard 25 Informationsflöde för NeC. Förekommer i olika former beroende på avtalsförhållanden Faktura Avrop Bekräftelse Leveran- tör Bestäl- lare Leveransplan Orderkvitto Avisering Våg- och tippsedel Svar på orderkvitto Svar på leveransplan

26 Byggbranschens Elektroniska Affärsstandard 26 Vilka meddelanden som ska användas bestäms bilateralt från fall till fall per avtalsrelation Meddelanden för en kund i olika avtal Frakt och material Endast frakt Endast material Maskin- tjänst LeveransplanXXXX Svar lev.planXXXX AvropXXXX BekräftelseXXXX Våg o tippsedelXXXX AviseringXXXX OrderkvittoXXXX Svar orderkvittoXXXX FakturaXXXX Alla meddelanden kan egentligen användas i alla slags relationer även om de är olika vanligt förekommande. I exemplet har parterna valt ut vissa meddelanden och de som är gråmarkerade används ej.