VESSA 2009. VESSA Vårt Eget SystemStöd för Ansökningar Varför? Myndighetsbeslut (regleras i bl.a. HF & Myndighetsförordningen) HSV:s granskningar Statistik.

En presentation över ämnet: "VESSA 2009. VESSA Vårt Eget SystemStöd för Ansökningar Varför? Myndighetsbeslut (regleras i bl.a. HF & Myndighetsförordningen) HSV:s granskningar Statistik."— Presentationens avskrift:

1 VESSA 2009

2 VESSA Vårt Eget SystemStöd för Ansökningar Varför? Myndighetsbeslut (regleras i bl.a. HF & Myndighetsförordningen) HSV:s granskningar Statistik (nödvändig bl.a. för förbättringsprocesserna) Rättsäkerheten (Rättvisa – Information – Regelverk – Överklagande) Antal ärenden som ska hanteras har ökat dramatiskt de senaste åren Antal studenter har ökat med 50% de senaste 5 åren Spar tid genom enklare hantering

3 VESSA Vårt Eget SystemStöd för Ansökningar Några grundteser: Inga pappersblanketter Mycket svagt processtöd Mycket stark processdokumentation All personal på BTH kan vara handläggare/beslutsfattare Handläggare kan fatta beslut i annans namn Sökande följer ärendet och läser/tar del av beslutet på webben Successivt införande Handläggargränssnitt endast på svenska All text som riktar sig mot den sökande är alltid både på svenska och engelska. Notifieringar via mail till sökande och handläggare

4 VESSA 2010 Nu är vi igång

5 VESSA VESSA är ett nytt ärendehanteringssystem med syftet att underlätta studieadministrativa processer för samtliga parter. (student/beslutsfattare) Målet är att föra in ”samtliga” studieadministrativa blanketter i systemet. Kursbevis Anstånd Studieuppehåll Tillgodoräknanden Ansökan om omregistrering på kurs Ansökan om omregistrering på program Antagning till senare del av program

6 FÖRDELAR MED VESSA Rättssäkert Transparent Snabbt Enkelt 24h åtkomst Miljövänligt Kvalitetssäkring Myndighetsansvar Kontroll Insyn Delegeringsmöjlighet TillförlitligtBeslutsfattareETT SYSTEM! VESSA

7 OLIKA PERSPEKTIV En väg in Enkelt Snabbt Flexibelt 24h Access Finns på en plats Ingen pappershantering Delegationsrätt Rättssäkert Transparent

8 VESSA PROCESS 12 Ärendet handläggs eller omfördelas till ”rätt” beslutsfattare”. 3 Komplettering LADOKDIARIE Studenten fyller i en web- blankett som förs in i VESSA. E-post bekräftelse skickas för verifiering, varefter ärendet skapas Komplettering begärs av studenten VESSA-koordinatorn fördelar ärendet till ”rätt” beslutsfattare. VESSA Beslut Ärendet AVSLUTAS

9 Studentens perspektiv 1.Fyller i begärda uppgifter via www.bth.sewww.bth.se 2.Får bekräftelse som skall besvaras inom 48h 3.Efter bekräftelsesvar aktiveras ärendet, ärendenummer tilldelas och en inloggningslänk 4.Studenten kan följa och komplettera sitt ärende 5.Ärendet avslutas med Bifall, Avslag eller Avvisning

10 Beslutsfattares perspektiv 1.Ärendet tilldelas av VESSA koordinatorn och hamnar i mappen ”Nytilldelade”. 2.Beslutsfattaren omfördelar eller handlägger ärendet enligt Bifall, Avslag eller avvisning 3.Vid omfördelning kan även notifieringsmail sändas till den nya beslutsfattaren. 4.Beslutsfattaren ärende överblickas enligt: – Mina ärenden – Nyinkommet – Obeslutade – Beslutade – Avslutade

11 Omfördelningsprocessen i VESSA STUDENTEN VESSA KOORDINATOR VESSA MAM KOORDINATOR DSN KOORDINATOR HAL KOORDINATOR COM KOORDINATOR XYZQNRVCAK ING KOORDINATOR

12 VESSA STUDENT PERSPEKTIV

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23 VESSA BACK OFFICE

24 VESSA är uppdelat i en ”mappstruktur”. Genom den kan man enkelt och snabbt få en överblick över ärenden sorterade efter: Mina ärendenNyinkommetObeslutadeBeslutadeAvslutadeÖversikt Ärendet i dagar Datum för ärendet Ärendets nummer Ärende typ Ärendet avser

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34 VESSA på www.bth.se På studerandeavdelningens sida under personal kan du läsa mer om VESSA och se bl.a. instruktionsvideos. – Allmänt – Blanketter – Rutiner – FAQ