Vad är ett informationssystem?

En presentation över ämnet: "Vad är ett informationssystem?"— Presentationens avskrift:

1 Vad är ett informationssystem?

2 Vad är ett informationssystem?
Informationssystem: datoriserat system som stödjer en organisations informationsförsörjning Informationssystem presenterar Användare avbildar Vi börjar med att ge en första, preliminär definition av vad ett informationssystem är för något. Och säger att ett informationssystem är ett datoriserat system som stödjer en organisations informationsförsörjning. Man kan tänka på detta som att ett informationssystem avbildar, avspeglar en verksamhet som försiggår ute i en organisation. Informationssystemet skall alltså kunna ge en bild, en representation av det som finns i verksamheten. %%Låt datorfönstret fyllas av en bild av fabriken Den här representationen skall informationssystemet kunna presentera för en användare. Den presentationen kan ta sig olika former, data, listor, diagram, grafer, o.s.v. Vad informationssystemet gör är att det visar upp en bild av verksamheten för en användare, så att användaren kan få kunskap om verksamheten genom att studera informationssystemet istället för att direkt studera verksamheten. Verksamhet

3 Exempel på informationssystem
Orderhantering Lagerhantering Fakturering Ett av de äldsta och mest klassiska exemplen på informationssystem är order- lager och faktureringssystem. Kunder lägger order till ett företag på produkter de vill ha levererade och företaget behöver då bland annat hålla reda på vilka kunder som finns, deras adresser, vad de beställt, vilka order som är hanterade. För lagerhanteringen behöver företaget veta lagersaldo för olika varor, var någonstans varorna är placerade, vilka leveranser som är på väg in och vilka leveranser som skall ut till kunder. Fakturering innebär att kräva betalt av kunder och man behöver då hålla reda på faktureringsbelopp, vilka fakturor som betalats, förfallna fakturor m.m. Informationssystemet skall kunna lagra alla dessa uppgifter och presentera dem för olika användare av systemet.

4 Exempel på informationssystem
Platsbokning Flygresor Medicinska behandlingar Personaladministration Banksystem Informations system Ett annat vanligt exempel på informationssystem är platsbokningssystem. Det kan vara inom helt olika områden som för flygresor eller medicinska behandlingar, men själva platsbokningen går till på ungefär samma sätt oberoende av domänen. Det här exemplet illustrerar hur ett informationssystem kan användas för att koordinera, samordna olika människors aktiviteter. Det kan ju vara så att flera olika anställda bokar in resenärer på samma flight, och då måste man se till att inte två anställda bokar in var sin resenär på samma flygplansstol, och för detta behöver man ett informationssystem. Ett annat exempel på informationssystem, som finns i praktiskt taget alla organisationer, är system för personaladministration. Där behöver man hålla reda på vilka anställda som finns, deras löner, adresser, arbetstider m.m. Några av de största informationssystemen är banksystem, eller mer generellt finansiella informationssystem. De håller reda på en banks kunder, konton, transaktioner på kontona som intag och utsättningar. De här systemen kan behöva hantera mycket stora volymer, ibland miljontals transaktioner varje dag.

5 Typer av system Transformationssystem Reaktiva system signalerar
Nu har vi sett på några exempel på informationssystem. Ett annat sätt att få kläm på vad informationssystem är kan vara att jämföra och kontrastera dem mot andra typer av IT-system. Ibland ser man en uppdelninga av IT-system i tre olika klasser: informationssystem, transformationssystem och reaktiva system. Ett transformationssystem tar ett input, gör en transformation på detta input och levererar ett output. Det kan vara att utifrån källkod generera exekverbar kod, eller att transformera ett Word-dokument till ett pdf-dokument. Ett reaktivt system är ett IT-system som direkt påverkar och kontrollerar en fysisk omgivning. Ett exempel är ett ATC-system, Automatic Train Control. Ett sådant system mottar signaler från omgivningen, från tågen som signalerar var de befinner sig, vilken hastighet de har m.m. ATC-systemet kan baserat på denna information gå in och direkt påverka tågen, t.ex. Genom att slå på bromsar, strypa strömförsörjningen eller lägga om växlar. Systemet påverkar alltså omedelbart sin omgivning. Det här är förstås ett något förenklat synsätt och de flesta system är en kombination av samtliga dessa tre typer av system, men indelningen kan ändå hjälpa till att ge en känsla för vad som kännetecknar informationssystem. %% Låt bilden innehålla alla tre typer av system påverkar signalerar till

6 Egenskaper hos informationssystem
Komplexitet hos algoritmer Låg Hög IS Transformationssystem Komplexitet hos datastrukturer Ett annat sätt att få en förståelse för informationssystem är att jämföra dem med andra typer av system utifrån ett antal egenskaper. En sådan egenskap är komplexiteten hos algoritmerna i systemen. Informationssystem arbetar ofta med relativt enkla algoritmer av typen summeringar och sammanställningar, medan transformatonssystem, t.ex. En kompilator, kan behöva mycket komplexa algoritmer. Datastrukturerna i ett IS är däremot ofta mycket komplexa, det beror på att informationssystemet skall avbilda och representera en omgivning på ett detaljerat sätt, vilket leder till att man får stora datastrukturer med många kopplingar. Många transformationssystem har däremot inte behov av komplexa datastrukturer utan arbetar med t.ex. Strängar eller matriser. Låg Hög Transformationssystem IS

7 Egenskaper hos informationssystem
Grad av kontroll över omgivningen Låg Hög IS Reaktiva system Ett informationssystem har normalt ingen direkt kontroll över sin fysiska omgivning i motsats till reaktiva system som omedelbart kan ingripa och påverka omgivningen, t.ex. Ett kontrollsystem i ett kärnkraftverk som kan stänga av en reaktor om problem uppstår. Däremot kan ett IS indirekt påverka sin omgivning via människor och organisation. Ett IS har därmed omfattande och ofta komplex interaktion med de människor som använder systemet. Många transformationssystem däremot, t.ex. Kompilatorer har mycket mindre och enklare interaktion med sina användare. Interaktion med människor och organisation Låg Hög Transformationssystem IS

8 Varför informationssystem?
1. Koordinera aktiviteter 2. Kontrollera, övervaka 3. Ge underlag för beslut Strategisk Taktisk Operationell 4. Effektivisera, automatisera 5. Nya tjänster/produkter 6. Nya organisationsformer Organisationsnivåer Informationssystem har idag en enorm spridning och används av nästan alla organisationer, och de flesta individer kommer dagligen i kontakt med ett eller flera informationssystem. Man kan då fråga sig varför IS blivit så populära. Ett grundläggande svar är att IS behövs för att samordna, koordinera aktiviteter. Om t.ex. Flera anställda skall boka in resenärer på en flight så behöver de koordinera sina aktiviteter så att inte två resenärer hamnar på samma stol. Och då använder man typiskt ett informationssystem som håller reda på vilka bokningar som gjorts. En annan uppgift för IS är att kontrollera och övervaka en verksamhet. Exempelvis kan ett lagerhanteringssystem ge en signal när lagersaldot för en viss vara understiger en viss nivå så man ser till att då lägga en beställning. Ett annat exempel är ett kvalitetskontrollsystem som signalerar då felprocenten i ett visst produktionssteg blivit för hög. Man kan också använda IS för att ta fram underlag för beslut. Man brukar prata om att man i en organisation tar beslut på olika nivåer. Operationellt, taktiskt och strategiskt. På den operationella nivån tar man beslut som rör den dagliga verksamheten på mycket kort sikt – i en högskola skulle det kunna vara att bestämma hur många kurskompendier man skall trycka upp till en viss kurs eller hur man skall dela in studenter i seminariegrupper. På taktisk nivå tar men beslut som har en mer långsiktig effekt men som inte påverkar organisationens inriktning eller karaktär. T.ex. Att bestämma vilka kursmoment som skall ges ett visst läsår och hur de skall schemaläggas. På strategisk nivå tar man beslut som avgör vad organisationen på sikt skall arbeta med och vilken profil den skall ha. På en högskola kan det vara att bestämma vilka ämnesområden skolan skall vara verksam inom, om man skall satsa främst på grundutbildning eller på forskning eller på samverkan med näringsliv eller någon kombination av dessa. IS kan göra nytta genom att ge underlag för beslut på samtliga dessa tre nivåer. När man började införa informationssystem, på 60- och 70-talen var den främsta anledningen att man ville effektivisera verksamheter, ofta genom att försöka helt automatisera vissa arbetsuppgifter, t.ex. Utskrifter av fakturor eller lönebesked. Under de senaste åren har IS däremot allt mer börjat användas av organisationer för att de skall kunna erbjuda nya tjänster och produkter åt sina kunder. Ett exempel är internetbanker som gör det möjligt för människor att sköta sina affärer på ett helt annat sätt än tidigare, nämligen via webben. Ett annat exempel är automatbeställning av taxi, där kunden inte behöver tala med en telefonist utan ett IS vet om från vilken adress kunden ringer och därmed kan skicka bilen dit. Slutligen kan IS användas för att skapa nya organisationsformer – mer om det på nästa bild.

9 Nya organisationsformer
Virtuella företag Marknadsplatser Ett exempel på en ny organisationsform, som i praktiken skulle vara omöjlig utan informationssystem, är virtuella företag. Ett virtuellt företag är ett företag som inte har någon egen produktion, ingen egen distribution och ingen egen marknadsföring. Istället lägger det virtuella företaget ut alla dessa uppgifter på andra företag. Det virtuella företaget självt kanske bara tar emot order från kunder och sedan uppdrar det åt sina partners att tillverka det kunderna beställer och skicka ut det till dem. Det är uppenbart att ett virtuellt företag, liksom dess partners, behöver informationssystem för att kunna arbeta på det här sättet. En annan ny organisationsform är elektroniska marknadsplatser. Dessa har kommit till stånd för att lösa ett problem som många företag har, nämligen att de inte vet vilka leverantörer som finns och som kan erbjuda vilka produkter och till vilka priser. För att enkelt kunna få tillgång till sådan information kan man använda elektroniska marknadsplatser. Här kan företag annonsera vilka produkter de kan erbjuda och till vilka priser och villkor. Andra företag kan söka i denna information och ta kontakt med potentiella leverantörer. Ett företag kan också annonsera vilka produkter det önskar köpa, och leverantörer kan lägga offerter på detta i ett auktionsförfarande. Den elektroniska marknadsplatsen är i sig ett IS och självklart behöver alla företag som skall utnyttja den också egna IS. Consumer Retailer Supplier

10 Definition av informationssystem
Datoriserat system som stödjer arbete och kommunikation av formaliserad information inom en organisation ? ? ? Nu har vi tittat på varför man behöver informationssystem, vad som är typiska egenskaper hos informationssystem samt hur dessa system skiljer sig från andra typer av system. Vi skall nu försöka ge en mer precis definition av ”informationssystem” och säger ... Är det här en bra definition? Eller finns det några fel eller tveksamheter i den? Ja, det finns åtminstone tre saker man kan ifrågasätta. Det första är att det står att ett informationssystem måste vara datoriserat. I praktiken är det inte någon invändning eftersom alla informationssystem idag använder datorer och informationsteknik. Men rent principiellt kan det förstås finnas IS som inte använder IT. Historiskt har det ju funnits IS i årtusenden, men då använde man kortregister eller liggare eller stentavlor istället för databaser. Och man använde brevduvor eller kurirer istället för eller fax. Men det var likafullt informationssystem som fanns då. En större invändning mot definitionen är att det står att det måste vara formaliserad information. Traditionellt har informationssystem främst hanterat formaliserad information, t.ex. Uppgifter om anställda i tabellform. Men idag blir också mer oformaliserad, ostrukturerad information viktig att ta hand om, exempelvis dokument och mail som innehåller vanlig text i naturligt språk. Ett exempel är konferenssystem som innehåller huvudsakligen textdokument med oformaliserad information. En tredje invändning är att det sägs att ett IS bara används inom en organisation. För 10 eller 20 år sedan stämde det i stort sett att IS bara användes inom en organisation, det var alldeles för komplicerat att få flera organisationer att använda system gemensamt. Men idag blir IS allt viktigare för att binda samman organisationer. Det handlar alltså om att stödja arbete och kommunikation både inom och mellan organisationer. ?