ADMINISTRATIVA HJÄLPEN

En presentation över ämnet: "ADMINISTRATIVA HJÄLPEN"— Presentationens avskrift:

1 ADMINISTRATIVA HJÄLPEN
LAGAR HANDBÖCKER BLANKETTER ARTIKELLISTA TMU HJÄLPMEDEL VISSA RITUALER M.M. Allt detta finns på hemsidan Under Login Användare: ADMhelp Pw: faq2006

2 MEDLEMSREGISTRET FASTA UPPGIFTER REGISTRERAS ENDAST EN GÅNG AV LOGEN
Det är normalt Logens PS som sköter medlemsregistret. Ingen annan kan registrera medlemmarnas grunduppgifter. Det är missförstånd att tro att man kan sköta denna registrering på annat håll. Ordna gärna en kvalitetsgrupp, som hjälper PS att kontrollera kvaliteten i registret. FASTA UPPGIFTER REGISTRERAS ENDAST EN GÅNG AV LOGEN ÖVRIGA TILLFÖR SPECIFIK INFORMATION

3 Vid varje logemöte ska, innan logen öppnas, en information ges om nödutgångar och förfarande vid brand samt uppsamlings-plats efter utrymning. Lagkrav ! När systrarna/bröderna träder in i Ordenssalen tar Yttre Vakt med sig närvaroboken och lämnar till UM. Viktigt att komma ihåg att även ÄM ska skriva in sig! Punkternas rubriker ska antingen läsas eller – om föredragningslistan finns tryckt och utlagt – punkternas nummer. ÖM kan t.ex. säga: ”Idag har jag uteslutit punkterna - ej paragraferna xx och yy från logens förhandlingar”. I det fallet bör ÖM säga att ärenden under dessa punkter tas upp under Andragande till Orden och logens bästa. Vissa punkter är obligatoriska och får aldrig strykas. Detta gäller punkterna 1, 3, 6 samt FÖREDRAGNINGSLISTAN Steg 1 och 2 ver 501

4 Försammanträdet Inför varje logemöte bör ÖM samla alla tjänstgörande för en genomgång av det som kommer att ske under mötet. Man går igenom de ärenden som ska föredras och av vem, samt vilka ärenden som eventuellt skall beslutas av logen Om någon ÄM inte är närvarande, utser ÖM tjänstgörande pro tempore. ÖM informerar logen före logens öppnande om vilka som utsetts. Frånvarande och tjänstgörande antecknas i protokollet som bilaga. Var beredd på att en logemedlem kan bli akut sjuk under ett möte. ÄM bör tala igenom detta på sitt första ÄM-möte. Följande gäller: - ÖM agerar omedelbart och har ansvar för hur situationen vidare hanteras. - Logen är automatiskt i dispens. - ÖM ser till att i första hand medicinskt kunnig ingriper. Använd hjärtstartare om personen är medvetslös. (Att använda en modern Hjärtstartare kräver inga förkunskaper. Den helautomatiska utformningen på hjärtstartaren gör att man inte kan skada någon genom användning.) - Tillkalla omedelbart ambulans om läget så kräver - Vid ambulanstransport följer annan logemedlem med till sjukhuset. - Anhöriga meddelas ÖM avgör hur logen fortsätter eller avslutas på ett värdigt sätt.

5 I Ordenssalen ska vid logesammanträde finnas:
ALL HB Stadgar för att kunna hämta information ur, om en fråga kommer upp, som kräver klarläggande ur regelverket. ”Plattan” kommer. B31 kommer att vara pilotloge för detta projekt Allmän lag för loger (ALL) Handbok för ämbetsmän i loge Logens stadgar

6 Föredragningslista Logen öppnas Obligatorisk punkt.
Logen öppnas ritualenligt. Eventuella gästande STÄM eller DSS förs in och hälsas med hedershälsning. NYTT! Gästvärden (= StRepr) går in sist. Går till sin plats och deltar i hedershälsningen. Ritualboken beskriver hur detta går till. Ytterligare information finns i HB kap. 17 sid 1.

7 Föredragningslista 2. Godkännande av protokoll från föregående sammanträde Förslag till protokoll har minst en vecka tidigare lagts på logens webbplats. Det har också legat framme i Ordenslokalerna en timme före sammanträdets öppnande. ÖM frågar logen om det finns något att tillägga eller förändra i protokollet. Om så ej är fallet förklarar ÖM att protokollet är godkänt. Om det finns ändringar ställer ÖM frågan om protokollet kan godkännas efter ändring i §nn. Se HB kap 17 sid 1.

8 Föredragningslista 3. Finanssekreterarens punkt:
a) inbetalning till FS b)FS:s rapport samt redogörelse av antalet medlemmar som inte är gottstående Obligatorisk punkt. Punkten 3 a) finns för att medlem ska ha möjlighet att göra sig gottstående. Varför? (man måste vara gottstående för att ha rösträtt) Om någon vill betala förklarar ÖM logen i dispens medan detta sker. Under punkt 3 b) redovisar FS sin rapport (månadsvis i allmänhet). Därefter upplyser FS logen om hur många medlemmar som i inte betalt sina avgifter Påpeka: Dispens betyder inte att allmänt prat är tillåtet!

9 4. Skattmästarens punkt: Utanordningar av räkningar
Föredragningslista 4. Skattmästarens punkt: Utanordningar av räkningar och SkM:s rapport SkM får inte verkställa utbetalningar, utan att till logen dessförinnan utanordnat beloppen. SkM rapporterar vid varje sammanträde alla utbetalningar som ska göras. UNDANTAG: Sommarmånaderna, då SkM vid sista vårsammanträdet ges fullmakt att under sommaren utbetala budgeterade utgifter. Omedelbart efter sammanträdet ska SkM:s rapport samt ett exemplar av grundboksnoteringarna för perioden överlämnas till DN för bokföring. HB kap. 17 sid 3 ger ytterligare information.

10 5. Klubbmästarens rapport
Föredragningslista 5. Klubbmästarens rapport Klubbmästaren ska informera om kommande arrangemang i klubben. (HB kap 17). Dessutom ska klubbmästaren en gång per månad lämna rapport över klubbverksamhetens intäkter och kostnader. För loge som anlitar extern restauratör och inga pengar hanteras är denna uppgift inte aktuell.

11 Föredragningslista 6. Sjuk eller nödställd medlem
a) Ny anmälan om sjuk eller nödställd medlem b) Utnämning av, berättelse från samt avslut av sjukutskott C) Biståndsfrågor Obligatorisk punkt. Punkten a) innebär att om medlem får vetskap om att någon broder/syster drabbats av sjukdom rapporteras detta i logen. Dödsfall När ÖM får kännedom att en medlem avlidit ska ÖM först av allt kontrollera att informationen är korrekt. Därefter ska ÖM undersöka om de anhöriga har behov av ett ekonomiskt bidrag till begravningen. I så fall samråder ÖM med biståndsutskottets ordförande och utanordnar omedelbart ett lämpligt belopp. Vid lämpligt tillfälle tas frågan om viken typ av representation vid begravning som önskas. Återställande av regalier, broscher, hederstecken, nycklar och återköp av ringar. Kontrollera om ritualböcker ed. finns utkvitterade för hemmabruk Biståndsfrågor Bistånd kan dels vara ekonomiskt stöd och dels andra stödjande insatser som logemedlem , medlems anhöriga eller efterlevande till medlem kan behöva. Hur biståndsfrågor hanteras framgår tydligt i ALL § 76 samt i HB kap 17 sid 4.

12 Kort paus Skiftbyte

13 Föredragningslista Medlemskap
7a. Upphörande av medlemskap i loge eller Orden a) Upphörande av medlemskap b) Ny ansökan, utnämning av ordförande i undersökningsutskott, ballotering av tidigare inkommen ansökan om upptagning i Orden och logen Under punkterna 7b) och 7e) samt återinträde under 7c) röstar logen genom balloteringen. Övriga utfärdade dokument och händelser anmäls endast för logens kännedom av ÖM.

14 Föredragningslista Medlemskap
c) Anmälan om övergång från annan loge och återinträde i Orden d) Anmälan om logebrev eller certifikat för övergång till annan loge e) Förslag om kallelse till högre grad ballotering Utträde med protokollsutdrag: Punkt a) och d) Upphörande av medlemskap: Medlem som utträder ur loge och Orden får protokollsutdrag. Utträde med avgångsbrev: Medlem, som utträder ur loge men kvarstår i Orden får avgångsbrev, om månadsavgiften är betald till dagen för utträdet. Avgångsbrevet är giltigt under ett år. (Se ALL § 24 och HB kap 17 Utträde med logebrev: Logebrev utfärdas när ny loge ska bildas (ALL § 22) och medlem önskar övergå till den nya logen Övergångscertifikat: Övergångscertifikat, som gäller i tre månader, begär medlem som flyttar till annan ort och vill gå in i en loge på den nya orten (ALL § 23). Utstrykning: Detta kan ske när medlem häftar i skuld för 12 eller fler månadsavgifter. ALL § 33 och HB kap 17. Se även under FS:s rapport ovan. Uteslutning: Detta kan endast Storsiren besluta om. ALL §§ Ny ansökan: Punkt b), ny ansökan. Vad som ska ske vid ny ansökan framgår av ALL §§ 6, 7 och 18. Balloteringsregler för ny medlem behandlas i §§ 8, 9, och 40. HB kap 17 behandlar utförligt gången vid ny ansökan, undersökningsutskottets arbete samt efterföljande ballotering. HB ger under Uppslagsord på B, Ballotering, god ledning vid olika utfall av balloteringsresultat. Övergång från annan loge: Vid punkten c), övergång från annan loge, ska medlemmen lämna in en ansökan förutom gällande avgångsbrev eller övergångscertifikat. Om allt är i sin ordning anmäls detta i logen och den nya medlemmen hälsas välkommen. Texthäfte Föredragningslistan Steg 1 v 502 Sida 12 Återinträde: Återinträde i Orden behandlas i ALL §§ 3 och 12 och i HB kap 17. Storsirens medgivande krävs. När alla dokument och medgivanden är korrekta vid återinträde behandlas återinträde som ny ansökan med undersökningsutskott, ballotering osv. Den återinträdande får samma grad som vid sitt utträde. Kallelse till högre grad: Kallelse till högre grad, punkten e), behandlas i ALL § 28 och balloteringsreglerna, som inte är desamma som vid ballotering för ny medlem, stadgas om i § 8. HB kap 17 beskriver utförligt vad som gäller. Undersökningsutskott: Hur undersökningsutskott utses och arbetar framgår av ALL §§ 6-8. Utskottets ordförande meddelar övriga ledamöter att de är utsedda. Jävsförhållande får givetvis inte föreligga. HB kap 17 sid 6 ger information om hur utskottet ska arbeta. Utlandsresa: Om medlem vill besöka en Odd Fellow-loge under annan jurisdiktion kan på begäran resekort utfärdas. Se HB Uppslagsord på O, Officiellt certifikat

15 Föredragningslista 8. Bordlagt eller till utskott hänskjutet ärende samt övriga inte avslutade ärenden Bordläggning innebär att ett ärende får vila och logen får tid till eftertanke till ett lagt förslag, innan ärendet slutligen avgörs. Beträffande bordläggning vid utträde, se ALL § 15. Observera att alla ärenden, som inte lett till beslut, skall räknas upp i protokollet och föredras under denna punkt vid varje sammanträde tills ärendet är avgjort. Se HB kap 17 under ”bordlagt eller till utskott …”

16 Föredragningslista 9. Meddelande från Storlogen, från andra Odd Fellow-institutioner och blandade meddelande Meddelande från Storlogen föredras av logens StRepr. Med ”föredras” menas en sammanfattning av det väsentliga i informationen om det inte framgår att brevet ska läsas i sin helhet. Mer om hur meddelanden ska framföras framgår av HB kap 17. Lägervärdens punkt t.v (till det blir egen punkt) Under denna punkt föredrar StRepr/RRepr i samråd med ÖM meddelanden från storlogen och rebeckarådet. Normalt ska cirkulär inte läsas ordagrant. Endast det som är av intresse för medlemmarna i bänken föredras. Rör det sig om ”administ-rativa” frågor omnämns endast cirkulärets nummer och rubrik.

17 Föredragningslista 10. Nominering och val
Vid nominering och val måste ÖM vara mycket väl påläst och förberedd. Om nominering stadgas i ALL §§ 45, 47, 55, 58 och 63. Om val stadgas i ALL §§ 44-47, 49, 55, 58 och HB kap 17 ger stort stöd och beskriver tydligt skeendet vid nominering och val och vad som kan hända när flera är nominerade.

18 11. Information från utskott
Föredragningslista 11. Information från utskott Obligatorisk punkt. ÖM lägger upp schemat för utskotten. Varje utskott informerar vid vart 4.e sammanträde och logens medlemmar kan ställa frågor om utskottens arbete.

19 Föredragningslista 12. Välgörenhet Obligatorisk punkt.
Namnet förklarar innehållet. Nya projekt kan föreslås, rapportering från pågående ska ske.

20 13. Andragande till logens eller Ordens bästa
Föredragningslista 13. Andragande till logens eller Ordens bästa Obligatorisk punkt. Såväl stort som smått kan tas upp av ÄM och logens medlemmar. ÖM bör vara väl hemma i de verktyg som han/hon kan använda, rådrum/tankepaus eller bordlägga ett ärende som inte brådskar när logens medlemmar inte är beslutsberedda. Några saker ska alltid tas upp under terminen på denna punkt – se HB kap 17.

21 14. Invigning, gradgivning alternativt fördjupning och Ordenskunskap
Föredragningslista 14. Invigning, gradgivning alternativt fördjupning och Ordenskunskap Obligatorisk punkt. Ritualboken reglerar vad som händer vid invigning och gradgivning. Läs anvisningarna noggrant! Fördjupning ska ske vid de logesammanträden då det inte är gradgivning. Fördjupningen kan vara ett kort anförande om något Ordensrelaterat

22 Föredragningslista 15. Kaplanens tankar Obligatorisk punkt.
Kaplanens anförande ska inte heller vara längre än 3-5 minuter. Vid gradgivning ligger denna punkt före gradombyte till lägre grad, vilket gör att Kaplanen har möjlighet att utveckla sina tankar kring gradinnehållet. Vid kvällar utan gradgivning kan kaplanen finna utgångspunkt i något annat Ordensnära ämne, kanske en etisk fråga eller något aktuellt skeende.

23 Föredragningslista 16. Logen avslutas Obligatorisk punkt.
Ritualen är tydlig med hur avslutningen sker och hur recipiender och eventuella gäster förs ut ur Ordenssalen på ett värdigt sätt.