Föreningsbidrag och lokalbokning Bakgrund, målprocess, kravspecifikation, upphandling Skogshöjd 051128-29.

En presentation över ämnet: "Föreningsbidrag och lokalbokning Bakgrund, målprocess, kravspecifikation, upphandling Skogshöjd 051128-29."— Presentationens avskrift:

1 Föreningsbidrag och lokalbokning Bakgrund, målprocess, kravspecifikation, upphandling Skogshöjd

2 Föreningsbidrag och lokalbokning
Funktioner Sökning och bokning av lokaler Sökning och kö till båtplatser Se bokningar och historik Söka registrerade föreningar Se bidragsmöjligheter och söka bidrag Se och ändra registrerade uppgifter Lista över kommande evenemang samt vaktmästarlista

3 Sambruksplattformen ”Plattformen” Kommunikation: SHS Portal eID m.fl.
Lokalbokning Förening & Assistent Digital Barnomsorg Skatteverket RFV RSV CSN M fl. Ekonomiskt Bistånd ”Plattformen” Ärendeflöden Prenumeration Arkiv Sökning Verksamhetssystem Ekonomisystem Register/databas Diarieföring Dokumenthantering Medborgare Företag Myndigheter Via webb Gymn.val

4 Kravdokumentation Processkarta Kravspecifikation Begreppsmodell
Ärendeflöde mellan olika aktörer (roller & System) Kravspecifikation Krav på den interaktiva e-tjänsten. Ingående funktioner, och aktörer. Begreppsmodell Informationsmängd och begrepp mellan: e-tjänsten verksamhetssystem myndigheter Nyttomeddelanden Definition av nytto-/ standardmeddelanden mellan: e-tjänsten verksamhetssystem myndigheter

5 Upphandling Avropsförfrågan Utvärdering Avtalskonstruktion/
Definiera förfrågningsunderlag för att avropa mot leverantörer. Utvärdering Definiera utvärderings- kriterier för att kunna välja leverantör Avtalskonstruktion/ förhandling Avtal som definierar villkor med leverantör

6 registrerade uppgifter
Målprocess Direktboka lokal (direktbetalning) Bokningsförfrågan Direktboka lokal (direktbetalning/ faktura) Båtplats (se hamnar) Båtplats (hantera köplats) Söka lokaler / tider Bokningar Medborgare Registrering Intresseanmälan träningstider Föreningsregister Se / ändra registrerade uppgifter Evenemang Inloggning Förening Inloggning Söka föreningsbidrag Lokalansvarig Inloggning Se bokningar / bokningskoder Förklaring till symboler Aktör Manuell aktivitet eller process Aktivitet som utförs med systemstöd Val Aktivitet som hanteras av system

7 registrerade uppgifter
Målprocess Medborgare Direktboka lokal Hämta/lämna tillbaka nyckel/kort Handläggare Direktbetalad? Fakturera Nej Lokalansvarig Se bokningar / bokningskoder Lämna nyckel/kort Medborgare Båtplats Skriva på och skicka kontrakt Medborgare Bokningsförfrågan Se meddelande om komplettering Se meddelande om godkännande Handläggare Ta emot bokning Skriva på och skicka kontrakt Slutföra bokning Fakturering Nej Handläggare Se boknings- förfrågningar och ev. registrerade uppgifter Förfrågan, ev. reg. uppgifter OK? Godkänn registrering Hamn Ta emot kontrakt Ja Medborgare Registrering Förening el. möjlighet till faktura? Se meddelande om komplettering Se meddelande om godkännande Ja Nej Handläggare Se registrerade uppgifter Registrerade uppgifter OK? Godkänn registrering Ja Förklaring till symboler Aktör Manuell aktivitet eller process Aktivitet som utförs med systemstöd Val Aktivitet som hanteras av system

8 Målprocess Förklaring till symboler Förening Intresseanmälan
träningstider Fördelningsmöte Fördela träningstider Handläggare Förslag till fördelning Fördela matchtider Se intresse- anmälningar Preliminärfördela träningstider Kalla till fördelnings- möte Registrera slutgiltig fördelning Nämnd Fastställa fördelningsprinciper Medborgare Se / ändra registrerade uppgifter Förening el. möjlighet till faktura? Se meddelande om komplettering Se meddelande om godkännande Ja Nej Handläggare Se registrerade uppgifter Registrerade uppgifter OK? Godkänn registrering Ja Förening Söka föreningsbidrag Se meddelande om komplettering Skicka komplettering Se meddelande om beslut Bevilja Ja Handläggare Hämta ansökan Beslut själv? Behövs komplettering? Handläggning Besked Utbetalningsorder Attestera utbetalningar Ja Nej Avslå Nej Bevilja Ja Nämnd Behövs komplettering? Beredning Besked Nej Avslå Förklaring till symboler Aktör Manuell aktivitet eller process Aktivitet som utförs med systemstöd Val Aktivitet som hanteras av system

9 Vad som upphandlas

10 Begreppsmodell exempel

11 Nyttomeddelanden exempel

12 Upphandlingsprocessen
Analys, kravspec/ ramavtal Produktion avrops- förfrågan Utvärdering Avtalstext Avtals- förhandling Anbudstid Beslut Avrop eller upphandling Avropsförfrågan sänds till leverantörer Anbud inkommer från leverantörer Beslut Val av leverantör Avtal undertecknas

13 Resultat av upphandlingsprocessen
Samarbetsavtal Sambruk- leverantör Bilaga Sambruks- rabatter Bilaga Avropsavtal mall Avropsavtal mall Avropsavtal kommun #2 kommun #3 kommun #1

14 Definition av aktiviteter och handlingsplan

15 Förändringsarbete – Införande
Verksamhetsmål Vision, Strategisk inriktning Metoder Förändringsarbete – Införande Kritiska framgångsfaktorer Effekt mål Kartläggning Verksamhets- processer Problem Påverkar Processer Åtgärder Förbättring Kort sikt NU SEN HUR?

16 Utveckling/test (systemtest)
Övergripande genomförandeplan BP4 BP4:1 BP4:2 BP4:3 BP5 Nyttomeddelanden och begreppsmodell Upphandling Specifikation Konstruktion Avtal/projektplan Projektavslut Kravdetaljering Utveckling/test (systemtest) Acceptanstest/drift Kommun införande Styrgruppsmöte Styrgruppsmöte Styrgruppsmöte Styrgruppsmöte Styrgruppsmöte

17 Agenda projektaktiviteter
Definiera framgångsfaktorer Samtliga deltagare skriver ned framgångsfaktorer på post-it lappar med utgångspunkt i: Framgångsfaktorer att lyckas med införande av tjänst för föreningsbidrag och lokalbokning. Resultatet dokumenteras och presenteras dag 2. Definiera aktiviteter Övning där samtliga personer skriver ned aktiviteter på post-it lappar med utgångspunkt i: Vilka aktiviteter behöver projektet utföra fram till att tjänsten finns i drift.

18 Agenda projektaktiviteter
Definiera handlings-/aktivitetsplan Tillsammans definieras vilka aktiviteter som är kommununika aktiviteter och vilka som är projektgemensamma aktiviteter bland de kommuner som deltager i projektet. Resultatet av aktiviteter dokumenteras i en handlingsplan för projektet Diskutera projektorganisation Tillsammans diskutera projektorganisation att hantera både genomförandeprojektet såväl som införandeprojektet.

19 Resultat framgångsfaktorer
Utbildning Logistik Ekonomi Utbildning personal Användarvänlighet Logistik Fler kommuner Ekonomisk vinst för föreningar som bokar via internet Krav Förenkla hanteringen Ánvändarvänligt Gemensamma krav på leverantör (kravspec) Utbildning föreningar Många deltagande kommuner Ekonomi Snabba svar Lätthittat Kravspec framtagen av kompetent personal Ekonomiska effekter Skapa gemensamma rutiner/blanketter Lättmanövrerade sidor Säkerhet Integritet Tydlig och rak kommunikation Enkelt att hantera Information och styrning Säkerhet Förankring i organisationen Tydliga mål/vinster med systemet Dela tjänsten i två delar, bidrag och bokning Ska vara enkelt och överskådligt PUL Tydlig organisation och ansvar Behov + förväntningar = upplevt värde Marknadsföring Lättförståeligt Marknadsföra projektet Marknadsföra genom ”rätt” kanal Införande Deltagande under utvecklingen Synergieffekter skall upplevas för brukaren Kvalitetssäkra tjänst Marknadsföring av Sambruk, fler deltagare Utbildning/ marknadsföring av tjänst mot medborgare Förståelse i de egna leden (vaktmästare m fl) Delaktighet bland personal i kommuner Mycket förarbete innan införande, låt det ta tid Information Enade vi stå! Projektgrupp utveckling Förändring av arbetssätt

20 Resultat handlingsplan
Skapa referensgrupp Marknadsföra Hålla infoträffar Sätta deadline för deltagande Konstruera Acceptans-testa Pilottesta Utvärdera Driftsätta Upprätta ändringsråd Förbättra processer och system Skapa affärsmodell Ta fram infomaterial Utöka referensgrupp Ha täta möten med leverantör Börja med fåtal objekt Informera externt Anpassa verksamheten Förtydliga mål/skapa projektplan Marknads-föring internt mot Sambruk Avsätta tid för deltagande kommuner Skapa prototyp Hålla utbildnings-dagar Avropa/ upphandla Kvalitets-säkring Skapa begrepps-modell Skapa nytto-meddelanden dec jan feb aug sep okt