Dokumenthantering hos kommunala bolag – Rätt från början!

En presentation över ämnet: "Dokumenthantering hos kommunala bolag – Rätt från början!"— Presentationens avskrift:

1 Dokumenthantering hos kommunala bolag – Rätt från början!
Hösten 2014 Maria Dalbark, tillsynsarkivarie, Linköpings stadsarkiv tel Dokumenthantering

2 Agenda Varför ska hålla ordning på våra allmänna handlingar?
Kort om offentlighet/sekretess Diarieföring Arkivering Lägg in en bild Dokumenthantering

3 Kort om stadsarkivet Lokaler i Stifts- och landsbiblioteket på Östgötagatan Tre verksamhetsområden: - Bevara och vårda - Tillgängliggöra arkiven - Verkställa tillsyn Lokaler i biblioteket. 50 år nästa år! - Bevara och vårda dvs. vara kommunen centralarkiv. Handlingarna skyddas mot brand - Tillgängliggöra arkiven. Forskare och allmänhet ska få tillgång till de arkivhandlingar som inte är sekretess. Betyg den mest efterfrågade handlingen. - Verkställa tillsyn Rådgivning och utbildning samt inspektioner. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet, men vi verkställer och är depå. Dokumenthantering

4 Lagar som styr dokumenthanteringen i offentlig verksamhet
Tryckfrihetsförordning Offentlighets- och sekretesslagen Arkivlag Arkivförordning Förvaltningslag Kommunal redovisningslag Linköpings kommuns arkivreglemente Aktiebolagslag Bokföringslag Dessutom för bolag Dokumenthantering

5 Varför ska vi hålla ordning på våra handlingar?
För medborgarnas skull: Enligt svensk grundlag (TF) har alla rätt att ta del av allmänna handlingar (med vissa undantag som regleras i lag) För vår egen skull: Om vi inte kan hålla reda på vilka ärenden och handlingar som finns, så kan vi inte heller bedriva någon effektiv verksamhet Dokumenthantering

6 Vad är en handling Ett fysiskt medium som bär information
En form för att lagra och bevara upplysningar Dokumenthantering

7 Allmän handling = det allmännas handlingar = inte privata handlingar
Lagen säger att en handling är allmän om den: Inkommen till eller upprättad på och förvarad hos myndighet Dokumenthantering

8 Inkommen Passerat en myndighetsgräns (även ut)
Brev, fax: Anlänt till myndighetens lokal eller till behörig tjänsteman eller politiker Elektronisk handling: Gjorts tillgänglig för myndigheten Anbud: Vid anbudsöppningen Kolla med Lars-Åke vad upptagning innebär Dokumenthantering

9 Upprättad Färdigställts vid myndighet När ärendet slutbehandlats
Tre slag av upprättade handlingar: - expedierats (skickats) - inte har expedierats men som tillhör ett visst ärende - handling som justerats Exempel: Diarium, journal, register: när det är klart vid införing Dom: när den avkunnas Protokoll: när det justerats Dokumenthantering

10 Förvarad (TF 2 kap 3 §) Förvarad (ej enbart på arbetsplatsen) hos myndighet En upptagning är att anses som förvarad hos myndighet om upptagningen är tillgänglig med tekniska hjälpmedel. Dokumenthantering

11 Varför bevara handlingar
Varför bevara handlingar? arkiveringen startar när handlingen kommer in och inte i slutet av processen Offentlighetsprincipen En demokratifråga, bidrar till ett bra och öppet samhälle Verksamhetsnytta Rätt information vid rätt tillfälle Rätt information ger förutsättningar för riktiga beslut Rättssäkerhet Att kunna i efterhand se vilka beslut som fattats, bevisläge Forskning och kulturarv Arkivet är en del av det nationella kulturarvet Grunderna i arkivlagen Dokumenthantering

12 Arkivbeskrivning Beskrivning av myndighetens organisation och verksamhet, för att underlätta sökandet i arkivet Enligt: - OSL ska en "Beskrivning av myndighetens allmänna handlingar" Arkivlagen ska varje myndighet upprätta en "Arkivbeskrivning” Lagkrav på att en arkivbeskrivning ska finnas. Dokumenthantering

13 Dokumenthanteringsplaner
Redovisar vilka allmänna handlingar som finns Var handlingarna förvaras Anger hur arkivering ska göras Anger om de ska bevaras eller gallras Inga allmänna handlingar får gallras (förstöras) utan ett gallringsbeslut Antagen av styrelsen Revideras av arkivansvarig och arkivredogörare i samråd med stadsarkivet I Linköpings kommun har vi valt att även arbeta med dokumenthanteringsplaner. Dokumenthantering

14 Dokumenthanteringsplaner
Redovisar vilka handlingar som finns Var handlingarna förvaras Anger hur arkivering ska göras Anger om de ska bevaras eller gallras Allmänna handlingar får endast gallras (förstöras) om ett gallringsbeslut finns Antagen av styrelsen Revideras av arkivansvarig och arkivredogörare i samråd med stadsarkivet

15 Offentlighets- och sekretesslag
Organiserad så att: Handlingarna kan lämnas ut skyndsamt Man kan skilja allmänna handlingar från arbetsmaterial Rätten att lämna ut säkerställs samtidigt som sekretess upprätthålls 5 kap handlar om skyldighet att registrera inkomna och upprättade handlingar (dvs. diarieföring) Registreringen ska ske utan dröjsmål. Dokumenthantering

16 OSL forts. I registret ska framgå:
Datum Diarienummer Avsändare/Mottagare * Ärendemening* * får utelämnas om det behövs för att skydda sekretess Dokumenthantering

17 OSL forts. Om en uppgift är sekretessbelagd hos en myndighet, så följer sekretessen med till arkivmyndigheten 19 kap 1 § Myndighetens affärsverksamhet rörande uppgifter om affärs- eller driftförhållanden har en sekretess på 20 år Dokumenthantering

18 Diarieföring Kallas registrering i lagtext
Ekonomi- och personalsystem är en annan typ av registrering (ordet diarieföring används till ärendehantering) Sekretessbelagda handlingar ska registreras, medan andra handlingar kan hållas ordnat på annat vis t.ex. pärmar (som allmänheten har rätt att bläddra i) Inom Linköpings kommun används W3D3 Dokumenthantering

19 Vad ska diarieföras? Huvudregeln är att diarieföra in- och utgående skrivelser. - Är det en inkommande handling från allmänhet, företag, organisationer eller myndigheter eller från annan nämnd eller annat kontor inom kommunen som kan föranleda beslut, yttrande eller förslag? - Handlingar som upprättas inom kontoret och lämnas till nämnd/styrelse eller expedieras (skickas någon annanstans). - Är det sekretessbelagd information? - Är det ett avtal eller kontrakt? - Vill jag ha bevis för att handlingen har inkommit? - Är det en ett internt beslut eller skrivelse av betydelse t.ex. policydokument? Är det en handling av annat slag som inte har en naturlig sök- eller sorteringsordning? Myndighet: Organ i bl a kommunal Förvaltning = Kommunala nämnder och styrelser + deras förvaltningar Dokumenthantering

20 Vad behöver inte diarieföras?
Är det en skrivelse med ringa betydelse för verksamheten? Reklam, ett spam eller en handling som har kommit för kännedom behöver inte diarieföras. Är det ingen sekretess? Kan man hålla handlingarna ordnat på annat vis? Är det en faktura som registreras via ekonomiprogram? Handling som registreras i annat system? Dokumenthantering

21 Vad ska inte diarieföras?
Är det ingen allmän handling (internt arbetsmaterial som inte ska arkiveras är ingen allmän handling)? Är det brev till fackligt ombud? Är det ett privat brev till en anställd? Är det biblioteksförvarat material? Dokumenthantering

22 Förvaltningslagen Serviceskyldighet att besvara så fort som möjligt
Skyldighet att ta emot post, även e-post, och telefonsamtal varje helgfri dag i två timmar Dokumenthantering

23 Inför avslut och arkivering av ärende
När ett ärende är avslutat bör arbetsdokument rensas av handläggaren. Alla handlingar som är av tillfällig betydelse kan då avlägsnas. Handlingar som tillfört sakuppgifter till ärendet får inte rensas ut. Rensa bort: utkast och kladdar dubblettkopior minnesanteckningar som inte tillfört ärendet sakuppgift trycksaker som inte haft någon betydelse för ärendet. Kvar i akten när ärendet arkiveras - blir allmän handling! Rensa är att ta bort arbetsmaterial. Gallrar gör man med allmänna handlingar, som inte är värda att bevara. Kräver ett gallringsbeslut. Dokumenthantering

24 Arkivbeständigt skrivmaterial
§ 5 Använda arkivbeständiga skrivmaterial till arkivhandlingar Åldrings- beständigt papper = skrivarpapper Svenskt Arkiv-papper till protokoll Svenskt Arkiv - bläckpennor Kopiatorer och skrivare Enkelsidig utskrift H.C. Andersens manuskript från 1800-talets mitt på väg att förstöras Svenskt arkiv och arkivbeständigt papper Använda arkivbeständigt bläck (Svenskt arkiv, SP-SBF 232) - åldringsbeständigt papper (kopieringspapper, ej block) - toner i skrivare och kopiatorer är okej - ej tippex, överstrykningspennor eller självhäftande etiketter Osäkra om materialet är godkänt - checka hos arkivarien! Svenskt arkiv till protokoll och sådant material som bläddras i ofta Dokumenthantering

25 Undvik vid arkivering - Undvik vid arkivering: plastfickor, gem, nitar, gummisnoddar, post-it lappar samt dubbletthandlingar - Metall och plast förstör papper - Tänk även på att använda pappersregister - Får ej vara med vid arkivering Dokumenthantering

26 Skydda de handlingar som ska bevaras med hjälp av godkända förvaringsmedel
Finns att beställa hos stadsarkivet, Ronny Andersson, Dokumenthantering

27 Skydd genom godkända arkivlokaler
Inte förstöras vid brand eller översvämning Inga nyfikna i handlingarna Stadsarkivet ska kontaktas vid ny- eller ombyggnation av arkivlokal liksom vid inköp av brandsäkra skåp (klara 120 minuters brand) Nedskrivna råd av Stadsarkivet samt RA-FS 2013:4 Pärmar med handlingar ska inte bäras undan och ställas på hög Handlingarna ska tas om hand och stå säkert Dokumenthantering

28 Kontaktpersoner mot stadsarkivet
Arkivansvarig = ansvarig för myndighetens arkivvård och att myndigheten följer tillhörande lagstiftning, upprättar dokumenthanteringsplaner och arkivbeskrivning Arkivredogörare = gör det praktiska arbetet med arkiven, sköter gallring och överlämnar äldre arkivhandlingar till stadsarkivet (praxis efter 5 år) Arkivansvarig är Linda Huljebrant Arkivredogörare för fastighet är ekonomiassistent och Bengt Andersson för Dukaten. Dokumenthantering

29 Länk till arkivinformation
Dokumenthantering