Gunnar Wettergren gunnarw@dsv.su.se Planering och budget Gunnar Wettergren gunnarw@dsv.su.se © Gunnar Wettergren.

En presentation över ämnet: "Gunnar Wettergren gunnarw@dsv.su.se Planering och budget Gunnar Wettergren gunnarw@dsv.su.se © Gunnar Wettergren."— Presentationens avskrift:

1 Gunnar Wettergren gunnarw@dsv.su.se
Planering och budget Gunnar Wettergren © Gunnar Wettergren

2 Agenda Dagens föreläsning Projektplanen Planeringsprocessen
Dela upp projektet Budget Budgetmetoder Kostnadsestimering Osäkerhet © Gunnar Wettergren

3 Planer och planering © Gunnar Wettergren

4 Planera eller inte planera det är frågan
Why should we even plan? © Gunnar Wettergren

5 Två extrema ståndpunkter
“Ready, Fire, Aim” “Paralysis by Analysis” © Gunnar Wettergren

6 Planeringsprocessen PL första steg Första möte med intressenter
Förstå vilka förväntningar som organisationen har på projektet Identifiera vilka seniora chefer som har ett stort intresse i projektet Avgör om något i projektet skiljer sig från det vanliga Första möte med intressenter Resultat: Förstått projektets ram Chefer förstår sitt ansvar © Gunnar Wettergren

7 Projektplanen PP primära uppgift är att fungera som en karta för PL med en väg från start till mål PP är livslinjen i projektet Levande dokument som måste uppdateras © Gunnar Wettergren

8 Olika typer av planer Master plan Projekt action plan
Work breakdown structure Linear responsibility chart Olika planer visare projektet från olika vinklar © Gunnar Wettergren

9 Huvudplanen Overview Beskrivning av projektet Vad som skall levereras
Milstenar Förväntat värde för kunden (Till för seniora chefer) Mål Detaljerad beskrivning av vad projektet skall leverera Projektets mission © Gunnar Wettergren

10 Huvudplanen forts. Angreppssätt Tekniska och ledarskap
Relation till andra projekt Avvikelser från standard Kontrakt Överenskommelser med klienten och tredjeparts leverantörer mm Rapporter Tekniskakrav Datum för genomgångar/checks © Gunnar Wettergren

11 Huvudplanen forts. Tidplaner Summering av tidplaner och milstenar
Resursbehov Uppskattade kostnader Fastakostnader Personal Specialistkunskapskrav Träning Legala aspekter © Gunnar Wettergren

12 Huvudplanen avslutad Utvärderingsmetoder Potentiella problem
Procedurer och standarder Procedurer för övervakning, uppsamling och lagring av data gällande projektet Potentiella problem Lista troliga problem © Gunnar Wettergren

13 Skapa en arbetsplan Aktiviteter identifierade och arrangerade (WBS)
Typ och kvantitet av de resurser som krävs för varje aktivitet identifierade Förgående aktiviteter och tidsåtgång uppskattade för alla aktiviteter Milstenar identifierade Vem som skall göra vad allokerat för alla aktiviteter © Gunnar Wettergren

14 Skapa en arbetsplan För att kunna göra detta måste vi:
Bryta ner arbetet Uppskatta resursbehov Tid Personalkostnader HW/SW © Gunnar Wettergren

15 WBS – Work breakdown structure (identifiera aktiviteter)
Den primärar anledningen till en WBS är att säkerställa att alla aktiviteter är identifierade och planerade Dela upp aktiviteter i mindre delar kan göras av projektmedlemmar Använd ett nivå system, nivå1, 2 etc. © Gunnar Wettergren

16 Example of WBS © Gunnar Wettergren

17 Uppskattningsmetoder
Algoritmer Experter Analogier Top-down Bottom-up © Gunnar Wettergren

18 Exempel © Gunnar Wettergren

19 Linear responsibility chart
Beskriver vem som är ansvarig för vad Grafisk representation Viktigt att komma ihåg så att rätt människor kan kontaktas vid problem etc. © Gunnar Wettergren

20 Linear resp. chart © Gunnar Wettergren

21 Interface mapping © Gunnar Wettergren

22 Budget © Gunnar Wettergren

23 Budgetera projektet En budget är en plan för att allokera organisationens resurser till projektaktiviteter Uppskatta resursbehov, hur mycket man behöver och när Budgeten knyter projektet till organisationens mål Budgeten kan användas av chefer för att övervaka och styra projekt © Gunnar Wettergren

24 Hur skapar men en budget
Problemet är att vi inte kan säga “samma som förra året + 10%” eftersom projektet är unikt Vi kan använda liknande projekt som mall Glöm inte fasta- och indirektakostnader © Gunnar Wettergren

25 Top-down budget Höga chefer sätter övergripande total budget
PL jobb är att se till att pengarna räcker. “Skattkiste metoden” © Gunnar Wettergren

26 +/- of Top-down budget + Total kostnad kan uppskattas snabbt
Små aktiviteter måste inte uppskattas - Baserat på det faktum att höga chefer vet vad dem gör © Gunnar Wettergren

27 Bottom-up budget WBS identifierar aktiviteter
Sedan estimeras dessa och summan blir budgeten © Gunnar Wettergren

28 +/- of Bottom-up budget
Mer korrekt är top-down Leder till högra moral och acceptans - Tar längre tid att genomföra © Gunnar Wettergren

29 Budgetproblem Ingen av dessa kan användas uteslutande utan PL måste nästan alltid mixa Chefer tveksamma att släppa på pengarna då detta är deras primära kontrollmekanism Topdown menas att budgeten sätts av personer som inte är involverade i projektet © Gunnar Wettergren

30 Budgetosäkerhet © Gunnar Wettergren

31 Uppskattning och osäkerhet
© Gunnar Wettergren

32 Anledningar till förändringar i projekt
Uppskattningsfel Ny kunskap Ny order! © Gunnar Wettergren

33 Frågor © Gunnar Wettergren