INTERNFAKTURERINGINTERNFAKTURERING 1.Skräckexempel 2.Hur det önskvärt borde fungera 3.Vinsterna av ändrade rutiner.

En presentation över ämnet: "INTERNFAKTURERINGINTERNFAKTURERING 1.Skräckexempel 2.Hur det önskvärt borde fungera 3.Vinsterna av ändrade rutiner."— Presentationens avskrift:

1 INTERNFAKTURERINGINTERNFAKTURERING 1.Skräckexempel 2.Hur det önskvärt borde fungera 3.Vinsterna av ändrade rutiner

2 7 dagar Tiden går REFERENS Mail Scannar in faktura Och bifogar i mail Påminnelse Svar på ordernr 1. Ska återkomma angående nr 2. Svar på order nr 2. – ”Ni (dvs vi administratörer) får efterforska. Skulle dock kunna vara Person B”. PERSON B Mail Tiden går Svar: vet ej! A: ”Det var ej person B”. R: ”Kontakta fakturautställare”. FAKTURA- UTSTÄLLARE FAKTURA- UTSTÄLLARE INGENJÖR Ringer Semester ANSVARIG PÅ SERVICE-ENHET X ANSVARIG PÅ SERVICE-ENHET X Forskar vidare: Letar upp ansvarig på service-enhet X Ringer Tiden går Samma person har lämnat in order nr 1 som order nr 2. Dvs samma referens som står på fakturan. Mail: Berättar vad vi kommit fram till. Tillbaka på ruta 1. Mail: Berättar vad vi kommit fram till. Tillbaka på ruta 1. Får tag på en ingenjör på avdelningen - ska fråga runt på avdelningen. Får tag på en ingenjör på avdelningen - ska fråga runt på avdelningen. ADMINISTRATÖR Tiden går Svar: Pratat med forskare och kommit fram till att det är samma person som ska betala order nr 2 som order nr 1. INTERNFAKTURAN ÄR BETALD! INTERNFAKTURAN ÄR BETALD! INTERNFAKTURA Service-enhet X Referensperson & 2 st ordernummer INTERNFAKTURA Service-enhet X Referensperson & 2 st ordernummer Ska kolla upp och återkomma Fakturan kan betalas! Fakturan registreras och skrivs ut.

3 Tiden går 3-4 dagar REFERENS Mail Scannar in faktura Och bifogar i mail Påminnelse Svar på ordernr 1. Ska återkomma angående nr 2. Svar på order nr 2. – ”Ni (dvs vi administratörer) får efterforska. Skulle dock kunna vara Person B”. PERSON B Mail Tiden går Svar: vet ej! A: ”Det var ej person B”. R: ”Kontakta fakturautställare”. FAKTURA- UTSTÄLLARE FAKTURA- UTSTÄLLARE INGENJÖR Mail Semester ANSVARIG PÅ SERVICE-ENHET X ANSVARIG PÅ SERVICE-ENHET X Forskar vidare: Letar upp ansvarig på serviceenheten Mail Tiden går Samma referens som står på fakturan. Dvs samma person har lämnat in order nr 1 som order nr 2. Mail: Berättar vad vi kommit fram till. Tillbaka på ruta 1. Mail: Berättar vad vi kommit fram till. Tillbaka på ruta 1. Får tag på en ingenjör på avdelningen - ska fråga runt på avdelningen. Får tag på en ingenjör på avdelningen - ska fråga runt på avdelningen. ADMINISTRATÖR Tiden går Svar: Pratat med forskare och kommit fram till att det är samma person som ska betala order nr 1 som order nr 2. INTERNFAKTURAN ÄR BETALD! INTERNFAKTURAN ÄR BETALD! INTERNFAKTURA Service-enhet X Referensperson & 2st ordernummer INTERNFAKTURA Service-enhet X Referensperson & 2st ordernummer Ska kolla upp och återkomma Fakturan kan betalas! Fakturan registreras och skrivs ut. 2 1 3 4 5 6 7 8 9 1 1010 1212 1313 1717 1616 1515 1414 1818 1919

4 Tiden går HUR DET SKULLE KUNNA FUNGERA: ADMINISTRATÖR INTERNFAKTURAN ÄR BETALD! INTERNFAKTURAN ÄR BETALD! INTERNFAKTURA INKOMMER INTERNFAKTURA INKOMMER ANSVARIG PERSON SER TILL ATT LÄMNA RÄTT UPPGIFTER: ANSVARIG PERSON SER TILL ATT LÄMNA RÄTT UPPGIFTER: 1. Aktivitet 2. V-gren Fakturan registreras och skrivs ut. 3. Handledare Mail Påminnelse Svar 1 2 4 3

5 STATISTIK 2012 – Kemiska institutionen Vi har idag 16 stycken kostnadsställen Behandlar ca 1 500 st internfakturor / år 30 st / vecka

6 VARFÖR ÄNDRA RUTINERNA? UNDERLÄTTAR ADMINISTRATIONEN UNDERLÄTTAR FÖR FORSKARNA Tidsåtgången minskar Boksluten underlättas avsevärt Lägga mer tid på forskning och mindre på ekonomi Slipper bli störda med mail & påminnelser

7 MÖJLIGHETER TILL ÄNDRADE FAKTURERINGSRUTINER ? Info om v-gren & aktivitet vid beställning Externa & interna köp genom inköpare Inköparna vet om det finns pengar – informerad av ekonomen Små belopp på förutbestämd aktivitet?