Patientadministration Sara Edlund

En presentation över ämnet: "Patientadministration Sara Edlund"— Presentationens avskrift:

1 Patientadministration Sara Edlund
Journalenheten CESÅ Patientadministration Sara Edlund

2

3 Journalenheten CESÅ Chefsläkarbeslut år 2005 Enheten startade år 2006
7 anställda sjuksköterskor undersköterska assistenter Telefontid 9:00 – 14:30 (från 2014 till 15:00) - för patienter Bemannas på kontorstid, övrig tid hanteras akuta ärenden av respektive verksamhet

4 Arbetsuppgifter Iordningställande och menbedömning av journalkopior inför utlämning All hantering kring journalspärrar Framtagning av loggrapporter till patienter och verksamhetschefer Samordnande roll i journalförstöringsärenden Rättningar i databasen av inskannade dokument Utlämning av journalkopior i forskningsärenden avseende Akademiska sjukhuset

5 Omfattning Landstingets verksamheter med undantag av - Kvinnofridsenheten - Barnskyddsteamet - ETP-mottagningen - Ungdomshälsan - Klinisk genetik - HIV-journaler från Infektionskliniken - LRV-journaler från Psykiatrikliniken Privata vårdgivare som ingår i sammanhållen journal (d.v.s. använder Cambio Cosmic)

6 Antal Journalbegäran omkring 2300 st/månad
Loggrapportsbegäran omkring 30 st/månad Spärrbegäran omkring 15 st/månad

7 Iordningsställande och menbedömning av journalkopior inför utlämning
Beställare - Patienter - Vårdgivare - Försäkringsbolag - Socialtjänst - Försäkringskassan - Polis - Advokat - Anhöriga

8 Beställningsvägar - Telefon - Formulär på extern webb/funktionsbrevlåda/Mina vårdkontakter - Brev - Fax Arbetsförfarande - Ta fram begärda journalkopior från olika medier- Cosmic, KoVis, Mikrofilm, Profdoc samt externa applikationer - Menbedöma - Dokumentera - Sända kopiorna via post eller fax

9 Vid tveksamheter Vidarebefordras ärendet till respektive verksamhetschef för hjälp med menbedömningen

10 Spärrhantering Sedan januari 2012 läggs spärrar i ”Spärrtjänsten”
Finns ca 160 olika verksamhetsområden att spärra i Spärrtjänsten Omkring 400 patienter Omkring 4000 spärrade verksamhetsområden

11 Spärrar Inre spärr Spärr på verksamhetsnivå ex Ortopeden, Flogsta VC
Denna typ av spärr kan öppnas av användaren Nödöppning – vid fara för patienten liv Öppning av spärr med patientens samtycke

12 Spärrar Yttre spärr Kallas också för ej sammanhållen journal
Spärr på vårdgivarnivå ex. LUL, Capio, Aleris Denna typ av spärr kan inte öppnas av användaren En inre spärr på Flogsta VC fungerar som en yttre spärr om du inte jobbar inom vårdgivaren LUL och kan då inte öppnas.

13 Spärrtjänsten

14 Spärrhantering Patienten kontaktar oss via telefon eller MVK
Information till patient finns på extern webb Information och blankett för begäran om spärr Begäran i original mottas och handläggs i Spärrtjänsten Bekräftelsebrev till patienten när spärr är lagd

15 Framtagning av loggrapport
Patient Patient begär via - Formulär på extern webb/MVK - Telefon - Brev Loggrapport tas fram ur ”Loggsnoken” Logg finns sedan datajournalen infördes omkring år 2004 Skickas till patient med post Verksamhetschef Kan gälla en patient eller en användare Tas annars fram på samma sätt som vid patientbegäran

16 Loggrapport på en patient

17 Loggrapport på en användare

18 Samordnande roll i journalförstöringsärenden
Ärenden kommer direkt från IVO (Inspektionen för vård och omsorg) alternativt från respektive verksamhet Skickar journalkopior till IVO och verksamhetschef Begär in yttrande från verksamhetschef Bevakar ärendet Vid beslut om journalförstöring samordnar vi journalförstöringen Bekräftelsebrev på genomförd förstöring sänds till IVO och verksamhetschef

19 Rättningar i databasen av inskannade dokument
Verksamheterna anmäler till oss när de hittar felinskannade dokument Vi kontrollerar, skannar om och tar bort felaktiga dokument

20 Forskning Avser journaler från Akademiska sjukhuset
Begäran kommer oftast via berörd klinik till oss för handläggning Etiska nämnden måste ha godkänt forskningen

21 Skanning Företaget Devo-IT sköter inskanningen av handlingar
Skicka inte restjournaler till CESÅ då det gör att inskanningen försenas Adress Internt: Journalskanningen, Ing 226, AS Externt: Devo IT, JSK, FE100, Uppsala

22 Beställare som kontaktar er
Inga R/P-blanketter till CESÅ - Saknar oftast uppgift om varifrån de kommer - Saknar uppgifter som vi behöver för att åtgärda ärendet - Hänvisa beställaren till oss direkt via telefon eller lul.se Observera att vi endast hanterar journalkopior från vårt upptagningsområde. Vi kan inte ordna journalkopior från andra landsting.

23 FRÅGOR?