BESTÄLLNINGSPORTALEN

En presentation över ämnet: "BESTÄLLNINGSPORTALEN"— Presentationens avskrift:

1 BESTÄLLNINGSPORTALEN
Tips & Trix

2 Innehåll Logga in s. 3 Varukorg s. 7 Mallar s. 18 Inköpsuppdrag s. 27
Beslutsattest s. 37 Avattestering s. 40 Status på dina beställningar s. 46 Inleverans s. 49 Faktura s. 57 Logga in

3 Logga in Raindance startsida hittar du här: Ange ditt RSid och ditt lösenord. Helt ny användare får lösenord av lokal systemförvaltare. Fältet företag lämnas blankt. Du kopplas automatiskt in på det företag du är behörig till. Min inkorg

4 Min inkorg Här kan du lägga in frånvaro och hänvisningar, samt byta lösenord vid behov. Mina inställningar

5 Min inkorg Byta lösenord
Frånvaro: Här anger du din/dina frånvaroperiod /-er vid semestrar mm. Du kan välja fler än en frånvaroperiod. Anges i åååå-mm-dd Hänvisning: Här anger du vilka dokumenttyper som automatiskt ska cirkuleras vidare vid din frånvaro, samt till vem. Ange signatur eller RSid, går även att söka upp i förstoringsglaset. Du kan ange olika dokumenttyper till olika personer. Se rullisten. Byta lösenord

6 Min inkorg Här kan du ändra ditt lösenord vid behov.
Annars säger systemet till ca var 6:e månad att det är dags att byta. Varukorgen

7 Varukorg 2 1 3 Varukorgen är indelad i tre delar: Sökdel
2. Presentationsdel 3. Varukorg Sökdel

8 Varukorg För att hitta artiklar i varukorgen kan du använda dig av olika sökfunktioner: Träd – förvald när du kommer in i Varukorgen ABC – bokstavsordning Sök - avancerad sökmotor Mallar – lägg in dina frekvent beställda artiklar så behöver du inte söka upp dom hela tiden Ni som använder er av handdatorer har även fliken Handdator Önskar ni mer info eller hjälp ang handdatorerna vänligen kontakta Lars-Gunnar Andersson Träd

9 Varukorg Artiklarna i trädet ligger i produktgrupper.
Produktgruppsrubriker är klickbara med undergrupper kopplade till sig. Lägsta produktgruppsnivå är rödmarkerad. På lägsta nivå visar sig artiklarna som tillhör produktgruppen i presentationsbilden. ABC

10 Varukorg I ABC-fliken ligger artiklarna i bokstavsordning.
Observera scroll-listen! Klicka på önskad produktgrupp så presenteras artiklarna till höger om det finns några kopplade till just den produktgruppen. Sök

11 Varukorg I fliken Sök kan man göra avancerade sökningar genom att kombinera olika villkor. Man kan exempelvis söka på: en specifik leverantör eller samtliga en produktgrupp eller samtliga ett specifikt artikelnummer benämning på produkten beskrivning Söktips

12 Tips! Varukorg Söktips Artikelnummer
Här kan du söka på leverantörens ex SF/Mediqs och SkåneTvätts artikelnr. Vet du det exakta art.nr klicka i den lilla rutan ”Exakt artikelnummer” så att den blir ”i-bockad” och sökmotorn letar upp just den artikeln. Art.nr, benämning och beskrivningen syns i artikelbeskrivningen när du klickar på vald artikel i presentationsdelen. Söktips

13 Tips! Varukorg Benämning
I benämningsrutan kan du skriva ett sökord ex Toner. Vet du märket kan du skriva det i benämningsrutan för att se om du får träff. Använder du mer än ett ord i följd måste de ligga i ”korrekt” följd utifrån vad som står i benämningen för att ge träff. Ex. Toner HPCOLOR LJ Söktips

14 Tips! Varukorg Beskrivning
I beskrivningsrutan kan du ange leverantörens, underleverantörens eller tillverkarens artikelnr eller referensnr. Artikelbeskrivning

15 Varukorg I presentationsdelen klickar du på artikelns namn för att få upp mer information. Artikelbeskrivning

16 Tips! Varukorg Du kan se om en artikel är lagervara eller beställningsvara: Lagervara - 2 dagar Beställningsvara - 5 eller 7 dagar Mallar

17 Mallar Under fliken Mallar kan du välja önskad beställningsmall att beställa ur efter du skapat mallen/mallarna. Du kan även använda en tidigare beställning som mall. Du kan också välja artiklar, någon eller alla ur en tidigare beställning som du hittar i scrollisten när du klickar på Tidigare beställningar. Tips! Skapa mall

18 Mallar När du sökt och valt artikel som du önskar ha i din mall klickar du på ”kundkorgssymbolen” så lägger den sig i Varukorgen När du fyllt på i varukorgen med det du önskar klickar du på Döpa mall

19 Mallar Du kan nu döpa om din mall till det du vill, ex Hushåll
Du kan även ändra i antalet så du alltid har ex 2fp påsar i din mall. Du låter den stå som ”Personlig” mall och klickar på Spara mall

20 Mallar Du klickar OK i den lilla rutan som kommer upp. Nu är mallen sparad och du klickar på den lilla krysset för att stänga mallen. Artiklarna ligger kvar i varukorgen, för du kanske vill göra en beställning direkt. Annars tömmer du varukorgen genom att klicka på soptunnan nere till vänster, för att eventuellt göra ny mall. Mallar

21 Mallar Vill du ta bort hela mallen klickar du på soptunnan till vänster om dopnamnet. Du kan lägga till, ändra antal eller ta bort artiklar i din befintliga mall. Ändra i mall

22 Tips! Mallar Du klickar på vald mall du vill ändra i. När du fått upp mallen till höger så klickar på knappen Ändra, nere till höger. Då kommer mallen att öppnas nere bredvid varukorgen och du kan nu fylla på artiklar via sök, ändra antal, eller ta bort vald artikel När du är klar klicka på Spara Skicka mall till kollega

23 Tips! Mallar Du kan skicka över din gjorda mall till dina kollegor genom att: - högerklicka på mallens namn för att få fram den lilla rutan klicka på Kopiera mall till… då kommer denna ruta upp där du skriver i din kollegas RSid eller signatur Klicka på OK. Skicka mall till kollega

24 Tips! Mallar Nu är mallen skickad till din kollega. I dennes mall-lista så kommer den vara markerad så här: Dopnamnet är det samma och <147887> är RSid på den som skickat mallen. OBS!!! Gör du några ändringar i mallar som du skickat över till kollega måste du skicka om dem, annars ser inte dina kollegor ändringarna. Inköpsuppdrag

25 Inköpsuppdrag Klicka på Inköpsuppdrag i produktträdet
Därefter klicka på benämningen Inköpsuppdrag eller på Inköpsuppdrag

26 Inköpsuppdrag Då öppnas Artikelbeskrivningen.
För att komma till blanketten klickar du på Beställningsinformation nere till vänster Då kommer du till…… Blankett

27 Inköpsuppdrag Första gången du får upp blanketten är alla fälten tomma. Vänligen fyll i ditt företagsnummer efter ditt namn. Ange fullständig leveransadress. Informationen sparas därefter automatiskt till följande gånger du loggar in. Blankett

28 Inköpsuppdrag Fyll i så mycket information du kan per artikel.
Klicka på: ”Lägg till produkt” Fyll i fälten igen om du vill beställa flera artiklar. Se till att ALLA dina artiklar visar sig till höger innan du klickar på ”Skicka uppdraget” Logga in

29 Inköpsuppdrag Längst ner på uppdraget finns de här knapparna
Rensa: Då tömmer du vad du skrivit för artikelinformation i ”Produkter”. Vill du ta bort under ”Tillagda produkter” klickar du på ”Ta bort”-knappen till höger om varje artikelrad. Spara: Du får ett uppdragsnummer. Du kan ändra i uppdraget om det behövs. Uppdraget sparas tills du klickar på ”Skicka uppdraget”. Skicka uppdraget: Då skickas det in till oss på Inköpssupport för hantering. Skicka Inköpsuppdraget

30 Inköpsuppdrag När du klickat på ”Skicka uppdraget” då får du fram den här bilden. Uppdraget har fått ett Uppdragsnummer. Notera detta nummer eftersom uppdragen inte sparas automatiskt. Då du behöver ange det i din kontakt med Inköpssupport. Men du kan även göra så här…… Inköpsuppdragstips

31 Tips! Inköpsuppdrag Vill du spara eller skriva ut Inköpsuppdraget kan du göra så här: Klicka ”Spara” på uppdraget så att du får ett uppdragsnummer högst upp Vill du spara uppdraget i egen mapp: Klicka på ”Arkiv” – ”Spara som” Vill du skriva ut uppdraget: Klicka på ”Arkiv” – ”Utskriftsformat” ändra till liggande (så all text skrivs ut) – ”OK” – ”Arkiv” – ”Skriv ut” Inköpsuppdrag

32 Inköpsuppdrag När Inköpssupport har behandlat ditt Inköpsuppdrag kommer en beställning att registreras på artikeln/artiklarna du valt. Beställningen skickas till sakattestanten för komplettering av ansvar och sakattestering, eftersom vi inköpsassistenter på Inköpssupport inte har attesträtt till er kunder. Därefter cirkulerar sakattestanten Beställningen till beslutsattestanten, som efter godkännande och beslutsattest signerar. Då skapas en eller flera inköpsorder som går iväg till leverantör/-erna. Så här ser ett Inköpsuppdrag som ska attesteras

33 Inköpsuppdrag Att raderna är röda är helt i sin ordning!
Du klickar i Ansv- kolumnen, då öppnas konteringsraden, där du anger ert ansvarsnummer. Därefter klickar du på Enter Då kommer stämpeln fram och du kan sakattestera beställningen. Därefter cirkulerar du beställningen till din beslutsattestant som klickar på ”sin stämpel” och signerar beställningen. Beslutsattest

34 Beslutsattest Beslutsattest görs av behörig attestant.
I dennes ”Min inkorg” ligger beställningsorder/-rarna och väntar på beslutsattest. Markera raden och klicka på Kontera/Attestera. Attestering

35 Beslutsattest Avattestering
Klicka på stämpeln för att beslutsattestera raden. Alternativt klicka på dubbelstämpeln för attestera hela beställningen. Klicka därefter på nästa beställning, har du inte fler beställningar att hantera kommer du till rutan signera. Avattestering

36 Avattestering Du kan avattestera en beställningsrad eller hel beställning. Samt göra ändringar i beställningen. Det måste göras innan beställningen är signerad av beslutsattestanten. För att kunna makulera eller göra ändringar måste beställningen eller beställningsraderna avattesteras först. Gäller både sak- och beslutsattest. När beslutsattestanten avattesterat sin/sina rader måste beställningen cirkuleras tillbaka till sakattestanten. Kontera/Attestera

37 Avattestering Attestanten öppnar beställningen på Kontera/Attestera för att komma in i konteringsfliken. Din signatur avattesterar du genom att klicka två gånger på den. Första gången blir den markerad och andra gången försvinner signaturen och en stämpel kommer fram. Samt att beslutsattestantens stämpel försvinner helt. Nu är raden avattesterad och du kan göra dina ändringar eller makuleringar. Ändra eller makulera

38 Avattestering Avattestering
Du klickar på ”Tillbaka” Du kommer då till sidan ”Beställning-Beställningsinformation” där ser du att avattesterad rad har fått en soptunna. Nu kan du ändra antal i Kvantitets-rutan alternativt makulera raden genom att klicka på soptunnan. Vid makulering av hel beställning, använd soptunnan längst ner till vänster. Avattestering

39 Avattestering Vid enbart ändring av antal, måste artikelraden sakattesteras på nytt innan beställningen cirkuleras för beslutsattest och signering. Vid makulering av hela beställningen så försvinner den från ”Mina beställningar”. Klicka på Kontera/Attestera för att komma tillbaka till konteringsfönstret… Avattestering

40 Avattestering Status på beställningar
Klicka på stämpeln så din signatur kommer fram och cirkulerar till behörig beslutsattestant. Alternativt cirkulera beställningen direkt till belslutsattestanten om du makulerat rad. Status på beställningar

41 Status på Mina beställningar
För att se status på din beställningar klickar du på knappen ”Mina beställningar”. För att se vilka inköpsorder som skapats av beställningen klicka på den blå pilen till vänster. Status på inköpsorder

42 Status på Mina beställningar
Då öppnas en ruta under beställningen med information om inköpsorden/inköpsordrarna samt status på dessa. Genom att klicka på inköpsordernumret så kommer du till inköpsordern och kan se ytterligare information om vilka fakturor, leveranser och bekräftelser som kommit till ordern. Inleverans

43 Inleverans Inleverans gör du när beställningen eller delar
av beställningen har kommit. Inleverans kan göras av annan än beställaren. Inleverans krävs för att fakturamatchning ska kunna genomföras. Sök inköpsorder

44 Inleverans Skriv in nummer på din inköpsorder och klicka på ”Öppna”.
(T.ex. IN ) Du kan även söka fram inköpsordern på andra sätt. Kontakta Inköpssupport menyval 2 så visar vi dig. Registrera Inleverans

45 Inleverans Fyll i nummer på följesedeln. Har du ingen följesedel ange siffran 0. Systemet antar alltid att du får vad du beställt. Har du ingen avvikelse i leveransen klickar du på Spara. Avvikelser

46 Inleverans Avvikelser
Vid avvikelse ange det korrekta antalet som levererats i kolumnen ”Denna lev”. Ex kom inga artiklar ange 0. Beställde du 4 men fått 2, anger du 2. Bocka av rutan ”Slutlev” på aktuell rad. Klicka på Spara. Om leverantören INTE kommer att leverera eller komplettera leveransen, lämnas bocken kvar. Avvikelser

47 Inleverans För statistik på hur leverantörerna sköter sina leveranser klickar du på pennan till höger och registrerar avvikelse. Ange orsak i rullistan. Skriv eventuell notering. Klicka på OK. Då blir pennan rödmarkerad. OBS! Meddelandet är enbart internt i systemet och går INTE tillbaka till leverantör. Komplettera Inleverans

48 Inleverans När du fått kompletterad leverans, ska du göra en ny Inleverans. Systemet räknar själv ut vad som är kvar att göra inleverans på. Klicka på Spara Status på order tillåter inte inleverans

49 Inleverans När du söker upp inköpsordern för att göra en inleverans och får fram detta meddelandet: så är Inleverans redan gjord. Faktura

50 Faktura När leverantören skickar leveransen så skickas oftast fakturan
samtidigt. Den kommer då att matchas automatiskt mellan: Inköpsordern – Vad du beställt. Vad som registrerats som levererat – Inleveransen. Fakturan Om allting stämmer så blir fakturan automatiskt konterad, attesterad och klar för betalning. Du behöver inte göra något med fakturan och den kommer bara att svischa igenom systemet. Fakturan ärver konteringarna och attesterna från inköpsordern. Fakturamatchning

51 Faktura Det kan hända att fakturamatchning inte sker. Ex:
1. Om inleverans för inköpsorder inte registrerats. 2. Om fakturabelopp eller kvantitet inte stämmer mot vad som attesterats på inköpsordern. Väntar på leverans

52 Faktura 1. Är det så att Inleverans inte gjorts ligger fakturan i Inkorgen med meddelandet ”Väntar på leverans”. Låt fakturan ligga eftersom den ligger i sk vänteläge. När inleverans registrerats fortsätter matchningen av fakturan automatiskt. Ligger en faktura fortfarande kvar även om Inleverans skett kontakta Inköpssupport menyval 2 så hjälper vi dig. Info

53 Faktura 2. Är det så att en Inleverans skett men fakturan fastnar ändå, öppna fakturan och du kommer in i fliken Matchning. Är du osäker om Inleverans skett så kan du gå direkt in på inköpsordern via knappen ”Visa inköpsorder”. Finns knappen Leverans, registrerar du leveransen om du fått dina artiklar. Finns inte knappen Leverans är inleverans redan gjord. Alla rader med grön bock är automatiskt godkända. Röd bock innebär att raden inte godkänts automatiskt. För muspekaren över den ”röda bollen” så visas informationstext. Fakturamatchning

54 Faktura För att godkänna raden trots att fakturerat belopp är högre än beställt belopp klicka på den röda bocken. Alternativt klicka på ”Godkänn alla” om det finns flera rader att godkänna. Om det ändå inte går, klicka på Konteringsfliken och kontera upp konteringsraden manuellt. Konteringsflik

55 Faktura Du kommer nu in i fakturans konteringsflik där den hanterade differensen automatiskt konterats upp. Konteringsraden måste nu sakattesteras och cirkuleras till beslutsattestant innan fakturan kan gå till betalning. Kontaktuppgifter

56 Kontakta oss gärna, vi hjälper dig Inköpssupport 0770-11 11 00
Kontaktuppgifter Kontakta oss gärna, vi hjälper dig Inköpssupport Menyval 2 Välkommen med din fråga!