Anita Nilsson assistent anställd sedan1976

En presentation över ämnet: "Anita Nilsson assistent anställd sedan1976"— Presentationens avskrift:

1 Anita Nilsson assistent anställd sedan1976
Sköter miljöförvaltningens ekonomi Sekreterare till miljöchefen Administrativa arbetsuppgifter

2 Miljöförvaltningens ekonomi
Budget Budgetprognoser Redovisningsrapporter Alla inkommande fakturor kommer till LKANITANIL via fakturaprogram Fördelar och konterar inkommande fakturor Kontantkassa 2010 inkom 375 leverantörsfakturor och 821 fakturor skickades ut

3 Miljönämndens budget 2011 kr (0,4 % av stadens budget 1,9 miljarder) Kostnader kr - löner kr - hyra kr - övriga kostnader kr - förtroendevalda kr Intäkter kr

4 Övriga arbetsuppgifter
Öppnar dagens inkommande post tillsammans med chef Bevakar att vi besvarar remisser, förfrågningar, klagomål inom rätt tid Sköter miljöchefens tidsplanering Bokar, beställer inför sammanträden Planerar och bokar resor Korrekturläser miljöchefens skrivelser Skriver anteckningar från möten Bevakar miljöchefens telefon Servar allmänhet och personal Telefonservice Arkivarbete Allt annat

5 Barbro Olsson assistent anställd sedan 1986
Diarieföring Miljönämnden Personalärende

6 Diarieföring m.m. Diarieför inkommande och utgående post i ett system som heter Ecos Scannar in alla handlingar till diariesystemet och till inspektörerna Arkiverar handlingarna Sätter in postlistan på nätet Allmänna sekreteraruppgifter Telefonservice Servar allmänhet och personal

7 Miljönämndens sammanträde
Register över ledamöter Utskick av handlingar Förbereder protokollet Sätter in handlingar och protokoll på hemsidan Expediering av protokollet

8 Personalärenden Har hand om lönerapporteringen till lönekontoret i ett system som heter Palett/Heroma Flexhantering

9 Susan Joppien, assistent anställd sedan 2005.
Tidningsbevakning Diarieföring av in- och utgående post Ta emot telefonsamtal och besök Registrering av utgående fakturor Beställning av kontorsmaterial m.m. Registrering av böcker och rapporter till biblioteket Bokning av rum, beställning av kaffe och bullar m.m. till möten och sammanträden. Service av kontorsmaskiner, påfyllning av papper, byte av toner, färgband m.m. Arkivering av handlingar

10 Arkivering Alla handlingar som kommer in scannas och diarieförs, innan de sorteras in i vårt arkiv. Utgående handlingar diarieförs och kopior sorteras in i vårt arkiv. Efter ett år ska handlingarna i vårt arkiv flyttas till kommunens arkiv i källaren. Då tas handlingarna fram och sorteras i arkivboxar. För varje ärende skrivs en beredningsplan avslutat ärende ut från ECOS, den följer med handlingarna i boxen. När alla handlingar är sorterade i boxar, registrerar man innehållet i boxarna, i programmet Visual arkiv. Där skriver man vad varje box innehåller. Därefter skriver man ut etiketter till boxarna från Visual arkiv. År 2008 fyllde vi 63 arkivboxar med handlingar.