Guide för användning av telefon

En presentation över ämnet: "Guide för användning av telefon"— Presentationens avskrift:

1 Guide för användning av telefon

2 5. Internlampa, används för att ta intern linje
5. Internlampa, används för att ta intern linje. Kan användas för att ta linje även när det ringer på din telefon. 6. Sekretessknapp/Autosvar. Trycker du på denna utan att vara i ett samtal (luren i klykan) så kommer telefonen att svara automatiskt med högtalartelefon på alla interna samtal du får. Externa samtal får upptagetton. 7. Lagringsknapp, används för att ringa upp kortnummer eller spara uppgifter på din terminal. För att ringa kortnummer trycker du på knappen och sedan det kortnummer du har lagrat. 8. Kopplaknapp, används för att koppla samtal. Tryck på knappen och sedan önskad destination du vill koppla pågående samtal till. 9. Återuppringning, ringer direkt upp senast slagna externa nummer. 10. När lampan om meddelandeindikering lyser, (22), lyft luren och tryck på denna knapp för att lyssna av din röstbrevlåda. 11. Kontakt för headset, sitter på sidan av telefonen. 12. R, används ej i sverige. 13. Väntkoppla, används för att parkera samtal så du kan ringa ett till samtal utan att koppla ner kund. För att ta tillbaka samtal krävs det slinglinjeknappar. Om dessa inte visas senare under utbildningen, fråga teknikern om detta. 14. Högtalartelefon, används för att lyfta/lägga på luren i högtalarläge. Om headsetläge är aktiverat, används denna för att svara i headsetet. 15. Enter-knappen. Används för att välja olika alternativ i displaymenyn. 16. Mikrofonen till din högtalartelefon. 17. Navigeringshjul, används för att navigera i de olika menyerna i displayen. Upp/Ner pil kan användas för att ställa in volymen på ringsignalen (om luren är på) eller volymen i luren om luren är av. 18. Cancel-knappen. Används för att backa i displaymenyn eller ångra val. 19. Programmerbara knappar, funktionera för dessa ges senare under utbildningen och bör skrivas upp på sidan dedikerad för detta senare i denna manual. Här hittar du t.ex. slinglinjeknapparna för att ta tillbaka parkerade samtal. 20. I vissa modeller kan du vinkla displayen. 21. Systemknappar S1-S4. Används för att välja olika saker i displayen, t.ex. gå in i menyn. I menyn kommer du åt telefonböcker, funktioner samt inkommande/utgående samtalslogg. 22. Meddelandelampa/Ringsignalslampa. Lyser med fast rött sken om du har ett meddelande. Blinkar rött om du har ett inkommande externt samtal eller grönt om du har ett inkommande internt samtal. 1. Display, här visas aktuell information för din telefon. Om det står ”Inkommande samtal” följt av en siffra är detta antalet missade samtal du har. 2. Pausknapp, används ej i Sverige. 3. Vidarekoppling, tryck ner denna knapp och navigera sedan med knapp 17 (Navigeringshjul) till den vidarekoppling du vill ha, knappa in det nummer du vill vidarekoppla till och välj enter i displayen. Om detta känns krångligt finns det även funktionskoder för detta senare i manualen. 4. Konferensknapp, när du pratar med någon trycker du på denna knapp, du får ny kopplington (intern) och kan ringa upp en till part, när denna person svarar trycker du på knappen igen för att lägga till personen till det urpsrungliga samtalet. Upprepa för att lägga till fler, du kan ha max ______ personer i konferens.

3 Telefonbok Du kan spara nummer genom att antingen slå numret först (med 0 för linje) och sedan välja spara i displayen. Du får sedan ange ett namn på kontaken och sedan välja spara igen. Du kan även spara nummer från samtalsloggarna på samma sätt. För att komma åt dessa nummer går du in i meny från displayen och väljer ”Telefonbok Personlig”. Tänk på att du bara har _____ poster i din telefon.

4 Programmerbara knappar.
24st 12st 8st

5 Anpassa dina egna knappar
Du kan anpassa de programmerbara knapparna efter eget behov. För att göra detta trycker du på ”prog” i displayen, sedan den knapp du vill ändra. Använd sedan navigeringshjulet för att välja den typ av funktion du vill ha på knappen. Är det blankt innebär detta att knappen är en snappknapp, och du kan då skriva t.ex. en funktionskod eller telefonnummer. Tryck sedan på spara när du är klar. T.ex. Innebär ank en kollegas anknytning och du bör då skriva in kollegans interna nummer där.

6 Funktionskoder Det finns flera olika funktionskoder för din telefon. Många känner att dessa är lättare att använda sig av än att navigera i menyerna.

7 Vidarekoppling Exempelvis för att vidarekoppla alla samtal vid ej svar till din mobil: Lyft luren, slå sedan * # För att sedan ta bort detta: Lyft luren, slå *71 0 0

8 Vidarekoppling för grupp
En grupp är när det ringer på flera telefoner samtidigt, exempelvis ert huvudnummer. Exempelvis: Lyft luren, slå * # Skriv ner dina anknytningsnummer för grupperna på nästa sida.

9 Gruppanknytningsnummer
Beskrivning Anknytningsnummer

10 Röstbrevlåda (SVM) Detta är en enkel röstbrevlåda med ett meddelande per anknytning. Den har även en begränsad mängd lämnade meddelanden per röstbrevlåda och man bör vara noga med att ta bort meddelanden när man lyssnat av dem då om den blir full så kommer den att sluta svara. För att spela in din hälsningsfras lyfter du luren och slår *381 och talar efter pipet. För att lyssna på din hälsningsfras lyfter du luren och slår *382 För att tömma hela din röstbrevlåda när den blivit full, lyft luren och slå *384 När du har ett nytt meddelande lyser indikeringsknappen för meddelanden rött. På KX-76XX serien är den längst upp till höger. På KX-75XX serien är det på en av dina 12 knappar. För att lyssna av meddelandet lyfter du luren och trycker på röstbrevlådeknappen (Den som ser ut som ett kuvert). Glöm ej att du på något sätt måste styra dina samtal till röstbrevlådan, t.ex. med vidarekoppling. Då skall du styra dina samtal till anknytning ________ Jag har detta Jag har ej detta

11 Röstbrevlåda (TVM) TVM är ett mer avancerat system för röstbrevlådor med mer kapacitet, möjlighet till flera olika meddelanden samt till talträd med mera. För att använda din röstbrevlåda ringer du helt enkelt upp den och följer sedan instruktionerna. Den kommer att läsa upp flera menyalternativ och sedan förklara vad du ska göra. T.ex. för att spela in din allmänna hälsningsfras väljer du först alternativ 3 och sedan alternativ 1. Röstbrevlådans anknytningsnummer: _____________ Glöm ej att du på något sätt måste styra dina samtal till röstbrevlådan, t.ex. med vidarekoppling. Då skall du styra dina samtal till röstbrevlådans anknytningsnummer. Du kan även lyssna av din röstbrevlåda utifrån. Du ringer helt enkelt upp t.ex. din anknytning eller något nummer som du vet går till en röstbrevlåda. Du slår sedan #6* [Ditt anknytningsnummer] [Din pinkod] # och du får sedan samma menyalternativ som du får när du ringer den internt. Om du inte ändrat din pinkod är den som standard 1234. Jag har detta Jag har ej detta

12 Mobil anknytning Min mobila anknytning: __________
Din mobila anknytning fungerar som en begränsad bärbar telefon. Det finns möjlighet att ringa via växeln, få samtal via växeln samt att koppla samtal och utföra växelfunktioner. För att ringa via växeln ringer du upp ett åtkomst nummer, anger *47 för inloggning, sedan din mobils anknytningsnummer och pinkod. När du får konfirmationston är det bara att börja ringa, glöm ej 0a för linje ut. Detta kan läggas in som en kontakt i din telefonbok så du slipper slå detta manuellt. När du gör detta, glöm inte att lägga in pauser mellan momenten, detta ser ut som ’p’ i din mobildisplay. Exempel: p *47 201p 1234p När du ringer via växeln kan du även ange olika funktionskoder istället för att slå 0a för linje och ringa externa samtal. Några exempel på dessa är: *7360* Logga ur alla grupper *7361* Logga in i alla grupper För att koppla samtal är det bara att slå # följt av anknytningsnummer du vill koppla till, observera att du inte kan prata med personen i fråga innan du kopplar, eller få tillbaka samtalet. Min mobila anknytning: __________ Min pinkod: _________ Mitt åtkomstnummer: _____________________ Jag har detta Jag har ej detta

13 Tidskoppling Du kan på dina programmerbara knappar ha knappar för tidskoppling. Dessa knappar styr tidsläget i växeln (Dag/Natt/Lunch/Rast) och även automatiken med vilken växeln väljer mellan dessa. Automatiken: Denna knapp lyser inte alls när automatiken är på (Exempelvis nattmeddelande efter 5 etc.) Lyser med fast rött sken när den är avslagen. Tidsläge: Lyser inte alls för dagläge. Lyser Rött för nattläge. Lyser Grönt för lunchläge. Blinkar Grönt för rastläge. Exempelvis kan du vid en röd dag: spela in ett rastmeddelande, ställa tidsläget till Rastläge (blinkar grönt) och stänga av automatiken (Lyser rött) så att växeln inte ändrar tidsläget senare. Jag har detta Jag har ej detta

14 Meddelanden, talträd och köbesked
För att spela in meddelanden anger du *361 [meddelandekod] från fast systemtelefon och lyfter sedan luren. Efter att du har lyft luren, kommer det första pipa och stå vänta i displayen. Efter detta komma en fast ton och det kommer stå ”Inspelning” i displayen. Du kan nu börja tala. När du är klar, tryck på den blinkande lagringsknappen eller lägg på luren. För att lyssna på dina inspelade meddelanden anger du *362 [meddelandekod] från fast systemtelefon och lyfter sedan luren. Exempelvis: * [Lyft lur] Skriv ner dina meddelandekoder på nästa sida. Jag har detta Jag har ej detta

15 Meddelandekoder Beskrivning Meddelandekod

16 Talträd och svarsmeddelanden i TVM
Du kan ha ett otroligt avancerad talträd i en TVM, du kan även ha mängder av svarsmeddelanden. För att ändra meddelanden ringer du upp din TVM, när den svarar slår du #6* följt av Message Managers anknytning och dess pinkod, avsluta med #. Du väljer sedan menyalternativ 5, sedan menyalternativ 3. Efter detta får du välja den talprompt du vill ändra (1-100). Message Managers anknytning: ________ Message Managers pinkod: ________ Fyll i listan med dina talpromptar på nästa sida. Jag har detta Jag har ej detta

17 Lista för TVM talpromptar
______________________________________________________________________________________

18 Lista för TVM talpromptar (forts)
______________________________________________________________________________________