Lathund för administratörer

En presentation över ämnet: "Lathund för administratörer"— Presentationens avskrift:

1 Lathund för administratörer
Om lagledarrollen

2 Lagledarrollen - en administrativ dirigent

3 Spelare/Ledare/Föräldrar/Motståndare/Idrottsplatspersonal
Lagledarrollen –den mest underskattade rollen, balanserar laget Spelare/Ledare/Föräldrar/Motståndare/Idrottsplatspersonal Information/Kommunikation/ Kontroll Lagledare Korrekt information i god tid eliminerar många irritationsmoment hos berörda personer. Lag med bra lagledarna har oftast en bra harmoni och nöjda ”kunder”. Läs spelet och ”äg” föräldragruppen Bra lagledaregenskaper: Noggrann Kunna läsa och förstå Välformulerad i text Lagom bestämd Samarbetsvillig

4 Lagledarrollen –kommunikation
Tips: Försök alltid ha en positiv anda i texten Undvik ord som: måste, ska, viktigt. Använd dom när det behövs. Bör är ett bra ord! Det du menar som avsändare tolkas inte alltid på samma sätt av mottagare undvik mejl som kan röra upp känslor. Försök skriva sakligt (fakta). Inte personliga värderingar eller bedöma personer/händelser m.m. Kortfattat och innehållsrikt! Var tydlig i vad du vill med informationen. Om du har tid/möjlighet – skriv veckobrev med info om kommande vecka. Använd munnen som kommunikationsmedel om ni tror känslor kommer involveras, gärna face to face. Skriv inte i affekt. Om du är tveksam till att skicka ett mejl – avvakta en halvtimme, läs igenom det igen och fråga dig om det är värt konsekvenserna

5 Lagledarrollen - aikungdomsfotboll.se eller laget.se/aik
Hemsidan är ert viktigaste hjälpmedel: - Utskick - Kallelser - Kalendrar - Kontaktpersoner (lägg ledare synligt) - Lägg även in föräldraförening under ledare så vi når dom med utskick - Närvaro m.m. Dokument: - Försäkringar - Lathundar - Mallar (incidentrapport + resedokument viktiga) - Policys/Riktlinjer - Träningstider Länkar: - Intyg om registrering/licensiering - Hjärtscreening/Hälsoblankett Camper/Cuper, tjäna pengar, Profilguide stadium, m.m.

6 Lagledarrollen - Ny spelare/börja i laget
Spelare som vill börja i AIK ansöker om det på laget.se/aik. Ingen spelare provtränar i AIK utan att vi (centralt) fått ok av tidigare klubben. Innan man fattar definitivt beslut bör man gå igenom kostnader, ordningsregler, klädsel m.m. med spelare/förälder. Ge lagets VPL till förälder. Vid klar spelare för laget: -Alla spelare läggs in på lagets sida på laget.se/AIK med namn, personnummer, adress, epost, mobilnummer) -Spelare 15 år och äldre ska licensieras för AIK i FOGIS -Spelare 12 år och äldre ska registreras för AIK i FOGIS -Alla ska fylla i AIK Stilsamtycke -Om man är 10 år och äldre och så önskar, fyll i hälsoblankett (Hjärtscreening) Beroende på ålder kan matchkläder behöva beställas.

7 Lagledarrollen - Närvarorapportering (LoK)
En av klubbens viktigaste intäkter kommer via kommunalt och statligt aktivitetsbidrag (Lok-stöd). Från och med 2019 fördelas även träningstider av kommunen efter Lok. För att en aktivitet ska var Lok-berättigad: - Minst tre spelare - Minst en ledare (helst två…) - Namnet på aktiviteten behöver vara fotbollsrelaterad eller AIK Stilsrelaterad - KLAR-markera aktiviteten på laget.se Vi får betalt både för antalet tillfällen samt antal spelare. Vi tilldelas träningstider efter hur många spelare vi har haft registrerade för minst 5 aktiviteter under året. Lägg således in ev. provspelare också. Lok-rapportering görs halvårsvis 1 jan - 30 juni och 1 juli - 31 dec. Ni måste ha detta klart 5 aug/5 feb men gör det helst kontinuerligt.

8 Lagledarrollen - Träning/matchtider
Generellt: - Vinterschema V45-14 (650 kr/tim och helplan 11-m) - Sommarschema V15-44 (20 kr/tim och helplan 11-m) Fördelning mellan klubbar: - Föreningar får ett antal tider tilldelade efter vad man förtjänar utifrån antalet spelare. - 6-9 år ggn/v år 2 ggr/v år 3 ggr/v Vi fördelar sedan internt i klubben efter de tider vi tilldelas. Solna Interbook - boka tider själv: - Få inlogg av Roger, skapa därefter konto - Det är ett ”titta-system” där bokningsförfrågningar kan göras. - Bokningsbekräftelse kommer när tid är inbokad. - Bokningar kan inte göras förens vi släppt tiderna för kommande schema. - Minst 5 dagars framförhållning - Boka in som match om ni bokar match. StFF (matcher) prioriteras före träningar. - Kostnader till 200 kr står klubben för - Vid dyrare bokningar står laget för HELA kostnaden

9 Lagledarrollen - omklädningsrum
På Skytteholm A- B- C-plan finns max 2 omklädningsrum per plan. D-plan har inget. På sommarschemat tilldelas det efter inbokade matcher/träningar. På vinterschemat skickar ni info om ni har match till Roger senast onsdag innan match så meddelas vaktmästarna det på torsdag morgon så de kan planera schemat. På övriga stora planer (RIP, Råsta, Huv.f) behövs passerkort (samma som till gympasalar). Fyll i ”alla kort” vid egen bokning på Interbook. Fungerar 30 min innan och efter AIKs bokning.

10 Lagledarrollen - Matchändring
Hemmamatch: - Kolla på Interbook om möjliga dag/plan/tid Ta kontakt med motståndarlag *Boka tiden som träningstid i Interbook,inte matchtid, se förklaringnedan - Om ni önskar vardagstid (se sommarschema för matchflyttstid om det blir någon 2019) mejla om matchen ni vill flytta och önskade datum. - Fyll i matchändringsblankett på Följ instruktioner där. Bortamatch: -Ta kontakt med motståndarlag -Det är hammalagets ansvar att lösa ny plantid -Fyll i matchändringsblankett på -Följ instruktioner där I övrigt: Behöver ni flytta någon match så är vårens matcher gratis att ändra före den XX april. Höstens matcher är gratis före den XX aug. Kostnader är annars 200 kr för flytt med mer än 8 dagar till ordinarie match, därefter 600 kr. Kostnader för matchändringar kommer till AIK Kansli som betalar men det dras på lagbidraget! *Om tiden bokas som träningstid kommer förbundet ”köra över” tiden och ni får ett avbokningsbesked, men det är alltså för att kunna boka på er matchtid. Bokar ni tiden som matchtid kommer inte förbundet kunna boka in den och ni får besked att tiden ej är tillgänglig.

11 Lagledarrollen - kansliutskick
Läsa, agera (=oftast svara), vidarebefordra När vi gör utskick från kansliet behöver ni ta er tid att läsa det. Svara om vi önskar svar…. Vi ska inleda utskicken med vem som ska ha det. Se till att stämma av så dessa fått utskicket. Vi kan välja på att skicka till alla spelare, ledare, föräldrar eller anställda. Således når vi inte enbart föräldraföreningen om dessa inte är inlagda som ledare.

12 Lagledarrollen - FOGIS = Fotbollens Gemensamma InformationsSystem
Läsa, agera (=oftast svara), vidarebefordra Från xx år behöver lagen lämna in laguppställning från FOGIS I FOGIS görs bl.a: Övergångar, godkänns, initieras, betalas Registreras spelare från 12 års ålder Licensieras spelare från 15 års ålder Anmäls lag till seriespel senast 31 dec Utbildningar av ledare registreras Kostnad att anmäla lag är ca kr per lag (ca 100 lag). Drar man ur lag efter 31 jan får man böter om 2000 kr + att man inte får tillbaka anmälningsavgiften. Övriga kostnader som dras på lagbidraget är: Lämnad WO, kostar ca 900 kr (Vid två WO eller WO i sista omgången utesluts man ur seriespelet). Grova utvisningar, 500kr, detta bör ni ta ut av spelarna Vimplar, 40/60 kr/st, finns på kansliet Matchändringar, 200/900 kr beroende på hur tätt inpå match flytten sker

13 Lagledarrollen - övrigt
Fotografering 2019 blir det preliminärt fotografering i Solna Gymnasiumdessa datum: 24/4, 25/4, 6/5, 7/5, 8/5, 9/5 Skitsnackseliminering Hör ni rykten eller annat som verkar konstigt, fråga oss om det är sant. Det finns så mycket surr runt planerna som är påhittat eller misstolkat. Ingen i AIK FF får bonus eller liknande belöning. Ingen har övertidsersättning och alla gör fler timmar än de egentligen har betalt för. Medlemmar Påverka gärna föräldrar i AIK FF att bli medlemmar och gå på årsmötet. Viktigt med föreningsdemokrati. Följ VPL (Verksamhetsplanen) Verksamhetsplanerna ska vara godkända 31 januari. Se till att följa dessa. Klädsel 2018 fick lagledare en vit overallströja. 2019 ingår regnjacka, shorts och pikétröja (samma som tränarna). Resemall vid övernattning. Fyll i och skicka till koordinator och åldersgruppsansvarig.

14 Inkomna frågor: Kan man ändra/dra tillbaka kallelse som skickats? Hur kallar man inlånade spelare från andra lag?