Projekt All in Information inför ansökan om utbetalning ESF 9 feb 2018 Uppdaterad 2018-11-21 2019-01-11.

En presentation över ämnet: "Projekt All in Information inför ansökan om utbetalning ESF 9 feb 2018 Uppdaterad 2018-11-21 2019-01-11."— Presentationens avskrift:

1 Projekt All in Information inför ansökan om utbetalning ESF 9 feb 2018 Uppdaterad

2

3 Varför All in? Det är högkonjunktur och många branscher söker arbetskraft – alla behövs på arbetsmarknaden (All in!) Den demografiska utvecklingen pekar på stora behov även framöver, särskilt inom välfärdssektorn. Alltför få i jobb eller studier efter etableringsprogrammet; män får oftare tillgång till skarpa arbetsmarknadsåtgärder än kvinnor. Stora grupper riskerar att hamna i permanent utanförskap, särskilt kvinnor. Insatserna är höga, vi måste satsa allt vi har på att hitta nya lösningar (All in!)

4 Projektet Åtta kommuner i Örebro län samverkar.
Utgår från individens förutsättningar för etablering i samhället och på arbetsmarknaden. Utrymme för att utveckla och testa lokala lösningar/nya samverkansformer för att nå resultat. Kontinuerlig metodutveckling och lärande mellan deltagande kommuner. Starkt fokus på arbete och insatser som leder till arbete. Projektet medfinansieras av EU/Europeiska socialfonden.

5 Budget Total finansiering 50 880 508 kr
Svenska ESF-rådet står för 46,97% Projektet står för 53,03% i form av medfinansiering Lokal för deltagare Ersättning för deltagare i form av försörjningsstöd Lön för assistent Tid Kontaktpersoner (styrgrupp) i varje kommun Region Örebro län kr

6 Projektets genomförandefaser
ANALYS- OCH PLANERING september 2017–februari 2018 (6 månader) GENOMFÖRANDE mars 2018 – februari 2020 (24 månader) AVSLUTNINGSFAS mars 2020 – maj 2020 (3 månader)

7 Särredovisning av projektet
Skapa förutsättningar i era ekonomisystem för projekt All in så att kostnader kan särredovisas!

8 Ansökan om utbetalning
Ansökan om utbetalning för projekt All in kommer att ske varje månad Utbetalning från ESF sker i efterskott

9 Inför ansökan om utbetalning
Direkta utgifter är stödberättigande om de: har uppkommit för och är nödvändiga för projektet har uppkommit under projektperioden kan styrkas genom kopior av bokföringsunderlag har uppkommit efter upphandling/konkurrensutsättning Blir ni osäkra vilka kostnader som kan återsökas fråga Anna-Karin!

10 Projektbokföring och fakturering
Projektredovisningen ska särredovisas och tydligt kunna särskiljas från den ordinarie redovisningen. Tydligt framgå att utgifterna är kopplade till projektet, låt leverantörer ange projektnamn/ref.nr på fakturan. Av fakturan (eller bilagan) ska framgå VAD som avses (ex: aktivitet, deltagare, antal timmar). Fakturorna ska vara bokförda och betalda när ansökan om utbetalning skickas in. Ta ej med indirekta kostnader.

11 Indirekta kostnader I Socialfondsprojekt används en schablon för indirekta kostnader på 15 % baserat på personalkostnaderna. Indirekta kostnader kallas även för overheadkostnader och är gemensamma kostnader i stödsökandes organisation som fördelas ut på användarna. De omfattar även kostnader som kan knytas till de anställda i projektet såsom datorer, telefoner, kontorslokaler, kontorsmaterial, friskvård mm. Lista indirekta kostnader ESF Dessa kostnader ska inte budgeteras eller redovisas som direkta kostnader!

12 Lagen om offentlig upphandling (LOU)
Projektägaren är alltid skyldig att visa att projektet genomförts på ett kostnadseffektivt sätt. Alla ramavtal måste vara giltiga! Dokumentera! Visa hur ni följt Lagen om offentlig upphandling (LOU).

13 Underlag till projektekonom
Senast den 12:e i varje månad ska följande skickas in från föregående månad: PDF 1 Försättsblad redovisning Utdrag ur huvudbok Kopior på stödberättigande och betalda fakturor, ev reseräkningar (ska ligga i samma ordning som på försättsbladet) Attestrutin (en gång) Beräkning av lokalhyra om egen lokal inom kommunen används (en gång) PDF 2 Tidsredovisning för Aktivitetsledare & Assistent PDF 3 Närvarorapporter för alla deltagare 4 Excel-format (Ej pdf) Sammanställning av närvarotimmar för deltagare OBS! Spara denna fil som ’Excel-arbetsbok’ .xlsx istället för ’Makroaktiverad Excel-arbetsbok’ .xlsm innan ni mailar den till mig. (Annars fastnar den i brandväggen).

14 Underlag fortsättning
Senast den 12:e i varje månad ska följande skickas in från föregående månad: Originalen ska skickas (för arkivering) med post till: All in Anna-Karin Skoog Box ÖREBRO Samt att underlagen mailas till: Glöm inte att skriva under blanketterna!

15 Underlag fortsättning
Kom överens i varje kommun om vem som ansvarar för vad och vem som säkerställer att alla blanketter och underlag skickas in till projektekonom! Alla blanketter hittar ni på Hemsida All in

16 Underlag Försättsblad
Fyll i typ av kostnad, upphandlingsform och belopp. Direktupphandling Förenklat förfarande Urvalsförfarande Öppet förfarande Selektivt förfarande Förhandlat förfarande Annan Fakturor och underlag scannas in i samma ordning som de tas upp här.

17 Underlag Exempel kostnader Externa tjänster Resor och logi
Konsulttjänster Utbildningar deltagare Upphandlas eller anskaffas i konkurrens och omfattas av kravet på att projekt ska bedrivas på ett kostnadseffektivt sätt Resor och logi Resor, såsom biljetter, rese- och bilförsäkring, bränsle, milersättning, vägtullar och parkeringsavgifter Logi Visum Dagtraktamente Konferens lärträff Reseräkning gäller som godkänt underlag Utrustning och materiel Informationsmaterial, förbrukningsmateriel Arbetskläder deltagare Redovisa inte materiel som ingår i de indirekta kostnaderna.

18 Underlag Exempel intäkter Intäkter Ev anställningsstöd för assistenter
Ska kunna utläsas i huvudboken

19 Medfinansiering Lokal för deltagare
Går som medfinansiering dvs kommunerna står själva för kostnaden men kostnaderna måste visas upp för ESF att de faktiskt existerat. I budget är kostnaden för lokal beräknad till 8000 kr/mån. Om egen lokal inom kommunen används ska endast faktiska och verifierade utgifter visas upp (ex: avskrivning, el, vatten, lokalvård etc). Hyrd lokal – utgift baserad på hyresavtal kan visas upp. Första redovisningen där utgiften förekommer – bifoga beräkningsunderlag för egen lokal eller hyresavtal – om projektet inte nyttjar hela lokalen – bifoga ett beräkningsunderlag som visar hur projektets andel av kostnaderna framräknats.

20 Tidredovisning Personal
Projektpersonalens tid redovisas med ESF tidrapporter. Inga lönespecar behöver skickas in! Olika schabloner för timlönekostnader för olika roller i projektet. Aktivitetsledare och Assistent går enligt schablon för Projektmedarbetare. Pålägg för lagstadgad semester, arbetsgivaravgifter, kollektivavtalade pensioner och försäkringar har lagts på timlönekostnaden. Ekonomer i kommunerna behöver inte fylla i någon tidrapport.

21 Tidredovisning Personal
Nedlagd tid i projektet som ska ersättas av Socialfonden kan endast tas upp med faktisk nedlagd tid eller som högst 155,16 tim/månad på ett år. Då lagstadgad semester på 12 % redan är inräknat i enhetskostnaden kan en heltidsanställd i projektet maximalt redovisa 10,71 månader om året, motsvarande 1662 timmar per år (155,16 x 10,71) Semester 1,29 månader motsvarar 200 timmar. Antagandet baserar på fem veckors semester. Även semester ska alltså tidredovisas till ESF.

22 Tidredovisning Personal
Varje månad fyller all personal i en blankett med timmar och vilken arbetsinsats de haft dag för dag. Glöm inte att skriva ut båda flikarna! Blanketten skrivs under och skickas till projektekonom både digitalt och per post. Tidrapportering ESF

23 Tidredovisning Personal
Flik 1 Arbetstidsredovisning Fyll i din kommun Aktivitetsledare= Projektmedarbetare Assistenter=Projektmedarbetare Assistenter fyller i Medfinansiering från kommun i denna ruta Aktivitetsledare= Direkt lön i projektet Assistenter=Medfinansiering i projektet

24 Tidredovisning Personal
Flik 2 Tidrapport

25 Tidredovisning Personal
En person som inte är insatt i arbetsuppgifterna ska med hjälp av det som står i fritextfältet ”beskrivning av arbetsinsatser” kunna utläsa vilken arbetsuppgift som utförts och se att den är projektrelaterad. Det ska räcka med en fullständig och unik mening för att beskriva det men man får skriva mer om man vill. Aktiviteterna ska kunna kopplas till projektets verksamhet för att ESF ska bedöma dem som stödberättigande.

26 Tidredovisning Personal
Här kommer riktlinjer från ESF: Möte: Med vem? Om vad? Syfte? Planering: Av vadå? För vem? Administration: Av vad? Typ av adm kopplat till projektet? Träff deltagare: Typ av deltagare? Var? Syfte? Information: Om vadå? För vem? Syfte? Praktik: Var? Besök? Följa upp en deltagare? Flera deltagare? Studiebesök: Var? Med vem? Syfte? Läxa: Till vem? Om vad? Handledning: Av vad? Till vem? Aktivitet tillsammans med deltagare: Vad för aktivitet? Hur många? Var? Syfte och mervärde för projektet? Genomgång: Av vad? För vem? Syfte? Besök hos arbetsgivare: Vilka då? Syfte?

27 Tidredovisning Personal
Flik 1 Arbetstidsredovisning

28 Deltagarredovisning och aktiviteter
Varje månad ska alla deltagare tidredovisa sina timmar och beskriva vilka aktiviteter som de genomfört. Närvarorapport deltagare Sammanställning av alla deltagares tidrapporter administreras av varje delprojekt. Sammanställning deltagare Aktiviteter/utbildningar sammanställs i den lägesrapport som skickas in tillsammans med ansökan om utbetalning till ESF (lägesrapporten skrivs av projektledare). Månadsvis rapportering av deltagaruppgifter till SCB (administreras av projektekonom).

29 Deltagarredovisning Fylls i av deltagaren
Inga frånvarotimmar ska finnas med här! Sortera närvarorapporterna i samma ordningsföljd som sammanställningen

30 Sammanställning deltagare
Flik 1 Deltagarförteckning Sammanställs av Aktivitetsledare eller Assistent utifrån närvarorapporterna Har deltagaren noll timmar så ska en nolla fyllas i under rätt åldersintervall!!

31 Sammanställning deltagare
Flik 1 Deltagarförteckning Sammanställs av Aktivitetsledare eller Assistent Fylls endast i när deltagaren slutar Besvaras vid första rapporteringen för deltagaren

32 Sammanställning deltagare
Flik 2 Intyg för närvarotid Hämtar uppgifter automatiskt från fliken Deltagarförteckning. OBS! - Skrivs under av Fredrik Rakar! - Hela sammanställningen mailas in i Excel-format.

33 Blanketter Glöm inte att skriva ut alla flikarna i Excel-arken!
Det finns förtydligande instruktioner i en flik för varje blankett. Fråga om ni blir osäkra på hur blanketterna ska fyllas i!

34 Synliggörande EU-logotyp (flagga) på allt infomaterial ska synas vid konferenser, utbildningar, inbjudningar mm. Deltagarna ska vara medvetna om att de deltar i ett EU-projekt. Lokaler där projektet bedrivs ska vara tydligt skyltade både vid entrén och vid lokalen. Produkter kan gratis beställas och logotyp kan laddas ned här Om kraven inte följs – risk att stödet reduceras!

35 Arkivering All dokumentation MÅSTE sparas All ekonomisk redovisning
Broschyrer, informationsmaterial Deltagarlistor Skärmdumpar på hemsidor Övrig dokumentation som rör projektet Sparas under 4 år från 31 december året då slututbetalningen gjordes Vi återkommer med mer info gällande arkivering.

36 Information till deltagarna
Deltagarna måste informeras om att de tillhör ett ESF-projekt. Detta kan enkelt göras genom att dela ut en broschyr och informationsblad om deltagarregister Information till deltagare Varje kommun ombesörjer själva att informera deltagarna hur deras personuppgifter behandlas inom projektet Alla deltagare i projektet bör få intyg på att de deltagit. Här finns mallar Deltagarintyg mm

37 Övriga länkar All in http://allin.hellefors.se
Svenska ESF-rådet Kontigo

38 Kontaktpersoner http://allin.hellefors.se/ Projektägare
Hällefors kommun Tommy Henningsson Projektledare Fredrik Rakar Näringslivskontakter Hans Karlsson Projektekonom/ Kommunikatör Anna-Karin Skoog Region Örebro Län Maria Svensson Hallberg

39