Hur kan digitala flöden underlätta, effektivisera och stärka ärendehanteringen?

En presentation över ämnet: "Hur kan digitala flöden underlätta, effektivisera och stärka ärendehanteringen?"— Presentationens avskrift:

1 Hur kan digitala flöden underlätta, effektivisera och stärka ärendehanteringen?

2 Hur kan digitala flöden underlätta, effektivisera och stärka ärendehanteringen?
Minskat person- beroende Enklare för studenten Enklare för läraren Säkrare informations- hantering Enklare att arkivera Säkrare handläggning Rättssäkerhet Hållbarhets- perspektiv (Tommy) Vi kan väl konstatera ATT digitala flöden underlättar? Enklare för studenten Enklare för läraren Minskat personberoende Säkrare handläggning Enklare arkivhantering Säkrare informationshantering Hållbarhetsperspektiv Rättssäkert Trygghet i rollen som handläggare Det blir Enklare och Säkrare, när vi väl har dem

3 ”Digitaliseringen anses vara den enskilt starkaste
förändringsfaktorn i samhället fram till år 2025” ”Digitalt först - Digitalisera den offentliga sektorn” ”Tydlig och effektiv handläggning för studenten” Minskad administration för lärare Digitala verktyg Arbetssätt (Tommy) Dessutom finns ett tryck ifrån flera håll. Från regeringsnivå finns krav på digitalisering Från UKÄ pratar man om vikten av att förenkla för studenter och skyndsam handläggning På universitetsnivå finns ett fokus på att minska administrationen för lärare och forskare Verksamheten ser möjligheter att utveckla nya arbetssätt och det händer mycket nu Studenterna har tydliga förväntningar på digitala lösningar Tekniskt finns bra lösningar tillgängliga, digital tentamen, utvecklingen inom Ladok, integrationsplattform Alltså - vi SKA digitalisera och HUR gör vi då?

4 Arbetssätt Verksamheten initierar utveckling
Vi använder det systemstöd vi har Allt blir inte perfekt ifrån början Uttalat stöd från ledningen (Christina) Utvecklingen av de digitala stödet sker tillsammans med verksamheten med fokus på arbetssättet. Vi stödjer utvecklingsarbeten som de initierar och driver. Det startar oftast med att en arbetsgrupp ser över sitt arbetssätt och kommer med förslag på förbättringar och vi bidrar med digitala möjligheter som ytterligare effektiviserar och stärker arbetsflödet. När det gäller systemstöd så använder vi det vi har, vi håller oss så mycket som möjligt till standard med så lite anpassningar och moduler som möjligt. Fördelen med detta är att användaren känner igen sig och själv efterfrågar nya lösningar. Allt blir inte perfekt från början men vi fortsätter utveckla tillsammans med verksamheten, vi börjar med det vi har, utvecklar nytt, testar, förändrar och testar igen. Vi har ett uttalat stöd från ledningen och vi försöker också sälja in idéer. Det skapar en vilja att förändra i verksamheten. Vi tycker att detta arbetssätt är bra för att vi samverkar och får bättre förståelse för helheten, det känns som om vi skapar en bra vi-känsla.

5 Ta emot och fördela ansvar
Handlägga ärende Upprätta beslut Beslut Expediera beslut Webbformulär Digital ankomststämpel Färdiga mallar Digital signering (Christina) - Här kan vi se ett exempel på en helt digitaliserad ärendehanteringsprocess som vi har arbetat fram tillsammans med verksamheten. Det ni ser är en förenklad bild av ett arbetsflöde, i själva verket startar det tidigare till exempel med att studenten vill ansöka om studieuppehåll via ett webbformulär. Sedan hanteras ärendet och avslutas med att studenten tar del av beslutet elektroniskt. Vi har utvecklat flera liknande digitala flöden, exempelvis tillgodoräknande och omprövning av betyg. Tillvägagångsättet är alltid det samma, vi fokuserar på arbetssättet. Här ser vi hur vi går från analogt till digitalt. Vad har ändrats? Informationen är densamma, arbetssättet är i princip detsamma, vi har bara kompletterat med digitalt stöd som handläggarna dessutom känner igen.

6 Vinster Studenter Lärare Handläggare Universitetet (Christina)
Vi ser att alla vinner på den här utvecklingen. För studenterna blir det enklare och mer lättillgängligt, en snabbare handläggning och återkoppling Det blir enklare för läraren att hantera ärenden, (mail med hyperlänk, tre klick och man är klar), läraren märker inte att de är i ett system. Handläggarna får ett gemensamt arbetssätt som skapar trygghet i rollen. De kan stötta varandra och få kontroll på alla ärenden till exempel genom påminnelser. För universitetet innebär det att ärendehanteringen blir mer rättssäker, arkiveringen underlättas, minskat personberoende och att tillgängligheten till allmänna handlingar ökar. (Tommy) Risker Bakslag- Javisst! (Stöd hos ledning, två steg fram och ett tillbaka) Ökad belastning på resurser för support och verksamhetsutveckling

7 Tack!