Forskarnivån i nya Ladok

En presentation över ämnet: "Forskarnivån i nya Ladok"— Presentationens avskrift:

1 Forskarnivån i nya Ladok 2018-02-28
Karin Schelen, Katja Taavo, Catherine Zetterqvist, Anna Sandberg Telléus Klara Nordström, Anders Vestin

2 Utbildningstillfälle 28/2
Koncept för utbildning på forskarnivå Kommande utbildning Examen Resultatrapportering Uppföljning

3 Utbildningsmaterial Agenda för mötet Material på ladok.se
Ny Lathund: koncept för utbildning på forskarnivå Nya filmer: Fall 1. Läser mot doktorsexamen Fall 2. Läser mot licentiatexamen Fall 3. Läser mot doktorsexamen, har tidigare läst mot licentiatexamen vid det egna lärosätet inom samma ämne Fall 4. Läser mot doktorsexamen, har tidigare licentiatexamen vid det egna lärosätet inom annat ämne Fall 5. Licentiatexamen/-utbildning från annat lärosäte, doktoranden ska fortsätta mot doktorsexamen Grundläggande begrepp och koncept – publicerades idag 28/2 Agenda för mötet Inkomna frågor Fler frågor och diskussion

4 Fråga utbildningsmaterial
Vem är den tänkta mottagaren för filmerna? Jag tänker mig om man sitter på supporten för nya Ladok och någon lagt in forskaruppgifter felaktigt. Kan vi ändra åt dem? Finns det något en systemadministratör behöver kunna som inte en slutanvändare kan göra? Svar Målgrupp för lathundar och filmer är centrala användare på lärosätena, t.ex. ladokansvarig eller Ladok-support på lärosätet. Om ni väljer att sprida materialet till slutanvändare kan det anpassas för att passa den egna verksamheten (ex. lathunden finns tillgänglig i power point - format för att kunna redigeras vid behov). Lärosätet beslutar även kring vilka delar som hanteras av slutanvändare vs. Systemadministratörer, och därmed vilket material som är passande.

5 Fråga utbildningsmaterial
E-learning: Vill ha små delar med möjlighet att ladda ner varje delkurs för sig. Antingen som SCORM så att man kan ladda upp till sin lärplattform, eller länk till varje separat del, så man kan välja vilken del man vill använda lokalt. Svar De e-learnings som är publicerade idag kan vi endast länka till eller lägga upp i SCORM-format för hela kursen. Vi tar med oss kommentaren inför kommande e-learnings så de är kortare delar. Tips! De filmer som finns i dagens e-learning kan ni ladda ner genom att högerklicka på filmen och välja ”spara video som…”, och sedan kan ni sprida filmen till berörda användare.

6 Fråga Svar Hur etableras forskarstuderande i Ladok?
Personer etableras i Ladok på samma sätt, oavsett om de är forskarstuderande eller studenter på grund och avancerad nivå. I systemdokumentationen finns beskrivet hur du manuellt etablerar en person i Ladok: nter

7 Fråga Svar Hur ska status på utbildningar hanteras?
Varför behöver ex. forskningsarbete sättas i status komplett? Svar Förutsättning i systemet för att lägga in ett förväntat deltagande på en utbildning för en doktorand är att utbildning och utbildningstillfälle är i status komplett. Mer detaljerad information om statushantering på utbildningar/utbildningstillfällen finns i systemdokumentetationen: +av+utbildningsinformation

8 Fråga Svar Vi saknar biträdande handledare som begrepp i nya Ladok.
Ni menar nog att man ska använda handledare och huvudhandledare, men det kan orsaka begreppsförvirring i onödan om inte biträdande handledare är med, vilket är ett vedertaget begrepp. Svar Finns inget krav i högskoleförordningen att biträdande handledare ska anges. Tidigare användes biträdande handledare och handledare, och i nya Ladok används huvudhandledare och handledare.

9 Fråga Hur är det tänkt att man ska kunna lägga in aktörer som är externa d.v.s. finns utanför lärosätet? Svar Svar finns på Det är möjligt att definiera ett användarkonto utan att det finns stöd för inloggning, för att tex lägga in en aktör. Vår starka rekommendation är att man undviker detta då det inte går att byta användarnamn i ett senare skede när det visar sig att personen behöver åtkomst till Ladok. Konsekvensen blir då två konton för samma person vilket är olyckligt och förvirrande. Är det trots allt en önskad åtgärd så kan en användare läggas in i Ladok utan stöd för inloggning. I dessa fall rekommenderar vi att användarnamnet tydligt signalerar ändamålet och avsaknad av inloggningsmöjlighet. eller Användarnamnet får inte riskera att kollidera med ett som senare skapas som användarkonto på lärosätet för annan person.

10 Fråga Svar Hur ska man hantera Särskilt tillstånd?
Ska det läggas in som en anknytning så innebär det väl att man måste lägga in en antagning också trots att antagning finns på annat lärosäte? Svar Särskilt tillstånd innebär att doktorand har möjlighet att läsa en fristående kurs, utanför sina doktorandstudier. Från sprint 99 kan ett deltagande skapas på ett individuellt kurstillfälle som fristående kurs i Ladok, då deltagande är inlagt på det individuella tillfället kan studiebehörighet dokumenteras för kursen. Detta kräver dock att det finns kurs inrättad i Utbildningsinformation.

11 Fråga Individuell studieplan: går det att göra mer här än dokumentera beslut? Kommer det att finnas möjlighet att ladda upp ISP som PDF i Ladok? Svar Då individuell studieplan dokumenteras kan följande fält fyllas i: fastställandedatum, fastställd av och beskrivning. I fältet ”beskrivning” kan en lång text läggas in, lärosätet beslutar vilken information som läggs in här och hur den utformas. Doktoranden kan se dokumenterad ISP i studentgränssnittet. Det är idag inte möjligt att lägga in en fil som bilaga.

12 Fråga Svar Går det att förlänga studieperioden för ämnestillfället?
Vi behöver göra detta om doktoranden får förlängd tid p.g.a. exempelvis föräldraledighet eller institutionstjänstgöring. Svar Det är möjligt att uppdatera befintlig studieperiod samt lägga till nya studieperioder för ett utbildningstillfälle (ämnestillfälle) som är i status komplett. Detta gör du genom att gå in i Utbildningsinformation för ämnestillfället och registervårda studieperioden. Observera! Har flera doktorander ett deltagande på samma ämnestillfälle kommer studieperioden förändras för samtliga doktorander.

13 Fråga Hur gör vi med doktorander som disputerat efter produktionssättning av nya Ladok och behöver få uppgift om forskningsarbetet etc. inrapporterat inför examen? Ska doktorsavhandlingen rapporteras in som Forskningsarbete (med tillfälle/n) även för en sådan eller väljer man någon annan utbildningstyp i det läget? Svar Resultat ska rapporteras in på samma sätt för doktorander som konverterats in från gamla Ladok som för doktorander som endast hanterats i nya Ladok. För doktorander som konverterats in i nya Ladok utan ett forskningsarbete: skapa ett deltagande på ett individuellt tillfälle på forskningsarbetet för doktoranden, registrera hen och rapportera därefter in resultat. För doktorander som konverterats in i nya Ladok med ett forskningsarbete från gamla Ladok: registrera doktoranden på forskningsarbetet och rapportera därefter in resultat.

14 Fråga Våra doktorander antas både till ett forskarutbildningsämne och inriktning på det ämnet. Hur kan vi registrera inriktningen så att den också kommer med på examensbeviset? Svar Frågan berör hur examen hanteras för utbildning på forskarnivå, och kommer därmed tas upp på kommande utbildningstillfälle.

15 Fråga Svar Hur ska forskarutbildningsstödet utvecklas framöver?
Funktionaliteter utvecklas kontinuerligt. Några områden som kommer utvecklas framöver är: Funktionalitet för att få med titel på moduler, även om kursen inte är slutrapporterad. Ex. om en modul läggs upp för en licentiatuppsats inom ett forskningsarbete för doktorsavhandlingen, och en licentiatexamen kan utfärdas då resultat på modulen rapporterats in – även om resultat på forskningsarbetet inte rapporterats in. Studentuppgifter: det är idag spretigt och svårt att se vilka delar som hör ihop med forskarutbildning – detta kommer ses över och förbättras. Notera: Ändringsbehov skickas i JIRA, Ladoksupport, av person på lärosätet med användare i JIRA. Det behöver inte vara den lokala kontaktpersonen som rapporterar in, prata dock ihop er på lärosätet innan ni rapporterar in. Endast produktionssatta lärosäten kan skicka in ändringsbehov.

16 Frågor som kom upp under mötet

17 Fråga Hur skapas ett forskningsarbete med både lic-sen och doktorsavhandling plus titlar? Svar Frågan berör hur examen och resultat hanteras för utbildning på forskarnivå, och kommer därmed tas upp på kommande utbildningstillfälle.

18 Fråga Svar Finns det någon plan på massregistrering på forskarnivå?
Kurserna kommer inte in med regelbundenhet så vi kommer vara tvungna att registrera på avhandlingen varje halvår - vilket innebär mycket jobb för våra administratörer. I gamla Ladok tog det ett par minuter att registrera 90 doktorander, i dagsläget tar det många minuter per doktorand så det tar betydligt mkt mer tid att göra detta. Även om doktoranderna ska kunna registrera sig själva bör vi väl öppna upp det för doktoranderna och det tar väl en del tid i anspråk också eller går det snabbare? Svar Finns kurser på forskarnivå med kurstillfällen kan man massregistrera så länge doktoranderna är på samma kurstillfälle. Idag finns inga planer att kunna registrera på olika Ämnestillfällen samtidigt. Läggs en registreringsperiod in i Utbildningsinformation för kurs/forskningsarbete kan doktoranderna registrera sig själva via Studentgränssnittet. Har gjort småändringar på denna slide (se nästa sida) /Klara

19 Fråga Svar Vad kollar Mecenat på?
De gör sökning på Studieaktivitet, innevarande kalenderhalvår eller om det saknas tittar man på föregående kalenderhalvår vad som är dokumenterat i Ladok. De tittar också i en särskild fil om doktoranden har registrering på kurstillfällen (forskningsarbete) där det finns poäng. Finns beskrivet i Systemdokumentationen under Uppföljningsdatabasen:

20 Fråga Individuellt tillfälle för forskningsarbete: Kan en studieperiod i Utbildningsinformation tas bort –om ingen registrering gjorts på den perioden? Svar En studieperiod kan inte tas bort i Utbildningsinformation, dock kan ni genom registervård ändra datum för studieperioden så det stämmer överens med doktorandens deltagande.

21 Fråga Studenten blir inte klar i tid under ämnestillfällets studieperiod. Går det fortsatt att dokumentera Studieaktivitet och -finansiering? Svar Förutsättning för att kunna dokumentera studieaktivitet- och finansiering finns i systemdokumentationen: +respektive+studiefinansiering En förutsättning för att dokumentera Studieaktivitet och –finansiering är att slutdatum (dvs. slutdatum för sista studieperioden) är efter startdatum för kalenderhalvåret som Studieaktivitet och –finansiering avser. Studieperioden för ett ämnestillfälle kan alltså behöva förlängas i Utbildningsinformation för att kunna dokumentera Studieaktivitet och –finansiering för en doktorand som förlängt sina studier.

22 Fråga Svar Behörigheter: Kommer det mer finfördelning på detta?
Vi skulle vilja att vi bara kan tilldela behörighet till ämnestillfälle då vi lägger in ämnet centralt i Utbildningsinformation. Svar Detta är ett nytt önskemål, produktägarna tar med sig önskemålet.

23 Fråga Kommer funktionalitet för att i studentöversikten kunna se vilket datum doktoranden var antagen till sina forskarstudier? Likaså studieaktiviteten; att kunna få en summering stället för att behöva räkna för hand? Svar Arbete pågår att förbättra visning, mer uppgifter, mer tillgängligt. Ej klart exakt hur det kommer att se ut. Summering av studieaktivitet läggs till som önskemål av produktägarna.

24 Fråga Kommer funktionalitet för att kunna begränsa sökningen efter en doktorand så man bara får upp doktorander? Frågan gäller vid sökning på student via startsidan. Svar Det är möjligt att under ”Kurspaketering” söka fram ämne på forskarnivå (sök på benämning eller utbildningskod), och därigenom få fram deltagarlistan för ämne på forskarnivå – dvs. doktorander antagna till ett visst ämne på forskarnivå.

25 Fråga Skulle gärna kunna söka ut mina doktorander, dvs de som tillhör min fakultet. Det kan finnas olika anledningar för behovet, bl a för att se vilka som är aktiva just nu. Svar Olika möjligheter finns för detta idag – ex. att göra grupper för att samla de doktorander som tillhör en viss fakultet. Funktionalitet kan behöva förändras för att kunna ex. under ”Kurspaketering” söka ut deltagare inom en viss organisation, alternativt att funktionalitet för Utdata → Sök population behöver utvecklas för detta behov.

26 Fråga Svar Kommer något motsvarande rapporten UT90?
Finns som önskemål men är ej prioriterat ännu. Ej klart hur funktionaliteten kommer att se ut eller när det kommer.

27 Tack! Länk till frågeformulär: