Information om nya system från 1/ för schema, rapportering, lön mm

En presentation över ämnet: "Information om nya system från 1/ för schema, rapportering, lön mm"— Presentationens avskrift:

1 Information om nya system från 1/9 2016 för schema, rapportering, lön mm
Information till medarbetare

2 Agenda Från 1 september gäller följande för dig som medarbetare
Utförligare om systemen Utförligare om klarmarkering och e-lönespecifikation Från 1 mars är systemen tillgängliga och du når dem så här Så här ser HR-portalen ut Så här ser Medvind ut Utbildning Om jag använder eller inte använder de nya systemen

3 Från 1 september gäller följande för dig som medarbetare
Istället för Besched, MinLön eller annat sätt du rapporterar tid, avvikelser eller ser ditt schema så kommer du att använda systemet Medvind för att göra det. Vid varje månads slut ska du göra en klarmarkering i Medvind, på det sätt talar du om att din rapportering stämmer överens med hur du har jobbat och att avdrag och tillägg finns med. Du använder HR-portalen för att se dina egna anställningsuppgifter och kan göra vissa förändringar, här ser du också din e-lönespecifikation mm.

4 Utförligare om systemen
Från 1/ ska de nya systemen användas och den 27/10 kommer den första lönen från de nya systemen. Medvind – det nya schema-, bemannings- och vikariehanteringssystemet. Ersätter BeSched, MinLön och rapportering via papper. Det är alltså i Medvind du ser ditt schema, ansöker om semester och lägger in annan avvikelse samt klarmarkerar månaden när den är slut. Medvind når du bland annat via HR-portalen eller via en länk från din egen smartphone. HR-portalen – en ny möjlighet för dig som medarbetare att nå dina egna anställningsuppgifter och göra förändringar exempelvis för telefonnummer, e-postadress mm samt att du ser din e-lönespecifikation här. I HR-portalen får du även information om din chef har beviljat eller avslagit exempelvis en semester. Via HR- portalen kommer du till Medvind. HR-plus – ersätter eCompanion som är lönesystemet som vår Löneenheten arbetar i för att alla våra löner mm ska gå ut. Här finns alla avtal, lönearter mm som gör att rätt lön, avdrag och tillägg räknas rätt och här skapas även filen som går till bankerna som sedan betalar ut din lön. Systemet som sådant behöver du som medarbetare inte vara inne i.

5 Utförligare om Klarmarkering och e-lönespecifikation
Klarmarkering och attest i Medvind Du kan klarmarkera en dag i taget, en vecka eller vid varje månadsslut hela månaden. Du ska som medarbetare gå in i Medvind och klarmarkera hela din månad innan ett visst datum, på så sätt talar du om att du har rapporterat allt och att det stämmer. Därefter skickas din rapport till din chef som ska attestera din månad innan ett visst datum först efter det går rapporten vidare till löneenheten för bearbetning och utbetalning. Information om att det blir e-lönespecifikation Från den första lönen som går ut den 27/ i de nya systemen kommer du att få din lönespecifikation i HR-portalen. Du får alltså inte något kuvert hem med en lönespecifikation utan du ser den istället digitalt.

6 Från 1 oktober är systemen tillgängliga, du når dem så här:
HR-portalen: Via datorn: hrportalen.skovde.se Medvind: Via din smartphone eller surfplatta: medvind.skovde.se/mvmobile Via datorn: medvind.skovde.se När du är inloggad på en av kommunens datorer har du direkt tillgång till HR-portalen och Medvind, utan ytterligare inloggningsuppgifter. Det innebär att när du har loggat in med ditt eget användarnamn och lösenord på datorn behövs inga ytterligare inloggningsuppgifter. Du som behöver nå HRPlus- eller Medvindapplikationen gör detta via datorns appar. Åtkomst: Tibro: via datorerna Grästorp: (bestämmer själva) Inlogg: Tibro SSO internt externt som Skövde. I Grästorp får du inloggningsuppgifter via din chef eller IT-avdelningen och kommer att ha lösenord till båda systemen. Kommer samma användarnamn och lösenord gälla för Grästorp både internt och externt?

7 Så här ser HR-portalen ut Så här ser det ut när du kommer in i HR-portalen som medarbetare.
Ärenden – alla ärenden. Anställningar – här kan du se din egen och ändra kontaktuppgifter. Resa – göra reseräkning. Mina uppgifter – bla se din lönespec. Meddelande, om tider som gäller eller om systemet ska vara stängt. Ditt namn Händelser kan vara att du fått något attesterat/beviljat ex en tidrapport, semester. Ärenden som rör din anställning hamnar här. Ex om du ändrar kontaktuppgifter. Länkar till Medvind, guider mm

8 Så här ser Medvind ut Så här ser det ut när du kommer in i Medvind som medarbetare
Kalender – startfliken, visar dina tider och det du rapporterat. Frånvaro – lista över periodens och rapportera ny. Ledighetsansökan – lista över tidigare och söka nya. Stämplingar – endast i Grästorp och Tibro. Ditt namn Planering – här ser du dina kollegors arbets-schema Klarmarkera – kontrollera att avvikelser är godkända. Markera sista dagen för att klarmarkera. Välj rätt grupp och välj Spara. Summeringar för övertid, frånvaro etc

9 Utbildning Före oktober finns självinstruerande videoguider på intranätet, de tittar du på själv eller tillsammans med din chef. I de guiderna får du vägledning i hur du till exempel rapporterar avvikelser som semester eller sjukfrånvaro samt hur du klarmarkerar din månad. Självinstruerande guider finns på intranätet under länken Videoguide och under Nytt HR-system. Titta på guiderna innan du börjar använda systemet, eller för att uppdatera dig om det är något du inte gör så ofta för att repetera. Har du någon av de roller som behöver mer utbildning, t.ex. superanvändare/administratör kommer du att få information via din chef.

10 Om Du använder eller inte använder systemen
Om Du använder systemen: Du kan klarmarkera din månad och får dina tillägg eller avdrag rätt utbetalade Du får en korrekt lön Du ser din lönespecifikation Du kan ansöka om semester Du kan lägga in övrig frånvaro Du ser ditt schema Du kan skapa nya scheman Du kan se och ändra dina kontaktuppgifter Du kan göra en reseräkning Om Du INTE använder systemen: Du kan INTE klarmarkera min månad och får INTE dina tillägg eller avdrag rätt utbetalade Du får INTE en korrekt lön Du ser INTE din lönespecifikation Du kan INTE ansöka om semester Du kan INTE lägga in övrig frånvaro Du ser INTE ditt schema Du kan INTE skapa nya scheman Du kan INTE se eller ändra dina kontaktuppgifter Du kan INTE göra reseräkning