Excel: Pivot-tabeller

En presentation över ämnet: "Excel: Pivot-tabeller"— Presentationens avskrift:

1 Excel: Pivot-tabeller

2 Vad? Ett kraftfullt verktyg för att sammanfatta, analysera, utforska och presentera en stor mängd data Pivottabeller är interaktiv tabell i Excel som tillåter användaren att gruppera och sammanfatta stora mängder data (från en annan tabeller eller en databas) på ett kortfattat och överskådligt sätt. Sammanfattningen sker i tabellform för enklare rapportering och analys. (Not: Senare i kursen kommer vi titta på pivotdiagram som presenterar informationen i diagramform istället) Pivottabellerna kan sortera, räkna, filtrera och sammanfatta uppgifterna. Användaren kan interaktivt förändra hur informationen ska sammanställas och få direkt feedback. Pivotera betyder vrida och vända och det syftar på möjligheten att i efterhand kunna ändra pivottabellen så att den visar den data du är intresserad av just nu.

3 Ett litet exempel Lättast att förstå genom att jobba med dem
Pivottabeller Ursprungstabell I detta exempel visas hur två olika pivottabeller kan se ut baserat på en ursprungstabell. När man väljer att skapa en pivottabell i Excel så efterfrågas vilken data som ska sammanställas. I det översta pivot-exemplet har vi valt att sammanställa förhållandet mellan ”Land” och ”Storlek på ordern”. I det andra har vi valt att sammanställa förhållandet mellan ”Försäljare” och ”Storlek på ordern”. Det finns många möjligheter att sammanställa data mha Pivot-tabeller och det bästa sättet att lära sig detta på är att faktiskt jobba med det. Här behöver man inte vara speciellt orolig. Det är inget som ”förstörs” utan man kan experimentera rätt mycket med data, filter, sorteringar, m.m. utan att något ”går sönder”. I kursmaterialet kommer det finnas en del tabeller att laborera med Lättast att förstå genom att jobba med dem

4 Hur gör man? Det finns många metoder, men här följer hur man enklast gör det. Menyn Infoga - Pivottabell Här följer några bilder på hur pivottabeller skapas i Excel: Första steget är att först ställa dig i tabellen som ska analyseras. Normalt behöver du inte markera hela tabellen utan bara ha markeringen i den. Excel räknar automatiskt ut markeringen. Gå till fliken ”Infoga” och sen välja ”Pivottabell”. Du får upp en dialogrutan där du anger vilken tabell som ska analyseras. Det här är oftast ifyllt automatiskt, men om du bara vill analysera en del av tabellen så ska du göra en ny markering av de data som du vill analysera. Därefter anger du var pivottabellen ska visas: I ett nytt kalkylblad, eller i det aktuella kalkylbladet. Det senare är vanligast

5  Layoutområdet för en pivottabell.
När man valt var pivottabellen ska placeras får man upp ett Layoutområde där den kommer placeras samt en fältlista: När man valt var pivottabellen ska placeras så får man upp ett Layoutområde (1) där den kommer placeras samt en fältlista (2). Fältlistan är det ”kraftfulla” i pivottabeller. Här anger du vilken data som ska analyseras och på vilket sätt. Se mer om detta i nästa bild  Layoutområdet för en pivottabell.  Fältlista för pivottabell (detaljer i nästa bild)

6 Fältlistan Pivottabell Fältlista Datakälla En datakälla (tabell) innehåller data som är ordnade som en eller flera fält (kolumner) som visas i fältlistan (1). Flytta ett fält till ”Rapportfilter” (2) i fältlistan för att visa det i pivottabellen! Flytta ett fält till ”Kolumnetiketter” (3) i fältlistan för att visa det i pivottabellen! Flytta ett fält till”Radetiketter” (4) i fältlistan för att visa det i pivottabellen! Flytta ett fält till ”Värden” (5) i fältlistan för att visa det i pivottabellen!

7 Lär dig mer! Googla!