Central Utbildning, pass 2 Beställning till betalning i Winst Version 2014-01-29 Komplettera med info om ordermatchningsrutin när denna lyfts ut till förvaltningarna.

En presentation över ämnet: "Central Utbildning, pass 2 Beställning till betalning i Winst Version 2014-01-29 Komplettera med info om ordermatchningsrutin när denna lyfts ut till förvaltningarna."— Presentationens avskrift:

1 Central Utbildning, pass 2 Beställning till betalning i Winst Version 2014-01-29 Komplettera med info om ordermatchningsrutin när denna lyfts ut till förvaltningarna (s 46, 48 och 49)

2 Inledning NEKK BtB |Central utbildning, pass 2 2

3 Syfte och upplägg – central utbildning Syfte med den centrala utbildningen är att: Ge lokala utbildare en sammanfattande teoretisk bakgrund/förståelse och en praktisk utbildning i systemet Ge lokala utbildare tips kring upplägg och innehåll för de lokala utbildningarna samt gå igenom det material som projektet har tagit fram till de lokala utbildningarna Att utbilda lokala systemadministratörer inom den systemadministration som de förväntas hantera 3 Pass 1 Målgrupp -Lokala utbildare -Lokala systemadministratörer Innehåll -Nytta och mål -Inköpspolicy -Användare och behörigheter -Bokföring och kontering -Attest -Flöden -Systemvisning -Introduktion till systemövningar -Support Pass 2 - idag Målgrupp -Lokala systemadministratörer Innehåll -Administration -Roller Pass 3 Målgrupp -Lokala utbildare Innehåll -Genomgång och tips kring upplägg lokala utbildningar samt utbildningsmaterial Se den centrala utbildningen som ett komplement till tidigare möten samt eget arbete och inläsning NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

4 Dagens agenda 4 INLEDNING NÅGOT OM DE LOKAL ADMINISTRATÖRSROLLERNA SYSTEMADMINISTRATION FAKTURAFLÖDE OCH STATUSHANTERING AVRUNDNING NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

5 Något om de lokala administratörsrollerna NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 5

6 Lokala administratörer på förvaltningen 6 Ett fåtal personer på förvaltningen har denna roll. Förvaltningen styr vem/vilka Fakturahantering i Winst Hanterar/rättar fakturor som stannat i formaliakontroll vid inläsning (Fakturainformation måste kontrolleras) Distribuerar fakturor utan giltig referens/mottagarkod (Granskare ej angiven) Makulerar och ändrar förfallodag på fakturor på uppdrag av granskare eller attestant. Kontrollerar fakturor där moms har justerats vid konteringen – (Kontering ej kontrollerad) Påminner och följer upp förvaltningens fakturor/ordrar Kan se förvaltningens alla fakturor, alla ordrar och alla beställningar. Kunna se sekretessfakturor – (kan anges per person inom gruppen.) Kunna hantera andras fakturor –(ej attest) och ordrar (leveranskvittens). Administration i Winst Användaradministration, nyupplägg och underhåll* Administration av mottagarkoder Lägger upp lokala avtal, kataloger och formulär Lägger upp och underhåller abonnemang Registrerar delegeringar Skapar rapporter i rapportgenerator Övriga uppgifter – utanför Winst Utbildning och användarsupport Anmäler ärenden till central systemförvaltning Underhåller attestträdet i Nekksus – separat behörighet i Nekksus * En högre behörighet kan aldrig ges till en användare än den som man själv har. Lokal systemadministratör A-44 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

7 Lokala administratörer på förvaltningen 7 Alla/merparten på ekonomiavdelningen. Fakturahantering i Winst Hanterar/rättar fakturor som stannat i formaliakontroll vid inläsning (Fakturainformation måste kontrolleras). Distribuerar fakturor utan giltig referens/mottagarkod (Granskare ej angiven). Makulerar, ändrar förfallodag, ändrar flöde på fakturor på uppdrag av granskare eller attestant. Kontrollerar alla fakturor där moms har justerats vid konteringen, (Kontering ej kontrollerad). Påminner och följer upp förvaltningens fakturor/ordrar. Kan se förvaltningens alla fakturor, alla ordrar och beställningar. Kunna se sekretessfakturor – (kan anges per person inom gruppen). Kunna hantera andras fakturor –(ej attest) och ordrar (leveranskvittens). Förvaltningen styr vem som ansvarar för respektive uppgift Övriga uppgifter – utanför Winst Utbildning och användarsupport Upplägg av utbetalningsmottagare i PC-lev Lokal fakturaadministratör A-45 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

8 Systemadministration NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 8

9 A44: Lokala systemadministratörer A45: Lokala fakturaadministratörer Standardanvändare (A14, B27,B29,BX1) Beställare Attestanter Fakturagranskare Fakturasynare (A51,B26) Kontrollanter Controllers Revisorer Gruppstruktur och Roller i Winst 2.0 A45: Central fakturaadministratör A43: Central systemadministratör 9 Skillnader mot den struktur som finns idag i Winst 1.0 Förvaltningarna har en gemensam konfiguration (gruppstruktur och rolluppsättning). Användare tillhör en grupp i Winst. Gruppen styr användarens behörighet. Rollerna är kombinationer av arbetsmoment som ska vara möjliga för användaren. Winst 1.0 användare som avaktiveras  grupp Inaktiva användare. NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

10 Administration av Användare Användarna registreras på Användarkortet i Winst av den lokala systemadministratören Nyupplägg Ändring av grupptillhörighet Ändring av tilläggsroller Blankettstöd och rutiner Manual för användarregistrering 10 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

11 Anna Ericsson, Angered, AD-konto = anneri0630 SSO inloggningen innebär att man vid flytt av användare endast behöver ändra grupptillhörighet, telefonnummer, ev. tilläggsroller och ej obligatoriska uppgifter måste bytas på användare. ID = AD-konto ID är inloggningen för SSO Anna.Ericsson@angered.gote borg.se För dubbla användare skall detta vara användarnamn. För att kunna ange användarnamn måste ”Tillåt lösenordinloggning” markeras. När användarnamn är ifyllt skall markeringen ”tillåt lösenordsinloggning” återigen avmarkeras. NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 11 Läsbild

12 Roller för användare per förvaltning 12 Följande roller gäller för alla A14 Inköp/faktura med attest B27 Leveranskvittera på belopp B29 Skapa beställning åt annan BX1 Granska faktura vid ordermatchning Följande tilläggsroller är möjliga: B45 Se sekretess B26 Se alla förvaltningens fakturor B10 Extra leveranskvitterare B25 FKU-användare B41Leverantörsadministratör B42 Skapa tillfällig leveransadress Standardanvändare Följande roller gäller för alla A51 Visa avtal B26 Se alla förvaltningens fakturor Följande tilläggsroller är möjliga: B10 Extra leveranskvitterare B45 Se sekretess Fakturasynare NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

13 Beskrivning av tilläggsroller i Winst 2.0 TillvalsrollInnebärAnvändning Se sekretessEn vanlig användare har inte rätt att se eller hantera sekretessmarkerade fakturor. Om användaren får denna roll kan han/hon se och hantera sekretessfakturor men också sekretessmarkera och avsekretessmarkera fakturor. Om denna roll ges i tillägg till rollen se alla fakturor (nedan) så kommer användaren att se alla förvaltningens sekretessfakturor. Ges till de användare som skall kunna se eller hantera sekretessfakturor. Tänk också på att alla chefer i attesthierarkin som en sekretessfaktura kan eskalera till måste kunna ha denna roll. Se alla förvaltningens fakturor En vanlig användare har rätt att hantera sina egna fakturor och också bara se sina egna fakturor i sin listvy. Med denna tilläggsroll kan användaren se hela förvaltningens fakturor – får möjlighet att välja ”Alla fakturor” i sin listvy. Det finns i nuläget ingen möjlighet att koppla vilka fakturor som användaren ser till organisationsträdet. Denna tilläggsroll ges till de användare som har behov av att se alla fakturor. Tänk på effekterna vid sekretess ovan. 13 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 Läsbild

14 Beskrivning av tilläggsroller i Winst 2.0, forts TillvalsrollInnebärAnvändning Extra leverans- kvitterare Leveranskvittensen är en mycket viktig del i ordermatchningen och i normalfallet så skall den som gör beställningen, eller den som änges som beställare när någon annan gör beställning vara den som leveranskvitterar. Denna rättighet ligger i grundrollen som beställare. Om man vill att någon annan skall leveranskvittera kan man delegera rätten att leveranskvittera till någon annan. Rollen extra leveranskvitterare innebär att användaren ser alla ordrar i förvaltningen som avvaktar leveranskvittens och kan göra leveranskvitten på dessa. Denna tilläggsroll kan ges till en användare som skall vara godsmottagare eller på annat sätt ta emot leveranser för många beställare. Överväg också alternativen att delegera för att få ett mer styrt flöde och påminnelser när leveranskvittens inte gjorts. Den som är extra leveranskvitterare ser alla förvaltningens ordrar som avvaktar leveranskvittens på sin blåa hemsida och i sin listvy. 14 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 Läsbild

15 Beskrivning av tilläggsroller i Winst 2.0, forts TillvalsrollInnebärAnvändning Genomföra FKUGer användaren möjlighet att göra beställning enligt Förnyad Konkurrensutsättning Ges endast till utvalda användare som skall ha denna rättighet och som har utbildning för att använda denna Leverantörs- administratör Ger användaren rätt att administrera lokala avtal, kataloger etc. Rollen innebär inte att man kan bygga egna formulär – detta kan endast central systemadministration göra. Fåtal användare vid start. Tillfällig leveransadress Ger användaren rätt att lägga upp en tillfällig leveransadress. Normalt är endast de leveransadresser som UHB lagt upp valbara. Denna roll skall användas mycket restriktivt och endast vid tydliga behov. Fåtal användare vid start. 15 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 Läsbild

16 Systemvisning NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 16

17 Delegeringar Delegering läggs upp av lokal systemadministratör Blankett finns Delegeringen i Winst kan avse 4 olika funktioner och göras oberoende av varandra - Attestera faktura (beslutsattest) - Attestera beställning (beslutsattest) - Leveranskvittera (kontrollattest) - Granska faktura (kontrollattest) Överlåta rättigheten att utföra en aktivitet från en person till en annan person, dvs en spegling av en persons samtliga rättigheter till en annan person Delegering av skall vara beslutad i enlighet med stadens/förvaltningens riktlinjer/rutiner. Delegationen är tidsbegränsad Sökning på Aktiva, Tidigare och Kommande delegeringar. Rapport finns 17 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

18 Delegeringar – Listvy för administratör 18 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 Läsbild

19 Delegeringar – För användare på startsidan 19 Delegering visar från vem till vem och under vilken tidsperiod NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 Läsbild

20 Delegering – visning i fakturavy 20 * före namnet visar att det finns en delegation för användaren. NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 Läsbild

21 Beställare Skapa Beställning Elektronisk rekvisition Kontering (Skicka) Kontrollattest Attest av Beställning (Godkänn) Beslutsattest Vara/tjänst levereras Beställare Leverans- Kvittens Kontrollattest Faktura ankomst Automatisk Matchning OK Betalnings Godkännande Betalningsattest Betalningshantering (Intraservice, Horisonten) Förvaltning (WINST ) Styrs av ”Ansvar” i kontering Attest av Beställning (Godkänn) Beslutsattest Vara/tjänst levereras Beställare Leverans- Kvittens Kontrollattest Faktura ankommer Automatisk Matchning/ Slutkontroll Ej OK Betalnings- Godkännande Betalningsattest Beställare Avvikelsehantering Granskning av faktura (Acceptera) Kontrollattest Attest av Faktura (Acceptera) Beslutsattest Styrs av ”Ansvar ” kontering Styrs av ansvar i kontering Fakturan går till beställare. Faktura ankommer Betalnings- Godkännande Betalningsattest Fakturagranskare Granskning/ Kontering av faktura (Acceptera) Kontrollattest Attest av Faktura (Acceptera) Beslutsattest Styrs av ”Ansvar ”i kontering Styrs av beställarreferens Alt 3 – Faktura utan order - ”Vild” faktura Formaliakontroll Attester i BtB i flödet – beställning/faktura Beställare och beslutsattestant alltid olika personer Granskare och beslutsattestant alltid olika personer Beställare Skapa Beställning Elektronisk rekvisition Kontering (Skicka) Kontrollattest Auto slutkontroll Momskontroll Giltiga koder Sambandskontr oller Auto slut kontroll Auto slut kontroll Alt 1 – Attest av beställning med matchning mot faktura Alt 2 – Automatisk ordermatch ej OK Attest av Beställning (Godkänn) Beslutsattest Attest av Beställning (Godkänn) Beslutsattest Beställare Leverans- Kvittens Kontrollattest Beställare Leverans- Kvittens Kontrollattest Attest av Beställning (Godkänn) Beslutsattest Attest av Beställning (Godkänn) Beslutsattest Beställare Leverans- Kvittens Kontrollattest Beställare Leverans- Kvittens Kontrollattest Beställare Avvikelsehantering Granskning av faktura (Acceptera) Kontrollattest Beställare Avvikelsehantering Granskning av faktura (Acceptera) Kontrollattest Attest av Faktura (Acceptera) Beslutsattest Attest av Faktura (Acceptera) Beslutsattest Fakturagranskare Granskning/ Kontering av faktura (Acceptera) Kontrollattest Fakturagranskare Granskning/ Kontering av faktura (Acceptera) Kontrollattest Attest av Faktura (Acceptera) Beslutsattest Attest av Faktura (Acceptera) Beslutsattest DELEGERINGAR 21 Läsbild

22 Delegering av beslutsattest Rätten att beslutsattestera kan delegeras till någon annan person under den ordinarie attestantens frånvaro (eller som stående delegation). Delegering kan göras och ärvs alltid vidare i flera led. Om beslutsattesträtten är delegerad får både ordinarie attestant och den/de delegerade, uppgift om att det finns beställning/faktura att beslutsattestera, och båda kan göra beslutsattesten. Om en attestant har öppnat beställningen/fakturan kan inte någon annan attestant öppna den samtidigt. En användare som öppnat en beställning/faktura och sedan varit inaktiv i 60 minuter blir automatiskt utloggad och låser inte längre beställningen/fakturan. Det framgår i attestantens ”beställnings- /fakturaöversikt” om attestanten är ordinarie attestant eller om man har fått beställningen/fakturan via delegering. Delegeringen avser alltid en period (from/tom) och systemet föreslår datum för en vecka som administratören kan ändra. Delegeringar registreras i Winst, inte i Nekksus. Användarens aktuella delegeringar visas på startsidan. Alla aktiva, tidigare och kommande delegeringar loggas och kan tas ut i rapporter. Möjligheterna till delegering ger stora möjligheter men måste göras på ett planerat sätt för att bibehålla kvalitet i kontrollerna och en kontrollerad atteststruktur. 22 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

23 Leveranskvittens En person som är ”extra leveranskvitterare” kan se alla förvaltningens ordrar (för de leveransadresser som är kopplade till gruppen – vilket alltid är samtliga förvaltningens adresser). Personen måste dock söka upp ordrarna och får ingen påminnelse att det skall göras när faktura kommer. Han/hon kommer också att se alla förvaltningens ordrar i det ”blåa” fältet på sin hemsida och i sin listvy. Att delegera rätten att göra leveranskvittens är därför ofta ett bättre alternativ än att tilldela rollen som extra leveranskvitterare. En person som får leveranskvittens delegerad till sig måste kunna se inköpsfliken för att kunna se ordrar och leveranskvittera. (dvs om personen tillhör gruppen ”Begränsad” så måste man först säkerställa att personen har rollen ”extra leveranskvitterare” (B10)). Personen kommer sedan att få påminnelsemail 5 dagar efter att fakturan har anlänt (på samma sätt som beställaren). Granskning av faktura Genom att delegera ”granska faktura” kan man möjliggöra att fler personer kan hantera varandras fakturor fram till attest. En person som är granskare av faktura kan delegera sin rätt att granska fakturor (från start endast för vilda fakturor eftersom avvikelsefakturor går till administratör inledningsvis). Det innebär att fakturan alltid skickas både till ursprunglig granskare och till den som är delegerad. Både granskare och delegerade får påminnelsemail. En granskare kan också välja att skicka till annan granskare ”välj annan granskare”. Då kan den personen göra granskningen (kontrollattesten) i dennes ställe utan att det behövs en delegering. Delegering vs Roll - Leveranskvittens och granskning av faktura 23 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

24 Fakturasynare Om man gör en delegering av granskning av faktura till en fakturasynare kommer den personen att kunna granska dessa fakturor. Detta gör dock inte att fakturasynaren blir möjlig att välja som annan granskare, (finns precis som innan inte att välja i listan för användare). En faktura som har namnet på fakturasynaren angivet i referensfältet kommer att skickas till denna person för granskning. Det är då möjligt för fakturasynaren att ”acceptera fakturan=göra kontrollattest”. Instruktionen till fakturasynaren skall då vara att välja ”inte min faktura” så att fakturan skickas tillbaka till administratör för vidareskick till den som skall granska fakturan. För att undvika ovanstående situation kan man göra enligt nedan Förvaltningen kan lägga upp alla fakturasynares namn som mottagarkoder för att styra fakturor till annan person. Säkerställ att fakturasynaren inte har någon mottagarkod kopplad till sig Delgering vs Roll - Leveranskvittens och granskning av faktura, forts 24 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

25 Systemvisning NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 25

26 Referenstabell/mottagarkoder Referenser/Mottagarkoder registreras på Blankett/användare Lathund för registrering finns Handbok för administratörer (4.13) Tips ! Lägg inte upp mottagarkoder till fakturasynare eller beslutsattestanter 26 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

27 Referenser på faktura Tre fält för våra och leverantörens referenser i Winst: Ordernummer Abonnemangsnummer Referens Vissa skillnader för olika typer av fakturor: Abonnemang E-fakturor Skannade fakturor Prioriteringsordning vid val av fakturaflöde 27 Ordernr korrekt? Flöde 1: Ordermatchningsflöde Ja Nej Abonnemangsnr korrekt? Flöde 2: Abonnemangs- matchningsflöde Ja Flöde 3: Manuellt flöde Nej NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

28 Nyupplägg av referens - mottagarkod 28 Om markering för sekretess görs på mottagarkoden kommer alla fakturor kopplade till denna kod att bli sekretessmarkerade. NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 Läsbild

29 Systemvisning NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 29

30 Abonnemang och abonnemangsfakturor Syfte att möjliggöra att periodiska fakturor – som inte lämpar sig för ordermatchning – kan hanteras på ett enkelt och effektivt sätt. Ett avtal finns i grunden (tex hyra av mattor, kaffemaskiner, telefonabonnemang, hyror) som innebär återkommande fakturor med likartande belopp Grunden för abonnemangsfunktionen är att respektive abonnemang läggs upp och definieras vad gäller kontering, belopp, frekvens etc. När fakturan kommer in med det aktuella abonnemangsnumret i abonnemangsfältet eller i referensfältet så sker en automatchning. Abonnemanget är därför en form av medgivande till betalning och skall också beslutsattesteras (precis som en order). Manuellt godkännande av abonnemangsupplägg med dokumentering i blankett. Om en abonnemangsfaktura inte automatchar kommer den att skickas till granskare för kontroll på samma sätt som om det varit en vild faktura. Fas 1 (tom juni 2014) – endast abonnemang från leverantörer i mallen eller de leverantörer som omfattas av central hantering inom projektet. Fas 2 – övriga leverantörer Tips! Kommunicera ev behov/tankar/idéer ang abonnemang till projektet 30 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

31 Abonnemang – förvaltningens ansvar Huvudregel: Autoattest bör inte anges innan det går att få elektronisk attest av grundabonnemanget Det är ok att sätta autoattest på alla kommuninterna leverantörer t ex KLAB, Lokalförvaltningen mfl. Projektet har tagit ett exempel på en internkontrollrutin avseende upplägg av abonnemang (finns på NEKK- hemsidan) Förvaltningens ansvar : Väljer själv omfattning av abonnemangsfunktionaliteten Beslutar om de vill ha autogranskning respektive autoattest på abonnemangsfakturor ( från kommuninterna leverantörer och externa leverantörer ) Anger intervallvärde, min och max, vilket innebär att om det är en avvikelse utanför intervallet så stannar alltid fakturan för granskning respektive attest Har ansvar för internkontroll, vilket innebär att de måste säkerställa behörighetsupplägg och kontroll av upplägg av grunddata som t ex abonnemangsdata Informerar lokalt hur abonnemangsflödet fungerar. Viktigt att enhetschefen själv kan bestämma kring attest av sina kostnader 31 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

32 Abonnemang - registrering 32 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 Läsbild

33 Systemvisning NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 33

34 Administration av UNSPSC-kopplingar Koppling mellan artikel och konto. Medför att när en beställning görs avseende en artikel som är UNSPSC–kodad så kommer det konto som finns i tabellen att föreslås som konto på beställningen. Endast de artiklar som leverantören har försett med UNSPSC–kodning som kan mappas. Projektet har gjort en generell mappning som ska gälla för de artiklar som nu har kodats. Den gemensamma mappningen mellan UNSPSC–kod och konto ägs av koncernredovisningen. Utvärdering av UNSPSC-kopplingar under pilotdrift. Hanteras av central systemadministratör. 36 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

35 Krav på kommentar för vissa konton För vissa konton och vissa typer av kostnader är det obligatoriskt att bifoga uppgift om syfte, deltagare etc. För de konton som kräver kommentar kommer en påminnelse att visas för användaren* om att kommentar måste lämnas, eller fil bifogas. 35 Konton med krav på kommentar: 7101 Representation 7051 Hotell och Logi 7059 Övriga resekostnader 7111 Personalrepr./ Uppvaktning 7651 Kurs och konferensavgifter 7652 Handledning anställda Förvaltningen kan dessutom addera andra konton till denna lista. Lokal systemadministratör meddelar central systemadministratör som registrerar detta NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

36 Attestant per ansvar Förberedelse Förvaltningarna skall förbereda i Excel – projektet tillhandahåller underlag (ansvarsexport). Registrering Förvaltningarna skall registrera en beslutsattestant per ansvar i Nekksus. Tillgängligt för registrering nu. Registrering i Nekksus ska vara klar samtidigt som övriga mallar. Anmäler vilka användare som ska registrera av attestanter Nekksus till support.intraservice@intraservice.gotebor.se, så tar systemförvaltarna i Nekksus hand om era ärenden.support.intraservice@intraservice.gotebor.se Manual: Finns se hemsidan 36 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

37 37 Attestinmatning i Nekksus NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 Läsbild

38 Sambandskontroller 38 Tänk på Motpart ej med i kodsträng i Winst Konto och ansvar alltid obligatoriska – utan sambandskontroll Centrala sambandskontroller gör verk obligatorisk för konto 3-8 Allmänt Unika per förvaltning Alltid mellan två dimensioner men kan kombineras att ge flera Kan ej utgå från ”underkoder” i Horisonten Tre olika regellogiker Förbjuder. Kräver. Begränsar. Rutin Lokal systemadministratör koordinerar/ fångar förvaltningens ev förändrade behov av sambandskontroller. Lokal systemadministratör kommunicerar detta med central systemadministratör (Lars Runesson) som administrerar i systemet. NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

39 Hur fungerar sambandskontrollerna? 39 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 Läsbild

40 Fakturahantering E-faktura Skannad faktura Ankomst- hantering Granskning och kontering Attest Matchning mot beställning/order/ leveranskvittens Matchning mot beställning/order/ leveranskvittens Matchning mot abonnemang Konterings - kontroll Klar- markerad faktura Slut- bokning Slut- bokning Ankomst- registrering Ankomst- registrering Vilka status har fakturan i de olika delarna av flödet? Leverantör ej vald Betalningsinformation måste kontrolleras Granskning ej utförd Attest ej utförd Ordermatchning krävs Kontering ej kontrollerad Fakturainformation måste kontrolleras Granskare ej angiven Inväntar leveranskvittens Klar Avvaktar extrakontroll NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 40

41 Status för fakturor i Winst NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 41 Överstrykta statusar är ej tillgängliga i Göteborgs Stads Winst-installation

42 Vem ska hantera resp status? Fakturainformation måste kontrolleras – Lokal administratör Granskare ej angiven – Lokal administratör Kontering ej kontrollerad – Lokal administratör Ordermatchning krävs(namn) – Beställaren/granskaren Attest ej utförd - Attestant Avvaktar extrakontroll – Extra kontrollant Granskning ej utförd – Granskare/kontrollattestant Inväntar leveranskvittens Klar Makulerad Får INTE hanteras lokalt Leverantör ej vald – Lev.gruppen Betalningsinformation måste kontrolleras – Lev.gruppen 42 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

43 Hanteras av lokal administratör 43 Status Beskrivning Fakturainformation måste kontrolleras. 1. När fakturan vid inläsningen har placerats hos rätt leverantör men stoppats för att någon av kontrollerna i ankomsthanteringen signalerats. 2. När faktura skickats tillbaka till ankomsthanteringen för att ändras eller makuleras. När fakturan har denna status kan den: makuleras, förfallodag ändras, flyttas till annat flöde (abonnemang eller ordermatchning) genom att ordernummer eller abonnemangsnummer anges. Åtgärd Om fakturan är på väg in i Winst – kontrollera och rätta vid behov. Om fakturan skickats tillbaka från verksamheten – läs kommentar och åtgärda (makulera, byt flöde, ändra uppgifter.) Se till att fakturan därefter går vidare i flödet (gäller ej makulerad faktura) NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

44 Hanteras av lokal administratör 44 Status Beskrivning Granskare ej angiven 1. Fakturan har ej kunnat placeras mot en order, abonnemang eller granskare eller 2. Fakturan har skickats tillbaka till från granskare genom ”inte min faktura”. Administratören kan i denna status välja en granskare eller trycka på ”Skicka tillbaka” för att få fakturan tillbaka till status ”Fakturainformation måste kontrolleras”. Åtgärd Om fakturan är på väg in – välj granskare OBS – det går inte att justera referens i denna status. NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

45 Hanteras av lokal administratör 45 Status Beskrivning Kontering ej kontrolleradFakturan har stannat i konteringskontroll (ändrad moms). Åtgärd Kontrollera fakturan – Om OK – acceptera faktura, Om ej OK – ”Skicka tillbaka”. NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

46 Hantering av övriga statusar 46 Status Beskrivning Inväntar leveranskvittens Faktura har anlänt för en order och Winst har försökt ordermatcha mot order och leveranskvittens men leveranskvittens är ej gjord – fakturan är ännu inte redo för avvikelsehantering utifrån de parametrar som satts upp i systemet (7 dagar). Administratören kan se en faktura som har denna status under filter ”Alla fakturor” men ingen har denna status under sina ”Avvaktar hantering”. Ordermatchning krävsWinst har försökt ordermatcha mot order och leveranskvittens men någon differens utanför godkända gränser har gjort att ordermatchning ej är ok eller att leveranskvittens inte är gjord. Fakturan får också denna status när beställaren markerat att fakturan skall granskas även om det blir en automatisk ordermatchning. Denna status hanteras av beställaren och kommer att visas hos denne som avvaktar hantering. NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

47 Statusar som skall hanteras i verksamheten 47 Roll StatusBeskrivning Fakturagranskare (vild faktura) Granskning ej utförd Fakturan är skickad till granskaren för kontroll, direkt eller via annan granskare eller attestant. AttestantAttest ej utförd Faktura avvaktar attest – fakturan godkänd av kontrollant. Efter granskning skickas fakturan till attestant som skall attestera fakturan innan den vidareskickas för betalning till ekonomisystemet. Granskare/Attestant/ Fakturasynare Avvaktar extra kontrollDenna status innebär att fakturan är skickad på extrakontroll av granskare eller attestant. Fakturan visas med denna status både hos den som har skickat fakturan och hos den som har fått fakturan för kommentar. Hos den som skickat visas den under ”Hanterade fakturor”, hos den som skall göra kommentaren visas den under ”Avvaktar hantering”. NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

48 Vem hanterar de olika statusarna? E-faktura Skannad faktura Ankomst- hantering Granskning och kontering Attest Matchning mot beställning/order/ leveranskvittens Matchning mot beställning/order/ leveranskvittens Matchning mot abonnemang Konterings - kontroll Klar- markerad faktura Leverantör ej vald Betalningsinformation måste kontrolleras Granskning ej utförd Attest ej utförd Ordermatchning krävs Kontering ej kontrollerad Fakturainformation måste kontrolleras Granskare ej angiven Inväntar leveranskvittens Klar Avvaktar extrakontroll Lokal systemadministratör/Lokal fakturaadministratör – ser för sin förvaltning Kan i vissa fall vad gäller ”Fakturainformation måste kontrolleras” innebära att Central systemadministratör måste kontaktas (Fakturanummer inte unikt för leverantör) Central systemadministratör/Central fakturaadministratör (levgruppen) – ser för alla org. Levgruppen måste också följa upp de fakturor som inte hittat rätt organisation – status ”fakturainformation måste kontrolleras Denna status innehar en faktura som inte leveranskvitterats i det antal dagar som definierats för installationen (7 dagar). Under denna tid är fakturan inte avvaktande hos någon utan kan endast ses av administratör (ej hanteras). Granskare/beställare Attestan t När en faktura skickas tillbaka för byte av organisation kan detta endast göras av central systemförvaltare som har tillgång till alla organisationer. Lokal administratör måste notifiera central administratör om att detta skall göras. Under inledande fas kommer Ordermatchning krävs att hanteras i projektet genom samarbete mellan projekt och lokal administratör. Synare 48 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 Läsbild

49 Sammanfattning Fakturor med följande status skall hanteras av användare med administrationsbehörighet: Leverantör ej vald – Hanteras av Levgruppen Betalningsinformation måste kontrolleras – Hanteras av levgruppen Fakturainformation måste kontrolleras – Hanteras av lokal administratör Granskare ej angiven – Hanteras av lokal administratör. Kontering måste kontrolleras (momsändringar) – Hanteras av lokal administratör Ordermatchning krävs – Hanteras av beställare 49 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

50 Ankomsthantering Inläsning av fakturor görs i flera steg. 1.Identifiering av organisation (förvaltning) - Levgruppen 2.Identifiering av leverantör - Levgruppen 3.Kontroll av betalningsinformation - Levgruppen 4.Kontroll av faktura – Fakturainformation måste kontrolleras – Lokal administratör 5.Därefter sker ankomstbokföring 6.Identifiering av fakturaflöde; 1. Order, 2. Abonnemang, 3. Vild faktura – om vild faktura 7.Identifiering av granskare – Granskare ej angiven – Lokal administratör 50 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 Läsbild

51 Kontroll av faktura Valuta - Kontroll görs att valutan är SEK Fakturabelopp och nettobelopp får ej vara noll Brutto belopp på fakturan skall vara lika med nettobelopp + moms Fakturanummer är unikt i kombination med leverantör (för hela staden) – Måste kontrolleras med levgruppen om lokal administratör inte hittar fakturan eftersom de inte kan se alla fakturor. Fakturadatum inom angivna intervall, Fakturadatum måste ligga inom 3 månader innan + 10 dagar efter ankomstdatum. (Detta är fasta parametrar i systemet, ej möjligt att ändra). Förfallodatum på fakturan måste vara inom 100 dagar efter fakturadatum. Moms på fakturan är inom angivna %-satser – Nuvarande inställning på leverantör är 0-26%. Det är möjligt att göra individuella inställningar per leverantör. Dock måste dessa vara gemensamma för staden. I samband med inläsningen åsätts också fakturan med en sekretessmarkering om leverantören är markerad som en sekretessleverantör. 51 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 Läsbild

52 Kontroll av faktura – hantering av fel 52 Kontroll/FelÅtgärd Valuta är inte SEKMakulera fakturan Fakturabelopp och/eller nettobelopp är noll. Om fakturan skall hanteras i systemet måste den forceras vidare genom att ändra till ”Manuell” – se vidare slide xx Brutto belopp på fakturan skall vara lika med nettobelopp + moms Om OK – ändra belopp – se vidare slide xx Fakturanumret finns redan på annan faktura leverantören Sök i egen organisation eller kontakta Levgruppen för sökning i hela staden. Makulering/ändra fakturanummer Fakturadatum eller förfallodatum ej inom angivna intervall Utred och makulera eller ändra Moms på fakturan är inte inom angivna %-satser Utred och makulera/ändra eller ändra till manuell och skicka fakturan vidare – se slide xx NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 Läsbild

53 Faktura med 100 % moms En faktura med 100 % moms kommer att stanna i ankomstkontrollen med status ”Faktura information måste kontrolleras” eftersom %-satsen inte ligger inom normala ramar. (0-26%) och för att fakturabeloppet exkl moms är noll. Administratören öppnar fakturan och kontrollerar denna. Om allt är ok skall måste fakturan skickas vidare i flödet. Det görs genom att ”Manuell” markeras och trycker sedan OK. Om fakturan har en referens angiven kommer fakturan nu att gå till denna person för granskning. Om det inte finns en referens kan administratören lägga in referensen i referensfältet. Om han/hon inte gör detta och det inte finns någon referens kommer fakturan att få status ”Granskare ej angiven” och administratören får då bestämma till vem den skall skickas genom att ”Ange granskare”. Fakturan går till den som är granskaren som gör kontrollattest och sedan blir fakturan ”Klar”. Ingen attest krävs på momsrader (eftersom de inte innehåller ett ansvar) och därmed inte heller på 100% moms fakturor. 53 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 Läsbild

54 Brutto är inte samma som netto + moms Felaktig summering I de fall en faktura inte summerar korrekt vilket kan vara fallet med fakturor från Martin & Servera stannar dessa fakturor i ankomstkontrollen med status ”Fakturainformation måste kontrolleras”. Exempel: Fakturan består av ett antal varurader och dessutom en frakt och en rabatt. Summan av dessa rader (inkl frakt och rabatt blir 1 137,71). Momsbeloppet på fakturan är 136,52. Summan av dessa belopp blir 1 274,23 men belopp att betala enligt fakturan är 1 274,21. För att fakturan skall kunna fortsätta till betalning måste rättning görs genom Att betala i Fakturahuvudet justeras till 1 274,23. 54 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 Läsbild

55 Ändring av faktura som gått ut i flödet En faktura som har gått ut i flödet och därefter skall ändras måste komma tillbaka till Ankomsthanteringen för att kunna ändras. Makuleras Byta flöde Ändra förfallodag eller annan uppgift Rättning av felkonterad moms (Konteringskontrollen efter attest). 55 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

56 Ändring av faktura i flödet E-faktura Skannad faktura Ankomst- hantering Granskning och kontering Attest Matchning mot beställning/order/ leveranskvittens Matchning mot beställning/order/ leveranskvittens Matchning mot abonnemang Konterings- kontroll Klar- markerad faktura Slut- bokning Slut- bokning Ankomst- registrering Ankomst- registrering Lokal systemadministratör. Fakturainformation måste kontrolleras Lokal systemadministratör/fakturaadministratör Granskare ej angiven ”Returnera till granskare” ”Inte min faktura” ”Skicka tillbaka…..” Makulera eller byt flöde genom att ändra flöde. Tänk på att all konteringsinformation försvinner – finns dock kvar i utökad logg NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 56

57 Makulering, ändra förfallodatum på faktura etc NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 57 Vissa moment kräver att fakturan först skickas tillbaka i flödet för att kunna genomföras: Makulering Byta flöde Ändra förfallodag eller annan uppgift Rättning av felkonterad moms (Konteringskontrollen efter attest). Utförs av: Lokal systemadministratör. Utförs av: Beslutsattestant ”Inte min faktura” ”Skicka tillbaka…..” Utförs av: Beställare eller beslutsattestant Lokal systemadministratör/ fakturaadministratör Utförs av: Lokal systemadministratör/ fakturaadministratör ”Returnera till granskare” Granskning och kontering Attest Ankomsthantering Status: ”Granskare ej angiven” Status: ”Fakturainfo måste kontrolleras”

58 Ändring av inläst faktura Fakturan har lästs in på fel leverantör – det går inte att flytta en faktura i systemet från en leverantör till en annan (knappen ”Byt leverantör” skall aldrig användas.)  makulering Fakturan har skannats in med fel belopp  makulering. Fakturan är felaktig och leverantören vill att makulering skall göras – istället för att leverantören skickar en kredit  makulering. Fakturan har fel förfallodag – om felet upptäcks innan fakturan går ut i flödet kan lokal administratör ändra. I de fall fel förfallodag upptäcks efter det att fakturan fått status ”Klar” – meddela levgruppen via rutin. Fakturanummer har blivit felaktigt skannat – fakturanummer kan ändras om fakturan skickas tillbaka till lokal system- eller fakturaadministratör. Fakturan har skannats in i fel organisation/förvaltning – kan flyttas via knappen ”Byt organisation”. En koncernnintern faktura får ej flyttas – måste krediteras för att inte motparten hos säljaren skall bli fel (kommuninterna fakturor läses i normalfallet in som e-fakturor). Endast levgruppen kan göra detta. Om man vill stoppa en faktura för betalning skall kontakt tas direkt med levgruppen för ändring i Horisonten. 58 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

59 Makulering Följande gäller för makulering Makulering kan göras av lokal administratör på förvaltningen Makulering får ej göras av förvaltnings-, kommun- och koncerninterna fakturor Om fakturan skall skannas om igen efter makulering ska levgruppen meddelas. Granskare/attestant som upptäcker felet skriver kommentar om att fakturan skall makuleras och skickar tillbaka fakturan till lokal administratör (”Inte min faktura”) – status blir då ”Granskare ej angiven”. Lokal administratör öppnar dessa fakturor och läser kommentaren och ”skickar tillbaka” fakturan i ankomsthantering (status blir då ”Fakturainformation måste kontrolleras). När fakturan är i status ”Fakturainformation måste kontrolleras” kan makuleringen göras genom att ändra ”flöde” i fakturahuvudet till ”makulerad visa i lista”. Det går att registrera en ny faktura med samma fakturanummer om den ursprungliga fakturan är makulerad (oavsett om den visas i lista eller ej). 59 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

60 Kreditfakturor Det finns ingen automatisk matchning mellan kreditfakturor och debetfakturor i Winst, varken vid ordermatchning eller för vilda fakturor. Det går dock att skriva en kommentar på båda fakturorna som korsreferens. När kreditfaktura som utgör en betydande andel av en faktura ska komma från leverantören ska debetfakturan aldrig betalas innan kreditfakturan har kommit till förvaltningen. Användaren skall sätta debetfakturan under utredning och avvakta vidare hantering i Winst till dess att kreditfakturan har kommit. På e-kreditfaktura är oftast förfallodatum blankt – en sådan faktura kommer att stanna vid inläsning med status ”Fakturainformation måste kontrolleras” och lokal administratör måste sätta detta manuellt. Skannade fakturor kommer att ha förfallodatum ifyllt. Önskvärt att detta sätts till fakturadatum av skanningen. Användaren skall inte försöka matcha förfallodag på debet och kreditfakturan i Winst utan vid större belopp be levgruppen ändra förfallodatum i leverantörsreskontran i Horisonten. Om en faktura skall stoppas för betalning skall också kontakt tas direkt med levgruppen för ändring i Horisonten. Vid kreditering av hela fakturabelopp måste alltid överenskommelse göras med leverantören huruvida fakturan ska makuleras eller om det kommer en kreditfaktura. Kommer kreditfaktura ska både debet och kreditfakturan alltid gå till betalning. Vid delkreditering av debetfaktura måste förvaltningarna alltid se till att få en kreditfaktura. 60 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 Läsbild

61 AVRUNDNING NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 61