Välkomna på utbildning i ärendehantering på MoS – Rätt från början! Hösten 2014 Agneta Bergquist, administrativ chef, MoS Maria Dalbark, tillsynsarkivarie, Stadsarkivet Mariella Andersson projektledare, LKDATA Lena Fristedt, utbildningssamordnare, LKDATA 2017-04-07

Agenda Varför ska vi diarieföra allmänna handlingar? Kort om offentlighet/sekretess Ärendehantering/Diarieföring Arkivering Lägg in en bild 2017-04-07

Varför ska vi diarieföra allmänna handlingar? För medborgarnas skull: Enligt svensk grundlag (TF) har alla rätt att ta del av allmänna handlingar (med vissa undantag som regleras i lag) För vår egen skull: Om vi inte kan hålla reda på vilka ärenden och handlingar som finns, så kan vi inte heller bedriva någon effektiv verksamhet. 2017-04-07

Varför ska vi diarieföra allmänna handlingar? Offentlighets- och sekretesslagen 5 kap 1 §: Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. 2017-04-07

Vad är en handling Ett fysiskt medium som bär information En form för att lagra och bevara upplysningar 2017-04-07

Allmän handling = det allmännas handlingar = inte privata handlingar Lagen säger att en handling är allmän om den: Inkommen till eller upprättad på och förvarad hos myndighet 2017-04-07

Inkommen Passerat en myndighetsgräns (även ut) Brev, fax: Anlänt till myndighetens lokal eller till behörig tjänsteman eller politiker Elektronisk handling: Gjorts tillgänglig för myndigheten Anbud: Vid anbudsöppningen Kolla med Lars-Åke vad upptagning innebär 2017-04-07

Upprättad Färdigställts vid myndighet När ärendet slutbehandlats Tre slag av upprättade handlingar: - expedierats (skickats) - inte har expedierats men som tillhör ett visst ärende - handling som justerats Exempel: Diarium, journal, register: när det är klart för införing Dom: när den avkunnas Protokoll: när det justerats 2017-04-07

Fika och grupparbete 2017-04-07

Gruppuppgift under fikapaus Är det här en allmän handling? Förfrågan om vilka regler som gäller vid markköp Inbjudan till en kurs som två handläggare kommer deltaga i Personligt brev Diskutera i grupper ca 20 minuter 2017-04-07

Varför bevara handlingar Varför bevara handlingar? arkiveringen startar när handlingen kommer in och inte i slutet av processen Verksamhetsnytta Rätt information vid rätt tillfälle Rätt information ger förutsättningar för riktiga beslut Offentlighetsprincipen En demokratifråga, bidrar till ett bra och öppet samhälle Forskning och kulturarv Historielöshet är en fara Rättssäkerhet Att kunna i efterhand se vilka beslut som fattats, bevisläge 2017-04-07

Dokumenthanteringsplaner Redovisar vilka handlingar som finns Var handlingarna förvaras Anger hur arkivering ska göras Anger om de ska bevaras eller gallras Gallring (förstörande) av handlingar får endast göras om ett gallringsbeslut finns Antagen av SBN och BMN Revideras av arkivansvarig och arkivredogörare i samråd med stadsarkivet Finns registrerade i W3D3 för SBN och BMN. Flytta upp efter bild 6 och lägg in bild från E-arkiv bilderna 2017-04-07

Dokumenthanteringsplan för SBN 2017-04-07

Dokumenthanteringsplan för BMN 2017-04-07

Offentlighet och sekretess 2017-04-07

Offentlighets- och sekretesslag (OSL 2009:400) Rör rätten att ta del av allmänna handlingar är organiserad så att: Handlingarna kan lämnas ut skyndsamt Man kan skilja allmänna handlingar från arbetsmaterial Rätten att lämna ut säkerställs samtidigt som sekretess upprätthålls 5 kap handlar om skyldighet att registrera inkomna och upprättade handlingar (dvs. diarieföring) Registreringen ska ske utan dröjsmål. 2017-04-07

OSL forts. I registret ska framgå: Datum Diarienummer Avsändare/Mottagare * Ärendemening* * får utelämnas om det behövs för att skydda sekretess 2017-04-07

Förvaltningslag (1986:223) Serviceskyldighet att besvara så fort som möjligt Skyldighet att ta emot post, även e-post, och telefonsamtal varje helgfri dag i två timmar 2017-04-07

Ärendehantering 2017-04-07

Diarieföring Kallas registrering i lagtext Agresso är en annan typ av registrering (men ordet diarieföring används till ärendehantering) Sekretessbelagda handlingar ska registreras, medan andra handlingar kan hållas ordnat på annat vis t.ex. pärmar (som allmänheten har rätt att bläddra i) På kommunen används W3D3 Kolla vad det kallas i Bygg-R och Ecos 2017-04-07

Vad ska diarieföras? Huvudregeln är att diarieföra in- och utgående skrivelser. - Är det en inkommande handling från allmänhet, företag, organisationer eller myndigheter eller från annan nämnd eller annat kontor inom kommunen som kan föranleda beslut, yttrande eller förslag? - Handlingar som upprättas inom kontoret och lämnas till nämnd/styrelse eller expedieras (skickas någon annanstans). - Är det sekretessbelagd information? - Är det ett avtal eller kontrakt? - Vill jag ha bevis för att handlingen har inkommit? - Är det en ett internt beslut eller skrivelse av betydelse t.ex. policydokument? Är det en handling av annat slag som inte har en naturlig sök- eller sorteringsordning? Myndighet: Organ i bl a kommunal Förvaltning = Kommunala nämnder och styrelser + deras förvaltningar Flytta upp bilden till diarieföringen 2017-04-07

Vad behöver inte diarieföras? Är det en skrivelse med ringa betydelse för verksamheten? Reklam, ett spam eller en handling som har kommit för kännedom behöver inte diarieföras. Är det ingen sekretess? Kan man hålla handlingarna ordnat på annat vis? Är det en faktura som registreras via ekonomiprogram? Handling som registreras i annat system? 2017-04-07

Vad ska inte diarieföras? Är det ingen allmän handling (internt arbetsmaterial som inte ska arkiveras är ingen allmän handling)? Är det brev till fackligt ombud? Är det ett privat brev till en anställd? Är det biblioteksförvarat material? 2017-04-07

När ska de diarieföras? Inkommande handlingar diarieförs genast. På kontoret upprättade handlingar diarieförs när de är färdigställda, d v s genast när de är upprättade 2017-04-07

Hur ska de diarieföras? Handling som inte hör till något tidigare ärende diarieförs som nytt ärende Handling som hör till ett tidigare ärende diarieförs som ny händelse i det ärendet 2017-04-07

Nytta av diariet –Rätt från början! Man kan via diariet få reda på t ex: vilka nya ärenden har inkommit idag/senaste tiden? vilka yttranden finns i ärendet? Hur många öppna ärenden finns i SBN ? Vilka öppna ärenden har handläggaren NN för närvarande? Kolla frågor via sökbyggaren! 2017-04-07

Att söka i diariet Om handlingar är diarieförda behöver man inte spara kopia hos befattningshavaren Söka i serien Searchport W3D3 För allmänheten SBN 2014-42 Visa samma ärende fast från olika håll 2017-04-07

Inför avslut och arkivering av ärende När ett ärende är avslutat bör arbetsdokument rensas av handläggaren. Alla handlingar som är av tillfällig betydelse kan då avlägsnas. Handlingar som tillfört sakuppgifter till ärendet får inte rensas ut. Rensa bort: utkast och kladdar dubblettkopior minnesanteckningar som inte tillfört ärendet sakuppgift trycksaker som inte haft någon betydelse för ärendet. Kvar i akten när ärendet arkiveras - blir allmän handling! Ärendet är fortsatt sökbart 2017-04-07

Arkivansvar Arkivansvarig för Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen är Agneta Bergquist Huvudregistrator och registratorer finns Arkivredogörare gör det praktiska arbetet med arkiven och överlämnar till stadsarkivet efter 5 år (tiden kan variera) 2017-04-07

Skydd av handlingar Inte förstöras vid brand eller översvämning Inga nyfikna i handlingarna Handlingar ska inte bäras ned i pärmar och ställas på hög Handlingarna ska tas om hand och stå säkert 2017-04-07

Aktuellt läge Utbildningspaket framtaget Ärendehantering Offentlighet- och sekretess W3D3 – utbildning – i tre steg Söka Diarieföra händelser Arbeta med arbetsdokument Projekt C Linköping – arbetar ”i W3D3” Introduktionsmöten genomförda med Pilotgrupp på Mex Pilotgrupp på DP 2017-04-07

Nästa steg Genomföra utbildningar enligt utbildningspaket Fortsätta införandet av W3D3 i olika steg Söka Diarieföra händelser Arbeta med arbetsdokument Introducera och utbilda i Möteshanteringen i W3D3 Handläggare Mötessekreterare Registratorer 2017-04-07

Utbildningstillfällen W3D3- Sökningar, plats Panacea 6 november, 08.30-09.30 eller 15.00-16.00 12 november, 08.30-09.30 eller 15.00-16.00 Ärendehantering 13 november 08.30-11.00 24 november 09.30-12.00 25 november 13.30-16.00 26 november 13.30-16.00 2 december 13.30 – 16.00 9 december 13.30 - 16.00 Inbjudningar kommer via länk först till kvarn…. 2017-04-07

Tidsplan Innan årsskiftet Utbildning i ärendehantering Kunna söka efter ärenden i W3D3 2017-04-07