Tidsplanering Tidsplanering Vad du uträttar under en 24-timmarsperiod beror på din egen motivation, din energi, dina färdigheter, din förmåga och andra resurser. Eftersom det alltid råder brist på tid kan det vara dig till hjälp att fundera över hur du kommer att spendera din tid och att fundera över några strategier för en mera effektiv tidsplanering. Tidsplanering är inte ett sätt att få dig att arbeta hårdare och längre, utan ett medel som hjälper dig att arbeta smartare för att slutföra ditt arbete på ett enklare och snabbare sätt. Tidsplanering

Fördelar med tidsplanering Effektiv Framgångsrik Frisk Om du kan planera din tid på ett bättre sätt kommer det att vara lönande på flera sätt: Du kommer att vara mera effektiv i distriktsarbetet och du kommer att kunna stödja klubbarna på ett bättre sätt Du kommer att uppnå större framgång i din mycket viktiga och framträdande roll som en lionledare På personlig nivå kommer du att känna dig friskare, vara mera energisk och vara på bättre humör Tidsplanering

Hinder för effektiv tidsplanering Otydliga mål Oorganiserad Notera: För att förbättra presentationen kan du, om du så önskar, delge personliga upplevelser med exempel på ett eller flera hinder.   Det finns många olika saker som gör det svårt för oss att planera vår tid på ett effektivt sätt. Låt oss gå igenom några av de vanligaste orsakerna och se om de passar in på oss: •Otydliga mål – Det är svårt att träffa rätt om du blundar, likaså är det svårt att uppnå något om du inte har riktigt klart för dig vad du vill uppnå •Oorganiserad – Det är lätt att se när det är rörigt på ditt skrivbord, men ibland måste du ta ett steg tillbaka och fråga dig själv om du tar dig an alla dina uppgifter på ett organiserat sätt •Oförmåga att säga “Nej” – Vi vill alla vara så hjälpsamma som möjligt när andra behöver oss, men det kan innebära att det tar tid från andra prioriterade saker att utföra något vi inte har planerat Oförmåga att säga ”Nej” Tidsplanering

Hinder för effektiv tidsplanering Avbrott Mera avbrott Avbrott – Många gånger är vi mitt uppe i någonting som är mycket viktigt när telefonen ringer. Dessa telefonsamtal kan inte bara förflytta dig från din uppgift, men ibland avbryter de ditt flöde av tankar och du kan inte komma tillbaka till samma ställe som du var utan att gå igenom uppgiften på nytt Mera avbrott – Vi vill alla hälsa på andra människor, men konversationer vid fel tidpunkt kan kosta oss tid när vi måste avbryta det vi håller på med och frångå våra planer Perioder av inaktivitet – Hur mycket vi än anser att vi alltid gör någonting finns det alltid stunder under en dag när vi inte gör något speciellt. Att inse detta och använda denna tid på ett bättre sätt kan ha en positiv effekt på våra insatser Perioder av inaktivitet Tidsplanering

Hinder för effektiv tidsplanering För många saker samtidigt Stress och trötthet För många saker samtidigt – Många av våra uppgifter är inte rutinmässiga. De fordrar koncentration på detaljer. När vi försöker göra många olika saker samtidigt kommer varje individuell uppgift att bli lidande Stress och trötthet – Alla av oss upplever stress från tid till annan och ibland kan vi faktiskt fungera lite bättre när det förekommer en viss stress Bara arbete, ingen fritid – De flesta framgångsrika människor vet hur man balanserar arbete och fritid. När arbetet tar över ditt liv ger du inte bara kroppen för lite tid att återfå energin, men det kan också inträffa att du offrar de verkligen viktiga sakerna i livet som till exempel familj och vänner Bara arbete, ingen fritid Tidsplanering

Använda strategier för att övervinna dem Vad kan vi göra? Inse att hinder finns De hinder vi står inför är inte oöverstigliga. Ibland är det svåraste steget att inse att hinder finns och att de påverkar våra möjlighetr att planera vår tid När du har identifierat dina hinder kan du börja att övervinna dem Här är några strategier du kan använda för att övervinna de hinder vi just har studerat: Identifiera dem Använda strategier för att övervinna dem Tidsplanering

Sätt mål Specifika Mätbara Tidsplanering Den första och allra viktigast strategin du kan använda för att planera din tid är att sätta tydliga mål för dig själv. Som lionledare kommer du att vilja uppnå många saker under din ämbetsperiod. Den bästa tjänst du kan göra dig själv är att fastställa vilka dessa mål är samt att säkerställa att dina insatser alltid är riktade mot att uppnå dem. Effektiva mål har ett antal kännetecken gemensamt. Effektiva mål är: Specifika – När ett mål är alltför otydligt är det svårt att veta hur detta skall uppnås eller till och med när du har uppnått det. Var noga med att veta exakt vad du vill uppnå Mätbara – När du har ett mål som är mätbart vet du hur långt det är kvar innan du når målet och när du uppnår det Notera: Om du så önskar kan du ge ett exempel på ett otydligt och omätbart mål och därefter ett specifikt och mätbart mål. Till exempel: “Jag kommer att stödja extensionsarbetet i mitt distrikt” är ett otydligt mål, medan “Jag kommer att starta fem nya klubbar i mitt distrikt” är både specifikt (nya klubbar) och mätbart (fem). Tidsplanering

Sätt mål Specifika Mätbara Nåbara Realistiska Tidsbaserade Nåbara – Det är lovvärt att du sätter höga mål, men ibland försöker vi uppnå mera än vad som är möjligt. Att utbilda och certifiera tio Certified Guiding lions i ditt distrikt under ett år kanske inte går att uppnå just nu av flera olika skäl. Dina mål bör vara sådana att du kan nå dem om du verkligen anstränger dig. Realistiska – Kan du etablera ett program i ditt distrikt som hjälper alla med synproblem? Det är vekligen ett värdefullt och viktigt mål, men det är kanske inte realistiskt just nu. Det kanske är bättre att inleda ett program för att samarbeta med skolor för att tillhandahålla ögonundersökningar och glasögon till barn som inte har råd med detta. Notera: Om du så önskar kan du tillhandahålla ett exempel på ett nåbart och realistikst mål som du har sett eller uppnått i din egen klubb eller distrikt. Tidsbaserade – De allra flesta mål som du kommer att sätta upp i din position som lionledare kommer inte att vara långsiktiga. Det är viktigt att dina mål har riktlinjer för när de skall ha uppnåts, detta för att du skall kunna hålla koll på de framsteg som görs under arbetets gång och för att du skall kunna vara uppmärksam på om du halkar efter i din planering. Notera: Om du så önskar kan du ge exempel på ett mål som innehåller alla de fem kraven och be deltagarna att beskriva hur varje krav uppfylls. Till exempel: “Vi skall öka behållandet av befintliga medlemmar i mitt distrikt genom att minska antalet medlemmar som lämnar klubbarna med X % vid slutet av detta verksamhetsår.” Dessutom kan du om du så önskar ge exempel på ett mål som som inte innehåller alla de fem kraven och be deltagarna att formulera om målet. Till exempel: “Vi skall förbättra servicen vi tillhandahåller i vårt område.” Tidsplanering

Prioritera Göra Delegera Senarelägga Ta bort Tidsplanering Som en lionledare i din klubb eller ditt distrikt kommer du att ställas inför många uppgifter. Man kan med all säkerhet säga att du inte kommer att ha möjlighet att göra allting, så det är klokt att då och då göra en lista över alla de uppgifter du har ställts inför och prioritera dem. Följande teknik kan vara till hjälp när det ar dags att prioritera: Notera: Om du så önskar kan du ge exempel på uppgifter som du har prioriterat i var och en av de fyra kategorierna. Förklara hur du kom fram till ditt beslut och hur det positivt har påverkat din tidsplanering. Göra – Fastställ från din lista vilka saker du anser vara de allra viktigaste att genomföra. Dessa är de saker som du kommer att utföra själv. Delegera – Kom ihåg att det finns många lionmedlemmar i ditt distrikt som har de kunskaper, erfarenheter och den motivation som krävs för att utföra en rad olika uppgifter. En effektiv distriktsguvernör inser att goda lionledare inte försöker att genomföra allt själva, utan att vissa saker utförs på ett bättre sätt av andra. Att delegera frigör inte bara tid för andra saker, det säkerställer också att resurser används på ett klokt sätt och att lionmedlemmar som vill hjälpa till är motiverade och involverade. Senarelägga – Vissa saker kan vänta. Faran är dock att senarelägga för många saker till dess att tidsfristerna är nära. En god idé är att bedöma när något måste vara genomfört, hur lång tid det kommer att ta att genomföra det och hur mycket din nuvarande arbetsbörda tillåter. Till exempel: Registrerings- och beställningsblanketter som för närvarande inte måste vara LCI tillhanda kan skickas in tidigare om du har tid till detta. Det är bättre att senarelägga saker som ännu inte måste vara genomförda när du har en stor arbetsbörda och istället genomföra andra saker i god tid när du kan. Ta bort – Om du har satt mål enligt de riktlinjer vi har nämnt tidigare kommer du att inse att några av dem inte är nåbara eller realistiska eller att de helt enkelt inte är viktiga. En god ledare vet att koncentrera sig på det viktiga och bortse från resten. Notera: Om tiden tillåter och om du så önskar kan du: Be några av deltagarna att dela med sig av de uppgifter de kommer att prioritera i de fyra kategorierna Dela upp deltagrana i små grupper och be dem att sammanställa en lista med DG-uppgifter som kan prioriteras i de fyra kategorierna. Tidsplanering

Prioritera Ta hand om det viktiga Genomför det du kan tidigt Fastställ slutdatum för senarelagda saker När du har prioriterat dina uppgifter är det viktigt att du gör följande: Ta hand om det viktiga – Genomför saker med konsekvenser på kort sikt så snart som möjligt. Genomför det du kan tidigt – Rapporter, registreringar, beställningar mm. som kan slutföras tidigt bör komma därefter. Senarelägg inget till i morgon som du kan slutföra redan idag. Fastställ slutdatum för senarelagda saker – När du har kommit fram till att något faktiskt kan senareläggas, lägg det inte bara åt sidan, utan fastställ ett datum när detta måste vara slutfört, ta med det i din planering och notera i din almanacka när du måste börja jobba med det. Notera: Om du så önskar kan du poängtera 80/20-regeln. (20 % av dina uppgifter kan ta 80 % av din tid). Denna regel är bra att hålla i minnet när du prioriterar dina uppgifter. Tidsplanering

Organisera Tidsplanering När du prioriterar dina uppgifter och fastställer slutdatum bör du också organisera dina planer och handlingar. En del av er kanske är mera vana att använda papper och penna, så jag uppmanar er att använda en planeringskalender med gott om plats för anteckningar. Många planeringskalendrar innehåller inte bara själva kalenderbladen, utan också plats för dagliga aktiviteter, kontaktinformation och en lista för saker att göra för varje dag. Försök att hitta en kalender som passar dig och använd den. Du kommer att finna att detta är ett oumbärligt verktyg för din tidsplanering. Kanske du redan använder, eller planerar att börja använda, en dator för att hjälpa dig att organisera din tid. Dagens datorer är ofta utrustade med program som innehåller kalendrar, plats för noteringar där du kan notera vad som skall göras en speciell dag, påminnelser och kontaktinformation. Om din dator inte har detta finns det program du kan köpa och installera. Du kan också överväga att använda en handdator. Dessa är så små att de får plats i din hand och de använder samma programvaror som din hemdator. En handdator är till stor hjälp om du under dagen inte kan använda din hemdator eller när du är på resa. Notera: Detta är ett bra tillfälle att dela med dig av de verktyg du använder för att vara organiserad. Om du använder en planeringskalender, ta då fram den och visa hur du använder den. Om du använder ett dataprogram, beskriv programmet och hur det är dig till hjälp. Du kan också fråga deltagarna om de har förslag på andra hjälpmedel, till exempel mappar per vecka eller per månad där noteringar eller påminnelser förvaras. Vilken metod du än använder, var noga med att organisera din uppgifter så att du håller din tidsplan och inte halkar efter. Tidsplanering

Lär dig att säga “Nej” Du kan inte göra allt Börja inte saker du inte kan slutföra Håll fast vid dina mål De strategier vi har nämnt så här långt har alla handlat om allmänna tillvägagångssätt. Nu skulle jag vilja ta upp strategier som är mera “personliga” och som kan komma dig till nytta om du använder dem i ditt liv. Dessa har också stor inverkan på hur effektivt du kan planera din tid. Den första av dessa strategier är förmågan att säga “Nej” när detta är lämpligt. Ditt liv inom lionrörelsen har alltid handlat om att ge allt du kan för att hjälpa behövande. Detta förändras inte, men i och med att dina uppgifter kommer att bli flera i din position som lionledare kommer du att se att du kommer att bli tillfrågad att göra mycket mera än du tidigare har gjort. När du lär dig att säga “Nej” innebär detta inte att du stänger dörren till dina uppgifter, utan snarare att du säkerställer att du kan genomföra dina åtaganden och uppnår bästa möjliga resultat under den tid du har till förfogande. För att kunna säga “Nej” måste du acceptera dessa tre principer: Jag inser att jag inte kan göra allt Jag kommer inte att åta mig en uppgift eller ett projekt när jag vet att jag inte kommer att ha möjlighet att slutföra det inom föreskriven tid Jag kommer inte att åta mig något som inte ligger i linje med de mål som jag har satt upp Om du håller dessa principer i minnet kommer det att vara lättare för dig att försvara (och förklara) varför vissa förfrågningar måste avvisas. Du kommer också att finna att du har bättre möjlighet att genomföra de saker du har prioriterat som “måsten”. Tidsplanering

Använd din väntetid När du pendlar Vid läkarmottagningen När du väntar på ett flyg I telefonkön När du anländer i god tid Ytterligare ett sätt att planera din tid är att på ett bra sätt använda din “väntetid”. Har du någon gång funderat över hur mycket tid under en dag du i genomsnitt tillbringar med att göra ingenting? Vanligtvis är detta inte en situation för vilken du planerade att inte göra något…det bara hände. Tänk på alla de saker du skulle kunna genomföra om du använder denna tid på ett bra sätt. Till exempel: Tid du tillbringar på ett tåg eller en buss med att pendla Tid du tillbringar hos läkaren eller tandläkaren med att vänta Tid du tillbringar på ett plan, att vänta på ett plan eller att vänta på bagaget Tid du tillbringar i en telefonkö Tid du tillbringar när du kommer till jobbet eller till ett möte tidigare än du hade planerat Notera: Du kan beskriva andra exempel eller fråga deltagarna om deras idéer. Det finns två sätt du kan se på denna tid. Du kan antingen se det som “slöseri med tid” eller som en “gåva med tid”. Om du ser det som en gåva med tid kan du använda dessa korta tidsperioder till att genomföra rutinliknande uppgifter som är nödvändiga, men som inte kräver mycket tid i anspråk. De allra flesta framgångsrika människor har redan kommit fram till att det finns många olika saker de kan göra medan de väntar. Tidsplanering

Använd din väntetid Korrespondens Brev eller PM Böcker eller band Ett sätt att vara säker på att du använder din väntetid på ett bra sätt är att alltid ha någonting med dig som du kan jobba med i den händelse du måste vänta. Till exempel: Läsa korrespondens – Ta med dig din post och läs den när du väntar eller när du reser. En del handdatorer har e-postmöjligheter så att du kan läsa din e-post på tåget, på flyget eller vid läkarmottagningen Skriva brev eller PM – Medan du väntar kan du på ett block, eller på din handdator, skriva brev eller PM. Du kan också använda tiden till att uppdatera din planeringskalender Läsa eller lyssna på kassettband – Ha alltid med dig en bok, tidning eller kassettband. Du kan också ladda ner böcker och artiklar på din handdator. Det finns oftast ingen tid i din kalender för att läsa böcker eller artiklar som har att göra med din egen företagsverksamhet eller personlig utveckling. Istället för att vara otålig om du måste vänta kan detta vara ett utmärkt tillfälle att öka dina kunskaper och färdigheter. Notera: Detta är ett utmärkt tillfälle att beskriva några sätt du personligen har använt för att fylla din “väntetid” och hur det har hjälpt dig att planera din tid. Böcker eller band Tidsplanering

Koncentrera dig på en sak i taget Fokusera på ditt mål Avskärma dig från avbrott Du kommer att ha “många bollar i luften” under din tid som lionledare. Det är ett känt faktum, men en viktig strategi att hålla i minnet är att koncentrera sig helt och fullt på en sak i taget. Det kan vara svårt att koncentrera sig om du har många olika saker att tänka på. Du använder din tid på ett bättre sätt om du kan: Fokusera på ditt mål – Du kan ha många åtaganden och många bekymmer, men du kommer att kunna utföra mer om du fokuserar på den uppgift du just nu jobbar med Avskärma dig från avbrott – Du kommer att se att din koncentration är på topp när du kan avsätta tid när du inte svarar i telefon eller har några besök inbokade. Du kan inte isolera dig hela tiden, men genom att undvika avbrott under vissa perioder komer du att se att du kan genomföra uppgifter på ett framgångsrikt sätt på kortare tid än du hade räknat med. Om du måste svara i telefon, var noga med att göra avbrottet så kort som möjligt genom att fråga om du kan ringa upp senare eller boka in ett möte en annan dag. Tidsplanering

Fundera över när du är som effektivast På morgonen? På kvällen? På natten? Är du en person som går upp före soluppgången för att börja jobba? Är den tidiga kvällen efter middagen din bästa tid att jobba? Eller är du en person som föredrar att vänta till sent inpå natten för att genomföra de allra svåraste arbetsuppgifterna? Alla människor är olika. Undersökningar har visat att de uppgifter som kräver allra mest koncentration genomförs bäst tidigt på dagen, men samtidigt visar dessa studier att detta inte alltid är sant och att var och en har sin alldeles egen tid “när de är som effektivast”. När du planerar dina uppgifter, fundera samtidigt över när du är som effektivast. Om du arbetar bäst på morgonen, planera in de mera rutinmässiga uppgifterna till senare under dagen och koncentrera dig på de mer krävande uppgifterna när du är som effektivast. Om du inte “får upp farten” förrän senare på dagen, ta hand om de mera rutinmässiga sakerna på morgonen och spara de svårare uppgifterna till senare. Tidsplanering

Fira dina framgångar Tidsplanering Fira när du har uppnått dina mål för att på detta sätt upprätthålla en god balans mellan arbete och fritid. Belöna dig själv när du har slutfört en uppgift eller när du har genomfört ett projekt. Om du har arbetat som ett lag eller om du har delegerat uppgifter till andra skall alla inblandade belönas för sina insatser. Att fira är en viktig del i all projektplanering. Det spelar ingen roll hur mycket du har att göra enligt din planeringskalender, för detta är VÄL ANVÄND TID! Tidsplanering

Repetition Sätt mål Prioritera Organisera Lär dig att säga “Nej” Använd din väntetid Koncentrera dig på en sak i taget Fundera över när du är som effektivast Fira framgångar Notera: Repetera strategierna för tidsplanering som du just har gått igenom. Tidsplanering

Livets stora stenar Tidsplanering Notera: Du kan antingen genomföra denna demonstration själv eller diskutera denna berättelse för att därefter avsluta sessionen. Det var en gång en expert inom området tidsstudier som talade inför en grupp av studenter och för att beskriva sin tes använde han denna illustration. När han stod framför gruppen tog han fram en stor glasburk och placerade den på bordet framför sig. Sedan tog han fram ett dussin stora stenar och placerade dem en efter en i burken. När burken var full ända upp till kanten och det inte fanns plats för några fler stenar frågade han: ”Är denna burk full?” Alla i klassen svarade: ”Ja.” Då sa han: ”Jaså?” Han sträckte sig in under bordet och tog fram en burk med grus. Han hällde ner lite av gruset i burken och skakade om den så att gruset föll ner i mellanrummen mellan stenarna. Sedan frågade han gruppen igen: ”Är burken full?” Vid det här laget började klassen att förstå och en av dem svarade: ”Troligen inte.” ”Bra!” svarade han. Han sträckte sig in under bordet och tog fram en burk med sand. Han hällde ner lite sand i burken och den hamnade i mellanrummen mellan stenarna och gruset. Återigen frågade han: ”Är burken full?” ”Nej!” skrek klassen. ”Bra!” Sade han återigen. Sedan sträckte han sig in under bordet och tog fram en tillbringare med vatten och hällde i vatten ända tills burken var full ända upp till kanten. Sedan tittade han på klassen och frågade: ”Vad är poängen med denna illustration?” En av studenterna räckte upp handen och svarade: ”Oavsett hur välfylld din kalender är kan du alltid göra plats för något ytterligare om du verkligen försöker”. ”Nej” sade talaren, ”det är inte det som är poängen. Vad denna illustration bevisar är att om du inte lägger i de stora stenarna först kommer du aldrig att få plats med dem.” Vilka är de ”stora stenarna” i ditt liv? Dina barn. Dina nära och kära. Din utbildning. Dina drömmar. Att arbeta för en god sak. Utbilda andra. Vara mentor. Göra de saker du gillar mest. Tid för dig själv. Din hälsa. Din make/maka/sambo. Kom ihåg att ta hand om dessa STORA STENAR först, annars kommer det aldrig att finnas plats för dem. Om du jobbar hårt med de mindre sakerna (gruset, sanden och vattnet) kommer du att fylla ditt liv med endast mindre saker som inte spelar så stor roll och du kommer aldrig att ha den tid du behöver för att ge tid till de stora och viktiga sakerna (de stora stenarna). Så i kväll eller i morgon bitti när du reflekterar över denna korta berättelse, ställ dig denna fråga: Vilka är de ”stora stenarna” i mitt liv? Därefter, lägg i dessa i burken allra först. Tidsplanering