Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

1 L U N D S U N I V E R S I T E T Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-30 Handläggarutbildning DFS Dokumentflödessystem.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "1 L U N D S U N I V E R S I T E T Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-30 Handläggarutbildning DFS Dokumentflödessystem."— Presentationens avskrift:

1 1 L U N D S U N I V E R S I T E T Bodil Danielsson, Juridiska enheten, Handläggarutbildning DFS Dokumentflödessystem

2 2 L U N D S U N I V E R S I T E T Bodil Danielsson, Juridiska enheten, Målsättning för handläggarutbildningen Utbildningen är till för dig som ska handlägga ärenden med handlingar och arbetsdokument i DFS diarieföringsmodul. Du ska efter utbildningen (m h a handläggarmanualen) kunna arbeta med dina tilldelade ärenden i systemet. Du får också se hur man söker efter information i DFS.

3 3 L U N D S U N I V E R S I T E T Bodil Danielsson, Juridiska enheten, Program DFS-handläggarutbildning 13:00Presentation av DFS inom LU - Varför? Hur? Översikt av DFS-systemet Begrepp och behörighetsroller inom DFS-systemet Handläggargränssnittet Demo 1 – digital handling Demo 2 – pappershandling 14:30Kaffepaus Demo 3 – rapporter Demo 4 – makulera felaktig handling Handlingar och arbetsdokument Demo 5 – arbetsdokument (Office add-in) Demo 6 – sök 16:00Avslutning

4 4 L U N D S U N I V E R S I T E T Bodil Danielsson, Juridiska enheten, Varför ska vi diarieföra?

5 5 L U N D S U N I V E R S I T E T Bodil Danielsson, Juridiska enheten, Diarieföring Lagkrav:SekrL §15:2 Inkomna eller upprättade handlingar – När? – Unik beteckning? – Vem? – Vad? __________________________________________ Ordning – att kunna finna handlingar JK-balansen

6 6 L U N D S U N I V E R S I T E T Bodil Danielsson, Juridiska enheten, Utskrifter Verksamhets- Applikationer t.ex. Fakturor, ritningar, avtal Databaser Formulär Fotografier Grafik Video E-post Websidor Pappersdokument Elektroniska dokument Word, Excel etc. Fax DFS Dokumenthantering

7 7 L U N D S U N I V E R S I T E T Bodil Danielsson, Juridiska enheten, Begrepp i DFS diarieföringsmodul Serie – en serie med ärenden för viss organisatorisk enhet inom LU Ärende – ett ärende har en eller flera handlingar Handling – en handling kan bestå av ett eller flera ”dokument” Inkomna / upprättade handlingar – Pappershandlingar – Elektroniska handlingar skannat dokument via Outlook postat till en registratorsradress uppladdad fil från egen dator (Word, Excel, PowerPoint, pdf m fl)

8 8 L U N D S U N I V E R S I T E T Bodil Danielsson, Juridiska enheten, Strukturen och behörigheter

9 9 L U N D S U N I V E R S I T E T Bodil Danielsson, Juridiska enheten, Behörigheter i DFS Rollen ”Registrator” – kan se alla ärenden inom egen serie – Skapa – Tilldela – Administrera – Avsluta (ad acta) _________________________________________________________________ Rollen ”Handläggare” – kan kombineras med se-behörighet i egen serie – Administrera – Ej avsluta Rollen ”Handläggare Plus” på ärende - kan kombineras med se-behörighet i egen serie – Administrera – Tilldela – Avsluta (ad acta) Ny roll ”Utökad handläggare” på serie – måste ha se-behörighet i egen serie – Skapa – Administrera – Avsluta (ad acta) – Ej sekretess

10 10 L U N D S U N I V E R S I T E T Bodil Danielsson, Juridiska enheten, Ärende och handling

11 11 L U N D S U N I V E R S I T E T Bodil Danielsson, Juridiska enheten, Starta DFS Öppna webbläsare (t.ex. Explorer) https://dfs.adm.lu.se Logga in – Användarid: Lucat-id – Lösenord: Logga ut – Personligt / Logga ut

12 12 L U N D S U N I V E R S I T E T Bodil Danielsson, Juridiska enheten, Hjälp Frågetecken i aktivt fönster ger onlinehjälp Handledning Kortkommandon ”Ctrl+r” LU Service Desk tel:

13 13 L U N D S U N I V E R S I T E T Bodil Danielsson, Juridiska enheten, Skärmbildens uppbyggnad Navigationslisten – till vänster – tar dig till olika delar av systemet – rubrikknapp (grå) – startsida för funktionen – funktionsknapp (bild) – olika varianter av funktionen Rubriks- och funktionslisten – upptill med rubrik och funktionsknappar – tar dig till olika funktioner i valt objekt, t.ex. ett ärendekort Informationsfönstret – stora ytan mitt i – visar objekt/fönster du valt, t.ex. ett handlingskort

14 14 L U N D S U N I V E R S I T E T Bodil Danielsson, Juridiska enheten, Demo 1 Handlägga ärende med ny handling från egen dator - Kontrollera befintliga uppgifter / handlingar på ärendekortet - Lägg till ny handling i ärendet Obligatoriska uppgifter på handlingskortet Ladda upp fil från egen dator - Lägg till bevakningsdatum för ärendet

15 15 L U N D S U N I V E R S I T E T Bodil Danielsson, Juridiska enheten, Demo 2 Handlägga ärende med pappershandling -Kontrollera befintliga uppgifter / handlingar på ärendekortet - Lägg till ny handling i ärendet Obligatoriska uppgifter på handlingskortet Dokument från skanner (ev. via Outlook) - Lägg till två bevakningsdatum för ärendet - Skicka mail till den andra handläggaren - Skriv ut ärendeblad och lämna ärendet till registrator

16 16 L U N D S U N I V E R S I T E T Bodil Danielsson, Juridiska enheten, Kaffepaus Hur många ärenden har vi i vårt diarium?

17 17 L U N D S U N I V E R S I T E T Bodil Danielsson, Juridiska enheten, Digitalt diarium 1990 – Förvaltningen 1994 – Kanslier 2007 – DFS /9 2008

18 18 L U N D S U N I V E R S I T E T Bodil Danielsson, Juridiska enheten, Demo 3 Rapporter – Rubrikknapp ”Rapporter” i navigationslisten – Välj Serie – Välj rapport Välj Handläggare eller Alla Välj Avdelning eller Alla Välj Period – Generera rapport

19 19 L U N D S U N I V E R S I T E T Bodil Danielsson, Juridiska enheten, Demo 4 Makulera felaktig handling, mm – Kontrollera befintliga uppgifter / handlingar på ärendekortet – Makulera felaktig handling i ärendet Skriv först in varför handlingen makuleras (i Informationsrutan) Makulera handlingen – Lägg till ny handling Visa hur registrator ser den makulerade handlingen i inkorgen

20 20 L U N D S U N I V E R S I T E T Bodil Danielsson, Juridiska enheten, Demo 5 Arbetsdokument – Ladda upp arbetsdokument från egna datorn inifrån DFS-systemet till ärendet direkt ifrån Word (eller Excel) om Office Add-in installerad – Se länk på Ärendekortet! – Arbeta med dokumentet – flera versioner – Fastställ arbetsdokumentet – blir ny handling i ärendet

21 21 L U N D S U N I V E R S I T E T Bodil Danielsson, Juridiska enheten, Paus Kortpaus (5 min)

22 22 L U N D S U N I V E R S I T E T Bodil Danielsson, Juridiska enheten, Demo 6 Sök-funktioner Via ärendekort – tomt ärendekort för att skriva in sökbegrepp – förstoringsglaset ”Sök” i funktionslisten I ärende – ”sökbyggare” – ange sökvillkor och välj kolumnrubriker – förstoringsglaset ”Sök” i funktionslisten I dokument – fritextsökning och sök i alla fält Bevakningsdatum för ”dina” ärenden - där du är tilldelad som handläggare Öppna ärenden – alla icke avslutade - där du är tilldelad som handläggare

23 23 L U N D S U N I V E R S I T E T Bodil Danielsson, Juridiska enheten, Sök-funktioner Sökbyggaren I ärende – ”Sökbyggaren – sätt sökvillkor genom att välja i listboxarna ovanför vita strecket i den andra från vänster: välj objekt (t.ex. Ärende) i nästa listbox: välj typ av information om objektet (t.ex. Ärendemening) ange därefter själva sökvillkoret (t.ex. innehåller) och sökparameter (t.ex. doktorand) – välj vad som ska skrivas ut genom att välja bland kolumnrubrikerna i listboxarna under vita strecket (det går att få fram flera kolumner genom att ändra antalet i rutan uppe till höger) – välj sorteringsordning genom att klicka på de svarta rutorna så att de blir upp- eller nedpilar (forts. följer)

24 24 L U N D S U N I V E R S I T E T Bodil Danielsson, Juridiska enheten, Sök-funktioner – Prova hur många träffar sökningen ger genom att klicka på knappen ”Visa antal” – Ändra ev. antalet ”Max. träffar” för att få fram alla träffar – Klicka på knappen Visa träfflistan (eller förstoringsglaset ”Sök” i funktionslisten) Finesser: Sökvillkor kan anges på flera rader och kombineras med OCH/ELLER samt INTE Spara undan sökvillkoren – diskettknappen i funktionslisten Exportera resultatet till Word eller Excel – knappar i funktionslisten

25 25 L U N D S U N I V E R S I T E T 25 Bra länkar


Ladda ner ppt "1 L U N D S U N I V E R S I T E T Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-30 Handläggarutbildning DFS Dokumentflödessystem."

Liknande presentationer


Google-annonser