Beställarträff Äldreomsorg

En presentation över ämnet: "Beställarträff Äldreomsorg"— Presentationens avskrift:

1 Beställarträff Äldreomsorg
Välkommen till Beställarträff Äldreomsorg

2 Nyckeltal Tage Fakturor som kommit fel Ordermatchning Kaffe Grupparbete - Vad är svårt med Winst? Datorhjälpen Beställningar inför jul

3 Vad är nyttan/effekten?
TIDSBESPARING KOSTNADS- BESPARING ÖKAD TRYGGHET FÖRBÄTTRAD STYRNING OCH UPPFÖLJNING Vad är nyttan/effekten? Ökad trygget: Ökad avtalstrohet. Beställa rätt produkt av rätt leverantör. System och processer hjälper oss att följa lagar och policys (t ex LOU, inköpspolicy) Alla beställningar attesteras innan de skickas till leverantör, vilket ger ökad kontroll över inköpen Göra det enklare att följa lagar och policys genom att beställa rätt produkt av rätt leverantör med rätt attest. Tidsbesparing: Effektivare processer med smartare systemlösningar (t ex automatisk matchning som gör att fakturor ej behöver hanteras om fakturan stämmer överens med beställning) Tiden som läggs på fakturahantering minskar. Tidsbesparingen gör att vi kan omfördela tiden till andra, värdeskapande aktiviteter. Tydlighet i roller och ansvar Omfördela tid tack vare effektivare processer med smartare systemlösningar och tydlighet i roller och ansvar. Förbättrad styrning och uppföljning Bättre överblick och möjlighet till effektiv analys genom en sammanhållen process- och systemlösning Tillgång till data på ett ställe. (Idag har vi både Gasell och Winst, och nästan alla inköp görs dessutom utanför Winst) Bättre överblick och möjlighet till effektiv analys genom en sammanhållen process- och systemlösning samt tillgång till data på ett ställe. Kostnadsbesparing: Lägre kostnader för inköp och fakturahantering tack vare bland annat en högre avtalstrohet, som ger oss bättre priser. Tydliga processer som säkerställer att vi betalar fakturor i tid och undviker dubbeljobb, påminnelser och dröjsmålsräntor Synlig kostnadsbild för fakturahantering Lägre kostnader för inköp och fakturahantering.

4 Mål och styreffekt Nyckeltal
tidsbesparing förbättrad Styrning och uppföljning Kostnads besparing Ökad TRYGGHET Omfördela tid tack vare effektivare processer med smartare systemlösningar och tydlighet i roller och ansvar. Bättre överblick och möjlighet till effektiv analys genom en sammanhållen process- och systemlösning samt tillgång till data på ett ställe. Lägre kostnader för inköp och fakturahantering. Göra det enklare att följa lagar och policys genom att beställa rätt produkt av rätt leverantör med rätt attest. Mål och styreffekt Nyckeltal Andel av totala fakturabeloppet från avtalsleverantörer Antal elektroniska order Andel abonnemangs fakturor Antal dagar för fakturan i systemet Antal fakturor klarmarkerade efter förfallodag Varför har vi valt dessa nyckeltal? Antal elektroniska ordrar – Vi använder systemet som det är tänkt - Vet vi att vi gör rätt – Följer lagen. Andel abonnemang – Under lätta för er chefer mindre tid på fakturor. Antal dagar i systemet – Bättre underlag för er chefer vid uppföljning Antal fakturor klarmarkerade efter förfallodag – Kostnaderna kommer på rätt månad Kostnadsbesparing – Inkassokrav

5

6

7 Kommunleasing, Gatubolaget, Lokalförvaltningen, Göteborgs Energi
Jobbbar med Telia

8

9 Vi kommer nu att bryta ner nyckeltalen på områdesnivå dessa kommer att presenteras på OC ledningsgrupp. Vi kommer att börja arbeta med skolan som är störst.

10 Nyckeltal Tage Fakturor som kommit fel Ordermatchning Kaffe Grupparbete - Vad är svårast med Winst? Datorhjälpen Beställningar inför jul

11

12 Nyckeltal Tage Fakturor som kommit fel Ordermatchning Kaffe Grupparbete - Vad är svårast med Winst? Ny release (uppdatering) Datorhjälpen Beställningar inför jul

13 Fakturor som kommit fel.
Klicka i rutan Under utredning. Kontakta leverantören och om så behövs be dem förlänga förfallodatumet.

14 Nyckeltal Tage Fakturor som kommit fel Ordermatchning Kaffe Grupparbete - Vad är svårast med Winst? Ny release (uppdatering) Datorhjälpen Beställningar inför jul

15 Ordermatchning Ordermatchning av faktura behöver göras när fakturan avviker från order. Det finns olika tillfällen och varianter när ordermatchning måste göras. Typ av fel Fel hanteras genom Fel förebyggs genom Ej leveranskvitterad order Leveranskvittera Leveranskvittera alltid order när leverans skett (verklig leverans) Avvikande kvantitet Acceptera avvikelse Skannad faktura Bocka för de artiklar som finns på faktura Tillkommande avgifter Kontrollera avgift mot avtal. Kontera och attestera avgift vid behov

16 Ej leveranskvitterad order
Orsak När en faktura inkommer till Winst avvaktar den leveranskvittens i 7 dagar innan fakturan får status Ordermatchning krävs. Påminnelse skickas till beställaren 5 dagar efter fakturans ankomst. Felmeddelande

17 Ej leveranskvitterad order
Ordermatchvy (E-faktura) Ordermatchvy (Skannad faktura

18 Ej leveranskvitterad order
Hantering Klicka i fliken ”Inköp” och välj ”Leveranskvittens”. Sök fram inköpsorder tryck ”Ny kvittens”. Fyll i följesedelsnummer och ankomstdatum. Kvittera det antal produkter som har kommit. Kvittera exakt kvantitet! Om du tex beställt 10 kg apelsiner men får 10,4 kg ska du kvittera 10,4 kg. Kvittera enligt följesedeln. Kvantitet eller belopp? Leveranskvittens skall alltid göras av kvantitet om det finns en kvantitet. Belopp skall endast användas när beställningen gjorts för ett belopp och då skall nettobelopp (exkl. moms) användas.

19 Leveransavisering (Martin & Servera)
Hantering Klicka på knappen Kvittera. När detta gjorts uppdateras antal och vikter med verklig leverans

20 Avvikelse i kvantitet inom uppsatta gränser
Orsak Gränser för vilka avvikelser av kvantitet som är ok finns uppsatta för Winst. När leveranskvitterad kvantitet avviker från den attesterade kvantiteten och konteringen skickas fakturan för attest. Felmeddelande

21 Avvikelse i kvantitet inom uppsatta gränser
Hantering Kontrollera att du har fått fakturerad kvantitet Tryck på ”Acceptera fakturan”. Fakturan skickas då till attestant som också trycker på Acceptera fakturan. Fakturan blir nu Klar. Felmeddelade

22 Avvikelse i kvantitet inom uppsatta gränser
Orsak Gränser för vilka avvikelser av kvantitet som är ok finns uppsatta för Winst. När leveranskvitterad kvantitet avviker från den attesterade kvantiteten och konteringen skickas fakturan för attest. Felmeddelande

23 Avvikelse i kvantitet utanför uppsatta gränser
Hantering Kontrollera att du har fått fakturerad kvantitet. (Stämmer inte fakturan kontakta leverantören och be dem skicka en kreditfaktura.) Tryck på ”Acceptera fakturan”. Fakturan skickas då till attestant som också trycker på Acceptera fakturan. Fakturan blir nu Klar. Stämmer inte fakturan kontaktar man leverantören och ber dem skicka en kredit faktura. Gör en kommentar om detta i komentarsfältet.

24 Rader kan inte läsas på skannad faktura
Orsak Winst kan inte läsa raderna på en skannad faktura vilket gör att en sådan faktura alltid behöver ordermatchas. Felmeddelande

25 Rader kan inte läsas på skannad faktura
Hantering På fakturan visas orderraderna och du måste bocka för de artiklar som levererats och finns på fakturan. Detta görs i kolumnen ”Tillhör fakturan”. Belopp att matcha ska nu bli 0 SEK och grönt. Felmeddelande

26 Tillkommande avgifter
Tillkommande avgifter Orsak Leverantören har lagt på en avgift t ex. frakt eller plockavgifter på fakturan. Felmeddelande

27 Tillkommande avgifter
Tillkommande avgifter Hantering Avgiften måste kontrolleras mot avtal för att säkerställa att den är riktigt. Klicka på fliken ”Kontering”. Lägg till en rad och kontera kostnaden. (Vilket konto?) Efter kontroll och kontering ska fakturan Accepteras, fakturan skickas då till attestant som också Accepterar fakturan. Fakturan blir nu Klar.

28 KAFFE OCH GRUPPARBETE

29 Nyckeltal Tage Fakturor som kommit fel Ordermatchning Kaffe Grupparbete - Vad är svårast med Winst? Ny release (uppdatering) Datorhjälpen Beställningar inför jul

30

31

32

33 Nyckeltal Tage Fakturor som kommit fel Ordermatchning Kaffe Grupparbete - Vad är svårast med Winst? Ny release (uppdatering) Datorhjälpen Beställningar inför jul

34 Nu är det jul igen - Så hittar du rätt i Winst
Göteborgs Stad har inga ramavtal på adventsljusstakar, julgranar, julgransbelysning eller catering. Vid beställning är det dock i första hand våra ramavtalsleverantörer som ska tillfrågas om de har produkten i sitt övriga sortiment. Därefter gäller direktupphandling. Detta kan du köpa i Winst Det mesta du kan behöva för er julfika eller ert julpyssel hittar du i Winst.

35 Julpyssel Julröd cernitlera, änglavingar, frigolitkulor och piprensare samt figurstansar med julmotiv, pepparkaksformar och produkter för ljusstöpning. Detta och mycket mer finns att beställa i Winst. Sök på avtalskategorin Skolmaterial, Pyssel, Bild och Form. Leverantör är Staples Sweden AB. Produkter för ljusstöpning såsom ljushylsor och ljusmassa hittar du på avtalskategorin Trä- och metallslöjdsmaterial. Leverantör är Slöjd-Detaljer AB.

36 Pepparkaksformar hittar du på
avtalskategorin Husgeråd och köksutrustning. Leverantör är Menigo Foodservice AB. Sök på "Pepparkaksmått 10-del". Tyger med julmotiv Sök på avtalskategorin Textilslöjdsmaterial. Leverantör är Textilhuset Swegolent HB. Julgransfot för utomhusbruk Julgransfot finns att beställa som tummen upp-produkt i Winst. Sök på avtalskategorin Parkutrustning. Leverantör är HAGS Aneby AB.                                       

37 Mindre ljusstakar och ljus
Mindre ljuststakar och ljus såsom värmeljus, antikljus, blockljus och kronljus hittar du i Winst. Sök på avtalskategorin Mjukpapper, pappers- och plastprodukter av engångskaraktär. Leverantör är Procurator AB. Servetter Servetter av olika slag, färg, mönster och form hittar du i Winst.

38