Microsoft® Office SharePoint® Server utbildning

En presentation över ämnet: "Microsoft® Office SharePoint® Server utbildning"— Presentationens avskrift:

1 Microsoft® Office SharePoint® Server 2007- utbildning
[Företagets namn] presenterar: Microsoft® Office SharePoint® Server utbildning Innan du börjar: Den här utbildningspresentationen är den sista delen i en serie av fyra som inkluderar följande utbildningspresentationer för Microsoft Office: "SharePoint-kalendrar I: Få ut mer av gruppkalendern", "SharePoint-kalendrar II: Ansluta en SharePoint-kalender till Outlook" och "SharePoint-kalendrar III: Skapa din egen kalender". [Meddelanden till utbildaren: Mer information om att anpassa den här mallen hittar du på den allra sista bilden. Mer lektionstext finns även i rutan Anteckningar för vissa bilder. Adobe Flash-animeringar: Den här mallen innehåller Flash-animeringar. De kan spelas upp i PowerPoint 2000 och senare versioner. Om du vill spara den här mallen i PowerPoint 2007 ska du emellertid spara den i tidigare PowerPoint-filformat: PowerPoint presentation (*.ppt) eller PowerPoint mall (*.pot). (Du hittar filtyperna i dialogrutan Spara som bredvid Filformat.) Varning! Om du sparar den i ett PowerPoint 2007-filformat, till exempel PowerPoint-presentation (*.pptx) eller PowerPoint-mall (*.potx), bevaras inte animeringarna i den sparade filen. Dessutom: Eftersom den här presentationen innehåller Flash-animeringar kanske ett varningsmeddelande visas angående personlig information om du sparar mallen. Den här varningen gäller inte den här presentationen om du inte lägger till information i egenskaperna för själva Flash-filen. Klicka på OK i meddelandet.] SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd

2 SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd
Kursens innehåll Översikt: Använda din kalender på ett effektivt sätt Lektion: Tips när du arbetar i en SharePoint- kalender Lektionen avslutas med några frågor där du kan kontrollera dina kunskaper om vad du just läst. SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd

3 Översikt: Använda din kalender på ett effektivt sätt
Använder ditt företag Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 eller Microsoft Office SharePoint Server 2007? Använder du en kalender på SharePoint-webbplatsen för att dela med dig av information? I så fall innehåller den här kursen praktiska tips om hur du arbetar med den här typen av kalendrar i en webbläsare och i Microsoft Office Outlook® 2007. SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd

4 SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd
Kursens mål Dra maximal nytta av kalendern på SharePoint- webbplatsen: få reda på när händelseinformation ändras, hitta kalenderobjekt snabbt, kontrollera enkelt hur kalendern ser ut. Förbättra din användarupplevelse med SharePoint- kalendern när du öppnar den i Outlook: ha allt under kontroll och håll dig informerad med påminnelser och skicka ett delningsmeddelande för att även andra ska kunna ansluta SharePoint-kalendern till Outlook. SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd

5 Tips när du arbetar i en SharePoint-kalender
Lektion Tips när du arbetar i en SharePoint-kalender

6 Tips när du arbetar i en SharePoint-kalender
Om du genomgår den här kursen är du förmodligen redan förtrogen med SharePoint- kalendrarnas grunder.  Nu är du redo att prova på lite mer avancerade funktioner och dra maximal nytta av SharePoint- kalendern, till exempel hitta kalenderobjekt, kontrollera utseendet på din kalender, använda påminnelser med mera. SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd

7 Få e-postaviseringar om ändringar
Det är besvärligt att hela tiden behöva kontrollera gruppkalende rn för att se om någon har gjort ändringar i den. Därför är det praktiskt att använda e- postaviseringar för att få ett meddelande varje gång en ändring görs. Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp. Exempelscenarier: Har semesterdatumen ändrats? Har konferensen flyttats? Animeringen visar tillvägagångssättet. Om du vill se alla steg går du till länken under "Se även" i Snabbreferens som du hittar en länk till i slutet av kursen. [Meddelande till utbildaren: Om du vill spela upp animeringen medan bildspelet visas högerklickar du på animeringen och klickar sedan på Spela upp. När filen har spelats upp en gång kanske du måste klicka på Spola tillbaka(högerklicka först) och sedan klicka på Spela upp. Om inget händer när du klickar på bilden för att lägga in text eller gå vidare till nästa bild klickar du utanför animeringen. Ibland måste du klicka två gånger. Om du har problem med att visa animeringen kan du läsa anteckningarna om att spela upp Adobe Flash-animeringar på den sista bilden i den här presentationen. Om du fortfarande har problem med att visa animeringen kan du använda nästa bild som ser likadan ut, men innehåller statisk grafik. Ta antingen bort den här bilden eller nästa bild innan du visar presentationen.] Du konfigurerar aviseringsfunktionen från SharePoint- webbplatsen: Börja från den kalender som du vill få aviseringar för och klicka sedan på Avisera mig på menyn Åtgärder . SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd

8 Få e-postaviseringar om ändringar
Det är besvärligt att hela tiden behöva kontrollera gruppkalen dern för att se om den har uppdaterats. Har semesterdatumen ändrats? Har konferensen flyttats? Om du har en kalender på en SharePoint-webbplats kan du användae-postaviseringar för att få ett meddelande när något ändras. Du konfigurerar aviseringsfunktionen från SharePoint-webbplatsen: Börja från den kalender som du vill få aviseringar för och klicka sedan på Avisera mig på menyn Åtgärder . Om du vill se alla steg går du till länken under "Se även" i Snabbreferens som du hittar en länk till i slutet av kursen. [Meddelande till utbildaren: Den här bilden är identisk med den föregående bilden förutom att den innehåller statisk grafik i stället för en animering. Använd den här bilden om du har problem med att visa animeringen. Ta antingen bort den här bilden eller den föregående bilden innan du visar presentationen.] SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd

9 Se allt i kalendern samtidigt
Eftersom kalendern är en lista med händelser kan du titta på allt i den samtidigt. Klicka på Alla händelser i rutan Vy i den övre högra delen av webbplatsen. Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp. När du gör det visas kalendern som en enkel lista som är lätt att sortera. Det kan vara praktiskt om du till exempel vill skumma igenom alla kalenderposter utan att behöva navigera mellan månader eller veckor. Animeringen visar tillvägagångssättet. Tänk på att du kan få bläddra en del för att hitta ett visst objekt om kalendern innehåller många poster. Om du vill gå tillbaka till kalendervyn klickar du på Kalender i rutan Vy. [Meddelande till utbildaren: Om du vill spela upp animeringen medan bildspelet visas högerklickar du på animeringen och klickar sedan på Spela upp. När filen har spelats upp en gång kanske du måste klicka på Spola tillbaka (högerklicka först) och sedan klicka på Spela upp. Om inget händer när du klickar på bilden för att lägga in text eller gå vidare till nästa bild klickar du utanför animeringen. Ibland måste du klicka två gånger. Om du har problem med att visa animeringen kan du läsa anteckningarna om att spela upp Adobe Flash-animeringar på den sista bilden i den här presentationen. Om du fortfarande har problem med att visa animeringen kan du använda nästa bild som ser likadan ut, men innehåller statisk grafik. Ta antingen bort den här bilden eller nästa bild innan du visar presentationen.] SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd

10 Se allt i kalendern samtidigt
Eftersom kalendern är en lista med händelser kan du titta på allt i den samtidigt. Klicka på Alla händelser i rutan Vy i den övre högra delen av webbplatsen. När du gör det visas kalendern som en enkel lista som är lätt att sortera. Det kan vara praktiskt om du till exempel vill skumma igenom alla kalenderposter utan att behöva navigera mellan månader eller veckor. Tänk på att du kan få bläddra en del för att hitta ett visst objekt om kalendern innehåller många poster. Om du vill gå tillbaka till kalendervyn klickar du på Kalender i rutan Vy. [Meddelande till utbildaren: Den här bilden är identisk med den föregående bilden förutom att den innehåller statisk grafik i stället för en animering. Använd den här bilden om du har problem med att visa animeringen. Ta antingen bort den här bilden eller den föregående bilden innan du visar presentationen.] SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd

11 Se bara det du vill se med en anpassad vy
Anta att din arbetsgrupp använder en kalender för att spåra scheman, inklusive allas semesterscheman. Du skulle kunna skapa en särskild vy som bara visar semestrar. Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp. Animeringen visar tillvägagångssättet. Om du vill se alla steg för att skapa en vy går du till pekaren under "Se även" i Snabbreferens som du hittar en länk till i slutet av kursen. [Meddelande till utbildaren: Om du vill spela upp animeringen medan bildspelet visas högerklickar du på animeringen och klickar sedan på Spela upp. När filen har spelats upp en gång kanske du måste klicka på Spola tillbaka(högerklicka först) och sedan klicka på Spela upp. Om inget händer när du klickar på bilden för att lägga in text eller gå vidare till nästa bild klickar du utanför animeringen. Ibland måste du klicka två gånger. Om du har problem med att visa animeringen kan du läsa anteckningarna om att spela upp Adobe Flash-animeringar på den sista bilden i den här presentationen. Om du fortfarande har problem med att visa animeringen kan du använda nästa bild som ser likadan ut, men innehåller statisk grafik. Ta antingen bort den här bilden eller nästa bild innan du visar presentationen.] .] Då börjar du med att klicka på Skapa vy i rutan Vy i den övre högra delen av webbplatsen och sedan skapar du din anpassade vy därifrån. SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd

12 Se bara det du vill se med en anpassad vy
Anta att din arbetsgrupp använder en kalender för att spåra scheman, inklusive allas semesterscheman. Du skulle kunna skapa en särskild vy som bara visar semestrar. Då börjar du med att klicka på Skapa vy i rutan Vy i den övre högra delen av webbplatsen och sedan skapar du din anpassade vy därifrån. Om du vill se alla steg för att skapa en vy går du till pekaren under "Se även" i Snabbreferens som du hittar en länk till i slutet av kursen. [Meddelande till utbildaren: Den här bilden är identisk med den föregående bilden förutom att den innehåller statisk grafik i stället för en animering. Använd den här bilden om du har problem med att visa animeringen. Ta antingen bort den här bilden eller den föregående bilden innan du visar presentationen.] SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd

13 Söka efter ett visst objekt (metod 1)
Letar du efter något speciellt? Ibland kanske du bara kommer ihåg en del av vad som stod i en kalenderpost. Då kan du använda rutan Sök för att söka i hela kalendern med den information du kommer ihåg som sökvillkor. Du kanske till exempel kommer ihåg att du ska gå på ett seminarium men inte någon mer information. SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd

14 Söka efter ett visst objekt (metod 1)
På bilden ser du ett exempel. I rutan Sök anger du sökvillkoren (på bilden används ordet "seminarium" för att hitta kalenderposter om seminariet). Klicka på sökknappen Gå till . Resultaten visas på en sökresultatsida. SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd

15 Söka efter ett visst objekt (metod 2)
Men vad händer om du tittar på den delade kalendern från Outlook? Det går även att söka efter objekt i SharePoint-kalendern direkt från Outlook. Om du redan vet hur man använder sökfunktionen i Outlook behöver du bara komma ihåg att göra en sak till: Klicka på namnet på den delade kalendern i navigeringsfönstret. Om du gör det begränsas sökningen till den delade kalendern. SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd

16 Söka efter ett visst objekt (metod 2)
Om du aldrig har använt sökfunktionen i Outlook finns det en sammanfattning på bilden här bredvid. Klicka på namnet på den delade kalendern. I rutan Sök anger du dina sökvillkor. Dina sökresultat visas i fönstret Sökresultat. Om du vill gå tillbaka till den normala kalendervyn klickar du på namnet på huvudkalendern i navigeringsfönstret (markerat med en ruta på bilden). SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd

17 Meddela andra om kalendern med Outlook
När din delade kalender har anslutits till Outlook, kan du meddela andra om nyheten, direkt från Outlook.  Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp. Animeringen visar tillvägagångssättet. Om du vill se alla steg går du till Snabbreferens som du hittar en länk till i slutet av kursen. [Meddelande till utbildaren: Om du vill spela upp animeringen medan bildspelet visas högerklickar du på animeringen och klickar sedan på Spela upp. När filen har spelats upp en gång kanske du måste klicka på Spola tillbaka(högerklicka först) och sedan klicka på Spela upp. Om inget händer när du klickar på bilden för att lägga in text eller gå vidare till nästa bild klickar du utanför animeringen. Ibland måste du klicka två gånger. Om du har problem med att visa animeringen kan du läsa anteckningarna om att spela upp Adobe Flash-animeringar på den sista bilden i den här presentationen. Om du fortfarande har problem med att visa animeringen kan du använda nästa bild som ser likadan ut, men innehåller statisk grafik. Ta antingen bort den här bilden eller nästa bild innan du visar presentationen.] Klicka på Dela "namnet på SharePoint-kalendern" (där namnet på SharePoint-kalendern är namnet på din delade kalender). Mottagaren kommer att kunna ansluta till den delade kalendern direkt från Outlook. SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd

18 Meddela andra om kalendern med Outlook
När din delade kalender har anslutits till Outlook, kan du meddela andra om nyheten, direkt från Outlook.  Klicka på Dela "namnet på SharePoint-kalendern" (där namnet på SharePoint-kalendern är namnet på din delade kalender). Mottagaren kommer att kunna ansluta till den delade kalendern direkt från Outlook. [Meddelande till utbildaren: Den här bilden är identisk med den föregående bilden förutom att den innehåller statisk grafik i stället för en animering. Använd den här bilden om du har problem med att visa animeringen. Ta antingen bort den här bilden eller den föregående bilden innan du visar presentationen.] SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd

19 SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd
Testfråga 1 Vilken av följande saker kan e-postaviseringar från en kalender på en SharePoint-webbplats göra? (Välj ett svar.) Påminna dig om kommande händelser. Avisera dig när ändringar görs i kalendern. Meddela dig om att webbplatsen kommer att vara stängd för underhåll. SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd

20 SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd
Testfråga 1: svar Avisera dig när ändringar görs i kalendern. SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd

21 SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd
Testfråga 2 I en vy visas endast vissa objekt i en kalender (Välj ett svar.) Sant. Falskt. SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd

22 SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd
Testfråga 2: svar Sant. SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd

23 SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd
Testfråga 3 Från vilken av de här platserna kan du söka efter specifika kalenderobjekt? (Välj ett svar.) Endast från Outlook. Endast från SharePoint-webbplatsen. Från båda platserna (Outlook eller SharePoint-webbplatsen). SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd

24 SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd
Testfråga 3: svar Från båda platserna (Outlook eller SharePoint-webbplatsen). SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd

25 SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd
Snabbreferens En sammanfattning av de ämnen som tas upp i den här kursen finns i Snabbreferens. SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd

26 Använda den här mallen Den här mallen för Microsoft Office PowerPoint® innehåller tips om hur du kan arbeta med din gruppkalender i SharePoint. Mallen är utformad för presentationer inför en grupp, och du kan anpassa den efter behov. Innehållet i den här mallen har anpassats från kursen "SharePoint-kalendrar IV: Tips och råd" på Microsoft Office Online. Funktioner i mallen Rubrikbild: På den allra första bilden finns en platshållare där du skriver in namnet på ditt företag. Om du inte vill ha texten kan du ta bort textrutan. Animeringar: Anpassade animeringseffekter används i hela presentationen. Det finns effekter som Spetsig, Utdragen, Lös upp och Schackrutor. Alla effekter kan spelas upp i tidigare versioner från och med Microsoft PowerPoint Om du vill byta animeringseffekter går du till Bildspel-menyn, klickar på Anpassa animering och använder alternativen som visas. Om presentationen innehåller en Adobe Flash-animering: Om du vill spela upp Flash-filen måste du registrera Microsoft ActiveX-kontrollen Shockwave Flash Object på datorn. Det gör du genom att hämta den senaste versionen av Adobe Flash Player från Adobes webbplats. Varning om att spara Flash animeringarna: Flash-animeringarna kan spelas upp i versioner från och med PowerPoint Om du vill spara den här mallen i PowerPoint 2007 ska du emellertid spara den i det tidigare PowerPoint-filformatet: PowerPoint presentation (*.ppt) eller PowerPoint mall (*.pot). (Du ser filtyperna i dialogrutan Spara som bredvid Filformat.) Om du sparar den i ett PowerPoint 2007-filformat, till exempel PowerPoint-presentation (*.pptx) eller PowerPoint-mall (*.potx), bevaras inte animeringarna i den sparade filen. Bildövergångar: Övergången Svep nedåt används i hela bildspelet. Om du vill använda en annan övergång går du till Bildspel-menyn, klickar på Bildövergång och använder de alternativ som visas. Hyperlänkar till online-kursen: Mallen innehåller en länk till online-versionen av utbildningskursen. Länken leder till Referenskortet som tillhör den här kursen. Sidhuvuden och sidfötter: Mallen innehåller en sidfot med kursens titel. Du kan ändra eller ta bort sidfötterna i dialogrutan Sidhuvud och sidfot (som öppnas från Visa-menyn). ANVÄNDA DEN HÄR MALLEN I rutan Anteckningar eller på anteckningssidan (Visa-menyn eller fliken) finns detaljerad hjälp om den här mallen.