Microsoft® Office Excel® 2007-utbildning

En presentation över ämnet: "Microsoft® Office Excel® 2007-utbildning"— Presentationens avskrift:

1 Microsoft® Office Excel® 2007-utbildning
[Företagets namn] presenterar: Microsoft® Office Excel® 2007-utbildning [Meddelande till utbildare: Mer information om att anpassa den här mallen finns på den allra sista bilden. Titta också efter mer lektionstext i rutan Anteckningar till vissa bilder.] Dela ut Excel-data genom att exportera dem till en SharePoint-webbplats

2 Kursens innehåll Översikt: Göra data tillgängliga
Lektion: Dela ut Excel-data på SharePoint- webbplatsen Lektionen innehåller en lista med förslag på uppgifter och några testfrågor. Dela ut Excel-data genom att exportera dem till en SharePoint-webbplats

3 Översikt: Göra data tillgängliga
Använder ditt företag en Microsoft Windows SharePoint® Services 3.0- webbplats eller en Office SharePoint Server 2007-webbplats? Om du vill att fler än en person i taget ska kunna uppdatera data på samma plats vill du nog veta hur du exporterar Excel-data till SharePoint- webbplatsen. Här får du veta hur du för in data till den delade platsen. Om informationen finns på en delad plats som alla känner till behöver ingen vänta med att göra ändringar om någon annan arbetar med dessa data. Tänk dig till exempel att du har en namnlista i Excel. Du behöver mer information från de här personerna. Du skulle då kunna exportera namnen till SharePoint-webbplatsen där alla kan fylla i sin information, utan besväret att vänta på någon annan som fyller i sin information samtidigt. Dela ut Excel-data genom att exportera dem till en SharePoint-webbplats

4 Kursens mål Förbereda data för export till SharePoint-webbplatsen genom att konvertera dessa data till en tabell. Exportera en Excel-tabell till en SharePoint-lista. Redigera data i SharePoint-listan. Uppdatera Excel-tabellen och föra in ändringar från SharePoint-listan. Dela ut Excel-data genom att exportera dem till en SharePoint-webbplats

5 Dela ut Excel-data på SharePoint-webbplatsen
Lektion Dela ut Excel-data på SharePoint-webbplatsen

6 Dela ut Excel-data på SharePoint-webbplatsen
Varför är det bättre att exportera Excel-data till en SharePoint- webbplats i stället för att dela ut data med hjälp av e-post eller genom att lägga upp data på en nätverksmapp någonstans? SharePoint-webbplatsen är en delad plats på Internet där de som har behörighet kan få tillgång till data med en webbläsare. SharePoint-listan i den här bilden är ett bra exempel. Alla anställda kan lägga till sina data när det passar dem, utan att behöva vänta, om någon annan arbetar med listan. På bilden ser vi en SharePoint-lista (tänk dig listan som en webbaserad tabell). En grupp anställda har kommit överens om att att hålla utbildningspresentationer på lunchen. Magnus har redan gett dig tid och datum för sin presentation. Nu vill du att alla andra på listan ska fylla i sina uppgifter. Om du vill veta mer om SharePoint-produkter och -teknik hittar du tips om information om SharePoint Services 3.0 och SharePoint Server 2007 i referenskortet som du får en länk till i slutet av kursen. Dela ut Excel-data genom att exportera dem till en SharePoint-webbplats

7 Skapa en tabell Om du vill exportera listan med namn till SharePoint- webbplatsen börjar du i Excel där du förbereder dina data inför exporten. Det gör du genom att konvertera data till en Excel-tabell. Uppgifterna visas nu på ett annat sätt eftersom tabellformatering läggs till. Men viktigare just nu är att du nu kan exportera dina data till SharePoint-webbplatsen. Dela ut Excel-data genom att exportera dem till en SharePoint-webbplats

8 Skapa en tabell När du ska skapa en tabell ställer du först muspekaren i dina data. På fliken Infoga i gruppen Tabeller klickar du på Tabell. När du klickar på OKläggs mörka och ljusa skuggor till på dataraderna. Även autofilterpilar läggs till på kolumnerna. Du behöver inte göra någonting med dem, eftersom autofilterpilar bara är en del av en tabell. Dela ut Excel-data genom att exportera dem till en SharePoint-webbplats

9 Skaffa webbadressen till SharePoint-webbplatsen
Innan du kan exportera tabellen till SharePoint- webbplatsen behöver du webbadressen eller URL:en till SharePoint- webbplatsen. Du bör bekanta dig med webbadressen som du hittar högst upp, i adressfältet. Du behöver bara komma ihåg allting före “/default.aspx,” i det här exemplet “ Om du inte redan har den kan du få webbadressen från din IT-avdelning eller någon annan på företaget. Om det här exemplet gällde ditt företag skulle du behöva lägga “ på minnet. Viktigt!  Om du vill exportera tabellen måste du ha behörighet att skapa en lista på SharePoint- webbplatsen. Dela ut Excel-data genom att exportera dem till en SharePoint-webbplats

10 Exportera tabellen: Del I
Nu är det dags att lägga upp tabellen på SharePoint- webbplatsen. På fliken Design under Tabellverktyg, som visas när du skapar en tabell, klickar du i gruppen Externa tabelldata … …på Exportera… …och sedan på Exportera tabell till SharePoint-lista. Dela ut Excel-data genom att exportera dem till en SharePoint-webbplats

11 Exportera tabellen: Del II
Guiden Exportera tabell till SharePoint- lista startas. Skriv eller klistra in webbadressen till SharePoint-webbplatsen. Skriv ett namn för listan, till exempel Utbildnings-presentationer. Skriv en kort beskrivning av vad listan är till för. Kom ihåg att du bara behöver ange det som står före “/default.aspx”. Om webbadressen var blir webbadressen för listan Dela ut Excel-data genom att exportera dem till en SharePoint-webbplats

12 Exportera tabellen: Del II
Guiden Exportera tabell till SharePoint- lista startas. Bestäm om du vill kunna uppdatera tabellen i Excel med ändringar som har gjorts i SharePoint-listan vid senare tillfälle. Om du vill ha den möjligheten markerar du kryssrutan Skapa en skrivskyddad anslutning till den nya SharePoint-listan . Dela ut Excel-data genom att exportera dem till en SharePoint-webbplats

13 Exportera tabellen: Del II
Guiden Exportera tabell till SharePoint- lista startas. Klicka på Nästa i dialogrutan om du vill bekräfta att datatyperna i varje kolumn känns igen. Klicka sedan på Slutför. I Excel exporteras tabellen automatiskt som en lista till SharePoint-webbplatsen. Dela ut Excel-data genom att exportera dem till en SharePoint-webbplats

14 Visa din nya lista på SharePoint-webbplatsen
En länk till listan visas i dialogrutan Windows SharePoint Services. Du kan antingen klicka på OK och stänga dialogrutan, eller klicka på länken i dialogrutan om du vill se hur din lista ser ut. Den öppnas på SharePoint-webbplatsen i Databladsvyn –som liknar ett kalkylblad – och nu kan alla lägga till sin information i listan. Utan att behöva öppna Excel! Dela ut Excel-data genom att exportera dem till en SharePoint-webbplats

15 Berätta för alla var listan finns
Nästa steg är att meddela alla var listan finns på SharePoint- webbplatsen. Du kan göra detta på två sätt. Skicka en länk till listan. Du hittar webbadressen till till listan i adressfältet högst upp i webbläsaren. Lägg till listan i Snabbstartsfältet i Sharepoint (på vänster sida på de flesta SharePoint-webbplatser). Lägg i alternativ 1 märke till att webbadressen innehåller ordet "listor" i länken. Listan har automatiskt placerats i mappen Listor på webbplatsen där alla SharePoint-listor lagras. Ett blanksteg i webbadressen representeras av "%20" i länken. Om du väljer alternativ 2 kan de andra klicka på länken i Snabbstartsfältet under Listor så kommer de till Utbildningspresentationer. Dela ut Excel-data genom att exportera dem till en SharePoint-webbplats

16 Göra ändringar i SharePoint-listan
Med listan i Databladsvy kan alla som har behörig till det skriva i lämpliga områden och lägga till sina uppgifter. Katarina kan till exempel skriva in datum och namn för sin presentation. Dela ut Excel-data genom att exportera dem till en SharePoint-webbplats

17 Uppdatera data i Excel-tabell
Tänk dig att vid det här laget har andra lagt till sin information i SharePoint-listan. Du kan självklart se de uppdaterade uppgifterna i SharePoint-listan. Men om du vill kan du uppdatera tabellen i Excel så att  uppdateringarna även visas i Excel, förutsatt att du markerade kryssrutan om skrivskyddad anslutning när du exporterade listan. Dela ut Excel-data genom att exportera dem till en SharePoint-webbplats

18 Uppdatera data i Excel-tabellen
Tänk dig att vid det här laget har andra lagt till sin information i SharePoint-listan. Om du vill uppdatera uppgifterna går du till fliken Design under Tabellverktyg och i gruppen Externa tabelldata klickar du på Uppdatera. Uppgifterna i Excel uppdateras. Dela ut Excel-data genom att exportera dem till en SharePoint-webbplats

19 Uppdatera data i Excel-tabellen
Om jag har hämtat uppdateringar från en SharePoint-lista till Excel, kan jag då göra ändringar i Excel och skicka dem till SharePoint-listan? Tyvärr går inte det. Data kan bara redigeras på SharePoint-webbplatsen och uppdateras i Excel, inte tvärtom. Du kan göra ändringar i Excel och sedan exportera tabellen som en ny SharePoint-lista, men då måste du använda ett annat namn för den nya listan. Dela ut Excel-data genom att exportera dem till en SharePoint-webbplats

20 Din version är viktig Den här kursen tar upp hur du exporterar Excel-data till en SharePoint-lista i Windows SharePoint Services 3.0 eller Office SharePoint Server 2007. Du kanske upplever saker och ting lite annorlunda om du använder en tidigare version. Hur vet jag vilken version det är? Fråga den person som är ansvarig för webbplatsen. Om du är ansvarig kan du fråga den person som konfigurerade servern, troligen någon på IT-avdelningen. Faktum är att det här är en vanlig fråga. Dela ut Excel-data genom att exportera dem till en SharePoint-webbplats

21 Förslag på övningsuppgifter
Skapa en tabell. Exportera tabellen till SharePoint-webbplatsen. Lägg till listans namn i Snabbstartsfältet på SharePoint-webbplatsen. Ändra data i listan. Uppdatera Excel-tabellen. Ta bort SharePoint-listan. [Meddelande till utbildare: Om du har Microsoft Excel 2007 installerat på datorn kan du klicka på länken i bilden och gå till en online-övning. I övningen kan du gå igenom var och en av uppgifterna i Excel och på SharePoint-webbplatsen med vägledande instruktioner. Viktigt! Om du inte har Excel 2007 kommer du inte åt övningsinstruktionerna.] Online-övning (kräver Excel 2007 och tillgång till en webbplats som är baserad på Windows SharePoint Services 3.0 eller Office SharePoint Server 2007, samt behörighet att skapa en lista.) Dela ut Excel-data genom att exportera dem till en SharePoint-webbplats

22 Testfråga 1 Det första steget för att föra in data i en SharePoint-lista är att exportera dem. (Välj ett svar.) Sant. Falskt. Dela ut Excel-data genom att exportera dem till en SharePoint-webbplats

23 Testfråga 1: Svar Falskt.
Det första steget är att skapa en tabell i Excel. Dela ut Excel-data genom att exportera dem till en SharePoint-webbplats

24 Testfråga 2 När du har exporterat tabellen till SharePoint-listan gör du ändringar i Excel-tabellen. Du kan uppdatera SharePoint- listan med dessa ändringar. (Välj ett svar.) Sant. Falskt. Dela ut Excel-data genom att exportera dem till en SharePoint-webbplats

25 Testfråga 2: Svar Falskt.
Du kan uppdatera Excel-tabellen med ändringar från SharePoint-listan, men inte tvärtom. Dela ut Excel-data genom att exportera dem till en SharePoint-webbplats

26 Testfråga 3 Du måste ha behörighet för att skapa en SharePoint-lista. (Välj ett svar.) Sant. Falskt. Dela ut Excel-data genom att exportera dem till en SharePoint-webbplats

27 Testfråga 3: Svar Sant. Fråga den som konfigurerade servern. Troligtvis är det någon på IT- avdelningen. Dela ut Excel-data genom att exportera dem till en SharePoint-webbplats

28 Referenskort Det finns en sammanfattning av uppgifterna i den här kursen på Referenskortet. Dela ut Excel-data genom att exportera dem till en SharePoint-webbplats

29 Använda den här mallen Den här Microsoft Office PowerPoint® -mallen innehåller utbildningsmaterial om hur du kan göra Microsoft Office Excel® -data tillgängliga för fler än en person samtidigt genom att exportera dem till en Microsoft Windows SharePoint® Services 3.0-webbplats eller en Office SharePoint Server 2007-webbplats. Mallen är utformad för presentationer inför en grupp och du kan anpassa den efter behov. Innehållet i den här mallen har anpassats från kursen “Dela Excel-data med andra genom att exportera dem till en SharePoint-webbplats” på Microsoft Office Online. Funktioner i mallen Rubrikbild: På den allra första bilden finns en platshållare där du skriver in namnet på ditt företag. Om du inte vill ha texten kan du ta bort textrutan. Animeringar: Anpassade animeringseffekter används i hela presentationen. Det finns effekter som Spetsig, Utdragen, Lös upp och Schackrutor. Alla effekter kan spelas upp i tidigare versioner från och med Microsoft PowerPoint Om du vill ändra animeringseffekterna går du till Bildspel-menyn, klickar på Anpassa animering och använder alternativen som visas. Om den här presentationen innehåller en Macromedia Flash-animering: Om du vill spela upp Flash-filen måste du registrera Microsoft ActiveX-kontrollen Shockwave Flash Object på datorn. Det gör du genom att hämta den senaste versionen av Adobe Flash Player från Adobes webbplats. Varning om att spara Flash-animeringarna: Flash-animeringarna kan spelas upp i tidigare versioner från och med PowerPoint Men om du vill spara den här mallen i PowerPoint 2007 ska du spara den i tidigare PowerPoint-filformat: PowerPoint presentation (*.ppt) eller PowerPoint mall (*.pot). (Du ser filtyperna i dialogrutan Spara som bredvid Filformat.) Om du sparar den i ett PowerPoint 2007-filformat, till exempel PowerPoint-presentation (*.pptx) eller PowerPoint-mall (*.potx), bevaras inte animeringarna i den sparade filen. Bildövergångar: Övergången Svep nedåt används i hela bildspelet. Om du vill använda en annan övergång går du till Bildspel-menyn, klickar på Bildövergång och använder alternativen som visas. Hyperlänkar till online-kurs: Mallen innehåller länkar till online-versionen av den här utbildningskursen. Länkarna leder till praktiska övningssessioner för varje lektion och till Referenskortet som tillhör den här kursen. Obs! Du måste ha Excel 2007 installerat om du vill visa de praktiska övningssessionerna, och även tillgång till en webbplats som är baserad på Windows SharePoint Services 3.0 eller Office SharePoint Server Om du inte har Excel 2007 kommer du inte åt övningsinstruktionerna. Sidhuvuden och sidfötter: Mallen innehåller en sidfot med kursens titel. Du kan ändra eller ta bort sidfötterna i dialogrutan Sidhuvud och sidfot (som öppnas från Visa-menyn). ANVÄNDA DEN HÄR MALLEN I rutan Anteckningar eller på Anteckningssidan (Visa-menyn eller fliken) finns detaljerad hjälp om den här mallen.