Bilder för Kund och Order i Web 2015-03-12. NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 2 InnehållBild Startsida Web3 Kund – nyupplägg4-9 Kund - söka/ändra.

En presentation över ämnet: "Bilder för Kund och Order i Web 2015-03-12. NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 2 InnehållBild Startsida Web3 Kund – nyupplägg4-9 Kund - söka/ändra."— Presentationens avskrift:

1 Bilder för Kund och Order i Web 2015-03-12

2 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 2 InnehållBild Startsida Web3 Kund – nyupplägg4-9 Kund - söka/ändra och kundcentralen10-20 Försäljningsorder - Registrera och underhålla21-27 Försäljningsorder - Kopiera28-30 Fakturakopia31 Attestera försäljningsorder32 Rapporter Kund och Order Web33-41

3 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 3 Agresso Web - startsida

4 Kund NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 4 1. Välj Kunder och Försäljning 2. Välj Kund

5 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 5 Här väljs den kundgrupp som kunden skall tillhöra. B1,K1,N1,I1 får ej väljas. Kunder i dessa kundgrupper läggs upp av CVS. Ändras om kunden bor i annat land än Sverige. Skall inte ändras. Skall anges. Om kunden har skyddad identitet skall personnummer 1303312381 anges. SAKNAS ett giltigt värde i de undantagsfall när kunden saknar organisationsnummer. Kan lämnas blankt. Ange en punkt (.) Låt punkten (.) ligga kvar i båda fälten. Skriv in kundnamnet. (Förnamn + Efternamn). Tänk på att använda gemener och Versaler. Här kan en anteckning anges. Visas ej på faktura. Börja med att söka fram kunden som skall faktureras i Försäljningsorder – om den inte finns – gör ett nyupplägg under Kund. Flik Kund Nyupplägg kund Agresso sätter kundnummer = 10p. 8+prefix 3p+ löpnummer 6 p

6 6 Flik Kontaktinformation Nyupplägg kund Ange kundens generella adress. 1:a adressrad = ev c/o 2:a adressrad = lgh 3:e adressrad = gatuadress Generell – dit f aktura/utbetalningsavisering kommer att skickas om det inte finns en fakturaadress angiven och dit en påminnelse kommer att skickas om det inte finns en påminnelseadress angiven och dit en eventuell utbetalningsavi kommer att skickas om det inte finns en betalningsadress angiven. Faktura – dit fakturan kommer att skickas. Påminnelse – dit påminnelsen kommer att skickas. Betalning – dit ett eventuellt utbetalningskort kommer att adresseras. Ange postnummer i formatet nnn nn om det är en svensk kund. Systemet ger Ort. Om inte lämna blankt och fyll i Ort. Om en kontaktperson anges här kommer denna att visas som Er referens om ingen annan referens anges på ordern. Om ytterligare adress skall läggas upp – klicka på ”Lägg till” och välj annan adresstyp. Klicka på ”Lägg till” för att öppna adressinformation. NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31

7 7 Ändra aldrig Valuta eller momssystem Här visas det betalningsvillkor som kundgruppen har. Kan ändras till något annat vid behov. Ändra inte dessa rutor. Lämna blank Nyupplägg kund Flik Faktura Denna flik används endast om avvikande betalningsvillkor skall anges.

8 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 8 Ange konton för utbetalning. Låt 0000018 ligga kvar i det/de fält som inte ändras. Flik BetalningNyupplägg kund Denna flik används endast om utbetalning skall ske till pg/bg eller bankkonto eller om kravkod i undantagsfall skall ändras på kund. Här anges fullständigt clearingnummer och bankkontonummer i en följd (utan bindestreck, mellanslag eller nollutfyllnad). Bankkonto 8327-9 0123456789 skall anges på följande sätt: 832790123456789. Hämtas från kundgruppen och ändras normalt inte. Lämna IBAN, SWIFT och Clearingkod blanka. Inga utlandsbetalningar görs i nuläget från Agresso.

9 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 9 Flik RelationNyupplägg kund Ange rätt motpart. Måste alltid börja på X eftersom inga B/K/N/I får läggas upp här. Övriga fält ändras ej Nu är kunden komplett – tryck på Spara och kunden får ett kundnummer. Fakturaformat (pappersfaktura/e-faktura) uppdateras via fil från fakturadistributör. A-post – Göteborgs Stad skickar normalt fakturor med B-post. I undantagsfall kan A-post gälla och då skall relationsvärdet vara A. Företagskod är endast aktuellt för interna kunder.

10 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 10 Klicka på sökrutan för att få ytterligare sökkriterier – se nästa bild. Här visas den kundgrupp som kunden tillhör. Ändras om kunden skall flyttas till annan kundgrupp. Här visas kundnummer och namn för vald kund. Flik Kund I kundgrupp 10-99 används fältet Kortnamn för ”verksamhetssystemets kundnummer” och får aldrig ändras/tas bort. Välj kund, Skriv namn eller kundnummer, type ahead hjälper till att hitta kunden. Sök/Ändra kund För manuella kunder som har lästs in vid driftstart ligger Horisontens kund-id i detta fält. För kunder som hade autogiro vid driftstart ligger Horisontens kund-id i detta fält.

11 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 11 Här kan sökning ske på ytterligare kriterier. Sök/Ändra kund

12 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 12 Flik Kontaktinformation I denna flik kan adressen ändras på en kund. Klicka på adressen så öppnas Adressinformationen. Generell – dit f aktura/utbetalningsavisering kommer att skickas om det inte finns en fakturaadress angiven och dit en påminnelse kommer att skickas om det inte finns en påminnelseadress angiven och dit en eventuell utbetalningsavi kommer att skickas om det inte finns en betalningsadress angiven. Faktura – dit fakturan kommer att skickas. Påminnelse – dit påminnelsen kommer att skickas. Betalning – dit ett eventuellt utbetalningskort kommer att adresseras. Sök/Ändra kund Eller kan ytterligare en adress läggas till.

13 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 13 Ändra aldrig Valuta eller momssystem Här visas det betalningsvillkor som kundgruppen har. Kan ändras till något annat vid behov. Ändra inte dessa rutor. Lämna blank Sök/Ändra kund Flik Faktura Denna flik används endast om betalningsvillkor skall ändras.

14 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 14 Flik BetalningSök/Ändra kund Denna flik används om utbetalning skall ske till pg/bg eller bankkonto eller om kravkod i undantagsfall skall ändras på kund. Denna flik används också om kunden skall spärras. Här anges fullständigt clearingnummer och bankkontonummer i en följd (utan bindestreck, mellanslag eller nollutfyllnad). Bankkonto 8327-9 0123456789 skall anges på följande sätt: 832790123456789. Här visas den betalningsmetod som gäller för kunden IP (Betalning) IN (Kvittning) AG (Autogiro) Här kan en kund Parkeras – Inga nya ordrar kan läggas på kunden – betalningar kan tas emot. Status parkerad kan återställas till Aktiv. Spärra – Permanent spärr som inte kan återställas. Används endast vid felupplägg eller när kund permanent skall tas bort. Datum när statusändringen skall träda ikraft. Hämtas från kundgrupp och skall normalt ej ändras. Eventuell ändring gäller endast för framtida fakturor och slår ej igenom på befintliga ordrar eller fakturor. Ange konton för utbetalning. Låt 0000018 ligga kvar i det/de fält som inte ändras. Lämna IBAN, SWIFT och Clearingkod blanka. Inga utlandsbetalningar görs i nuläget från Agresso.

15 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 15 Flik RelationSök/Ändra kund Om kundens faktura i undantagsfall skall skickas med A-post kan detta anges här genom att ange A som värde. Skall tas bort igen efter fakturering för att inte bli permanent A-post. Tryck på Spara när eventuella ändringar är klara. Uppgift om e-faktura uppdateras från Fakturadistributör och får inte ändras manuellt.

16 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 16 Flik ÅtgärdsöversiktSök/Ändra kund Genom att klicka på ”Anteckning” öppnas ett nytt fönster där anteckningen kan skrivas. Möjligt att göra en minnesanteckning som är kopplad till kunden. Anteckningen visas endast här.

17 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 17 Flik Obetalda fakturorSök/Ändra kund Här visas kundens obetalda debet och kreditfakturor och kundtillgodohavanden. De fyra sista flikarna är sk ”Flexibla Fält” och dessa är uppsatta i en första preliminär utformning. Innehållet i dessa kan utvecklas med input från användargrupper i det fortsatta förvaltningsarbetet. T=Typ B Öppen post (obetald) R= Kravstatus N Normal R Fakturan är på ett inkassoförslag C Fakturan är sänd till inkasso S=Status N Normal P Parkerad – Påminnelse skickas ej C Fakturan är spärrad, påminnelser skickas ej och status kan ej ändras R Utbetalning som finns med på ett betalningsförslag (kreditbelopp) I Fakturan ingår i ett autogirouppdrag eller en utbetalning som varit med på betalningsbekräftelse (kreditbelopp). U Fakturan är under uppdatering med inbetalningar från banken Nivå (påminnelsenivå) 1 Fakturan är påmind I Fakturan är skickad på inkasso Beräknat datum utifrån fakturadatum OCR-nummer visar att detta är två fakturor.

18 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 18 Flik Obet förfallna fakturorSök/Ändra kund Här visas kundens obetalda förfallna fakturor och tillgodohavanden. RK=Reklamationskod 2 = faktura överförd till OSF (visar att fakturan ingår i reservering för osäkra kundfordringar) EJ = ej påminnelse inkasso, om status P (fakturan) – Denna ska anges om en faktura parkeras pga. den ska stoppas för påminnelse eller inkasso. När det finns en post utan OCR-nummer så detta är inte en faktura utan ett kundtillgodohavande.

19 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 19 Här visas kundens fakturor som är skickade till inkasso. R= Kravstatus C Fakturan är sänd till inkasso Nivå (påminnelsenivå) I Fakturan är skickad på inkasso Flik Fakturor till inkassoSök/Ändra kund

20 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 20 Flik BetalningarSök/Ändra kund Här visas kundens betalningar vilket inte är samma sak som kundens betalda fakturor. En inbetalning från en kund blir en egen rad i kundreskontran på kunden. I denna bild visas endast betalningsraderna. För att få en samlad bild av både fakturor och inbetalningar går man till Rapporter/Globala rapporter/Kund/Fråga öppna och historiska poster alla kunder. För betalningar läggs betalningsid från bankfilen i fakturanummerfältet.

21 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 21 Försäljningsorder 1. Välj Kunder och Försäljning 2. Välj Försäljningsorder

22 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 22 Registrering/Underhåll av försäljningsorder i WEB Ange kund. Namn eller kundnummer. Börja med att välja kund. Tänk på att välja kund ur rätt kundgrupp om samma kund finns i flera grupper. Om kunden inte finns måste den läggas upp – läs vidare under ”Registrera kund”. Flik Försäljningsorder

23 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 23 Vår Referens på fakturan. Välj användar-id från lista. (I listan visas alla användare med rollen FAKTREF). Du får ditt eget användar-id som förslag. På fakturan visas namn och telefonnummer om det är registrerat på användarposten i Agresso. Ditt eget användar-id och anger att det är du som registrerat försäljningsordern. Visas ej på fakturan. Er referens på fakturan. Namn, mottagarkod, abonnemangsnummer eller annan referens. Obligatorisk på faktura till N eller I-kund Ert ordernummer på fakturan = Kundens ordernummer. Intern märkning av order för att enklare kunna söka upp ordrar när nya skall faktureras. Denna text blir också verifikationstext i huvudboken Betalningsvillkor för order/faktura. Systemet föreslår kundens betalningsvillkor. Tänk på att ändra om det är en utbetalning, Ändra inte i dessa fält Fyll inte i dessa fält Ändra inte dessa fält Registrering/Underhåll av försäljningsorder i WEB Förvaltning som väljer Vår Referens från lista Flik Försäljningsorder

24 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 24 Ditt eget användar-id och anger att det är du som registrerat försäljningsordern. Visas ej på fakturan. Er referens på fakturan. Namn, mottagarkod, abonnemangsnummer eller annan referens. Obligatorisk på faktura till N eller I-kund. Ert ordernummer på fakturan = Kundens ordernummer. Intern märkning av order för att enklare kunna söka upp ordrar när nya skall faktureras. Denna text blir också verifikationstext i huvudboken Betalningsvillkor för order/faktura. Systemet föreslår kundens betalningsvillkor. Tänk på att ändra om det är en utbetalning, Ändra inte i dessa fält Fyll inte i dessa fält Ändra inte dessa fält Registrering/Underhåll av försäljningsorder i WEB Vår Referens på fakturan. Ange i klartext eller ange ett användar id i Agresso (ingen kontroll sker mot giltiga användar-id). Du får ditt eget användar-id som förslag om du tillhör rollen FAKTREF. På fakturan visas namn och telefonnummer om det är registrerat på användaren. Förvaltning som skriver Vår referens i klartext Flik Försäljningsorder

25 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 25 Ange artikelnamn/lkod, eller sök via sökrutan Artikeltext på fakturan. Ändra beskrivning vid behov OBS max 35 tecken. Räknas fram av Agresso Status blir N/Att fakturera Ändra vid behov till P= Parkerad C= Spärrad (kan ej öppnas igen) Ange antal, enhet och pris/st Detta fält används för specraderna, dvs de fakturarader som skall visas respektive artikelrad. Skriv löpande text. Systemet bryter själv i flera rader vid utskrift. Om det finns specrader kopplade till artikeln visas dessa och de kan ändras/kompletteras vid behov. Ange periodiseringsnyckel vid behov. Nyckel relaterar till bokföringsperiod som anges vid faktureringen. Används ej – lägg till ny artikelrad eller omkontera i huvudbok vid behov av fördelning på flera konteringar. Registrering/Underhåll av försäljningsorder i WEB Kontrollera att det är rätt momsbelopp Ange artikelns kontering. Konto och momskod ges från artikelgrupp. Konteringsregler styr vilka koddelar som visas. Motpart sätts vid inläsning från kund.

26 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 26 Om inte fälten nedan är öppna – dubbelklicka på Fakturatext Obligatoriskt uppgift. Skriv in huvudtext, vid kopiering från tidigare order ligger huvudtext kvar. Max 120 tecken men lägg aldrig radbryt!!. Skriv in bottentext, vid kopiering från tidigare order ligger huvudtext kvar. Om ett fakturanummer (OBS ej OCRnummer) anges i detta fält kommer fakturan att kvittas mot detta när faktureringen görs. Kreditfaktura som skall kvittas mot debetfaktura: Ange debetfakturans fakturanummer – OBS ej OCR Debetfaktura som skall kvittas mot tillgodo: Ange det nummer som finns i fakturanummerfältet på kundens tillgodo Debetfaktura som skall kvittas mot kreditfaktura: Ange kreditfakturans fakturanummer – OBS ej OCR OBS – det framgår inte på fakturan att kvittning skett. Måste skrivas i text eller överenskommas med kund. Endast information och visar till vilken adress som fakturan kommer att skickas. Registrering/Underhåll av försäljningsorder i WEB Flik Leverans Tryck Spara

27 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 27 Välj ordernummertyp som sista steg i registreringen av ordern. Registrering/Underhåll av försäljningsorder i WEB I bilden är benämningen vertyp (VT) och ver. nr. men det är ordernummertyper och ordernummer som visas. Period saknar betydelse eftersom bokföringsperiod sätts vid fakturering.

28 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 28 Skapa kopia av en tidigare registrerad försäljningsorder För att söka fram tidigare registrerade försäljningsorder – tryck på Öppna. Ange sökvillkor för att hitta ordrar som skall kopieras och tryck på Sök. Säljare Vår Referens Dubbelklicka på den order som skall kopieras. Om det är flera ordrar som skall kopieras. Gå först till Fråga försäljningsorder och gör motsvarande sökning som ovan. Öppna sedan Registrera försäljningsorder (den frågan öppnas i ett eget fönster). Sök sedan fram order för order (kopiera från sökningen) – Se exempel på nästa bild hur det ser ut med båda fönstren öppna.

29 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 29 Man kan kopiera Ordernr från listan i ”Fråga försäljningsorder” och klistra in detta i Ordernummerfältet i registrera Försäljningsorder. Tabba sedan ur fältet och tryck ”Kopiera försäljningsorder”. Bilden visar ett exempel på hur man kan ha två fönster öppna för att underlätta arbetet vid kopiering av tidigare ordrar. Skapa kopia, order

30 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 30 Vid kreditering kan den ursprungliga debetordern kopieras och tecken bytas på beloppet. Debetfakturans fakturanummer måste anges i Text 1 i fliken Leverans för att kvittning skall ske. Klicka på Kopiera försäljningsorder och en kopia skapas av den tidigare ordern. Komplettera/byt de uppgifter som skall ändras. I exemplet nedan återanvänds en order till en ny kund. Byter man kund så måste pris/st och beställare anges på nytt. Skapa kopia, order

31 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 31 Skapa fakturakopia 300 Kopia av faktura med lokal utskrift – Kan endast användas i desktop. Använd istället utskrift via ”Fråga öppna och historiska poster alla kunder” enligt föregående bild. 302 Kopia av faktura med extern utskrift 900 Reservrutin dokumentarkiv – Används endast av CVS Ange fakturanummer, alternativt ordernummer för vilken en ny faktura skall skickas till kunden. Endast ett av värdena (fakturanummer/ordernummer) behöver vara begränsat. I exemplet har aktuellt fakturanummer valts och därför kan ordernummer vara 1- 999999999.

32 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 32 Bortse från denna text. Alla som är attestanter med rollen OFATT anses tekniskt som ersättare till ATTORDER Kontrollera försäljningsordern och gör eventuella justeringar. Om attestanten inte anser att ordern är klar för fakturering skall den inte attesteras. Meddela istället den som registrerat ordern att den skall ändras/parkeras (P)/spärras (C). Tryck på denna knapp för att attestera. För utbetalningar (AG) går alla orderrader med positiva belopp på attest till de som har rollen LSYSATT. Om försäljningsordern är felregistrerad skall beloppet ändras till negativt och utbetalningen är då klar att fakturera. LSYSATT skall alltså inte attestera i dessa fall. Om utbetalningen består av flera orderrader där någon eller några är positiva skall LSYSATT attestera den positiva raden så att utbetalningen blir klar för fakturering. Attestera Försäljningsorder

33 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 33 Rapporter i Web - Kund och Order

34 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 34 Flera rader visas för samma kund om kunden har fler än en adress registrerad. I kundregistreringsbilden (under Kunder och försäljning) kan kunder sökas. Ett alternativ till detta är att söka fram kunden/kunder i denna Göteborgs stads fråga under Rapporter. I denna fråga visas flera fält än vad som visas under Kund. I denna fråga visas betalmetod, kravkod, bankuppgifter. Fråga på kundregistret

35 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 35 Fråga öppna och historiska poster alla kunder

36 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 36 Betalda fakturor och betalningar; Typ = C. Obetald faktura: Typ = B. Faktura visas på en rad (med OCR-nummer) och betalningen d:o ligger egen rad. Bankens betalningsid visas i fakturanummerfältet på betalningen. Fakturanumret för den faktura som betalningen avser finns i Textfältet som ligger längre bort till höger i resultatet. Även kundtillgodohavanden visas i denna bild på samma sätt som betalningar. Betalningar Här görs ett viktigt val; B = Öppna poster = fakturor och tillgodohavanden som inte är betalda eller utnyttjade. C = Historiska poster = fakturor och betalningar som är kvittade. Vill man se alla fakturor skall båda vara ikryssade. Här kan du ange kundnummer om det är känt Dubbelklicka på sökrutan så visas fälthjälpen När du vill titta på fakturorna från en viss kund. Gå till ” Fråga öppna och historiska poster alla kunder ” För att öppna fakturabilden för en faktura – dubbelklicka på vernr (längre ut till höger).- se nästa bild

37 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 37 Här visas fakturans/betalningens kontering Här visas fakturabilden från dokumentarkivet, (lokal layout). Om man öppnar en betalning visas ingen fakturabild. För fakturor med begränsad behörighet kommer ingen fakturabild att visas. ” Fråga öppna och historiska poster alla kunder ” För muspekaren över bilden, så visas knappar för spara och för skriv ut. Denna funktion används för utskrift av lokal fakturakopia.

38 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 38 Detta är en fråga på artikelregistret. Här visas alla artiklar och den kontering som hänger på dessa. Fråga artiklar (med relationer)

39 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 39 Fråga försäljningsorder Denna fråga visar samtliga ordrar. I denna fråga kan sökningen kombineras (både i överdel och i selekteringsraden. Om t ex alla ordrar med status N för ordernummertyp EI skall sökas ut skall EI väljas i NT och N markeras på raden i Status.

40 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 40 Order att fakturera (per nummertyp) Välj ordernummertyp (NT) Status = N visar ordrar som är klara att fakturera. Parkerade/spärrade ordrar visas ej. För att se samtliga ordrar gå till stdfrågan Fråga försäljningsorder – se nästa bild. Det går att ”klicka” på de blåmarkerade fälten och då visas underliggande data. Det är endast kund som leder till någon ytterligare information vid klick. Det går inte heller att komma till order i denna bild (ordernummer är ej blå). Denna fråga visar ordrar som är klara för fakturering. Endast totalbeloppet visas – för att se orderrader – använd istället Orderrader att fakturera.

41 NEKK | Bilder Kund och Order WEB | 2015-03-31 41 Orderrader att fakturera Denna fråga visar ordrar som är klara för fakturering. Samtliga orderrader visas per order. För varje orderrad visas artikel, huvudtext, kontering, etc. Datum för registrering eller senaste ändring, bra att använda för att söka ut t ex dagens inlästa/registrerade ordrar. På ordrar som är inlästa från verksamhetssystem är detta fält blankt.