Översiktlig studie av besparingar och effektivitet inom Stockholms Stadshus AB under år 2006 2007-05-15.

En presentation över ämnet: "Översiktlig studie av besparingar och effektivitet inom Stockholms Stadshus AB under år 2006 2007-05-15."— Presentationens avskrift:

1 Översiktlig studie av besparingar och effektivitet inom Stockholms Stadshus AB under år 2006 2007-05-15

2 2 Innehåll 1. Projekt och bakgrund 2. Besparingar 3. Operativ effektivitet 4. Bolagsspecifikationer 5. Jämförelser 2001-2006 w Bilaga – Definitioner

3 3 Projektet w I Stockholms Stads budget för år 2007 uppmanades bolagen inom Stockholms Stadshus AB att minska administrations- och indirekta produktionskostnader. w Koncernledningen vill nu följa upp hur detta har lyckats genom att jämföra de indirekta kostnaderna i boksluten för 2006 med 2005 w Samtidigt görs en uppföljning av den operativa effektiviteten i de ingående bolagen genom att jämföra andelen indirekta kostnader i % av den operativa kostnaden. w Studien är därvid uppdelad i tre delar –A. Planerade besparingar mot uppsatta mål –B. Operativ effektivitet –C. Bolagsspecifikationer w Vidare har jämförelser gjorts mellan 2001-2006 för att följa hur besparingar och nivån på de indirekta kostnaderna har utvecklat sig

4 4 1. Bakgrund och vissa begränsningar w Underlaget bygger på det material som bolagen har bistått med och innehåller trots en fortsatt kvalitetssäkring sannolikt fortfarande en del olika tolkningar bl.a. av centrala stabers uppgifter, lokala stödresurser, lokalkostnader och hur pensionsavsättningar har gjorts w Men analyser och slutsatser av tendenser och kostnadsutveckling får dock anses vara bekräftade w Det bör noteras att studien är begränsad till de indirekta kostnaderna. Effektiviteten i drift och produktion har inte bedömts

5 5 Genomförda besparingar – Sammanfattning w Ser man till de nio undersökta bolagen i Stadshuskoncernen totalt visar nu boksluten att de indirekta kostnaderna ökat med 1,2%= + 10,8 MSEK, vilket är en kraftig ökning jämfört med föregående år 2005 (-21,4 MSEK). w Och ser man till de enskilda bolagen är det 4 stycken som ökar sina indirekta kostnader, varav dock två, SISAB och Globen, väsentligt har ökat sin verksamhet och därmed omsättning och kostnadsnivå w Av övriga har Familjebostäder ökat sina indirekta kostnader med 4,8 MSEK (+5,5%), Stockholm Vatten med 17,5 MSEK (7%) och Stockholm Globe Arena med 0,8 MSEK (2,5%) w De största ”spararna” i kronor är Stockholmshem med 4,7 MSEK (- 4,3%), Stokab med 3 MSEK (-14%) och Stockholm Hamnar med 5,5 MSEK (-6,3%)

6 6 Endast fem av stadens bolag har sänkt sina indirekta kostnader enligt satta sparbeting

7 7 3. Operativ effektivitet w Den operativa effektiviteten har här mätts genom att andelen indirekta kostnader i % av den operativa kostnaden har jämförts w Den operativa kostnaden för respektive bolag har beräknats genom att den totala kostnadsmassan, exklusive finansnetto, minskats med avskrivningar och i förekommande fall markavgifter och fastighetsskatter

8 8 Sju av nio bolag visar förbättringar av den operativa effektiviteten, två går åt andra hållet % av den operativa kostnaden

9 9 Sammanfattning – operativ effektivitet w Fortfarande kan noteras att andelen indirekta kostnader hos flera bolag är hög och åtgärder skulle kunna sättas in w Större förbättringar har gjorts hos Stockholmshem och Stockholms hamnar medan Stockholm Vatten och Familjebostäder ökat andelen något. w Även när det gäller Administration är spännvidden stor, allt ifrån SISAB:s 2,3% till Stokabs 13,9% w Det bör påpekas att det inte är möjligt att jämföra bolagen rätt av beroende på de mycket skilda verksamhetsområdena och skillnader i storlek. Det är i princip bara de tre bostadsbolagen som bör kunna jämföras någorlunda likvärdigt w Trots ovanstående bör de stora skillnaderna mellan bolagen innebära att en ytterligare besparingspotential finns. Djupare analyser behövs dock för att precisera potentialen

10 10 4. Bolagsspecifikationer

11 11 SISAB har ökat sina indirekta kostnader men förbättrat den operativa effektiviteten SISAB 3489 KSEK Indirekta kostnader Förändring 2005-2006 i % av de operativa kostnaderna Kommentar: –Då den totala operativa kostnadsmassan ökat väsentligt p.g.a. att alla stadens förskolor med personal tillförts, ökar också de indirekta kostnaderna –Men samtidigt har den operativa effektiviteten förbättrats något. Utfall 2005Utfall 2006 Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Administration –Företagsledning –Personal –Ekonomi –IT –Övrig adm. 3871 5499 8239 3054 1548 0,4 0,6 0,9 0,3 0,2 2434 8073 8796 3581 1502 0,2 0,8 0,3 0,1 Administration totalt222112,4243862,2 Andra indirekta kostnader –Marknad/inf. –Kvalitet/miljö –Övr. centr. stab –Lokalkostnader –Stab/ledning av drift/produktion –Övr. centr. kostn. 2008 0 8352 4316 13017 0 0,2 0 0,9 0,5 1,4 0 2963 0 9741 3997 12306 0 0,3 0,9 0,4 1,2 Andra indirekta kostnader totalt 276933,0290072,8 INDIREKTA KOSTN. TOTALT 499045,4533935,1

12 12 Familjebostäder har ökat sina indirekta kostnader med 4,8 MSEK. Familjebostäder Utfall 2005Utfall 2006 Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Administration –Företagsledning –Personal –Ekonomi –IT –Övrig adm. 17603 2696 8180 14321 5370 1,7 0,3 0,8 1,4 0,5 21673 3177 7804 14526 5150 2,2 0,3 0,8 1,5 0,5 Administration totalt481704,7523305,2 Andra indirekta kostnader –Marknad/inf. –Kvalitet/miljö –Övr. centr. stab –Lokalkostnader –Stab/ledning av drift/produktion –Övr. centr. kostn. 6231 1180 650 17989 13176 0 0,6 0,1 1,8 1,3 0 6233 1214 660 17732 14041 0 0,6 0,1 1,8 1,4 Andra indirekta kostnader totalt 392263,9398804 INDIREKTA KOSTN. TOTALT873968,6922109,2 4814 KSEK Indirekta kostnader Förändring 2005-2006 i % av de operativa kostnaderna Kommentar: –Ökningen på Företagsledning består huvudsakligen av ökade engångskostnader i samband med 70-årsjubileum 3070 KSEK. –Övrig ökning beror på marknadsföring av nyproduktion.

13 13 Stockholmshem har fortsatt sänka de indirekta kostnaderna Stockholmshem Utfall 2005Utfall 2006 Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Administration –Företagsledning –Personal –Ekonomi –IT –Övrig adm. 10868 11395 10294 47291 0 0,9 1,0 0,9 3,9 0 17919 7934 9638 41880 1,5 0,7 0,8 3,4 Administration totalt798486,7773716,4 Andra indirekta kostnader –Marknad/inf. –Kvalitet/miljö –Övr. centr. stab –Lokalkostnader –Stab/ledning av drift/produktion –Övr. centr. kostn. 3649 0 2214 8339 13832 0 0,3 0 0,2 0,7 1,2 0 1375 2314 8339 13822 0,1 0,2 0,7 1,1 Andra indirekta kostnader totalt 280342,4258502,1 INDIREKTA KOSTN. TOTALT1078829,01032218,5 - 4661 KSEK Indirekta kostnader Förändring 2005-2006 i % av de operativa kostnaderna Kommentar: -Ökade kostnader för företagsledning p.g.a. av flytt av marknadsavdelning till stab. - Den operativa effektiviteten har dock förbättrats.

14 14 Svenska Bostäder har minskat sina indirekta kostnader med 1,3 MSEK Svenska Bostäder Utfall 2005Utfall 2006 Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Administration –Företagsledning –Personal –Ekonomi –IT –Övrig adm. 9038 16306 27058 33491 14598 0,4 0,7 1,2 1,5 0,7 15609 9263 20617 39104 12229 0,7 0,4 0,9 1,6 0,5 Administration totalt1004914,4968224,1 Andra indirekta kostnader –Marknad/inf. –Kvalitet/miljö –Övr. centr. stab –Lokalkostnader –Stab/ledning av drift/produktion –Övr. centr. kostn. (pens.) 19874 4012 8964 32056 17945 18397 0,9 0,2 0,4 1,4 0,8 0,8 18790 3630 11536 33896 8673 27047 0,8 0,2 0,5 1,4 0,4 1,1 Andra indirekta kostnader totalt1012484,51035724,3 INDIREKTA KOSTN. TOTALT2017398,92003948,4 -1345 KSEK Indirekta kostnader Förändring 2005-2006 i % av de operativa kostnaderna Kommentar: -Stora förändringar i kostnadsfördelning p.g.a. omorganisation -Viss förbättring av den operativa effektiviteten.

15 15 Stockholm Parkering har minskat de indirekta kostnaderna med 1,27 MSEK Utfall 2005Utfall 2006 Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Administration –Företagsledning –Personal –Ekonomi –IT –Övrig adm. 5379 1328 5033 7450 722 1,9 0,5 1,7 2,6 0,3 5017 1209 4954 7448 720 1,8 0,4 1,8 2,6 0,3 Administration totalt199126,9193486,9 Andra indirekta kostnader –Marknad/inf. –Kvalitet/miljö –Övr. centr. stab –Lokalkostnader –Stab/ledning av drift/produktion –Övr. centr. kostn. 3435 0 2063 5744 1084 0 1,2 0 0,7 2,0 0,4 0 2618 0 2084 5882 1036 0 0,9 0,7 2,1 0,4 Andra indirekta kostnader totalt 123264,3116204,1 INDIREKTA KOSTN. TOTALT 3223811,23096811,0 Stockholm Parkering -1270 KSEK Indirekta kostnader Förändring 2005-2006 i % av de operativa kostnaderna Kommentar: -Minskade kostnader inom företagsledning, personal och marknad/information. -Den operativa effektiviteten har förbättrats.

16 16 Arenabolaget har ökat sina indirekta kostnader, men förbättrat operativa effektiviteten p.g.a. ökad verksamhet. Utfall 2005Utfall 2006 Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Administration –Företagsledning –Personal –Ekonomi –IT –Övrig adm. 3828 2195 3520 1948 3082 2,0 1,1 1,8 1,0 1,6 3789 2453 4029 2455 2716 1,8 1,1 1,9 1,1 1,3 Administration totalt145737,8154427,2 Andra indirekta kostnader –Marknad/inf. –Kvalitet/miljö –Övr. centr. stab –Lokalkostnader –Stab/ledning av drift/produktion –Övr. centr. kostn. 10871 0 2200 4204 0 5,6 0 1,1 2,1 0 10518 2200 4490 4,9 1,0 2,1 Andra indirekta kostnader totalt 172759,0172088,0 INDIREKTA KOSTN. TOTALT 3184816,83265015,1 Stockholm Globe Arena 802 KSEK Indirekta kostnader Förändring 2005-2006 i % av de operativa kostnaderna Kommentar: -Ökade indirekta kostnader p.g.a ökat antal evenemang. -Förbättrad operativ effektivitet.

17 17 Stockholms Hamnar har minskat de indirekta kostnaderna något Utfall 2005Utfall 2006 Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Administration –Företagsledning –Personal –Ekonomi –IT –Övrig adm. 13636 5836 8191 6917 4916 2,9 1,3 1,8 1,5 1,1 11713 6780 9058 6465 4516 2,6 1,5 2,0 1,4 1,0 Administration totalt394968,6385328,5 Andra indirekta kostnader –Marknad/inf. –Kvalitet/miljö –Övr. centr. stab –Lokalkostnader –Stab/ledning av drift/produktion –Övr. centr. kostn. (pens.) 14076 1320 2203 6700 6833 17285 3,0 0,3 0,5 1,4 1,5 3,8 10782 1316 2242 7000 8710 13784 2,4 0,3 0,5 1,5 1,9 3,1 Andra indirekta kostnader totalt 4841710,5438349,7 TOTALT8791319,18236618,2 Stockholms Hamnar -5547 KSEK Indirekta kostnader Förändring 2005-2006 i % av de operativa kostnaderna Kommentar: - Lägre pensionskostnader i samband med bildandet av S:t Erik Livförsäkring samt höga marknadsföringskostnader 2005 i samband med Hamnens Dag 2005 är de huvudsakliga orsakerna till minskningen av de indirekta kostnaderna.

18 18 Stockholm Vatten har minskat sina administrativa kostnader med 5,4 mkr men ökat de indirekta kostnader totalt med 17,5 MSEK. Stockholm Vatten Utfall 2005Utfall 2006 Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Administration –Företagsledning –Personal –Ekonomi –IT –Övrig adm. 6400 10300 25700 21700 2600 0,9 1,4 3,5 3,0 0,4 6000 10800 22600 19400 2500 0,8 1,4 2,9 2,5 0,3 Administration totalt667009,2613007,9 Andra indirekta kostnader –Marknad/inf. –Kvalitet/miljö –Övr. centr. stab –Lokalkostnader –Stab/ledning av drift/produktion –Övr. centr. kostn. 12200 0 4200 20000 41800 35800 1,7 0 0,6 2,7 5,7 4,9 12600 0 5100 21700 40200 57300 1,7 0 0,6 2,8 5,1 7,3 Andra indirekta kostnader totalt11420015,613690017,5 INDIREKTA KOSTN. TOTALT18070024,819820025,4 17500 KSEK Indirekta kostnader Förändring 2005-2006 i % av de operativa kostnaderna Kommentar: –Kostnadsökningen avser ökade pensionskostnader i samband med bildandet av S:t Erik Livförsäkring samt kostnader för förändringsarbetet med ny organisation och bolagsstruktur.

19 19 Stokab har fortsatt höga indirekta kostnader trots en minskning med 3,0 MSEK Stokab Utfall 2005Utfall 2006 Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Administration –Företagsledning –Personal –Ekonomi –IT –Övrig adm. 3344 4103 7578 6860 2803 1,7 2,1 3,9 3,6 1,5 3752 5408 7617 6834 3606 1,9 2,8 3,9 3,5 1,8 Administration totalt2468812,82721713,9 Andra indirekta kostnader –Marknad/inf. –Kvalitet/miljö –Övr. centr. stab –Lokalkostnader –Stab/ledning av drift/produktion –Övr. centr. kostn. 19099 664 5014 8500 9036 8393 9,9 0,3 2,6 4,4 4,7 4,3 20609 660 2063 8603 6200 7067 10,6 0,3 1,1 4,4 3,2 3,6 Andra indirekta kostnader totalt5070626,24520223,2 INDIREKTA KOSTN. TOTALT7539439,07241937,1 -2975 KSEK Indirekta kostnader Förändring 2005-2006 i % av de operativa kostnaderna Kommentar: –Främsta orsaken till bolagets fortsatt höga indirekta kostnader är försäljningsavdelningens storlek. Andra av staden ägda bolag har inte behov av samma förhållande visa höga försäljningskostnader. –Övriga centrala kostnader och Stab/ledningskostnader har minskat under 2006 bland annat p g a lägre utredningskostnader/juridiska kostnader inom centrala stabsfunktionen.

20 20 De tre bostadsbolagen uppvisar fortsatt vissa skillnader i andelen indirekta kostnader – dock har dessa skillnader nu minskat De indirekta kostnaderna i procent av de operativa kostnaderna* Utfall 2006 * Exklusive av/nedskrivningar samt fastighetsskatter och markavgifter

21 21 5. Jämförelse 2001-2006

22 22 Stadshuskoncernens nio bolag har över perioden 2001-2006 sänkt sina indirekta kostnader med 140 MSEK Indirekta kostnader MSEK Förändring 20012006 SISAB4853+5(Verksamheten väsentligt utökad) Familjebostäder11092-18 Stockholmshem110103-7 Sv. Bostäder274200-74 Stockholm Parkering4531-14 Stockholm Globe Arena4633-13 Stockholms Hamnar9582-13 Stokab72 0 Stockholm Vatten204198-6 Indirekta kostnader totalt1 004864-140

23 23 Sedan ”mätningarna” av de indirekta kostnaderna började 2001 har andelen sjunkit hos alla företag % av den operativa kostnaden *avser 2003

24 24 Sparbeting och regelbunden uppföljning har gett påtagliga resultat w Sedan ”mätningarna” inleddes 2001 har nivån på de indirekta kostnaderna hos de nio bolagen sjunkit med 140 MSEK på årsbasis. w Samtidigt har samtliga bolag förbättrat den operativa effektiviteten (d.v.s. minskat andelen indirekta kostnader) på ett väsentligt sätt För att behålla ”trycket” på bolagen att fortsätta arbetet med besparingar krävs fortsatt uppföljning från koncernledningens sida. *En viss reservation för exaktheten i beräkningen av summan måste göras då flera av bolagen har förändrat sin verksamhet genom att antingen öka den eller minska den

25 25 Bilaga Definitioner w De indirekta kostnaderna har omfattat –Administration företagsledning VD-stab ekonomifunktioner inklusive controllers personalfunktioner inkl. löneadministration IT växel och kontorsservice –Indirekta produktionskostnader stab och ledning av produktion/drift planering av produktion/drift miljö/kvalitet juridik forskning och utveckling tekniska staber upphandling/inköp logistik etc.

26 26 Definitioner (forts) –Egna lokalkostnader hyror (faktiska eller beräknade) underhåll el och vatten etc. –Marknad marknadsföring försäljning viss produktutveckling information