Experiences from digitalizing archives Presented by: Margareta Eriksson, Product Manager from Cadastral Services Division

Define your Vision and Strategy for Archived Records Questions to consider again and again: Why - Where are we going? What shall we do? Who are we serving? How shall we do this? When? -priorities, activity plans What happened? - Evaluation “By providing evidence of human actions and transactions, archives support administration and underlie the rights of individuals, organizations and states”

Why - Where are we going? Stopping further deterioration of paper (analogue) records Preserving valuable land records Ensuring timely access to land records Securing land information to enable building modern Land Information Systems

What shall we do? “Records Management is the practice of identifying, classifying, archiving, preserving and destroying (valueless) records” Identify Classify Archive Preserve Destroy -Paper conservation -Longterm storage -Security -National archives law -Retention period -Valueless records Which series? Stored where? Size and volymes? Conditions Priorities -Archival description -Indexing Analogue Digital

Who are we serving? “By guaranteeing citizens’ rights of access to official information and to knowledge of their history, archives are fundamental to democracy, accountability and good governance” General public Customers Cadastral and Registration Authorities Suppliers and Partners Owner Other organisations and authorities

How shall we do this? Personnel and organisation Arrange the analogue archives Classifiy and index the records Paper conservation Records appraisal Security and access IT-systems for archives and records management Scanning and metadata

Information Modelling What data do we need? Which presentation? Access? Online, offline? Data capture methods? Information quality Who is authorised to update? Storage requirements?

Storage of Digital images Choice of long-term preservation formats (tiff, pdf-a, jpeg 200 etc) Colour or Black and White Example below Black/ White JPEG Colour TIFF 6.0 Colour 10 million pages 1 TB 25 TB 250 TB

Regional archives of Lantmäteriet 24 County Archives The Archive System ”Arken” Scanning at MKC in Fränsta Final storage National Archives Skanning i Fränsta. Myndigheternas 24 arkiv. Ca 10 000 st akter i veckan, två län åt gången. Ca 5 veckor från att akten lämnat arkivet till att den finns i Arken. Media converter center

Influx of documents dossier Minutes I detta protokol står det inge et av vikt över huvud taget. Det är ett exempeldokument förakt illustrera förrättningshandlingar I detta protokol står det inga et av vikt över huvud taget. Det är ett exempeldokument försatt illustrera förrättningshandlingar dossier I o m Trossen-arkiv arkiveras alla akter direkt efter registreringen av förrättningen. Alla dokument som upprättas av flm görs i Trossen och är redan digitala. Korrespondens och andra dokument som ska arkiveras, skannas och läggs till akten.

Approx 25 templates adapted for signing Private key, sign Approx 25 templates adapted for signing Public key , control Description PMinutes Dossier Map From förra året har vi möjlighet att signera akterna med digital signatur. Signature

Archiving records (documents) Map Description Minutes Dossier Control Transformation Arken Kontroller görs att dokumenten är signerade och att det finns dagboksblad samt innehållsförteckning som i om detta har ersatt aktomslaget. Ök och andra analoga original som används vid förrättningen arkiveras två år på kontoren. Den digitala akten säkerhetskopieras för att förvaras på annan ort.

When? -priorities, activity plans Start with one Registry or Records office Project management Model analogue archive Model digital archive Example of plan and sequencing Do EVALUATION of Results and redesign when needed

Thank You! PS We also sell scanned images to the Public – Lovely Pictures to Frame Historical Maps at www.lantmateriet.se