Projektledare Agneta Sjöfors

En presentation över ämnet: "Projektledare Agneta Sjöfors"— Presentationens avskrift:

1 Projektledare Agneta Sjöfors
Elektronisk inköps- och fakturahantering Projektledare Agneta Sjöfors Öppet hus 29/5, 30/5 och 1/6 2006

2 Lund University Purchase and INvoice management system
Nya systemet heter LUPIN Lund University Purchase and INvoice management system

3 Innehåll Projektets uppläggning och tidplan
Bakgrund: Varför? Från behov till betalning. Nya roller, attesthierarkier, rutiner… Hur ser det ut i systemet

4 Projektet drivs i 3 parallella spår
Förändringsarbete (Information/utbildning/support, processer/ansvarsfördelning/roller) Kerstin Larsson, Camilla Andersson Leverantörsanslutning & inköp Katarina Börjeson, Sten Weijdegård Konfigurering och integrationer Karin Olandersson, Helena Jönsson, Mikael Nilsson

5 Aktivitets-/tidplan 2006 April-juni Augusti-september
Utbildning av projektgruppen m fl Uppsättning/konfigurering av systemet; attesthierarki Information: områdesekonomer, kanslichefer, enhetschefer, dekaner, öppet hus för alla… Augusti-september Pilot start Ca 10 leverantörer anslutna för inköp (mål till 30/9)

6 Aktivitets-/tidplan 2006 September-december
Information, institutionsmöten, utbildning… Områdesvisa stormöten: info, starta tankearbetet… Målgrupp: Prefekt (obl.), ev övriga ledningspersoner inkl adm stöd, oftabeställare, övriga intresserade i mån av plats Institutionsbesök: delegation, styrning, uppsättning Målgrupp: Prefekt (obl.), ev övriga ledningspersoner inkl adm stöd, inköpssamordnare Institutionsbesök: uppföljning, utbildning Målgrupp: Prefekt m fl, oftabeställare, attestanter Utrullning

7 Varför elektronisk inköps- och fakturahantering?
Bättre affärer (mer värde för pengarna!) Mer tid åt kärnverksamheten Ökad kvalitet Miljövinster Omvärldstryck

8 Årsbelopp per leverantör 2005
< 1 tkr Andel leverantörer som fakturerar tkr per år tkr 100 tkr - 1 mkr 1-50 mkr mkr

9 Fakturor per leverantör 2005
Andel leverantörer med EN faktura per år 2 3 4 5-9 10-99

10 Fakturor per leverantör 2005
- endast de med fler än 4 fakturor/år VIA TRAVEL AB 6 066 BTI NORDIC AB 4 706 VWR INTERNATIONAL AB 3 706 TELIA SONERA SVERIGE AB 3 131 VODAFONE SVERIGE AB 2 853 TNT SVERIGE AB 2 706 SIGMA-ALDRICH SWEDEN AB 2 514 DUSTIN AB 2 251 REGIONSTYRELSEN REGION SKÅNE 2 010 AKADEMIBOKHANDELSGRUPPEN AB 1 936 KILLBERGS KONTORSVARUHUS AB 1 862 ADLIBRIS AB 1 569 FRANS SVANSTRÖM & CO AB 1 517 INVITROGEN AB 1 477 2 000 leverantörer (tot 8 400) fakturor (tot ) (exklusive fakturor från / betalningar till privatpersoner)

11 Varför elektronisk inköps- och fakturahantering?
BESTÄLLARE Beställningsarbetet lättare och enklare att följa upp Bättre överblick över inköp Bättre information om vilka leverantörer det finns avtal med Bättre stöd för direktupphandling Bättre kontroll rätt villkor och pris

12 Varför elektronisk inköps- och fakturahantering?
EKONOMIANSVARIGA/BUDGETANSVARIGA Godkännande av inköpet sker i samband med beställningen Större möjlighet till påverkan av inköp Större avtalstrohet som kan ge bättre avtal och lägre kostnader i framtiden Bättre ekonomiska styrmöjligheter

13 Varför elektronisk inköps- och fakturahantering?
EKONOMIADMINISTRATÖRER Ingen leverantörsfakturahantering = mindre rutinarbete (kopiering, arkivering, inmatning…) Ger möjlighet till kompetensutveckling och till andra arbetsuppgifter, t ex kvalificerad ekonomisk uppföljning => kan jobba smartare!

14 Vad är ett elektroniskt inköp?
Behov Order Beställning: Katalog Extern webbutik Inköpsformulär Rekvisition Leverans Leveranskvittens Godkännande Order via telefon, , brev, på sta’n Abonnemangs- avtal

15 Vad är elektronisk fakturahantering?
Ej matchning/ ej order Granskning Attest Matchning mot order/ leveranskvittens Matchning mot abonnemangs- avtal Betalning Granskning = sakattest Attest = utbetalningsorder elektronisk faktura digital faktura Skanning pappers- faktura

16 Från behov till betalning!
Ej matchning/ ej order Granskning Attest Order Matchning mot order/ leveranskvittens Leverans Beställning: Katalog Extern webbutik Inköpsformulär Rekvisition Leveranskvittens Betalning Order via telefon, , brev, på sta’n Order via telefon, , brev, på sta’n Godkännande Matchning mot abonnemangs- avtal Abonnemangs- avtal Abonnemangs- avtal digital faktura elektronisk faktura Skanning Skanning Faktura pappers- faktura

17 Grupper Lunds universitet Värden (aktiviteter, v-grenar….) kan tilldelas till grupper och individer mer eller mindre finfördelat. Uppsättning av grupper och vilka värden de ska tilldelas görs i samband med institutionsbesöken i höst! Område A Institution X Institution Y Avd 1 Avd 2 Grupp z Duktig, Bror Färdig, Klara Kula, Kalle Område B

18 Kontering Finns i LUPIN: Finns ej i LUPIN:
Konto Verksamhets- gren Aktivitet Fritt fält Kostnadsställe 000000 00 000000 ev Finns ej i LUPIN: Koncernkod Finansiärkod Rapportkod 00000 0000 00 Värden tilldelas grupper och individer så att segmenten antingen blir förifyllda eller får korta väljlistor. Ex. En forskargrupp tilldelas endast ”sina” aktiviteter och den/de verksamhetsgrenar som behövs med tanke på hur deras projekt är finansierade. Mer administration vid uppläggning och vid löpande förändringar, men snabbare/enklare för beställare/granskare. Central administration: LUPIN Helpdesk

19 (godkännare/attestant) (beställare/granskare)
Roller Idag: Verksamhets- ansvarig (utbetalningsorder) Betalnings- godkännare (”betalknapp”) Sakgranskare (sakattest) Registrerare Nya: Verksamhets- ansvarig (godkännare/attestant) Sakgranskare (beställare/granskare)

20 Ny delegationsordning
Förslag till innehåll i ny delegationsordning Prefekten delegerar - efter godkännande av området? Formaliserat förfarande med årlig revision och uppdatering Per belopp eller uppdrag/verksamhet (kst, aktivitet) Budget skall finnas Mottagaren skriva under informationsskrivelse Ej möjligt delegera vidare i tredje led Övrigt samma innehåll som i befintlig delegationsordning (t ex betr. egna utgifter)

21 Ny attesthierarki Ramar: Delegationsordningen!
Styr vilken/vilka personer som ska godkänna beställningen respektive attestera fakturan Ramar: Delegationsordningen! Beloppsgränser i kombination med kostnadsställe / aktivitet Ex. Prefekt A kst , belopp – X kr Avd f 1 kst , belopp 0 – X kr Avd f 2 kst , belopp 0 – X kr => avd f godkänner alla inköp på sina avd; om inköp på över 25 tkr godkänner även prefekten

22 Hur fungerar systemet?

23 Beställning 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör
4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

24 Produktsökning - katalog
1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

25 Underlag för beställning
2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala Fördefinierade leveransadresser

26 Underlag för beställning
2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala Automatisk kontering

27 Godkänna beställning – i systemet
kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

28 ….eller direkt via e-post!
1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

29 Order till leverantör/-er
1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala Beställningen går vidare automatiskt Varje beställning genererar en eller flera order

30 Leveranskvittens 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till
leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

31 Fakturahantering och betalning
1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala Faktura matchas automatiskt mot godkänd beställning och leveranskvittens Om order saknas eller avvikelser: efterattest Färdig faktura går till betalning i redovisningssystemet

32 Gamla flödet (förenklat)
Manuellt inköp Beställning Godkännande Order till leverantör B A B Fakturahantering i Orfi Ankomst- registrering Sakattest Definitiv- registrering Utbetalnings- order Betalnings- godkännande Till betalning E B E A A/E * Roller B – Beställare/granskare A – Godkännare/attestant E – Ekonomiadministratör * – Automatiskt steg

33 Nya flödet: manuellt inköp och elektronisk fakturahantering
Beställning Godkännande Order till leverantör B A B Fakturahantering i LUPIN Granskning och kontering Attest Till betalning i redov.syst. B A * Roller B – Beställare/granskare A – Godkännare/attestant * – Automatiskt steg

34 Nya flödet: elektronisk inköps- och fakturahantering
Inköp via LUPIN Beställning och kontering Godkännande Order skickas till leverantör Leverans- kvittens B A * B Fakturahantering i LUPIN Faktura- matchning Till betalning i redov.syst. * * Roller B – Beställare/granskare A – Godkännare/attestant * – Automatiskt steg

35 E-learning för anställda: Proceedo Academy
ww.proceedo.net/academy Vid Login första gången Företag: Lunds universitet Kod: 5000 Fyll i användarinformation (t o m uppgift om e-post), bestäm användarnamn samt lösenord Efter att du genomfört registreringen kan du använda ditt användarnamn och lösenord för att träna i Proceedo Academy Kommer att finnas annat alternativ för Mac-användare