Anna Gillquist SKL CeSam Lotta Ruderfors Sambruk Välkomna

En presentation över ämnet: "Anna Gillquist SKL CeSam Lotta Ruderfors Sambruk Välkomna"— Presentationens avskrift:

1 Anna Gillquist SKL CeSam Lotta Ruderfors Sambruk Välkomna
Ni som är på plats och ni som följer oss via webben. Det går bra att chatta in och ställa frågor. Agenda Hållpunkter för dagen

2 Välkommen och inledning – bakgrund till förstudien
AGENDA 10.00 – 10.15 Välkommen och inledning – bakgrund till förstudien Anna Gillquist – SKL 10.15 – 11.10 Förstudierapport - Anslutning till Mina meddelanden Anna Gillquist – SKL och Lotta Ruderfors - Sambruk 11.10 – 11.40 Juridiska frågor, informationsklassning och risk och sårbarhetsanalys Jeanna Thorslund – SKL CeSam 11.40 – 12.10 Vägledning - Anslutning till Mina meddelanden Anna Gillquist - SKL och Lotta Ruderfors - Sambruk 12.10 – 12.30 Skatteverkets stödmaterial kring Mina meddelanden Rutger Langland – Skatteverket 12.30 – 13.20 Lunch 13.20 – 14.00 Pilotcase – Tomelilla kommun Jonas Ekelund – Tomelilla kommun 14.00 – 14.30 Regeringens satsning på Digitala steget och den fortsatta utvecklingen av Mina meddelanden Juha Alskog - Näringsdepartement 14.30 – 14.50 Kaffepaus 14.50 – 15.10 Anslutningsplaner för olika aktörer Sylve Johnson och Patrik Holmberg – Skatteverket 15.10 – 15.30 Styrning av Mina meddelanden -Inger Greve – Skatteverket 15.30 – 15.50 Kommunikationsplan Mina meddelanden – Tour of Sweden Inger Greve och Anna Gillquist 15.50 – 16.00 Avslutning

3 Axel Oxenstierna Idag ska vi prata POST!
En historiefylld bransch som började med den här mannen. Axel Oxenstierna

4 1636 det grundade Axel Oxenstierna det svenska Postverket
Det har hållit i sig ett tag men det börjar hända saker även i den här branschen.

5 Vi är vana vid att få vår post på det här viset.

6 Men idag börjar det komma fler och fler alternativ
Men idag börjar det komma fler och fler alternativ. Det här är exempel på brevlådeoperatörer där vi kan läsa läsa vår post digitalt istället På 400 år har vi gått från ett pappersmonopol till en fri marknad med digitala alternativ. Vi är inte längre bundna att hämta posten I en fysisk låda utan kan läsa vår post där vi är.

7 För att kunna erbjuda digital post på ett säkert sätt från offentlig sektor har Skatteverket i uppdrag att utveckla Mina meddelanden. Regeringen driver på att offentlig sektor ska ansluta sig till Mina meddelanden och i oktober 2013 beslutade regeringen att även kommuner, landsting och regioner fick ansluta sig till Mina meddelanden. Det här innebär att det är dags för oss inom kommun och landstingssektorn att sätta fart.

8 Men som ni förstår, 400 år av papperspost sätter sina spår och omställningen till att både skicka och ta emot digital post tar sin tid. Just nu befinner vi oss I lite av vilda västern. Marknaden har börjat erbjuda olika tjänser och offentlig sektor är precis I lindan av att utveckla sina verksamheter till att skicka post digitalt istället för på papper.

9 3 av 4 kommuner har inte påbörjat ett arbete för att ansluta till Mina Meddelanden
För att få en bild av nuläget gjorde SKL en undersökning bland kommunerna I våras kring läget för e-tjänster och e-förvaltning. En fråga berörde Mina meddelanden och resultatet visade att 42 av 290 kommuner hade påbörjat sitt arbete med mina meddelanden. Det återstår 248 stycken. Slutsatsen blev att det behövs kunskap och stöd kring kommunernas anslutning till mina meddelanden. Så för att bringa lite klarhet bjöd SKL in till en gemensam förstudie kring anslutning till Mina meddelanden. Den genomfördes tillsammans med Föreningen Sambruk och åtta kommuner. Antal svarande: 224 kommuner

10 Samverkans-möjligheter

11 SKL och Sambruks förstudie
Projekttid 27/2 – 30/6 8 kommuner ( invånare) ANNA - SKL och Sambruk bjöd in kommunerna till att samverka i en förstudie Förstudien har genomförts av 8 kommuner under 4 månader och vi fick bra spridning mellan större till mindre kommuner

12 Syfte Stödja kommuner till att starta införandeprojekt Avgränsning
Ge kunskap Samverka <-> enskilt Projektkommuner Fakta kring volymer, brevflöden, processer, tekniska förutsättningar och datainsamling till nyttoanalys Avgränsning Försörjningsstöd och Ansökan förskola LOTTA

13 Dokumentstruktur Förstudierapport Vägledning Bilaga 1, Beslutsunderlag
Rekommendationer Förenklad Nyttomodell Juridik och informationssäkerhet Bilaga 1, Beslutsunderlag Bilaga 2, Sammanställning R&S Vägledning Bilaga 3, Intervjuunderlag, mall Bilaga 4, Förenklad Nyttomodell, mall LOTTA

14 Valda processer Socialtjänsten Ansökan Förskola Höga krav på sekretess
Användas som säker digital kanal? Ansökan Förskola Helt digital ansökningsprocess förutom tilldelning av plats som skickas med post Åldersgrupp med stor andel användare av internet LOTTA Vi valde ut två processer som undersöktes närmre i förstudien. Socialtjänsten – här har man höga krav på sekretess och vanliga digitala kanaler som ex e-post, sms - kan inte användas. För att nå en säker digital brevlåda används e-leg för identifiering i MM Ansökan Förskola – hela processen är idag i de flesta kommuner digital, förutom den avslutande delen där bekräftelse på ansökan och tilldelning av plats kommer med traditionella posten Användarna av tjänsten tillhör även den grupp som idag använder internet allra mest.

15 Deltagande kommuners nuläge
Efterfrågan och målgrupper Uppskattning av nyttor Medborgarperspektiv Snabbt, EN digital låda, säkert Kommunperspektiv Helt ”digitalt” flöde, standardiserat, kostnadseffektivt Andra samhällsnyttor miljön Lotta Det visade sig att i 4 av 8 kommuner hade medborgare efterfrågat tjänsten, ex gn medborgarförslag Vissa har genomfört målgruppsanalyser för vilka som kan ha störst behov och beredskap De som nämns är ex. personer i åldern år som kommer i kontakt m tjänsten via myndigheter, stödmottagare inom olika områden, vårdnadshavare till barn i förskola/skola, personer som söker bygglov, personer som har datorvana och använder e-leg. ALLA kommunerna är positivt inställda till MM främst för att det är en nationell tjänst och skapar nytta både för medborgare och kommun Och de ger en ganska samstämmig bild av tänkbara nyttor. Medborgarperspektiv Det går snabbt, man behöver inte vänta på beslut som skickats m b-post All digital post finns i EN låda Du når lådan var du än befinner dig Brevlådan hanteras på ett säkert sätt Kommunperspektiv Ett ”helt” digitalt flöde Ett standardiserat sätt att skicka och ta emot säkert Kostnadseffektivt Samhällsnyttor Bättre för miljön Som hinder för införande nämns främst andra aktiviteter som pågår inom kommunen som tar resurserna. Här nämns även problem OM människor inte ansluter sig skapas inte tjänster och OM tjänster inte skapas ansluter sig inte människor… moment 22 Det kan även blir problem att få med verksamheten om man inte lyckas påvisa nyttan Det kan även innebära problem för de grupper som inte har svenska som modersmål

16 Deltagande kommuners nuläge
Hantering av brevutskick och utgående fakturor LOTTA Tillsammans med beskrivningen över kommunens nuläge och brevflöden, tog kommunerna även fram volymer för posthantering som underlag för nyttoanalysen. Processen är i stort lika i kommunerna - Där de olika förvaltningarna ansvarar – en central tjänst hämtar kuvert för att skicka till posten e dyl Tabellen visar kommunernas uppskattning av portokostnader och pappersutskick per år. Vi har tagit med de kommuner där siffrorna håller sig inom samma härad och därför kan användas som underlag till den exempelkommun som skapats (återkommer vi till)

17 Nuläge förskoleprocessen
10 olika utskick till föräldrar Information om förskoleval Bekräftelse på mottagen ansökan Erbjudande om plats Beslut om plats Information från resp. förskola Uppsägningsbekräftelse Förändring av adressuppgifter i verksamhetssystemet Månadsvis faktura Begäran om inkomstuppdatering Uppdatering gällande vistelsetid ANNA Inte helt lika process I de olika kommunerna men ca 10 moment är lika vid kontakt med föräldrarna.

18 Nuläge förskoleprocessen
Olika verksamhetsystem och olika tillgång till e-tjänster ger olika grad av digital process. Digital kommunikation sker via e-post Inte så stort steg till en helt digital process Hög-it mognad i målgruppen Inga hinder gällande lagkrav och säkerhet för att använda Mina meddelanden. Ev. risk i hantering av personer med speciella behov, t.ex skyddad identitet. Behöver analyseras ANNA

19 Nytta i förskoleprocessen
Bra e-tjänst med fungerande kommunikation minskar behovet av Mina meddelanden. Mina meddelanden ses som ett bra alternativ till att skicka papperspost Mina meddelanden ses som en säkrare kanal än e-post och minskar risken för fel adress. Ett införande av MM kan bidra till en effektivare och mer central hantering av resterande pappersflöde. Integration mellan verksamhetssystem och Mina meddelanden kan ge säker och effektiv digitalprocess

20 Nuläge försörjningsstödsprocessen
5 huvudtyper av utskick till medborgare Allmän information, utskick av blanketter etc. Kallelser Behov av komplettering vid ett pågående ärende Negativa beslut Positiva beslut ANNA Inte helt lika process I de olika kommunerna men ca 10 moment är lika vid kontakt med föräldrarna.

21 Nuläge försörjningsstödsprocessen
E-post och SMS inte tillåtna att använda pga känsliga uppgifter Post eller telefon används Både användare och handläggare efterfrågar digital kommunikation för snabbare hantering Bra genomslag för Norrköpings e-tjänst – bra it-mognad Vistelsekrav kan vara ett hinder mot digital process Signering av beslut behöver utredas ANNA

22 Hinder för ett införande i försörjningsstödsprocessen
Blandad IT-mognad, både mycket hög och mycket låg Blandad tillgång till teknisk utrustning Tillgång till E-id och språksvårigheter. Ev. risk i hantering av personer med speciella behov, t.ex skyddad identitet. Behöver analyseras Noggrann konsekvensanalys behöver genomföras innan införande ANNA

23 Nyttan i försörjningsstödsprocessen
Möjligheterna att kunna kommunicera digitalt på ett säkert sätt Minskad brevhantering och minskade portokostnader Minskat antal telefonsamtal med frågor kring ex.vis “När kommer mina pengar” Mina meddelanden kan ersätta rekommenderat brev. Kan ge minskad admin och mer tid över för personliga möten ANNA

24 Referenskommuner Västerås Serveringstillstånd
Kanalväxel/förmedlingstjänst utvecklad och driftas av partner Utveckling av printertjänst Önskar direktkommunikation mellan verksamhetssystem och Mina meddelanden. Planerad lansering hösten 2014 Karlshamn Utvecklar kanalväxel och förmedlingstjänst själva Integration mot ärendeknutpunkt Har byggt en prototyp Avvaktar beslut och finansiering 4 kommuner har under våren startat arbetet med att ansluta sig till MM. De har alla valt lite olika strategier för sitt införande. Alla 4as arbete har initierats av IS/IT-avdelningen för att skapa en central infrastruktur åt förvaltningarna. Alla ser det som ett sätt att effektivisera verksamheten och förenkla för medborgare och företag Västerås har outsourcat sin IT-drift till CGI och i avtalet ingår att utveckla diverse tjänster åt kommunen. Det är alltså deras partner som utvecklar kanalväxel/förmedlingstjänst. Man har även valt att CGI ska utveckla en printerstjänst för hantering av fysiska meddelanden. Kommunen kommer även att diskutera med leverantörer till v-system att de ska utveckla funktioner för att kommunicera direkt med MM. Kommunen planerar att lansera tjänsten i höst. Karlshamn planerar att själva utveckla både kanalväxel och förmedlingstjänst i ett webtjänstlager. Tanken är att webtjänstlagret i första hand integreras mot en framtida ärendeknutpunkt (ev. Streamflow) i kommunen. - Kommunen har byggt en prototyp ur ett informationsutbyteperspektiv hur e-tjänsten ska fungera om restaurangägaren får avgöra och kommunen hämtar ut de uppgifter de behöver Just nu väntar man på beslut och finansiering av ett införande

25 Referenskommuner Trollhättan
Skapar en central infrastruktur med ärendeknutpunkt och processmotor Kanalväxel/förmedlingstjänst utvecklas som en tilläggsmodul av partner men driftas av Trollhättan Integration av övriga verksamhetssystem via integrationsmotor, snittkostnad ca Inväntar beslut från kommunledningen Tomelilla I Trollhättan är det inte de enskilda verksamhetssystemen som ansluts. Ambitionen är istället att skapa en central infrastruktur så att man i de olika processerna senare skall kunna välja vilka ärenden som skall använda Mina meddelanden som utkanal. De har avtal med Flexite som används som ärendeknutpunkt. Kommunen använder leverantörens kanalväxel och agerar själv förmedlare. Integration av verksamhetssystem via integrationsmotor, snittkostnad ca per system I nuläget avvaktar man beslut från kommunledningen för att gå vidare. Bland kommunerna var Tomelilla först ut att skriva avtal med Skatteverket och Jonas finns här för att berätta mer

26 Luleå, eAnsökan Bistånd
Referenskommuner Likheter Initiativ från IS/IT-avdelning Effektivisera verksamheten Förenkla för medborgare och företag MM har stor potential Låg investering 3 av 4 har genomfört pilotprocess Notifieringar Tydlighet kring ärendets innehåll Luleå, eAnsökan Bistånd Det finns några likheter mellan kommunerna Initiativen har kommit från kommunernas it-avdelning för att skapa en central infrastruktur som ska erbjudas förvaltningarna Syftet har varit att effektivisera verksamheten och förenkla för medborgare och företag, ingen har haft som primärt mål att sänka kostnader för brevvolymer Alla ser stor potential med MM Ingen har arbetat med nyttokalkyler då man inte anser investeringarna som speciellt omfattande 3 av de 4 kommunerna har utvecklat processen tillsammans med verksamheten Sambruks eAnsökan Bistånd använder MM för att notifiera om att ansökningar behöver kompletteras och att ny ärendestatus finns. Notifieringar skickas idag med e-post och sms men av sekretesskäl får det inte framgå att det gäller bistånd. Gn att använda MM kan man vara tydligare med ärendets innehåll och inkludera en länk direkt till e-tjänsten OCH privatpersoner får information oberoende av vilken kanal som används.

27 Erfarenheter Referenskommuner Starta med avgränsad tjänst
Stöd från Skatteverket Involvera verksamheten Samverkan kring ramavtal Samverka för att påverka leverantörer LOTTA

28 Lunds kommun Granskning från DI ger begränsad möjlighet till kommunikation. Lunds utvecklingsbehov: Ser Mina meddelanden som viktigt både som ut och in-kanal Brukaren bör kunna skicka in säkra meddelanden och svara direkt via MM Journalföra meddelanden på ett automatiskt sätt vid behov Kommunicera säkert med andra portaler och myndigheter ANNA

29 Digital post i Danmark E-box - sedan 2001– delvis ägd av danska staten
4 miljoner mottagare och avsändare brev skickades 2012 Avsändaren sparar 80% av kostnaden Användningsgrad 70% Offentlig sektor skickar enbart digital post I Sverige skickas fönsterkuvert… ANNA

30 Specificera nytta Deltagande kommuner Snittkommun Volymer
referenspunkt Lotta Som vi nämnde tidigare har kommunerna samlat in uppgifter för ärendehantering; både för den generella posthanteringsprocessen och för de båda verksamhetsprocesserna Volymerna har skiljt sig åt mellan kommunerna och för att göra ett antagande som kommunerna kan använda sig av har en exempelkommun skapats mha av snittvärden Från snittkommunen har sedan en exempelkommun skapats utifrån beräkning att kommunen köper in tjänsten (beräkningen utgår från underlag från referenskommuner och leverantörer) Detta ska tillsammans med en framtagen mall hjälpa kommuner att göra sin egen nyttoberäkning.

31 Ansökan Försörjningsstöd
Exempelkommunen Integration Förutsättning att de har en e-tjänst Kallelse och beslut skickas digitalt Posthantering sparas två gånger Minskad administration av adresser Lotta Beskriv hur exempelkommunen använder MM – vad händer då med nyttan I exempelkommunen har det antagits att MM är integrerat mot ärendehanteringssystem och det finns en e-tjänst för ansökan. Ingående kommunerna har gett starka uttryck för att en e-tjänst bör finnas. I en portal matar ansökanden in sin information och får kallelse till möte digitalt via Mina meddelanden. Beslutet skickas digitalt Besparingarna kan bestå av, förutom beslutsutskicket, ytterligare två utskick; blanketter och möteskallelse Man räknar med att Posthanteringen tar ca 4-5 arbetsdagar vilket sparas in två gånger. Man sparar även in den arbetstid det tar att mata in information i systemet.

32 Ansökan Förskola Exempelkommun Webtjänst Digitaliserad ärendehantering
Posthantering sparas två gånger Minskad administration av adresser Lotta I exempelkommunen finns idag en webtjänst för anmälan och där information och underlag kan registrera ärendehanteringen är digitaliserad, förutom själva platsfördelningen. Ansökanden matar in sin information i webtjänsten och ansökan hanteras av handläggarna. Beslutet skickas digitalt. Här sparar kommunen, förutom beslutsutskick, ett utskick av blanketter och arbetstid att mata in information i systemet. Posthanteringen beräknas ta 4-5 dagar som sparas in två gånger i flödet jämfört med nuläget. Även här sparas två gångers Posthantering och arbetstiden att mata in information i systemet.

33 Generisk posthantering i exempelkommunen
Har en intern enhet för posthantering Styckkostnaden per utskick ca 7 kr, inkl. material och porto. Posthantering för utskick 4-5 arbetsdagar. Digitalt utskick kostar ca 1.50 kr Kostnader baseras på Tomelillas lösning ANNA Beräkningarna i denna analys bygger på exempelkommunens storlek och en investeringstid på 5 år. Diskonteringsräntan är satt till 8 %, beräknas på att tekniken i investeringen håller i minst fem år och att investeringen bygger på en etablerad teknisk lösning. Antal utskick per medborgare i snittkommunen årligen är 5 till antalet och med utgångspunkt från Uppsala kommun görs en konservativ bedömning att 10 % av dessa utskick är myndighetsbeslut och med stöd av exempelprocesserna att dessa i genomsnitt föregås av ett ytterligare ett utskick.

34 Scenarier över nyttan i exempelkommunen - besparing
ANNA Den direkta besparingen är kommunens utlägg för tryckta utskick i ärendehanteringsflödena. Besparingen i utskickskostnader per ansluten process kan antas ligga på % av dagens kostnader. • Exempelkommunen har en portokostnad på 7 kronor och ett digitalt utskick kostar ca 1.50 kr enligt undersökninge Det nuvärdesberäknade beloppet NPV (Net Price Value) landar på ca 100 TSEK, vilket beskriver det som blir över när allt är betalt om alla belopp flyttas till idag och dagens penningvärde.

35 Scenarier över nyttan i exempelkommunen - effektivisering
ANNA Administration av digitala adressregister (e-post och mobilnummer) minskar om kommunen ansluter sig till Skatteverkets register genom Mina meddelanden. Detta minskar arbetstid för handläggare, både i själva processen och genom minskade störningar i form av frågor om handläggningen när väntetiden för postgång försvinner. Figur 6-8 Processförbättring • Distributionstiden förkortas med 4-5 arbetsdagar • Tidsåtgång för administrationen av ett utskick förkortas konservativt med 10 minuter.

36 Scenarier över nyttan i exempelkommunen - säkerhet
ANNA Exempel: Borttappad ansökan till fritidsklubb Negativa beslut I socialtjänsten skickas som rekommenderat brev. Säkerheten för ett utskick av beslut värderas till 60 kr, motsvarande postens kostnad för denna tjänst.

37 Sammanfattning nyttoanalys
För kommunen • minskade materialkostnader för utskick • minskad arbetstid för posthantering i processflödena • minskad arbetstid för administration av adressregister För medborgare/företag • snabbare svarstid och kortare väntetid • valbarhet att kunna nå svar oavsett var man befinner sig • skydd från att post ska kunna öppnas av obehöriga • skydd från att post ska hamna fel/ inte komma fram LOTTA

38 Fyra olika former av anslutning
Via olika verksamhetssystem, e-tjänster som har egna kopplingar till MM Handläggaren skriver ut direkt – kanalväxel kollar mottagarens postval och skickar antingen till egen skrivare eller till MM Via central ärende/process/e-tjänstplattform som står för koppling till MM Via printleverantörer som sköter hela flödet – både printfiler och till MM ANNA

39 Vilka delar uppstår? FaR-ansvarig FaR Kommunens ansvar
Brevlåde-operatör Brevlåde- innehavare FaR-ansvarig FaR Kommunens ansvar Verksam-hetsappl. Förmedlings-tjänst Print och kuvertering Kanalväxel Skapa och signera medd. 1 3 2 4 En kommunal anslutningslösning till Mina meddelanden kan alltså tänkas bestå av följande delar (siffrorna återfinns i figuren ovan): Avsändande applikation skapar grundmeddelandet och måste sedan elektroniskt signera det enligt Skatteverkets specifikation så att det sedan kan påvisas varifrån det kommer och att det inte förvanskats. Eventuell kanalväxel då sådan behövs. Förmedlingstjänst för att utföra själva överföringen till brevlådeoperatören. Förmedlingstjänsten måste för övrigt också signera försändelsen elektroniskt. Förmedlingstjänsten förväntas även ha en logg över vad som sänts. Eventuella print/kuverterings/postningstjänster för att ta hand om meddelanden som inte önskas elektroniskt. Alla dessa delar kan erbjudas som en sammanhållen programvarulösning för interndriftning, som outsourcing eller som extern tjänst. Men vissa av delarna kan mycket väl framöver t.ex. komma att ingå i priset i standardapplikationer, verksamhetssystem, ärendeknutpunkt eller integrationslösningar (eller som separat prissatta moduler till dessa).

40 Olika alternativ för att ansluta –verksamhetssystem
2. Applikationen kommunicerar via ett ärendenav 1. Applikationer kommunicerar direkt emot en förmedlingstjänst F Centralt Ärendenav 3. Applikationerna har inbyggd förmedlingstjänst Tre grova alternativ för att ansluta de olika verksamhetsapplikationerna emot Mina meddelanden genom en kanalväxel/förmedlingstjänst (F). Ärendenavet i sig kan för övrigt ibland utgöra själva ”applikationen” där det kan finnas behov av Mina meddelanden för att underrätta om ärendestatusförändring m.m. På liknande sätt kan en ”applikation” i form av en e-blankettlösning ha behov av notifiering om att ansökan överförts till handläggning eller i avancerade fall även meddela ärendestatusförändring etc.

41 E-tjänst B (e-blankett) E-tjänst A (paketköpt)
Ärendeknutpunkt Mina Sidor Webb samt Smartphone, iPad, enkel mobil m.m… E-tjänst B (e-blankett) E-tjänst A (paketköpt) Verksamhets applikation A applikation B Diarium Ärendeknutpunkt Ärende- hantering Telefon Besök Kanaler till medborgarna Ärende- hanterande applikationer Kontakt- center ETT flöde till MM

42 Central print tjänst Kanalväxel Avsändande system Central Printjänst
Extern leverantör B Avsändande system Kanalväxel Elektroniskt förmedling Print, kuvertering, post FaR

43 Extern leverantör Extern leverantör Avsändande system Kanalväxel FaR
Elektroniskt förmedling Print, kuvertering, post FaR

44 Frågor inför anslutning?

45 10 Leverantörsmarknad Avrop på existerande ramavtal
Tilläggstjänster och integration Gemensamma ramavtal från Kammarkollegiet och SKL Kommentus, ex E-förvaltningsstödjande tjänster “Brev- och paketförmedling” förstudie av printcentraler “Utskriftstjänster 2011” för printertjänster (ej digitalt) Tillägg i befintliga outsourcingavtal Separata, fullständiga LoU-upphandlingar Direktupphandling Övriga Lotta Finns några olika möjligheter att ansluta via avtal Avropa på befintliga ramavtal Gamla avtal för verksamhetsapplikationer där man kan avropa tilläggstjänster och integration Ex på Gemensamma ramavtal är E-förvaltningsstödjande tjänster, där många av förstudiens varianter till anslutning är avropbara – finns även möjlighet att avropa konsulting för att utveckla en ny tjänst Brev och paketförmedling – en förstudie som tittar på behovet av att upphandla bl.a. printcentraler Utskriftstjänster 2011 – ramavtal där utskrift/kuvertering/förmedling ingår men inte för digital post. Det bör kunna användas för printtjänster efter kanalväxeln Kanalväxel kan ex anordnas via E-förvaltningsstödjande tjänster Kommuner som har outsourcingavtal kan gå att göra tillägg i LoU-upphandlingar - Eftersom anslutningar inte anses vara så komplicerade eller dyra i drift kan direktupphandling användas - Andra alternativ kan vara konkurrenspräglad dialog eller förhandlad upphandling

46 Motiv till satsning ur kommunperspektiv
Lägre materialkostnader Minskad arbetstid för posthantering Minskad arbetstid för administration av adressregister Snabbare svarstid och kortare väntetid Skydd från att post öppnas av obehöriga Skydd från att post levereras fel eller inte kommer fram Lotta Förstudien visat att det finns stora mervärden med att införa MM, bla visar risk och sårbarhetsanalysen att tjänsten har potential att bli en viktig pusselbit i kommuners digitalisering och e-förvaltning. Finns dock ngr faktorer som varje kommun behöver ta hänsyn till då alla kommuner är olika och har olika förutsättningar Man behöver genomföra en EGEN nyttoanalys För processen Ansökan förskola ansåg merparten att MM mest skapade nytta för utskick av beslut, men någon ansåg också att det räckte med den e-tjänst som fanns För försörjningsstöd ansåg de flesta att detta kan vara den digitala kanal som idag saknas, men det påtalades även behov av att analysera risker bla kring krav på integritet och IT-mognad Kommunens processer har oftast ett stort beroende till sina verksamhetssystem och hur det utvecklas och vilken möjlighet till integration som finns kommer att vara viktigt Är idag svårt att ge en rekommendation kring hur och till vilken kostnad ett införande kan ske, då ingen kommun har tillräcklig erfarenhet. Så följande generella rekommendationer har tagits fram:

47 Rekommendation Generellt - enskild kommun
Fatta ett inriktningsbeslut för ett införande och anslutning till MM Genomför en analys för att hitta ett pilotprojekt Använd Vägledningen som stöd Lotta Verka för att de verksamheter som har behov och nytta av en anslutning erbjuds stöd för ett införande Använd den framtagna Vägledning som stöd för att hitta processer och verksamheter som är intressanta att börja med. Vi återkommer till Vägledningen strax Låt verksamheten själv driva införandet och vara ansvarig för nyttoanalysen.

48 Rekommendation Teknisk lösning - enskild kommun
Utgå från verksamhetens behov och möjligheter i existerande verksamhetssystem Börja enkelt Basera lösningen på aktuella strategier och förutsättningar Följ utvecklingen, ställ krav och samverka, samordnat via SKL, där det finns möjlighet Lotta Att utveckla en kanalväxel och en förmedlingstjänst tekniskt som kan kommunicera med olika system och FaR-registret innebär eg inga svårigheter. Alla referenskommunerna har tagit upp att anslutningen ur ett tekniskt perspektiv inte varit svår. Framöver kommer sannolikt leverantörer av verksamhetssystem utveckla inbyggd funktionalitet för direktkommunikation emot MM. Om ärendeprocessen justeras kommer det ställa krav på lösningen ex diarieföring, journalhantering, återkoppling i realtid om meddelandet sänts /kommunikation och kravställning mot leverantörer av verksamhetens system är viktigt Ta ett steg i taget, då det kommer vara svårt att tänka ut en detaljerad plan på förhand Förslaget är att börja med en pilotprocess och anslutning där man bara kan skicka meddelandet digitalt (utan att kunna printas) När man väljer anslutning bör det baseras på verksamhetsstrategier, IT-arkitektur och IT-strategi som finns i kommunen idag. Har kommunen outsourcat sin IT-drift och har god beställarkompetens blir det naturligt att även beställa en förmedlingstjänst och printtjänst av leverantören. Samverkar man med andra kommuner är även detta område intressant. Ett ex här är Sambruks eAnsökan-EkBist

49 Rekommendation till SKL
Ökad samverkan kring ramavtal Ta initiativ till en diskussion/förhandling med befintliga verksamhetssystems & e-tjänsteplattformars leverantörer Förmå befintliga leverantörer av v-system att utveckla anslutning Säkerställa att kommande, gemensamma upphandlingar innehåller krav på kommunikation Ta fram kravtext som kommuner kan använda i sina upphandlingar Skapa ett nätverk för Förvaltningsgemensamma tjänster Ta fram en stomme med avtalsförslag SKL har en viktig roll i att stödja kommunerna för ett införande. Kommunerna ger därför följande rekommendationer Vill gärna ha en ökad samverkan kring ramavtal Ta initiativ till förhandlingar med leverantörer av befintliga verksamhetssystem och e-tjänsteplattformar, för att ställa krav på lösning mellan verksamhetssystem och MM Få leverantörer av verksamhetssystem att utveckla anslutning till MM Se till att krav på kommunikation finns med i kommande upphandlingar Ta fram kravtexter som kommunerna kan använda i sina egna upphandlingar – både kommunikation, öppna gränssnitt, single-sign-on och hur kanalväxeln ska fungera Skapa ett övergripande nätverk för förvaltningsgemensamma tjänster Ta fram en stomme med avtalsförslag M.m.

50 Rekommendation till Skatteverket
Se över minameddelanden.se Upplevs svårt att hitta Att vägledningar och guider framöver innehåller kommunperspektiv Använda sig av upparbetade kanaler för marknadsföra tjänsten Marknadsföra som EN digital brevlåda Lotta

51 Dokumentstruktur Förstudierapport Vägledning
Rekommendationer Förenklad Nyttomodell Juridik och informationssäkerhet Bilaga 1, Beslutsunderlag Bilaga 2, Sammanställning R&S Vägledning Bilaga 3, Intervjuunderlag, mall Bilaga 4, Förenklad Nyttomodell, mall LOTTA

52