Elektronisk fakturahantering

En presentation över ämnet: "Elektronisk fakturahantering"— Presentationens avskrift:

1 Elektronisk fakturahantering
Invoice Manager (IM) - Visma Hälsa välkommen Presentation av utbildare Lägesrapport om IM – IM går i drift 21/11 Närvarokontroll för att kunna ge behörighet efter kursen

2 Dagens upplägg Del 1 Teoretisk/praktisk utbildning
IM i korthet – Flödesbeskrivning Rutiner – Inköp/Beställning Viktiga begrepp Organisation kring IM på Mah Del 2 Genomgång av programmet Invoice Manager (IM) Visning av: Köer Fakturor Prova lösenord Beskriv utbildningens upplägg Inleder med PP-presentation om punkterna ovan Därefter demonstreras systemet, varvat med att användarna jobbar själva Kort fika Möjlighet att göra egna övningar

3 Flödesbeskrivning Visma Invoice Manager Raindance Epost
Fakturor i Invoice Manager Du har en eller flera fakturor i din kö i Invoice manager. Teknodont AB Flödesbeskrivning Visma Invoice Manager Ankomst Sakgranska Attest Fakturor Scanning Ankomstbokning Definitivbokning Betalning Raindance Kort beskrivning av fakturan flöde i systemet… Flödet börjar naturligtvis med någon form av beställning. När beställningen är gjord skapas en faktura som så småningom skickas till Mah för betalning. Med vår nya fakturaadress skickas fakturan direkt till BankGiroCentralen BGC skannar in fakturan i systemet. Efter skanning ankommer fakturan digitalt till Mah och fördelas ut till respektive sakgranskare (utifrån angiven referens). Samtidigt ankomstregistreras fakturan i Raindance. Servern finns i Åmål. Det är även förberett för e-fakturor, dvs fakturor skickade digitalt direkt från leverantör. Efter ankomst utförs i vanlig ordning Sakgranskning och Attest av fakturan. (som vi tills idag gjort genom att skicka pappersfakturor fram och tillbaka mellan ekonomiavdelning och granskare/attestanter) När fakturan är attesterad är den klar för betalning. Före betalningen går iväg finns det möjlighet för ytterligare ett kontrollsteg i det som kallas Utanordning – exempelvis kan utanordningen användas för att granska vissa beloppsintervall eller liknande. Betalning – Efter attest och eventuell Utanordning betalas fakturan i Raindance.

4 Rutiner vid inköp/beställning
Vid inköp/beställning ska ditt användarnamn i IM anges som referens till leverantören. Detta ID gör att IM kan identifiera att fakturan skall skickas till just dig! Referensen är/var användarnamn i IM (=datoridentitet, samma som användarnamnet vid Novell-inloggningen), ex ODTOED. Referens på fakturorna är nyckeln till att fakturaflödet på högskolan ska fungera smidigt. Vid kontakt med leverantör, var noga med att uppge vår nya fakturaadress. I de fall då fakturor av någon anledning ändå inkommer direkt till personer i organisationen skall dessa omedelbart lämnas till fakturastöd för vidarebefordring till BGC. .. Malmö högskola BGC-id: MAH4422 Box MALMÖ Poängtera vikten av att fakturorna går direkt till BGC. Både merhantering hos oss och mindre tid för fakturan i flödet (Sakgranskning/Attest).

5 Malmö högskola Box 50500 202 50 MALMÖ

6 Viktiga begrepp Sakgranskning Attest
Kontrollera att tolkade uppgifter överensstämmer med uppgifter på fakturan. Konstatera att pris och kvantitet på fakturan stämmer med beställning. Ange komplett kontering. Attest Godkännande att fakturan går till betalning med av sakgranskaren angiven kontering.

7

8 Viktiga begrepp Skicka, ”åter till sak” kontra Vidarebefordra
Skicka – fakturan förflyttar sig framåt. 1) Sakgranskare 2) Attestant 3) Betalning Vidarebefordra – fakturan förflyttar sig ”i sidled”. Åter till sak – fakturan flyttar bakåt i fakturaflödet till sakgranskare För omkontering (alltid två parter om faktura)

9 Viktiga begrepp (forts)
Kontering När kostnader och intäkter registreras i ekonomisystemet används en så kallad kodsträng. På Mah består kodsträngen av 8 koddelar. 5460 70 7085 474901 11 10 000 1471 70 7085 2 500 Var beredd på ”mothugg” vad gäller kontering.. Motivera med att: Sakgranskaren är den som faktiskt vet bäst! Projekt och kontoplan är begränsad. Det finns sökhjälp …och fakturastöd

10 Viktiga begrepp (forts)
Den kontering som ligger i Sakgranskarens uppdrag innebär att ange konto och projekt/delprojekt samt verksamhetskod för fakturan. Pelle Persson Kalle Karlsson Nisse Nilsson Janne jansson X 5460 5999 70 7085 474903 13 10 000 5 000 X 1471 70 7085 2 500 X 5460 70 7085 378551 41 5 000 Fakturabelopp 12 500 Var beredd på ”mothugg” vad gäller kontering.. Motivera med att: Sakgranskaren är den som faktiskt vet bäst! Projekt och kontoplan är begränsad. Det finns sökhjälp …och fakturastöd Kvar att kontera 5 000 OK Skicka

11 Organisation – Mah Slutanvändare Sakgranskare Attestanter
Fakturastöd – Ekonomienheten på kansliet Tobias Edberg Marie Rosberg Mladenko Govorcin Slutanvändare: Sakgranskare och Attestanter med uppgift att sakgranska och attestera.. se ”viktiga begrepp” Sakgranskare: Kontrollera och kontera Attestant: Attestera Fakturastöd: Stöd och hjälp för slutanvändarna. Hanterar allt som ”hamnat vid sidan om”. (Viss kontrollfunktion.) Hit vänder sig slutanvändaren främst för konteringshjälp och IT-/systemtekniska problem. Jobbar även med… Hantering av fakturor med referensproblem Faktura för utredning Invänta kredit (Validera konto/objekt)

12 Fördelar med elektronisk fakturahantering
Huvudsakliga fördelar med IM: Roligare fakturahantering Nya och bättre sökmöjligheter Minimerad pappershantering Högre kvalitet i redovisning Öppet för framtida utveckling av beställnings- och inköpssystem Huvudsakliga fördelar med IM: Enklare fakturahantering Nya och bättre sökmöjligheter Minimerad pappershantering Högre kvalitet i redovisning Öppet för framtida utveckling av beställnings- och inköpssystem Förenklar Säkrar Medvetandegör Sökmöjligheter: Alla fakturor finns i systemet. Inget pärmbläddrande i arkivet. Användaren kan från sin egen arbetsplats söka ut information utan att behöva boka tid hos ekonomihandläggare. Slutanvändaren behöver inte kopiera sin faktura. Effektivitet: Fakturans väg från leverantör till betalning blir rakare. Tydliga tidsgränser i systemet ger snabbare hantering och färre för sent betalda fakturor med dröjsmålskostnader som påföljd. Obs! Viktigt med nya fakturaadressen – inga fakturor till ”personliga adresser”.. Kvalitet: Inga fakturor ”försvinner på vägen”. All information lättillgänglig. Möjlighet att bevaka hantering av utvalda konton, t ex representation. Kontostyrning => Vissa konton fördefinierade för vissa leverantörer, exempelvis telefon. Papper: Alla fysiska fakturor lagrade hos BGC. Inga papper hos oss => Mindre arkivutrymme Framtid:….Möjlighet att styra inköp till upphandlade leverantörer. Kontering redan i samband med beställning. Med IM får vi allså en bättre och säkrare fakturahantering och redovisning genom att säkerheten i systemet är bättre (inga fakturor försvinner), tidsramarna i systemet är klarare (mindre dröjsmålskostnader), ”Slogan”: Förenkla – Säkra – Medvetandegöra

13 Referens Adress Återigen 24 november som brytdatum
Viktigt att ange referens Viktig att ange rätt adress

14 Nu till IM