Offentlig upphandling – Möjligheter och förnyelse?

En presentation över ämnet: "Offentlig upphandling – Möjligheter och förnyelse?"— Presentationens avskrift:

1 Offentlig upphandling – Möjligheter och förnyelse?

2 Upphandlingsprojektet inom SN m.fl.
Vi vill påverka tjänstemän och politiker som ansvarar för upphandlingsfrågor Gör upphandlingsfunktionen mer strategisk Förbättra dialogen i alla faser av upphandlingsprocessen Bli bättre kravställare Annonsera även mindre upphandlingar på den kommunala hemsidan Skifta fokus från pris till kvalitet

3 Offentlig upphandling
Regler för offentliga inköp finns sedan lång tid tillbaka. Genom EU- medlemskapet är vi bundna av EU:s direktiv. Syftet med EU:s regler: Öppna upp EU: inre marknad Skyddslag till förmån leverantörer mot UM godtycke Effektiv användning av offentliga medel Offentlig sektor i Sverige köper varor, tjänster och byggentreprenader för (eller är det 800 eller kanske 900?) miljarder kronor per år. Drygt 70 procent av alla offentliga inköp är direktupphandlingar, vilka vanligtvis inte annonseras.

4 Fakta om offentlig upphandling
upphandlingar annonseras varje år 30 procent av upphandlingarna i Sverige avser ramavtal 30 procent av upphandlingarna regleras av EU:s upphandlingsdirektiv 7,6 procent av alla annonserade upphandlingar blir föremål för överprövning

5 Vilka offentliga aktörer berörs?
Kommuner Landsting Staten Föreningar och stiftelser som finansieras/kontrolleras av staten eller en kommun Upphandlande bolag

6 Verktyg Lag om offentlig upphandling (LOU)
Lag om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF) Lag om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS) Lag om valfrihetssystem (LOV) - som dock inte motsvaras av något EU-direktiv Lag om koncessioner (LUK)

7 Hur påläst behöver jag vara?
EU-rättsliga principerna: Likabehandling Icke-diskriminering Öppenhet Ömsesidigt erkännande Proportionalitet

8 Hitta upphandlingarna
Ingen annonsering Myndigheternas hemsidor Elektroniska databaser (E-avrop, Mercell, Opic m.fl.) TED (Tenders Electronic Daily)

9 Vanliga misstag som företag gör
Säljsnacket Läser inte förfrågningsunderlagen Frågar inte Svarar inte på vad som efterfrågas Dålig kommunikation mellan sälj och kundservice Dialog och uppföljning

10 Goda råd till företagare
Hitta info om upphandling på Hur ser marknaden ut för just Dina produkter? Har Du en strategi för hur Du ska marknadsföra Dina produkter mot offentliga aktörer? Tänk på att direktupphandlingar inte alltid annonseras. Viktigt att rikta sig mot beställaren (inte upphandlaren) Har Du tagit del av tidigare upphandlingar? Var ligger exempelvis prisnivån? När löper nuvarande kontrakt ut? Ha koll på kommunernas hemsidor. Gå på företagarmöten som kommunen anordnar.

11 Goda råd till företagare
Uppfyller Ditt företag inte alla krav? Om inte – är det möjligt att samarbeta med ett annat företag? Det räcker med att uppfylla kvalificeringskraven, man behöver inte uppfylla dem ”med råge” Saknar Ditt företag tillräcklig ekonomisk, teknisk eller yrkesmässig kapacitet? I så fall finns det möjlighet att åberopa annat företags kapacitet för att uppfylla kraven. Läsa igenom de frågor och svar som publiceras på kommunens hemsida Börja i god tid! Svara på alla frågor!

12 Anbudet! Läs igenom förfrågningsunderlaget noga.
Ställ en fråga – om något är otydligt. Fyll bara i det som efterfrågas. Har jag accepterat alla ska-krav? Har behörig person undertecknat under avtalet? Begär sekretess för känsliga uppgifter. Lämna anbudet i tid. Har jag bifogat alla handlingar som begärts? Har jag sparat de uppgifter jag skickat in? De flesta anbud lämnas numera elektroniskt. Undvik att göra det sista kvällen… Ge köparna feedback! Då blir kommande upphandlingar bättre.

13 Nya upphandlingsregler
2014 togs beslut om tre nya direktiv ”Ett klassiskt direktiv” (blir ny LOU) ”Ett försörjningsdirektiv (blir ny LUF) Ett helt nytt direktiv om koncessioner (tjänste- och byggkoncessioner) Ny svensk upphandlingslagstiftning senast 18 april 2016. Försenat prel. 1/1 2017

14 Bakgrund till EU:s nya upphandlingsdirektiv
Sunda förfaranden Förenkling och ökad flexibilitet Strategisk användning av offentlig upphandling som svar på nya utmaningar Underlätta för små- och medelstora företag Bättre vägledning och tillsyn

15 Vad bör kommunen göra! Ha ett tydligt SME-fokus
Arbetat medvetet med hemsidan – inkl information om kommande upphandlingar Träffa regelbundet leverantörer inför avtalsslut för att summera för- och nackdelar med avtalet Bjud in leverantörer till företagarfrukostar flera ggr /år med KSO, kommundirektörer, inköpschef och näringslivschef; ha en öppen attityd mot företag som vill prata upphandling Ring runt till tänkbara leverantörer inför en upphandling för att få info om rimliga former och krav i ffu.   Alla nya chefer i kommunen måste gå en kurs i upphandling för att få ett ”upphandlingskörkort” Om KSO och kommundirektören anser att upphandlingsfrågorna är viktiga och att lag ska följas, medför detta att upphandlingsfunktionen får en hög legitimitet i organisationen samt högt förtroende bland övrig personal.

16 Behoven i offentlig sektor och näringslivets utveckling
- Upphandling borde syfta till att stärka den offentliga verksamhetens förnyelse, kvalitet och effektivitet med stöd av innovationsupphandling, - samtidigt som innovationsförmågan och förutsättningarna för strukturomvandling i näringslivet stärks.

17 Upphandling för att möta behoven

18

19 Varför söka nya lösningar?
Samhället behöver innovationer på viktiga områden – klimat, energi, transporter, hälso- och sjukvården samt omsorgen (även inom utbildningsområdet) Innovationer kan handla om att ta existerande lösningar i anspråk på nya områden. Man behöver därför möjliggöra utveckling och testbäddar Mer av tillit och samspel mellan parterna behövs

20 Två olika former av upphandlingar av innovationer
Innovationsvänliga upphandlingskrav Krav utformas så att innovativa lösningar kan konkurrera Kan tillämpas i stor utsträckning Främjar inköp av innovationer och ”early adoption” Innovationsupphandling En innovation krävs för att helt tillfredsställa behovet Processen kan ligga innanför eller utanför det juridiska begreppet ”upphandling” Risker för upphandlande myndighet

21 Innovationsvänliga upphandlingsformer
Funktionsupphandling Alternativa anbud Konkurrenspräglad dialog OPS-lösningar Projekttävling Grön upphandling

22 Nya upphandlingslagarna
”Det är av yttersta vikt att fullt ut utnyttja de möjligheter som offentlig upphandling ger att uppnå målen i Europa strategin för hållbar tillväxt” Alternativa anbud Innovationspartnerskap Funktions- och prestandakrav Livscykelkostnader

23 Politiken måste engageras
Vilken beställarkompetens vill politikerna att förvaltningen ska ha? Hur tydlig är politikerna mot beställarna om vad som är uppdraget? Vilka leverantörer önskar beställarna ha?

24 Tidig dialog skapar förståelse och kunskap om behoven och möjligheterna
Näringslivet bidrar med kunskap och inspel Tidig dialog med marknaden Funktionell kravspecifikation Specificera kraven LOU Annonsering och tdb

25 Funktionsupphandling
Funktionsupphandling innebär en försörjningsform i samverkan med verksamhetens strategi för utveckling och inbegriper en tyngd på verksamhetsnytta Funktionsupphandling handlar om att ställa funktionskrav istället för att ställa produktkrav Man definierar sina behov genom att definiera funktionen som skall utföras, i istället för att definiera varan som ska utföra den. T.ex. rent golv eller mätt och belåten äldre Ekonomiskt mest fördelaktiga (ej lägsta pris)