Lathund e-postfax Använda fax

En presentation över ämnet: "Lathund e-postfax Använda fax"— Presentationens avskrift:

1 Lathund e-postfax Använda fax
Här är en neutral sida som kan användas som förstasida i presentationen. All text vänsterställs.

2 Lathund e-postfax Sid. 2-4: Behandlar hur du ändrar från fax till vanlig e-post och tvärtom, samt kommer åt inkorgen. Sid. 5-9: Visar hur du tar emot fax, skickar fax etc. Sid : Hur du sparar en utskrift som PDF, bifogar fil och sparar bifogade filer Sid : Hur du skapar en gemensam adressbok Sid : Hur du skapar en e-postsignatur för e-postfaxen Problem och eventuella frågor hänvisas till Telefonservice, via e-post eller anknytning 5070 (röstbrevlåda)

3 Information om hur du ändrar avsändare i Outlook
När ni har lagt till e-postfaxen i Outlook och väljer ”ny e-post” har du nu ett nytt val ”Från”. Var observant med vilken adress du väljer att skicka ifrån. Du kan aktivt välja den e-postadress du vill skicka från genom att trycka på ”Från” och välja respektive adress.

4 Om du markerat e-postfaxadressen och väljer ”ny e-post” kommer e-postfaxen automatiskt vara förvald som avsändare. Samma sak gäller för din egen adress om ni markerat ditt personliga konto. För tillgång till e-postfaxens inkorg måste du trycka på ”pilen” framför adressen och välja ”inkorg”.

5 Fax via E-post Ta emot fax
Inkommande fax omvandlas av faxtjänsten till ett e-postmeddelande som sedan skickas till en e-postadress, personlig eller en e-postfaxbrevlåda. Faxet bifogas som en bilaga i inkommande e-postmeddelande. Levereras som en PDF-fil alternativt TIF-fil och kan sparas, skrivas ut, vidarebefordras etc. Filen namnsätts enligt principen; ”datum_tid_avsändande faxnummer.pdf”, exempelvis” _115235_ pdf”. Detta gör det enkelt att sortera och söka bland mottagna fax. Det avsändande telefonnumret visas i e-postmeddelandets från-fält, vilket gör det mycket enkelt att svara tillbaka på ett mottaget fax med e-postmeddelandets normala svarsfunktion. OBS! fax från dolt nummer (ex. sjukhus) kommer se ut att komma från växeln (7000) – I dessa fall går det inte att använda svarsfunktionen. Exemplet till höger visar ett skickat fax från en vanlig faxmaskin, ankn. 8409, till e-postfax ankn (FAX SSK CENTRUM)

6 Skicka fax Sändning av fax utförs via Outlook. Adressering av ett e-postmeddelande som ska konverteras till fax sker enligt principen: där telefonnummer ersätts med den mottagande faxens telefonnummer inkl. riktnr. Exempel på e-postfax från till vanlig fax, Faxnr är i exemplet knutet till e-postfax

7 Exempel på hur e-postfaxet från föregående sida ser ut hos mottagaren (i en vanlig faxmaskin)

8 Adressering och kvittens
Fax kan skickas till både nationella och internationella destinationer. För att adressera en mottagare av fax anges mottagarens faxnummer i nationellt eller internationellt format. Då fax skickas nationellt skall alltid riktnummer anges. Skickas fax till anknytningar i vår växel skall även här hela numret samt riktnummer anges. Adresseringsformer för fax; Nationellt format inkl. riktnummer. boras.se Internationellt format alternativ 1. boras.se Internationellt format alternativ 2. boras.se Internationellt format alternativ 3. Kvittens levereras till avsändarens e-postadress när sändningen ej lyckats. I det fall faxet inte har levererats till mottagaren framgår en orsak till detta av kvittensen.

9 Bilagor Tjänsten har stöd för e-post som innehåller bilagor. Bilagorna i ett e-postmeddelande konverteras till fax. Tjänsten har bland annat stöd för nedanstående bilageformat. .xls/.xlsx Excel .doc/.docx Word .ppt Power Point .pdf Acrobat Reader .html Hypertext dokument .txt Textfiler .tiff Bildformat .jpeg Bildformat .bmp Bildformat .gif Bildformat .pcx Bildformat .png Bildformat

10 Spara en utskrift som PDF
När du är inne i ex. ett verksamhetssystem som VIVA kan du konvertera detta till PDF på datorn genom att utföra följande steg. Då du ska skriva ut dokumentet väljer du i rullistan för ”skrivare” alternativet ”Microsoft Print to PDF”. Tryck sedan på ”Skriv ut” OBS! Funktionen ”Microsoft Print to PDF” finns i de flesta system och program. Det kan ibland se olika ut beroende på vilket system man använder. Grundprincipen är dock den samma, se exempel nedan.

11 Du får nu upp en ruta som heter ”Spara utskrift som”, där döper du ditt dokument, väljer valfri mapp och tryck på ”Spara”. I exemplet döpte jag utskriften till ”Utskrift i PDF” och sparade den på skrivbordet. Filen kan nu enkelt bifogas och faxas iväg utan att man behöver skriva ut dokumentet. Om ni till exempel ska infoga något i VIVIA och VIVA klarar av Word-dokument behöver ni inte göra om det till PDF. Samma sak gäller i molnfaxen då den hanterar vanliga Word dokument och gör om dessa till fax på samma sätt som den gör med PDF-filer.

12 Bifoga dokument i e-postfax/spara ner dokument
För att bifoga ett dokument i ett mail drar du antingen filen från vald destination rakt in i mailet eller så väljer du knappen ”Bifoga fil”. Har du nyligen använt önskat dokument kommer det upp under ”senaste objekt”. Då är det bara att klicka på önskad fil. Annars trycker du på alternativet ”Bläddra i den här datorn” och gå till den plats filen finns.

13 Markera filen och tryck på ”Infoga”, filen bifogas nu in i mailet.

14 Spara ner ett dokument från e-post / fax
Du kan dra ut filen och lägga den i valfri mapp eller högerklicka på den aktuella filen och välj ”spara som”. Döp filen till valfritt namn och spara den i önskad mapp på din dator.

15 Skapa gemensam adressbok för e-postfax

16 Skapa en gemensam adressbok för alla användare som har tillgång till e-postfaxen.
Börja genom att trycka på ”Adressbok”: Välj sedan ”Arkiv” och välj alternativet ”Ny uppgift…” i rullistan :

17 Välj ”Ny kontakt” och i rullistan ”Placera posten i” är det viktigt att du väljer ”Kontakter” under er specifika molnfaxadress i bilden till höger är enbart ett exempel.

18 I den nya rutan som kommer upp skriver du in den information som behövs i form av namn, nummer etc. OBS! tänk på att fältet E-post är det ”aktuella Ex: Tryck sedan på ”Spara och stäng” i vänstra hörnet.

19 SSK Klintesväng (från exemplet på föregående sida) kommer nu upp som förval när du skriver i namnet i ”Till…”-rutan.

20 När du är inne i ett nytt e-post meddelande går det också att välja en adress från er specifika adressbok genom att klicka på ”Adressbok”. I följande fönster som kommer upp väljer du ”Kontakter” under er e-postfaxadress i rullistan ”Adressbok”. När du har valt ”Kontakter” visas era sparade nummer och det är enkelt att välja önskad mottagare.

21 Skapa signatur i Outlook

22 Välj ”Arkiv” – uppe i vänstra hörnet
Välj sedan ”Alternativ”

23 Välj sedan ”E-post” i vänsterfliken och tryck på ”Signaturer” i rutan till höger

24 Skriv en lämplig signatur och tryck sedan på ”Spara”
Skapa en ny signatur genom att trycka på ”Ny” och ange ett passande namn på signaturen i rutan som dyker upp. Tryck sedan på ”OK” Skriv en lämplig signatur och tryck sedan på ”Spara” Här kan du också välja att använda din egen signatur.

25 Välj e-postfaxen i rullistan under signaturstandard
Välj e-postfaxen i rullistan under signaturstandard. I exemplet till vänster står Klintesvängs fax, i ert fall kommer ni få upp er specifika e-postfaxadress. Välj sedan signatur ”e-postfax” i rutorna för ”Nya meddelanden:” samt ”Svar/vidarebefodran” eller vad ni själva valde att döpa den nya signaturen till i stegen på föregående sida. Tryck sedan på ”OK”.

26 Nu ”ska” signaturen som du skrivit in automatiskt finnas med nästa gång du skapar ett nytt mail i e-postfaxens inkorg.