2015-10-07 Registrering i ELVIS och utdata i Cognos gällande Standardiserade vårdförlopp SVF-utbildning våren 2017 Presentation av utbildare, både.

En presentation över ämnet: "2015-10-07 Registrering i ELVIS och utdata i Cognos gällande Standardiserade vårdförlopp SVF-utbildning våren 2017 Presentation av utbildare, både."— Presentationens avskrift:

1 Registrering i ELVIS och utdata i Cognos gällande Standardiserade vårdförlopp SVF-utbildning våren 2017 Presentation av utbildare, både lokalt och regionalt, med namn och organisation samt erfarenhet från SVF.

2 Innehåll Inledning Registrering av SVF i ELVIS Utdata i Cognos
Innehåll Inledning Registrering av SVF i ELVIS Utdata i Cognos Frågor och avslutning Presentera dagens agenda, innehåll, tider att passa, tid för fika (?) etc. Fråga om det finns något ytterligare som deltagarna eventuellt vill ta upp/hinna med.

3 Beskrivning av det nationella projektet Varje dag räknas, se Nationellt projekt under perioden Del av regeringens cancerstrategi. Nationellt projekt. Två miljarder under fyra år, 500 miljoner årligen i stimulansmedel till deltagande regioner VGR erhåller årligen ca 70 miljoner RCC har uppdraget att samordna implementeringen Införandet sker i linjen av de respektive förvaltningarna

4 Vad är ett standardiserat vårdförlopp
Vad är ett standardiserat vårdförlopp Avslut av SVF vid start av behandling Start av SVF (välgrundad misstanke om cancer) Utredning Avslut av SVF av annan orsak Vad är ett standardiserat vårdförlopp? Ett förutbestämt och innehållsmässigt definierat utredningsförlopp som (för närvarande) startar då en läkare har en välgrundad misstanke om cancer och slutar då patienten startat sin behandling. I beskrivningen av ett standardiserat vårdförlopp anges vad som ligger till grund för välgrundad misstanke om (en viss) cancer och vilka utredningar som ska göras för att ställa diagnos och fatta beslut om behandling och vilka maximala, värdeskapande ledtider som gäller för alla i vårdförloppet ingående utredningsåtgärder. De standardiserade vårdförloppen omfattar för närvarande tiden fram till start av första behandling. I ett senare skede kan även resten av vårdprocessen komma att inkluderas i beskrivningarna. För de resterande delarna av vårdprocessen hänvisas till de nationella vårdprogrammen.

5 Vårdförloppsbeskrivningar
Vårdförloppsbeskrivningar Vårdförloppsbeskrivningar är framtagna för samtliga förlopp Vårdförloppsbeskrivningar finns på RCC Västs hemsida Alla behöver ha kunskap om den eller de förlopp man arbetar med.

6 SVF i VGR 1 september 2015: 3 april 2017: Akut myeloisk leukemi Analcancer Cancer i urinblåsa Tyreoidea Huvud – hals cancer Njurcancer Matstrups- och magsäckscancer Akut leukemi (AML och ALL) - sammanlagning Prostatacancer Lymfom och KLL - Sammanslagning 4 april 2016: Skelett och mjukdelssarkom Bröstcancer Peniscancer Bukspottkörtelcancer Cervixcancer Cancer i galla och gallvägar Endometriecancer Levercancer Testikelcancer Lymfom Myelom Äggstockscancer 2 maj 2016: Cancermisstanke vid allvarliga, diffusa symtom Cancer utan känd primärtumör (CUP) Lungcancer Maligna hjärntumörer Tjock- och ändtarmscancer Malignt hudmelanom Fem första förloppen startade 1 sep 2015 Ytterligare 13 förlopp startade under våren 2016. 10 nya förlopp 2017, inte lika stora patientgrupper 2017 som 2016 Beskrivningar finns på hemsidan. Vårdförloppsbeskrivningar finns för nedladdning på

7 Mätpunkter och KVÅ-koder
Mätpunkter och KVÅ-koder Avslut av SVF vid start av behandling V(XX)50-V(XX)60 Start av SVF (välgrundad misstanke om cancer) V(XX)10 Utredning V(XX)15-V(XX)44 Avslut av SVF av annan orsak V(XX)70-V(XX)78 För att kunna registrera och rapportera mätpunkterna i landstingens IT-system på ett enhetligt sätt har Socialstyrelsen utvecklat ett antal KVÅ-koder. Den 1 september 2015 införs de standardiserade vårdförloppen i vårdpraxis inom VGR och koderna finns tillgängliga i ELVIS för registrering En särskild kodningsvägledning har tagits fram för respektive vårdförlopp, till hjälp för de som ska registrera uppgifterna. Initialt har VGR valt att fokusera på registrering av Start av SVF samt Start av första behandling/Avslut av SVF innan första behandling, då det är ett nationellt krav att rapportera ledtider till SKL. Från 2017 ställer SKL krav på att för 7 av förloppen även nationellt redvisa utökad utredning. Utökad utredning registreras under utredningsdelen. Kodningsvägledningar för respektive vårdförlopp finns för nedladdning på

8 Ny kodningsvägledning
Ny kodningsvägledning Kodningsvägledning som beskriver vilka KVÅ-koder som ska användas vid registrering. Gäller för samtliga förlopp. Gå ev. igenom en kodningsvägledning, hur den är uppbyggd m.m.

9 Nya kodningsvägledningar
Nya kodningsvägledningar För varje vårdförlopp finns en kodningsvägledning som beskriver vilka KVÅ-koder som ska användas vid registrering Gå ev. igenom en kodningsvägledning, hur den är uppbyggd m.m.

10 Utredning - mellanliggande mätpunkter
Utredning - mellanliggande mätpunkter VXX15 – Välgrundad misstanke om cancer – remiss mottagen i specialiserad vård VXX20 – Välgrundad misstanke om cancer – remiss bedömd av koordinator/läkare i specialiserad vård VXX22 – Kirurgisk åtgärd för diagnostik VXX25 – Första besök i specialiserad vård VXX35 – Multidisciplinär konferens (MDK) VXX40 – Information om diagnos/utredningsresultat VXX43 – Behandlingsbeslut efter basutredning VXX44 – Behandlingsbeslut efter utökad utredning SKL har tagit fram mätpunkter som sker under utredningen. Markerade mätpunkter är möjliga att registrera i VGR.

11 Utredning - mellanliggande mätpunkter
Utredning - mellanliggande mätpunkter Frivilliga koder möjliga att använda i VGR: VXX22 – Kirurgisk åtgärd för diagnostik VXX35 – Multidisciplinär konferens (MDK) VXX40 – Information om diagnos/utredningsresultat VXX43 – Behandlingsbeslut efter basutredning Mellanliggande mätpunkter som är möjliga att registrera i VGR. För mer info se kodningsvägledningar.

12 Behandlingsbeslut efter utökad utredning
Behandlingsbeslut efter utökad utredning För vissa av SVF-förloppen skiljer sig målledtiderna åt beroende på om patienten genomgått en bas-, eller utökad utredning. Gäller förloppen Lever, Gallblåsa-gallgång, Bukspottkörtel, Hjärntumörer, Njure, CUP, Tjock-ändtarm Obligatoriskt att registrera Utökad utredning, VXX44 Frivilligt att registrera Basutredning, VXX43 För sju av förloppen är det krav ett krav att nationellt rapportera till SKL om en utökad utredning har skett.

13 Överflyttning mellan landsting
Överflyttning mellan landsting VXX90 – Patient överflyttad till annat landsting/region Hanteras som Avslut av SVF av annan orsak Skickas inte till SKL Registreras i bilden Diagnosregistrering VXX91 – Patient mottagen från annat landsting/region Lösning ej klar Det arbetas på att ta fram en lösning för att hantera mottagande av patienter från andra regioner/landsting och först ut är arbetet med Halland. Då målet är att få nödvändig information i fil från Halland för att inte behöver registrera något extra i VGR. Det ska även tas fram en lösning för mottagande av patienter från andra regioner än Halland.

14 Matchning (personnummer, KVÅ-kod)
Analysfunktion ledtider SVF Matchning (personnummer, KVÅ-kod) Start av SVF Start av 1a behandling (alternativt avslut av SVF innan första behandling) Rapporter Den här bilden presenterar hur lösningen för registrering och utdata ser ut inom VGR. Registreringsflödet visas högst upp i bilden. Registrering av Start kan ske på en enhet/ett sjukhus medan registrering av Start av behandling/Avslut kan ske någon annanstans. SVF-data matchas med hjälp av personnummer i en analysfunktion. Resultatet presenteras i form av rapporter i Cognos. Dessutom skickas varje månad en fil till SKL med avslutade vårdförlopp (kompletta ledtider) – de förlopp som avslutas i oktober skickas till SKL den 21 november. - När vi tittar på hur det ser ut för VGR har vi all information i våra egna system. Frågan lyft till SKL att utöka fönstret för att ta emot SVF-data, t.ex. rullande tre månader. Uppgifter skickas även till IC Quality som hanterar PREM-enkäter, för närvarande skickas PREM-enkäter till patienter som genomgått något av de fem första förloppen (start 2015). Nationell uppföljning, SKL Underlag till patientenkäter (PREM) Standardrapporter för patientuppföljning och kvalitetssäkring Möjlighet till analys Rapporter för övergripande uppföljning på ledningsnivå

15 Matchning (personnummer, KVÅ-kod)
Analysfunktion ledtider SVF Matchning (personnummer, KVÅ-kod) Nästa steg Carlanderska – SVF INCA Start av SVF Start av 1a behandling (alternativt avslut av SVF innan första behandling) Lundby - Cosmic Rapporter Nästa steg är att utveckla lösningen så att det även blir möjligt att ta emot mätpunkter från andra system än ELVIS. Diskussion om SVF INCA Start och slut i ELVIS och resten i INCA, dubbelt en period. Verksamheterna efterfrågar att kunna följa upp mellanliggande mätpunkter för att kunna utveckla processerna. Nationell uppföljning, SKL Underlag till patientenkäter (PREM) Standardrapporter för patientuppföljning och kvalitetssäkring Möjlighet till analys Rapporter för övergripande uppföljning på ledningsnivå Halland - VAS

16 Registreringar SVF Period: 1 sep 2015 till 31 oktober 2016
Här är ett utdrag ur en av standardrapporterna. Här ser vi att alla 18 förloppen är igång och har både Start och Avslut Det fungerar! Vi krymper våra ledtider. Det har gett resultat på kort tid. Arbetsmaterial

17 Lokalt organisation SVF
Lokalt organisation SVF Behov av lokalt användarstöd SVF Registrering i ELVIS Besvara frågor Utbilda lokalt Rapporter och kuber i Cognos SVF införs i linjen - pågående arbete hos förvaltningarna Succesiv

18 Regional organisation SVF registrering och utdata
Regional organisation SVF registrering och utdata För SVF finns ett regionalt nätverk med syfte att föra ut information om registrering och utdata till förvaltningarna och samla in verksamheternas krav. Det regionala nätverket kommer att formaliseras ytterligare i takt med att lösningen går över till förvaltning.

19 Användarstöd SVF På RCC Västs hemsida återfinns följande stöd för arbetet med registrering och uppföljning av standardiserade vårdförlopp: Manual för registrering i ELVIS Utbildningsfilm Registrering av standardiserade vårdförlopp i ELVIS Frågor och svar om registrering Diagnos- och åtgärdsregistrering under pågående vårdtillfälle Användarstöd rapporter och kuber SVF Söka behörighet till SVF-rapporter i Cognos Länk: Användarstöd samlas på RCC Väst hemsida. (se länk) Länka direkt till sidan från flera ställen, t.ex. Fokus så att verksamheten kan gå direkt in.

20 Innehåll Inledning Registrering av SVF i ELVIS Demo rapporter i Cognos
Innehåll Inledning Registrering av SVF i ELVIS Demo rapporter i Cognos Frågor och avslutning

21 Registrering Avslut av SVF vid start av behandling V(XX)50-V(XX)60
Registrering Avslut av SVF vid start av behandling V(XX)50-V(XX)60 Start av SVF (välgrundad misstanke om cancer) V(XX)10 Utredning V(XX)15-V(XX)44 Avslut av SVF av annan orsak V(XX)70-V(XX)78 För att kunna registrera och rapportera mätpunkterna i landstingens IT-system på ett enhetligt sätt har Socialstyrelsen utvecklat ett antal KVÅ-koder. Den 1 september 2015 införs de standardiserade vårdförloppen i vårdpraxis inom VGR och koderna finns tillgängliga i ELVIS för registrering En särskild kodningsvägledning har tagits fram för respektive vårdförlopp, till hjälp för de som ska registrera uppgifterna. Initialt har VGR valt att fokusera på registrering av Start av SVF samt Start av första behandling/Avslut av SVF innan första behandling, då det är ett nationellt krav att rapportera ledtider till SKL. Kodningsvägledningar för respektive vårdförlopp finns för nedladdning på

22 Registrering av startdatum i ELVIS
Registrering av startdatum i ELVIS Beslutsdatum/remissdatum Planeringsunderlag Öppenvårdsbesök Slutenvårdstillfälle Telefonkontakt Brevkontakt Diagnosregistrering Är det beslutsdatum/remissdatum som ska fångas så ska man registrera i bilden Planeringsunderlag. Är det datum för vårdkontakt som ska fångas så ska man registrera i bilden Diagnosregistrering.

23 Registrering av startdatum i ELVIS
Registrering av startdatum i ELVIS Beslutsdatum/remissdatum Planeringsunderlag Öppenvårdsbesök Slutenvårdstillfälle Telefonkontakt Brevkontakt Diagnosregistrering

24 Vård-begäranmärkt VMC Vårdbegäran ankomst-registreras Vårdbegäran bedöms Planering Undersöknings- block enligt SVF MDK Avslut av SVF vid start av behandling ELVIS: Ny vårdbegäran ELVIS: Nytt planerings-underlag ELVIS: Diagnos-registrering Avslut av SVF av annan orsak ELVIS: Diagnos-registrering Skärmbild ELVIS: Ny vårdbegäran KVÅ-koder för SVF: Registreras ej i Ny vårdbegäran Informera om vikten av att återkoppla till PV om remiss som borde vara märkt SVF (VMC) inte är det. Mottagande enhet tar emot vårdbegäran och registrerar den i ELVIS-modulen Ny vårdbegäran där remissdatum registreras i fältet Beslutsdatum (beslutsdatum = remissdatum)

25 KVÅ-kod för Start av SVF (VMC) registreras i fältet Åtgärd
Vård-begäranmärkt VMC Vårdbegäran ankomst-registreras Vårdbegäran bedöms Planering Undersöknings- block enligt SVF MDK Avslut av SVF vid start av behandling ELVIS: Ny vårdbegäran ELVIS: Nytt planerings-underlag ELVIS: Diagnos-registrering Avslut av SVF av annan orsak Skärmbild ELVIS: Nytt planeringsunderlag ELVIS: Diagnos-registrering KVÅ-kod för Start av SVF: V(XX)10 För mer info om KVÅ-koder se Kodningsvägledning från SKL Här fångas Start av SVF mha Beslutsdatum och KVÅ-kod i planeringsunderlaget. Utmaning vid registrering då remiss inte är märkt med SVF. Skapar ny öppenvårdskontakt, ett nytt, senare datum, då urologläkaren bedömer remissen. Regionalt beslut. Den specialiserade vården skapar ett planeringsunderlag, beslutsdatum för vårdbegäran hämtas med automatik från Ny vårdbegäran KVÅ-kod för Start av SVF (VMC) registreras i fältet Åtgärd CV/CB registreras i fältet Prioritet enligt ordinarie rutin Den specialiserade vården tar emot remissen och skapar en vårdbegäran i ELVIS-modulen Ny vårdbegäran där remissdatum registreras i fältet Beslutsdatum

26 Registrering av startdatum i ELVIS
Registrering av startdatum i ELVIS Beslutsdatum/remissdatum Planeringsunderlag Öppenvårdsbesök Slutenvårdstillfälle Telefonkontakt Brevkontakt Diagnosregistrering

27 KVÅ-kod för Start av SVF (VMC) registreras i fältet Åtgärdskod
Vård-begäran Vårdbegäran ankomst-registreras Vårdbegäran bedöms Planering Under sökning Undersöknings- block enligt SVF MDK Avslut av SVF vid start av behandling ELVIS: Ny vårdbegäran ELVIS: Nytt planerings-underlag ELVIS: Diagnos- och åtgärds-registrering Avslut av SVF av annan orsak Skärmbild ELVIS: Diagnosregistrering ELVIS: Diagnos- och åtgärds-registrering KVÅ-kod för Start av SVF: V(XX)10 För mer info om KVÅ-koder se Kodningsvägledning från SKL VA SVF huvud- och halscancer UNS - beslut välgrundad mis Här fångas Start av SVF mha KVÅ-kod vårdkontaktsdatum i Diagnosregistreringsverktyget KVÅ-kod för Start av SVF (VMC) registreras i fältet Åtgärdskod Datum för Start av SVF (VMC) visas i fältet Åtgärdsdatum och är detsamma som datum för Vårdkontakt. Inom slutenvård ska registrering ske under pågående vårdtillfälle och rätt datum för Start av första behandling registreras i fältet Åtgärdsdatum.

28 Registrering av datum för Avslut och mellanliggande mätpunkter i ELVIS
Registrering av datum för Avslut och mellanliggande mätpunkter i ELVIS Öppenvårdsbesök Slutenvårdstillfälle Brevkontakt Telefonkontakt Diagnosregistrering

29 Vård-begäranmärkt VMC Vårdbegäran ankomst-registreras Vårdbegäran bedöms Planering Undersöknings- block enligt SVF MDK Avslut av SVF vid start av behandling ELVIS: Ny vårdbegäran ELVIS: Nytt planerings-underlag ELVIS: Diagnos-registrering Avslut av SVF av annan orsak Skärmbild ELVIS: Diagnosregistrering ELVIS: Diagnos-registrering KVÅ-koder för Start av första behandling : V(XX)50-V(XX)60 För mer info om KVÅ-koder se Kodningsvägledning från SKL Här fångas Start av första behandling/Avslut av SVF innan första behandling mha KVÅ-kod vårdkontaktsdatum i Diagnosregistreringsverktyget Den specialiserade vården registrerar KVÅ-kod för Start av första behandling i fältet Åtgärdskod Datum för Start av första behandling visas i fältet Åtgärdsdatum och är detsamma som datum för Vårdkontakt. Inom slutenvård ska registrering ske under pågående vårdtillfälle och rätt datum för Start av första behandling registreras i fältet Åtgärdsdatum.

30 Innehåll Inledning Registreringsflöde Utdata i Cognos
Innehåll Inledning Registreringsflöde Utdata i Cognos Frågor och avslutning

31 Rapporter SVF Detaljrapport Underlag för djupanalys Verksamhetsrapport
Rapporter SVF Detaljrapport Underlag för djupanalys Verksamhetsrapport Personnummer KVÅ-koder Datum Poster per användare Poster per personnummer Poster per vårdförlopp och sjukhus Antal och ledtider per vårdförlopp för vald period För möjlighet till egna analyser av SVF-data Exceldokument Kub I Cognos finns möjligheter att presentera såväl detaljrapporter som övergripande verksamhetsrapporter. Olika målgrupp till rapporterna. Utöver detta tillhandahålls även underlag för djupanalys (excel) via Alfresco (motsvarar kuberna i Cognos).

32 Rapporterna finns i Cognos
Rapporterna finns i Cognos All utdata finns på en regiongemensam Cognosserver Rapporterna finns under mappen standardiserade vårdförlopp. Klicka er fram till rapporter. Rapporterna innehåller personuppgifter och speciell behörighet behövs för att se rapporterna. Behörighet sköts av respektive förvaltning. Grupp som behörighet söks till är: .g.app.Cognos.SVF.Pnr

33 Behörighet SVF-rapporter
Behörighet SVF-rapporter Instruktion för att söka behörighet. Finns på Cancercentrums hemsida.

34 Gruppering av patienters status
Start SVF = har endast en registrering med KVÅ-kod och datum för start av SVF Startat behandling = har registrering med KVÅ-koder och datum för både start av SVF och start behandling Avslutat SVF = har registrering med KVÅ-koder och datum för både start av SVF och avslut SVF Avvikande registrering = ologisk registrering, dubbla registreringar, fel KVÅ-kod

35 Flödespunkter Flödespunkt Start SVF hos Start behandling hos Avslut
NU Startat behandling SU Avslut SVF KS

36 Exportera lista till Excel eller pdf
Exportera lista till Excel eller pdf Resultat av en rapport kan exporteras som en Excel-fil eller till pdf genom att klicka på symbolen HTML och därefter välja önskat format.

37 3 rapporter, personnummernivå
102 Listrapport per vårdförlopp och sjukhus 103 Utsökning av specifik patient 104 Avvikande registrering

38 102 Listrapport per vårdförlopp och sjukhus
Startat standardiserat vårdförlopp Personnummer KVÅ-kod för start Datum startat SVF Antal dagar PVV eller MES Vårdförlopp startat av Remittenttyp XXXXXX-XXXX VA910 8 SKAS, M130, SLUMAB PV, SP ” ” Startat behandling Personnummer KVÅ-kod för start Datum startat SVF KVÅ-kod för start av behandling Datum start behandling Antal dagar PVV eller MES Behandling startat av Vårdförlopp startat av Remittenttyp XXXXXX-XXXX VJ110 VJ152 7 SÄS, KIRK, KIRMEN SÄS, KIRK, KIR4 PV, SP, ” ” Avslutat Personnummer KVÅ-kod för start Datum startat SVF KVÅ-kod för avslut Datum avslut Antal dagar PVV eller MES Avslutat av Vårdförlopp startat av Remittenttyp XXXXXX-XXXX VJ110 VJ152 7 SU, UROL, 2M PV, SP, ” ” Avvikande registrering Personnummer KVÅ-kod för start Datum startat SVF Startat av KVÅ-kod för start av behandling Datum start behandling Behandlings startat av ... En eller flera rader per personnummer

39 103 Utsökning av specifik patient
Exempel Dubblett Exempel felregistrering

40 104 Avvikande registreringar

41 201 Antal per vårdförlopp Först en sida för olika val

42 201 Antal per vårdförlopp, forts
201 Antal per vårdförlopp, forts Överst en överblick

43 201 Antal per vårdförlopp, forts
201 Antal per vårdförlopp, forts Sedan per valt vårdförlopp

44 202 Sammanställning med antalsuppgifter
202 Sammanställning med antalsuppgifter Först en sida för olika val

45 202 Sammanställning med antalsuppgifter
202 Sammanställning med antalsuppgifter

46 202 Sammanställning med antalsuppgifter
202 Sammanställning med antalsuppgifter forts.

47 Fördjupad analys Exceldokument Analyskub
Fördjupad analys Exceldokument Analyskub För möjlighet till egna analyser av SVF-data

48 Dokumentation m.m.

49 Innehåll Inledning Registreringsflöde Demo rapporter i Cognos
Innehåll Inledning Registreringsflöde Demo rapporter i Cognos Frågor och avslutning

50 Frågor och Avslutning Den lokala SVF-organisationen tillhandahåller information om SVF, håller utbildningar lokalt, besvarar frågor samt förmedlar förbättringsförslag till den regionala SVF-organisationen. Övriga frågor?

51 Tack för idag!