Införande av nytt ekonomisystem Storgruppsmöte 27 september NEKK Delprojekt Ekonomihantering.

En presentation över ämnet: "Införande av nytt ekonomisystem Storgruppsmöte 27 september NEKK Delprojekt Ekonomihantering."— Presentationens avskrift:

1 Införande av nytt ekonomisystem Storgruppsmöte 27 september NEKK Delprojekt Ekonomihantering

2 Agenda Inledning och syfte med dagen Fakturering och utbetalning Utrullning Utbildning Integrationer Avrundning NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 2

3 Syfte med dagen NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 3 Skapa en förståelse för utformningen av Agresso vad gäller fakturering och utbetalning. Skapa förståelse för den förändrade utrullningsplanen

4 Status i projektet Ny utrullningsplan beslutad Fokus på kvarstående utformningsfrågor inkl acceptanstester Lokal uppsättning och driftstartsplanering av pilot (Färdtjänsten och kommungemensamma funktioner) Inläsningstester integrationer Detaljplanering av utbildning NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 4

5 Utrullningsplan PM=Projektmöten med förvaltningar SG=Styrgruppsmöte SM=Stormöte UPP=Uppstartsmöte x 2 LG=Leveransgodkännande DS=Driftstart Pilot=Färdtjänsten Grp 1= Investerande förvaltningar inkl. Miljö och Kretslopp/VA Grp 2= Övr. fackförvaltningar Grp 3= SDN + Social Resursnämnd PM=Projektmöten med förvaltningar SG=Styrgruppsmöte SM=Stormöte UPP=Uppstartsmöte x 2 LG=Leveransgodkännande DS=Driftstart Pilot=Färdtjänsten Grp 1= Investerande förvaltningar inkl. Miljö och Kretslopp/VA Grp 2= Övr. fackförvaltningar Grp 3= SDN + Social Resursnämnd SUPPORT UTFORMNIG 20142015 augoktseptnovdecfebjanmarsaprmajjun Restpunkter acceptanstest ÖVERGRIPANDE LG1 UTRULLNING UTBILDNING ÖVERLÄMNING Mallar och instruktioner Restlista modell och process Gemensamma infoflöden PM – Pilot PM grp 1 (Invest.) Uppsättning produktionsmiljö Upps, Pilot Restlista modell och process - 2 DS0 DS1 DS2 DS3 Driftsättning, Pilot Lärande med Pilot Utbmtrl och utbmiljö Driftsättning, Grp 1 (inkl AT) Driftsättning, Grp 2 Driftsättning, Grp 3 Periodavslut Utb.plan Utbildning, Grp 2 Utbildning, Grp 3 Info Support Support- överlämning (steg 1) Support- överlämning (steg 2) Supportplan SM SG SM Utvärdering Leverans- dokumentation Överlämningsplan Avveckling LG2 Felrättn Support- överlämning (steg 3) Driftsättningsplan Uppsättning och verifiering i testmiljö (x32) Periodavslut Utbildning, Grp 1 Support SG TEKNIK Utforma lösningar Utvärdering/justering av lösningar Övervakning av lösningar 5 PM grp 3 (SDN) Uppsättning produktionsmiljö PM grp 2 (Fack) UPP Grp 2 & 3 UPP Grp 2 & 3 NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24

6 Agenda Inledning och syfte med dagen Fakturering och utbetalning Utrullning Utbildning Integrationer Avrundning NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 6

7 Agenda Inledning och syfte med dagen Fakturering och utbetalning Utrullning Utbildning Integrationer Avrundning NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 7 1.Övergripande systemstruktur 2.Inriktning attest 3.Processer för kundfakturering och utbetalningar 4.Lokala förberedelser

8 Övergripande systemstruktur 8 NEKK Winst Modell, struktur, systemadm AvtalInköpLev.fakturor Agresso Modell, struktur, systemadm Leverantörs- reskontra Huvudbok Order/ fakturering Kund- reskontra Anläggnings- reskontra Försystem x x x Leverantörer Koder, begrepp, relationer Koddel Ansvar Attestanter Koder, begrepp, relationer Nekksus Modell, struktur, systemadm Budget, prognos Utfall. analys Personec x Leverantörsfakturor Kunder & Fsg.order Internfakturor Bokföringsorder Utfallstransaktioner Löneinfo på individnivå/personalstatistik NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24

9 Agresso Modell, struktur, systemadm Leverantörs- reskontra Huvudbok Order/ fakturering Kund- reskontra Anläggnings- reskontra Bokföring BFO Försystem x x x Bokföring GL07 Excelerator Bokföring GL07 9 NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24

10 Agresso Modell, struktur, systemadm Leverantörs- reskontra Huvudbok Order/ fakturering Kund- reskontra Anläggnings- reskontra Kund ArtikelOrder Försystem x x x Fsg.order LG04 Kunder CS15 Winst Modell, struktur, systemadm Inköp Lev. fakturor Internfakturor Försäljningsorder och fakturering (debet och kreditfakturor) Orderregistrering. Fakturering Faktura distributör Extern fakturor Pappers- faktura E- faktura Swe- Faktura EDI Pappers- faktura Lokal utskrift 10 NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24

11 Agresso Kund Modell, struktur, systemadm Leverantörs- reskontra Huvudbok Order/ fakturering Kund- reskontra Anläggnings- reskontra Lev. OrderArtikel Utbetalningar som ej går via Winst Orderregistrering Försystem x x x Fsg.order LG04 Kunder CS15 Fakturering Faktura distributör Utbet- avisering Försystem x x x Bokföring GL07 AP Levrantörer CS15 Nordea Utbetalning 11 NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24

12 Två gränssnitt för användaren (med fokus fakturering)… Allt som i webben Lägga upp artiklar Abonnemang Fakturering Utbetalningskörning Räntefaktura Osäkra kundfordringar och kundförluster Inläsning av kund- och orderfiler från försystem Registrera försäljningsorder exkl. abonnemang Registrera kund Attestera försäljningsorder Skriva ut fakturakopia Underhålla öppna poster (ex. ange anståndsdatum) Rapporter Inbetalningar och utbetalningar Påminnelse och inkasso Upplägg av interna kunder (B/K/N/I) Upplägg av kundgrupper Upplägg av artikelgrupper Leverantörsupplägg Hanteras kommuncentralt WEB DESKTOP Small Medium Large NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 12

13 Agenda Inledning och syfte med dagen Fakturering och utbetalning Utrullning Utbildning Integrationer Avrundning NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 13 1.Övergripande systemstruktur 2.Inriktning attest 3.Processer för kundfakturering och utbetalningar 4.Lokala förberedelser inför projektmöten

14 Inriktning attest försäljningsorder Elektronisk attest i Agresso kommer inte att göras av alla försäljningsordrar. Elektronisk attest sker av försäljningsorder – ej av faktura. Ingen elektronisk attest av nyupplägg/ändring av kunduppgift. Färre användare i Agresso varför elektronisk attest i Agresso mer har karaktär av kontrollattest (ej samma attestanter som i Winst). Rätten att attestera i Agresso styrs ej utifrån kontering i försäljningsorder utan tillhörighet till ”rollen” OFATT. Alla användare i förvaltningen som är kopplade rollen OFATT kan attestera i Agresso. I större förvaltningar kan det finnas en OFATT-roll per sektor. Alla dessa användare ser de uppgifter som skall attesteras i Agresso. Försäljningsorder presenteras i en lista i nummerordning. Om försäljningsordern skall leda till utbetalning, eller vid utbetalning av kreditfaktura eller kundtillgodohavande skall förvaltningen göra betalningsattest i samband med att utbetalningskörning görs. Denna görs ej som elektronisk attest i Agresso utan manuellt på utdata från Agresso. NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 14

15 Attestflöden i Agresso - omfattning Debet/Kreditfakturor utan elektronisk attest i Agresso Debet/Kreditfakturor med elektronisk attest i Agresso Utbetalningar till kund utan elektronisk attest i Agresso Utbetalningar till kund med elektronisk attest i Agresso Utbetalning av kreditfakturor/kundtillgodohavanden Utbetalning via Leverantörsreskontran utan elektronisk attest i Agresso (GL07-AP) Bokföringsorder utan elektronisk attest i Agresso (GL07) Bokföringsorder med elektronisk attest i Agresso (GL07) Bokföringsorder med kundnummer utan elektronisk attest i Agresso (GL07-AR) IDAG NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 15

16 Attestregelverk – bokföringsorder Urklipp från ”Regler för attest i Göteborgs Stad” Kontrollattest I den omfattning nedanstående kontroller inte utförs av ett IT- system, ansvarar kontrollattestanten för att 1.Underlaget är rätt beräknat 2.Underlaget är rätt konterat 3.Fullständiga uppgifter har lämnats på underlaget Beslutsattest I den omfattning nedanstående kontroller inte utförs av ett IT- system, ansvarar beslutsattestanten för att 1.Händelsen stämmer överens med verksamhetens uppdrag 2.Personen som kontrollattesterat är behörig och har hållit sig inom ramen för sin behörighet 3.Underlagen till händelsen är kompletta 4.Händelsen är rätt konterad 5.Händelsen belastar rätt redovisningsperiod 6.Underlaget är granskat och kontrollattesterat Betalningsattest I den omfattning nedanstående kontroller inte utförs av ett IT- system, ansvarar betalningsattestanten för att 1.Behörig person har beslutsattesterat händelsen 2.Rätt betalningsmottagare angivits 3.Fatta beslut om utbetalning. NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 16

17 Agenda Inledning och syfte med dagen Fakturering och utbetalning Utrullning Utbildning Integrationer Avrundning NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 17 1.Övergripande systemstruktur 2.Inriktning attest 3.Processer för kundfakturering och utbetalningar 4.Lokala förberedelser

18 Symboler processer 18 SymbolBetydelse i detta sammanhang Input (underlag, försystem), lagring (kundregister), output (kundfaktura, utbetalningsavisering) Aktivitet i Agresso. Rapport, browser-fråga i Agresso. Användargränssnitt; Web (W) och/eller Desktop (D). Vem som utför aktiviteten; Ekonomiavdelningen (E) och/eller verksamheten (V). Intraservice (IS). WD EVIS NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24

19 Ordernummertyper vid registrering av försäljningsorder NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 19 AADebet/kreditIngen attest, skrivs ut av Strålfors ABDebet/kreditAttest, skrivs ut av Strålfors ACDebet/kreditIngen attest, skrivs ut lokalt ADDebet/kreditAttest, skrivs ut lokalt AGUtbetalningAttest, skrivs ut av Strålfors F*/G*Försystem

20 Kundfakturor (D/K) utan elektronisk attest Underlag Registrera ny/ändrad kund Kundregister Kundgrupp Mx Registrera försäljningsorder Rapporter för kontroll Fakturera försäljningsorder WD WDD Rapporter för kontroll EV EV E Utskrivna/ Bokförda fakturor Leverantörs- faktura i Winst Försystem Inläsning och rättning av försäljningsorder E Kundregister Kundgrupp 10-99 Inläsning och rättning av kunduppgifter E Ordernummertyp AA, AC D D NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 20

21 Kundfakturor (D/K) med elektronisk attest Underlag Registrera ny/ändrad kund Kundregister Kundgrupp MA Registrera försäljningsorder Rapporter för kontroll Fakturera försäljningsorder WD WDD Rapporter för kontroll EV EV E Utskrivna/ Bokförda fakturor Leverantörs- faktura i Winst Försystem Inläsning och rättning av försäljningsorder E Kundregister Kundgrupp 10-99 Inläsning och rättning av kunduppgifter E Ordernummertyp AB, AD Attest av försäljningsorder (1-steg) W EV* *) Per förvaltning eller sektor D D NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 21

22 Kundfakturor (D/K) med elektronisk attest Underlag Registrera ny/ändrad kund Kundregister Kundgrupp MA Registrera försäljningsorder Rapporter för kontroll Fakturera försäljningsorder WD WDD Rapporter för kontroll EV EV E Utskrivna/ Bokförda fakturor Leverantörs- faktura i Winst Försystem Inläsning och rättning av försäljningsorder E Kundregister Kundgrupp 10-99 Inläsning och rättning av kunduppgifter E Ordernummertyp AB, AD Attest av försäljningsorder (1-steg) W EV* *) Per förvaltning eller sektor D D NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 22

23 NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 23

24 NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 24

25 Kundfakturor (D/K) med elektronisk attest Underlag Registrera ny/ändrad kund Kundregister Kundgrupp MA Registrera försäljningsorder Rapporter för kontroll Fakturera försäljningsorder WD WDD Rapporter för kontroll EV EV E Utskrivna/ Bokförda fakturor Leverantörs- faktura i Winst Försystem Inläsning och rättning av försäljningsorder E Kundregister Kundgrupp 10-99 Inläsning och rättning av kunduppgifter E Ordernummertyp AB, AD Attest av försäljningsorder (1-steg) W EV* *) Per förvaltning eller sektor D D NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 25

26 NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 26

27 NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 27

28 NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 28

29 NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 29

30 Kundfakturor (D/K) med elektronisk attest Underlag Registrera ny/ändrad kund Kundregister Kundgrupp MA Registrera försäljningsorder Rapporter för kontroll Fakturera försäljningsorder WD WDD Rapporter för kontroll EV EV E Utskrivna/ Bokförda fakturor Leverantörs- faktura i Winst Försystem Inläsning och rättning av försäljningsorder E Kundregister Kundgrupp 10-99 Inläsning och rättning av kunduppgifter E Ordernummertyp AB, AD Attest av försäljningsorder (1-steg) W EV* *) Per förvaltning eller sektor D D NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 30

31 Fakturalayout NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 31 Ert ordernr: 129988

32 Utbetalningar till kund utan elektronisk attest Underlag Registrera ny/ändrad kund Kundregister Kundgrupp MA Registrera försäljningsorder Rapporter för kontroll Fakturera försäljningsorder WD WDD Rapporter för kontroll EV EV E Utskrivna/Bokförda Utbetalnings- aviseringar Försystem Inläsning och rättning av försäljningsorder E Kundregister Kundgrupp 10-99 Inläsning och rättning av kunduppgifter E Ordernummertyp AG *) Kontonr och namn D D Kontrollera kunduppgifter EV WD Uppföljning av ändrade kunduppgifter* E Registrera kontonr och betalnings- adress EV Uppföljning av ändrade kunduppgifter* E Utbetalnings- körningar Betalnings- förslag (IP) Betalnings- bekräftelse (IP) Betalningskrav förslag (AG) Betalningskrav bekräftelse (AG) D E Betalningsfiler till bank IS WD D NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 32

33 Utbetalningar till kund med elektronisk attest Underlag Kundregister Kundgrupp MA Registrera ny/ändrad kund WD EV Rapporter för kontroll Fakturera försäljningsorder D E Rapporter för kontroll Registrera försäljningsorder WD EV Ordernummertyp AG Attest av försäljningsorder (1-steg) W EV* *) Per förvaltning eller sektor **) Kontonr och namn Kontrollera kunduppgifter EV WD Uppföljning av ändrade kunduppgifter** E Betalnings- förslag (IP) Betalnings- bekräftelse (IP) Betalningskrav förslag (AG) Betalningskrav bekräftelse (AG) Utbetalnings- körningar D E Betalningsfil till bank IS D Försystem Kundregister Kundgrupp 10-99 Inläsning och rättning av försäljningsorder E D Inläsning och rättning av kunduppgifter E D Registrera kontonr och betalnings- adress EV WD Uppföljning av ändrade kunduppgifter** E Utskrivna/Bokförda Utbetalnings- aviseringar 33

34 Utbetalningar till kund med elektronisk attest Underlag Kundregister Kundgrupp MA Registrera ny/ändrad kund WD EV Rapporter för kontroll Fakturera försäljningsorder D E Rapporter för kontroll Registrera försäljningsorder WD EV Ordernummertyp AG Attest av försäljningsorder (1-steg) W EV* Kontrollera kunduppgifter EV WD Uppföljning av ändrade kunduppgifter** E Betalnings- förslag (IP) Betalnings- bekräftelse (IP) Betalningskrav förslag (AG) Betalningskrav bekräftelse (AG) Utbetalnings- körningar D E Betalningsfil till bank IS D Försystem Kundregister Kundgrupp 10-99 Inläsning och rättning av försäljningsorder E D Inläsning och rättning av kunduppgifter E D Registrera kontonr och betalnings- adress EV WD Uppföljning av ändrade kunduppgifter** E Utskrivna/Bokförda Utbetalnings- aviseringar 34 *) Per förvaltning eller sektor **) Kontonr och namn

35 NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 35

36 Utbetalning av kreditfakturor/kundtillgodohavanden Underlag Kontrollera och ev. registrera ändrad Kunduppg. Kundregister Kundgrupp MA Kundgrupp 10-99 WD EV *) Kontonr och namn Uppföljning av ändrade kunduppgifter* E Utbetalnings- körningar Betalnings- förslag (IP) Betalnings- bekräftelse (IP) Betalningskrav förslag (AG) Betalningskrav bekräftelse (AG) D E Betalningsfiler till bank IS D NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 36

37 Förvaltningen kan besluta avvikande per försystem. Projektets rekommendation avseende elektronisk attest Ingen elektronisk attest för försäljningsorder från försystem (deb/kred) – beslutsattest anses utförd i försystem. NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 37 Betalningsattest i samband med utbetalningskörning för utbetalningar (AG) och utbetalning av kreditfakturor och kundtillgodohavanden. Elektronisk attest för manuell försäljningsorder (utbetalning) – användaren väljer ordernummertyp AG. Attest är kontrollattest eller beslutsattest? Kontrollattest sker vid registrering. Beror på underlag och vem som attesterar. Elektronisk attest i Agresso för manuell försäljningsorder (kred) – användaren väljer ordernummertyp AB eller AD. Attest är kontrollattest eller beslutsattest? Kontrollattest sker vid registrering. Beror på underlag och vem som attesterar. Ingen elektronisk attest för manuell försäljningsorder (debet) – användaren väljer ordernummertyp AA eller AC. Valbara vid varje enskild registrering. Förvaltningen behöver fastställa riktlinjer för när de olika ordernummer- typerna ska användas. Förvaltningen bestämmer om AG ska hanteras med eller utan elektronisk attest.

38 Agenda Inledning och syfte med dagen Fakturering och utbetalning Utrullning Utbildning Integrationer Avrundning NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 38 1.Övergripande systemstruktur 2.Inriktning attest 3.Processer för kundfakturering och utbetalningar 4.Lokala förberedelser

39 Varför förbereda? NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 39 Påverkar tredje man; fakturan viktig informations- bärare Underlättar lokal utbildning Säkerställa kvalitet och effektivitet i egen fakturering Måste veta hur Agresso ska användas på hemmaplan Bättre kontroll Alla påverkas men omfattningen varierar per förvaltning… Passa på att renodla och förbättra processer Veta hur man ska göra på kort och lång sikt..

40 Arbetsprocess lokala förberedelser och stödjande dokument från projektet manuell fakturering och utbetalningar NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 40 Förstå och inventera nuläge Förstå Agresso Förutsättningar för uppsättning av redovisnings- enhet Utrullning och dokumentation av förvaltningens processer Utformnings- principer Fråge- mall Fråge- mallar Uppsättnings- specifikation Projekt- möten dok. Uppsättnings- specifikation Utbildnings- material Definiera börläge/lokal tillämpning Dokumentation stormöten Utformnings- principer Dokument ej klart Dokument framtaget Fråge- mall integration

41 Frågor manuell fakturering 41 KategoriFrågor X TypDebetfakturor och/eller kreditfakturor? X InnehållVilka tjänster och/eller produkter faktureras? X VolymerAntalet fakturor per månad? Totalbelopp per månad? Antal olika kunder per månad som erhåller faktura? X KunderVilka kunder faktureras (privatpersoner och/eller företag och organisationer)? Vilka motparter förekommer (externa, internt mellan nämnder, förvaltningsinternt)? Finns kunden i försystem som integreras med Agresso? Förekommer förvaltningsintern fakturering med fler än en motpart? X Underlag för registrering Typ av underlag? Attesterat underlag? X PeriodicitetNär görs fakturorna? Dagligen, en gång i veckan, en gång i månaden, en gång per år? X=Förvaltningen kan ta fram inriktning redan nu. D=Förvaltningen kan fundera, men kräver fortsatt dialog med projektet på projektmöten. Arbetsmaterial NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24

42 Frågor manuell fakturering 42 KategoriFrågor D Information på kundfakturan Vilken information ska visas på kundfakturan och på vilket sätt? Vilka artiklar ska finnas? Flera rader med flera standardartiklar eller ett fåtal artikelrader med utförligare text? Behov av olika artiklar med förvald kontering för att underlätta registrering och kontering? Behov av olika artiklar för att särskilja kontering i samma faktura (ex. olika konton, aktiviteter, objekt etc.)? Behov av enhetspriser kopplade till artiklar? Vad ska vara artikeltext resp. specifikationstext på fakturan? Hantering av moms? Vad ska vara huvudtext och bottentext på fakturan? Ska fakturan innehålla någon fast fakturatext? D Likadana fakturorSka likadan faktura skickas till många kunder (samma belopp och samma artiklar), ex kursavgift? D Tidigare order för att underlätta registrering I vilken grad kan tidigare order användas som underlag för ny fakturering? X Vem registrerarVem registrera försäljningsorder? Vid starten och på längre sikt? Nuläge och börläge? X Behov av elektronisk attest Behov av elektronisk attest av försäljningsorder i Agresso? Vem ska attestera? Olika hantering för debet-/kreditfakturor? Vilken typ av attest utförs (kontroll- eller beslutsattest)? X=Förvaltningen kan ta fram inriktning redan nu. D=Förvaltningen kan fundera, men kräver fortsatt dialog med projektet på projektmöten. Arbetsmaterial

43 Frågor manuell fakturering NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 43 KategoriFrågor D Betalningsvillkor (ex. 30 dagar netto) Finns avvikande betalningsvillkor inom gruppen eller är det alltid samma? Finns avvikande kravkoder? D Kunder vid startKommer kunderna finnas tillgängliga i Agresso via integration från försystem eller är det helt manuellt upplagda kunder? Hur ska manuella kunder föras in i Agresso (vartefter behov uppstår eller via export från Horisonten av kunder som använts i Webbfaktura)? Antal? D SekretessBehov av sekretess? X Lokal utskrift och bilagaFörekommer behov av lokal utskrift med bilaga? X=Förvaltningen kan ta fram inriktning redan nu. D=Förvaltningen kan fundera, men kräver fortsatt dialog med projektet på projektmöten. Arbetsmaterial

44 Frågor utbetalningar 44 KategoriFrågor X InnehållVad är det som betalas ut? Typ av utbetalning? X VolymerAntalet utbetalningar per månad? Totalbelopp per månad? Antal olika mottagare per månad som erhåller utbetalning? X MottagareVilka är mottagare av utbetalningarna (privatpersoner och/eller företag och organisationer)? Finns utbetalningsmottagaren i försystem som integreras med Agresso? X Underlag för registrering Typ av underlag? Attesterat underlag? X PeriodicitetNär görs utbetalningarna? Dagligen, en gång i veckan, en gång i månaden, en gång per år? X=Förvaltningen kan ta fram inriktning redan nu. D=Förvaltningen kan fundera, men kräver fortsatt dialog med projektet på projektmöten. Arbetsmaterial NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24

45 Frågor utbetalningar 45 KategoriFrågor D Information på utbetalningsaviseringen Vilken information ska visas på utbetalningsaviseringen och på vilket sätt? Vilka artiklar ska finnas? Flera rader med flera standardartiklar eller ett fåtal artikelrader med utförligare text? Behov av olika artiklar med förvald kontering för att underlätta registrering och kontering? Behov av olika artiklar för att särskilja kontering i samma avisering (ex. olika konton, aktiviteter, objekt etc.)? Behov av enhetspriser kopplade till artiklar? Vad ska vara artikeltext resp. specifikationstext på aviseringen? Hantering av moms? Vad ska vara huvudtext och bottentext på aviseringen? Ska aviseringen innehålla någon fast text? D Tidigare order för att underlätta registrering I vilken grad kan tidigare registrerade utbetalningar användas som underlag för ny utbetalning? D Vem registrerarVem ska registrera försäljningsorder? Vid starten och på längre sikt? X Behov av elektronisk attest Behov av elektronisk attest i Agresso? Vem ska attestera? Vilken typ av attest utförs (kontroll- eller beslutsattest)? X=Förvaltningen kan ta fram inriktning redan nu. D=Förvaltningen kan fundera, men kräver fortsatt dialog med projektet på projektmöten. Arbetsmaterial NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24

46 Frågor utbetalningar NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 46 KategoriFrågor D Betalningsvillkor (ex. 30 dagar netto) Finns avvikande betalningsvillkor inom gruppen eller är det alltid samma? D Utbetalningsmottagare vid startKommer utbetalningsmottagarna finnas tillgängliga i Agresso via integration från försystem eller är det helt manuellt upplagda mottagare? Hur ska utbetalningsmottagarna föras in i Agresso (vartefter behov uppstår eller via export från Horisonten av ”leverantörer” som använts i PC-lev)? Antal? D SekretessBehov av sekretess? X Lokal utskrift och bilagaFörekommer behov av lokal utskrift med bilaga? X=Förvaltningen kan ta fram inriktning redan nu. D=Förvaltningen kan fundera, men kräver fortsatt dialog med projektet på projektmöten. Arbetsmaterial

47 Agenda Inledning och syfte med dagen Fakturering och utbetalning Utrullning Utbildning Integrationer Avrundning NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 47

48 Införandet i korthet Successiv utrullning av ekonomisystemet med en pilotgrupp under 2014 och tre utrullningsgrupper under 2015. Planerat projektavslut 30 juni 2015. Samtliga moduler i ekonomisystemet driftsätts samtidigt på respektive förvaltning. Absolut övergång för förvaltningen – ingen bokföring sker parallellt i nytt och gammalt ekonomisystem* Förvaltningen gör alltid sitt bokslut under införandeperioden i ett ekonomisystem. NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 48 *) Undantag är inbetalningar på utestående kundfordringar och utbetalningar av utestående leverantörsskulder.

49 Lokala förberedelser och utmaningar vid införandet 49 Uppsättning av systemet Användare Kundfakturering & utbetalningar Integration Lokal utbildning Driftsättning & övergång NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24

50 Övergripande arbetsmodell vid utrullning NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 50 Lokal tillämpning av gemensam standard Utformning/realisering integrationer Uppsättning RE Verifiering Driftstartsaktiviteter Utbildning Intrimning av processer och systemstöd Utformnings- principer Utformnings- principer Filspecar Fakturalayout Etc

51 Övergripande arbetsmodell vid utrullning NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 51 Lokal tillämpning av gemensam standard Utformning/realisering integrationer Uppsättning RE Verifiering Driftstartsaktiviteter Utbildning Intrimning av processer och systemstöd Utformnings- principer Utformnings- principer Filspecar Fakturalayout Etc 1. Förberedelse på förvaltning Genomgång manuell fakturering och utbetalning Koder och relationer Användare och roller Konteringsregler Förvaltningspec integrationer Lokal utbildning 1. Förberedelse på förvaltning Genomgång manuell fakturering och utbetalning Koder och relationer Användare och roller Konteringsregler Förvaltningspec integrationer Lokal utbildning 2. Konkretisering tillsammans med projektet Projektmöte 1 Projektmöte 2 Projektmöte 3 2. Konkretisering tillsammans med projektet Projektmöte 1 Projektmöte 2 Projektmöte 3 Uppsättnings- specifikation RE XXX Uppsättnings- specifikation RE XXX Fråge- mallar Fråge- mallar

52 Övergripande arbetsmodell vid utrullning NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 52 Lokal tillämpning av gemensam standard Utformning/realisering integrationer Uppsättning RE Verifiering Driftstartsaktiviteter Utbildning Intrimning av processer och systemstöd Utformnings- principer Utformnings- principer Filspecar Fakturalayout Etc RESULTAT-ENHET XXX Rapport- varianter Utdata Agresso Gemensam Agresso HB Agresso AT Agresso System- admin Agresso Lev.- reskontra Agresso Order/ Fakturering Import av försystem Agresso Kundres- kontra

53 Övergripande arbetsmodell vid utrullning NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 53 Lokal tillämpning av gemensam standard Utformning/realisering integrationer Uppsättning RE Verifiering Driftstartsaktiviteter Utbildning Intrimning av processer och systemstöd Utformnings- principer Utformnings- principer Filspecar Fakturalayout Etc Projektet har huvudansvar för uppsättning och verifiering Görs till viss del iterativt under arbetet med den lokala tillämpningen

54 Övergripande arbetsmodell vid utrullning NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 54 Lokal tillämpning av gemensam standard Utformning/realisering integrationer Uppsättning RE Verifiering Driftstartsaktiviteter Utbildning Intrimning av processer och systemstöd Utformnings- principer Utformnings- principer Filspecar Fakturalayout Etc Alla aktiviteter inför och under driftstart samlas upp i den detaljerade utrullningsplanen (DURP) Omfattar aktiviteter som resp förvaltning, projektet, Intraservice, Agresso mfl ska genomföra. Publiceras på Projekthemsidan (Quickr) inför driftstart.

55 Övergripande arbetsmodell vid utrullning NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 55 Lokal tillämpning av gemensam standard Utformning/realisering integrationer Uppsättning RE Verifiering Driftstartsaktiviteter Utbildning Intrimning av processer och systemstöd Utformnings- principer Utformnings- principer Filspecar Fakturalayout Etc

56 Tidplan utrullningsgrupp 1 NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 56 Uppsättning förvaltn. redovisningsenhet Utbildning av projektet Driftsättnings- aktiviteter Drift- start Grp 1 Projekt- avslut Intrimning av nya arbetssätt och processer Utveckling och test av ev. egna integrationer SeptOktNovDecJanFebMarsAprMajJun Stormöte Drift- start Grp 2 Drift- start Grp 3 Möte anläggning Stormöte Projektmöte Stormöte Drift- start Pilot Park- och naturnämnden Fastighetsnämnden Idrotts- och föreningsnämnden Lokalnämnden Trafiknämnden Miljö- och klimatnämnden Kretslopp och vattennämnden*

57 Utrullningsgrupp 1 – vad gör vi nu? FörvaltningProjektmöte 1Projektmöte 2Projektmöte 3 A - Idrotts- och föreningsnämnd2014-10-062014-10-272014-11-17 B – Trafiknämnden2014-10-082014-10-292014-11-19 C – Lokalnämnden2014-10-10*2014-10-31*2014-11-21 D – Miljö- och klimatnämnden 2014-10-132014-11-032014-11-24 E – Fastighetsnämnden & Fastighet transfereringar 2014-10-15*2014-11-052014-11-26* F – Kretslopp och vattennämnden 2014-10-172014-11-072014-12-01 G – Park- och naturnämnden 2014-10-202014-11-102014-12-02 NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 57 Lokala förberedelser. Förstå Agresso och utformning i Göteborgs stad Förstå och inventera nuläge Utformnings- principer Fråge- mallar* Dokumentation stormöten *) Ny tid behöver hittas

58 Tidplan utrullningsgrupp 2 NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 58 Uppsättning förvaltn. redovisningsenhet Utbildning av projektet Driftsättnings- aktiviteter Drift- start Grp 1 Projekt- avslut Intrimning av nya arbetssätt och processer Utveckling och test av ev. egna integrationer SeptOktNovDecJanFebMarsAprMajJun Stormöte Drift- start Grp 2 Drift- start Grp 3 Stormöte Projektmöte 1-3 Stormöte Intromöte Drift- start Pilot Kulturnämnden Vuxenutbildningsnämnden Byggnadsnämnden Revisorskollegiet Valnämnden Överförmyndarnämnden Nämnden för konsument och medborgarservice Arkivnämnden Kommunledningen Utbildningsnämnden Fastighetsnämnden transf Fråge- mallar Fråge- mallar Lokala förberedelser

59 Tidplan utrullningsgrupp 3 NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 59 Uppsättning förvaltn. redovisningsenhet Utbildning av projektet Driftsättnings- aktiviteter Drift- start Grp 1 Projekt- avslut Intrimning av arbetssätt och processer Utveckling och test av SDN-integrationer SeptOktNovDecJanFebMarsAprMajJun Stormöte Drift- start Grp 2 Drift- start Grp 3 Stormöte Projektmöte 1 Stormöte IntromöteProjektmöte 2-3 Drift- start Pilot SDN Centrum SDN Lundby SDN Majorna-Linné SDN Västra Hisingen SDN Östra Göteborg SDN Askim-Frölunda-Högsbo SDN Norra Hisingen SDN Västra Göteborg SDN Örgryte-Härlanda SDN Angered Sociala resursnämnden Nämnden för Intraservice Kommuncentrala poster Fråge- mallar Fråge- mallar Lokala förberedelser

60 Agenda Inledning och syfte med dagen Fakturering och utbetalning Utrullning Utbildning Integrationer Avrundning NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 60

61 Utbildning Utbildningsstrategi klar Utbildningsplan baserad på förändrad tidplan under framtagande −Utskick till förvaltningarna om uppskattat antal deltagare. −Detaljerad planering efter svar och förutsättningar (tidplan och budget) −Dialog med förvaltningar som anmält högt deltagarantal −Återkoppling till LPL med tidpunkter inom 2-3 veckor −Namn på de deltagare som ska gå resp. kurs i början av november för grupp 1 (mer info kommer) Fortsatt spanande efter datasalar/utbildningslokaler (grupp 1 hos Fastighetskontoret =); skicka gärna in tips! Utbildningsmaterial börjar tas fram Första utbildning till grupp 1 i slutet av november – december (grupp 2 i februari, grupp 3 i mars och april). Lärande med pilotgrupp (Färdtjänsten och Intraservice) Respekt för tidpunkter en framgångsfaktor Lokal utbildningsplanering kan påbörjas redan nu NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 61

62 Målgrupper och behov – exempel NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 System- förvaltare Redovisnings- ekonomer Verksamhets- ekonomer RegistrerareAttestanter Desktop-användareWeb-användare Lokala reskontra- förvaltare Målgrupp: Grundkurs 1 och 2 62

63 Innehåll grundkurs 2 – Systemutbildning (exempel) Desktop och Web Logga in i Agresso Navigering, hjälpfunktioner och funktionstangenter Registrera bokföringsorder, försäljningsorder och utbetalning Reversering och omkontering av huvudbokstransaktioner Elektronisk attest Lägga upp ny kund Skriva ut fakturakopia Kontoavstämning Frågor/utdata Typer av utdata (standardrapporter, browser, frågor) Huvudbok Kund och order/fakturering Leverantör Begrepp och relationsvärden 2 Arbetsmaterial NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 63

64 Agenda Inledning och syfte med dagen Fakturering och utbetalning Utrullning Utbildning Integrationer Avrundning NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 64

65 Agresso Modell, struktur systemadm HuvudbokLeverantör Kund Order Winst Modell, struktur systemadm Lev. fakturor Leverantör Inköp Personec Löner HB-saldon 1401-1409 (HX) In-utbet/periodiseringar 1410-1505 (HX) HB-trans 1401-1505 (exkl. AGR) HB-trans 1410-1412 (exkl. HX) Lönetransaktioner 1410-> HB-saldon 1410-1412 (AGR) Leverantörer 1410-> Levfakturor 1410-> Extern Fakturering 1410-> Intern fakturering Kodplan 1410-> Inbetalningar fordr. Horisonten 1410-1505 Utbet. 1410-> Strålfors Print E-fakt Svefakt Nekksus Modelll, struktur, systemadm Utfall budget prognos Nordea Totalin CFP Horisonten Modell, struktur, systemadm Huvud- bok Inbetalningar fordr. Agresso 1410-> Systemkarta och integrationsflöden kommungemensamma system BFO Order/fakt Utbetalningar t.o.m ”1411” Collector Inkasso- uppdrag1412-> BGC Medgivande Bet.underlag Autogiro 1410-> E-fakt Anmäln 1410-> Verksamhetssystem x Verksamhetssystem y Deb.underlag BFO Kundreskontrainfo Inbet. 1410-> Kodplan 1410-> NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 65

66 Tidplan och volymer 66 Drift- start Grp 1 Projekt- avslut Utveckling och test av förvaltningsspecifika integrationer SeptOktNovDecJanFebMarsAprMajJun Utveckling och test av förvaltningsspecifika integrationer Drift- start Grp 2 Drift- start Grp 3 35 st 7 st 16st 50 st Drift- start Grp 1 NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24

67 Integrationstest godkänt av ICC (Förvaltningen har via mail skickat xml- fil till ICC för formatkontroll) Förvaltningen skickar in ifylld mall/ar till projektet via Nekk-mailen. Projektet konfigurerar redovisningsenheten för inläsningstest och meddelar förvaltningen när konfigurering är klar. ICC lämnar ut uppgifter om FTP-katalog för acceptanstest till förvaltningen Förvaltningen lägger fil i tilldelad FTP-katalog och meddelar samtidigt projektet via Nekk-mail att fil är levererad till FTP- katalog. Projektet genomför testinläsning och meddelar förvaltning resultat. Omtest Process för inläsningstester Agresso 67

68 Agenda Inledning och syfte med dagen Fakturering och utbetalning Utrullning Utbildning Integrationer Avrundning NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24 68

69 69 Kontakt och mer information Nyhetsbrev nekk@stadshuset.goteborg.se https://quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-09-24