Välkomna på utbildning i ärendehantering på MoS – Rätt från början! 2016-09-201 2014-09-26 Agneta Bergquist, administrativ chef, MoS Maria Dalbark, tillsynsarkivarie,

En presentation över ämnet: "Välkomna på utbildning i ärendehantering på MoS – Rätt från början! 2016-09-201 2014-09-26 Agneta Bergquist, administrativ chef, MoS Maria Dalbark, tillsynsarkivarie,"— Presentationens avskrift:

1 Välkomna på utbildning i ärendehantering på MoS – Rätt från början! 2016-09-201 2014-09-26 Agneta Bergquist, administrativ chef, MoS Maria Dalbark, tillsynsarkivarie, Stadsarkivet Mariella Andersson projektledare, LKDATA Lena Fristedt, utbildningssamordnare, LKDATA

2 Agenda Varför ska vi diarieföra allmänna handlingar? Offentlighet/sekretess Ärendehantering/Diarieföring Arkivering 2016-09-202

3 Varför ska vi diarieföra allmänna handlingar? Offentlighets- och sekretesslagen 5 kap 1 §: Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. 2016-09-203

4 Varför ska vi diarieföra allmänna handlingar? För medborgarnas skull: Enligt svensk grundlag (TF) har alla rätt att ta del av allmänna handlingar (med vissa undantag som regleras i lag) För vår egen skull: Om vi inte kan hålla reda på vilka ärenden och handlingar som finns, så kan vi inte heller bedriva någon effektiv verksamhet. 2016-09-204

5 Vad är en handling Ett fysiskt medium som bär information En form för att lagra och bevara upplysningar 2016-09-205

6 Allmän handling = det allmännas handlingar = inte privata handlingar Lagen säger att en handling är allmän om den: Inkommen till eller upprättad på och förvarad hos myndighet 2016-09-206

7 Inkommen Passerat en myndighetsgräns (även ut) Brev, fax: Anlänt till myndighetens lokal eller till behörig tjänsteman eller politiker Elektronisk handling: Gjorts tillgänglig för myndigheten Anbud: Vid anbudsöppningen 2016-09-207

8 Upprättad Färdigställts vid myndighet När ärendet slutbehandlats Tre slag av upprättade handlingar: - expedierats (skickats) - inte har expedierats men som tillhör ett visst ärende - handling som justerats Exempel: Diarium, journal, register: när det är klart för införing Dom: när den avkunnas Protokoll: när det justerats 2016-09-208

9 Fika och grupparbete 2016-09-209

10 Gruppuppgift under fikapaus Är det här en allmän handling? Förfrågan om vilka regler som gäller vid markköp Inbjudan till en kurs som två handläggare kommer deltaga i Personligt brev Diskutera i grupper ca 20 minuter 2016-09-2010

11 Varför bevara handlingar? arkiveringen startar när handlingen kommer in inte i slutet av processen Verksamhetsnytta -Rätt information vid rätt tillfälle -Rätt information ger förutsättningar för riktiga beslut Offentlighetsprincipen -En demokratifråga, bidrar till ett bra och öppet samhälle Forskning och kulturarv -Historielöshet är en fara Rättssäkerhet -Att kunna i efterhand se vilka beslut som fattats, bevisläge 2016-09-2011

12 Dokumenthanteringsplaner Redovisar vilka handlingar som finns Var handlingarna förvaras Anger hur arkivering ska göras Anger om de ska bevaras eller gallras Gallring (förstörande) av handlingar får endast göras om ett gallringsbeslut finns Antagen av SBN och BMN Revideras av arkivansvarig och arkivredogörare i samråd med stadsarkivet Finns registrerade i W3D3 för SBN och BMN. 2016-09-2012

13 Dokumenthantering forts. 2016-09-2013

14 Offentlighet och sekretess 2016-09-2014

15 Offentlighets- och sekretesslag (OSL 2009:400) Rör rätten att ta del av allmänna handlingar är organiserad så att: Handlingarna kan lämnas ut skyndsamt Man kan skilja allmänna handlingar från arbetsmaterial Rätten att lämna ut säkerställs samtidigt som sekretess upprätthålls 5 kap handlar om skyldighet att registrera inkomna och upprättade handlingar (dvs. diarieföring) Registreringen ska ske utan dröjsmål. 2016-09-2015

16 OSL forts. I registret ska framgå: Datum Diarienummer Avsändare/Mottagare * Ärendemening* * får utelämnas om det behövs för att skydda sekretess 2016-09-2016

17 Förvaltningslag (1986:223) Serviceskyldighet att besvara så fort som möjligt Skyldighet att ta emot post, även e-post, och telefonsamtal varje helgfri dag i två timmar 2016-09-2017

18 Ärendehantering 2016-09-2018

19 Diarieföring Kallas registrering i lagtext Agresso är en annan typ av registrering (men ordet diarieföring används till ärendehantering) Sekretessbelagda handlingar ska registreras, medan andra handlingar kan hållas ordnat på annat vis t.ex. pärmar (som allmänheten har rätt att bläddra i) På kommunen används W3D3 2016-09-2019

20 Vad ska diarieföras? Huvudregeln är att diarieföra in- och utgående skrivelser. - Är det en inkommande handling från allmänhet, företag, organisationer eller myndigheter eller från annan nämnd eller annat kontor inom kommunen som kan föranleda beslut, yttrande eller förslag? - Handlingar som upprättas inom kontoret och lämnas till nämnd/styrelse eller expedieras (skickas någon annanstans). - Är det sekretessbelagd information? - Är det ett avtal eller kontrakt? - Vill jag ha bevis för att handlingen har inkommit? - Är det en ett internt beslut eller skrivelse av betydelse t.ex. policydokument? -Är det en handling av annat slag som inte har en naturlig sök- eller sorteringsordning? 2016-09-2020 Myndighet: Organ i bl a kommunal Förvaltning = Kommunala nämnder och styrelser + deras förvaltningar

21 Vad behöver inte diarieföras? Är det en skrivelse med ringa betydelse för verksamheten? Reklam, ett spam eller en handling som har kommit för kännedom behöver inte diarieföras. Är det ingen sekretess? Kan man hålla handlingarna ordnat på annat vis? Är det en faktura som registreras via ekonomiprogram? Handling som registreras i annat system? 2016-09-2021

22 Vad ska inte diarieföras? Är det ingen allmän handling (internt arbetsmaterial som inte ska arkiveras är ingen allmän handling)? Är det brev till fackligt ombud? Är det ett privat brev till en anställd? Är det biblioteksförvarat material? 2016-09-2022

23 När ska de diarieföras? Inkommande handlingar diarieförs genast. På kontoret upprättade handlingar diarieförs när de är färdigställda, d v s genast när de är upprättade 2016-09-2023

24 Hur ska de diarieföras? Handling som inte hör till något tidigare ärende diarieförs som nytt ärende Handling som hör till ett tidigare ärende diarieförs som ny händelse i det ärendet 2016-09-2024

25 Nytta av diariet –Rätt från början! Man kan via diariet få reda på t ex: vilka nya ärenden har inkommit idag/senaste tiden? vilka yttranden finns i ärendet? Hur många öppna ärenden finns i SBN ? Vilka öppna ärenden har handläggaren NN för närvarande? 2016-09-2025

26 Att söka i diariet Om handlingar är diarieförda behöver man inte spara kopia hos befattningshavaren Söka i serien Searchport W3D3 För allmänheten SBN 2014-42 2016-09-2026

27 Inför avslut och arkivering av ärende När ett ärende är avslutat bör arbetsdokument rensas av handläggaren. Alla handlingar som är av tillfällig betydelse kan då avlägsnas. Handlingar som tillfört sakuppgifter till ärendet får inte rensas ut. Rensa bort: - utkast och kladdar - dubblettkopior - minnesanteckningar som inte tillfört ärendet sakuppgift - trycksaker som inte haft någon betydelse för ärendet. Kvar i akten när ärendet arkiveras - blir allmän handling! 2016-09-2027

28 Arkivansvar Arkivansvarig för Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen är Agneta Bergquist Huvudregistrator och registratorer finnsHuvudregistrator Arkivredogörare gör det praktiska arbetet med arkiven och överlämnar till stadsarkivet efter 5 år (tiden kan variera)Arkivredogörare 2016-09-2028

29 Skydd av handlingar Inte förstöras vid brand eller översvämning Inga nyfikna i handlingarna Handlingar ska inte bäras ned i pärmar och ställas på hög Handlingarna ska tas om hand och stå säkert 2016-09-2029

30 Aktuellt läge - W3D3 Registratur C Linköping DP Mex Handbok i ärendehantering på MoS – hur registrera i W3D3 2016-09-2030

31 Nästa steg Handbok i ärendehantering på MoS – hur registrera i W3D3 Utbildningar i W3D3 Introducera och utbilda i Möteshantering i W3D3 -Handläggare -Mötessekreterare Fortsätta införandet 2016-09-2031