Architecture governance in Swedish Armed Forces

En presentation över ämnet: "Architecture governance in Swedish Armed Forces"— Presentationens avskrift:

1 Architecture governance in Swedish Armed Forces
Proposal by SweAF EA Core Team

2 Background – 1(3) In the autumn of 2010 SweAF acquired the report ”Principles and models for Architecture governance and Corporate governance using architecture” [AG rpt 1]. AG rpt 1 reports draws upon a set of established reference models for Corporate governance, Information technology governance and Architecture governance. It also suggests how Architecture can be used as a means to support Corporate governance and Information technology governance. This report [AG rpt 2] is the result of a follow-on effort, presenting a suggested approach for implementing Architecture governance in the Swedish Armed Forces.

3 Background – 2(3) The reference model for Architecture governance is agnostic wrt: what architecture is used for the content of any frameworks used to direct and support this use of architecture the organization of the management (C2) of the use of architecture, aka architecting A SweAF-specific implementation of the reference model for Architecture governance is not…

4 Background – 3(3) The development of an architecture approach for the SweAF begun more than 10 years ago. The approach includes a clear vision on the purpose and role of architecture in SweAF. There is a proposed structure for an architecture framework, with basic architecture concepts and principles, intended to direct and support the use of architecture according to the visison. There are also a set of organizational directives, regulating the mandates and responsibilities in different functions and at different levels.

5 Purpose of the effort The purpose of the effort is to present a proposal for the implementation of the reference model for architecture governance in the SweAF. The effort will try to combine the reference model with the SweAF architecture approach and organizational directives into a well balanced and functional proposal.

6 Disposition The reference model for architecture governance
The SweAF architecture approach The SweAF organizational directives Architecture governance in the SweAF

7 Architecture governance

8 Reference model for architecture governance
Architecture board Framework Enterprise architects Architecture mgmnt Framework Enterprise management Other stakeholders of EA Enterprise Architecture ”business” The activity by which the current and future use of architecture, in support of the enterprise, is directed and controlled. It is performed by a management system involving processes for evaluating, directing and monitoring this use.

9 Architecture governance & corporate governance
Board Owners Employees Cutomers Suppliers Society Corporate business Framework Management EA ”business” Architecture mgmnt Architecture board FW

10 Swedish Armed Forces architecture approach

11 SweAF architecture approach – 2001
The effort began in 1999 when SweAF commissioned FMV to develop a Technical architecture to direct and support the development of NBD. In its 2001 delivery, FMV provided one fundamenal conclusion: To be successful, a technical architecture must exist within the context of an overarching enterprise architetcure, allowing coordination of tecnical development with other aspects of the SweAF business into a well balanced holistic design. FMV adviced SweAF to direct the further development of the architetcure approach along these lines – the SweAF EA.

12 SweAF architecture approach – 2003
In 2003, FMV delivered a broad set of reports. In hindsight, the most important contribution was the conclusion that the architecture approach should be divided into two distinct lines of development: An architecture framework effort, focusing on governing principles An enterprise architecture effort, focusing on developing the SweAF EA based on the framework principles So, the purpose of the framework is to direct and support the development of SweAF EA which in turn supports the continuous development of the SweAF. It was suggested that the architecture effort in the next phase be focused on developing the architecture framework.

13 SweAF architecture approach – 2003
I rapporten ”Förtydligande av FM Arkitekturramverk”, 2003, skrivs följande: ”FM står inför en omfattande och genomgripande förändring av hela sin verksamhet. Denna förändring skall resultera i en övergång från ett invasionsförsvar till ett flexibelt och kostnadseffektivt insatsförsvar med förbättrad styrning, kvalitet och spårbarhet i verksamhets- och resursutvecklingen. FM AR, som har ambitionen att vara ett för FM gemensamt tillvägagångssätt för styrning och stöd av förändringsarbete, syftar till att stödja FM i denna förändring genom att: förbättra förutsättningarna för tillämpandet av NBF, FM metod för övergången till ett flexibelt insatsförsvar. förbättra förutsättningarna för FM att hantera kunskap så att välgrundade och spårbara utvecklings - och förändringsbeslut skall kunna fattas. FM AR gör detta genom att tillhandahålla en för FM övergripande och sammanhållen utvecklingsprocess och ett för FM gemensamt sätt att beskriva verksamhet och resurser.” Med hjälp av FM AR, menar man i rapporten, kommer Försvarsmakten att få bättre förutsättningar att hantera ett antal kritiska områden, till exempel interoperabilitet, anpassningsförmåga och kostnadseffektivitet.

14 SweAF architecture approach – 2005
Framework foundation Description Life-cycle- management Design Structure of the SweAF Architecture Framework (SweAF EA FW)

15 SweAF architecture approach – 2008
I rapporten ”FM AR vision - övergripande orientering om Försvarsmaktens arkitekturramverk”, 2008, skrivs följande: ”FM AR kommer till stor del att bygga vidare på tidigare producerade resultat inom de olika uppdrag som genomförts sedan starten Som tidigare kommer utvecklingen att ansluta till och därmed dra nytta av erfarenheter och lösningar från motsvarande satsningar i de länder med vilka Sverige har etablerade samarbeten.” FM AR definieras som: ”FM AR är en samling fastställda regler för hur den ständiga anpassningen till förändrade behov av Försvarsmaktens verksamhet, förmågor och ingående tekniska system skall bedrivas, så att effekt, kvalitet, kostnadseffektivitet och spårbarhet kan uppnås. Innehållet i FM AR skapas inom ramen för FM verksamheter, där vunna erfarenheter lyfts fram för återbruk i form av kandidater till blivande regler. I enlighet med FM inriktning för ökad internationell interoperabilitet hämtas kandidater även i hög grad från de sammanhang där FM och Sverige ingår i internationella samarbeten, t.ex. EU, NATO, PFP eller internationell standardisering.”

16 Use of architecture in SweAF – 2008 Vision
Task Target arch ProductOwner Req HB Systems builder TaskManager Handbook developer InfoOwner FWO1 FWO2 FWO3 AG UoD FM A FWObjectOwner Profile Life-cycle managed SE-process Reference Arch Standards, patterns

17 Purpose of architecture approach – 2010
Economy Resources Capability VHL Architecture The intent of the architecture approach is to use architecture as a means for Corporate management of the SweAF. The use of architecture will contribute to the efficient operation of the SweAF, enabling balance and traceability between economy, resources and capabilities.

18 Swedish Armed Forces organizational directives

19 SweAF Org Directive - FM ArbO - 1
SweAF directives contain instructions on management and organization, the distribution of tasks and responsibilities within the agency, delegation of decision authority and “the general from of the SweAF business”.

20 SweAF Org Directive - FM ArbO - 2
Section 3 - SweAF Direction and control - states that the ”SweAF shall have/utilize an agency-wide Enterprise management system” ”The rules and instructions governing the SweAF business shall be implemented in an agency-wide Enterprise management system. The system shall be based on the legislations and other rules, methods, actions and resources that constitute the foundations of and support the SweAF internal direction and control”.

21 SweAF Org Directive - FM ArbO - 3
In section 9 – The chief of the Supreme Commander’s Staff – it is stated that: ”The chief of the Supreme Commander’s Staff is responsible for the functional area Enterprise Management”. Ergo, the chief of the Supreme Commander’s Staff is also ultimately responsible for the agency-wide Enterprise management system.

22 HQ Supr Cmdr Staff - LEDS ArbO - 1
The organizational directive for the Supreme Commander’s Staff covers the roles, responsibilities and mandates organization and chain-of-command directives on processes and methods necessary for the chief of Supreme Commander’s Staff to assume the responsibility delegated to him.

23 HQ Supr Cmdr Staff - LEDS ArbO - 2
I paragraf utdelas ansvaret för Försvarsmaktens ledningsprocess samt sakområdet verksamhetsledning: ”Chefen för ledningsstaben är under överbefälhavaren ansvarig för Försvarsmaktens ledningsprocess samt för sakområdet verksamhetsledning.” I paragraf anges syftet med Försvarsmaktens ledningsprocess: ”Ledningsprocessen syftar till att inrikta, samordna, planera, leda, följa upp och rapportera Försvarsmaktens verksamhet. Ledningsprocessen, med sina processer, delprocesser, aktiviteter m.m. resulterar i underlag för överbefälhavarens beslut, rapportering och svar till regeringen samt direktiv, uppdrag, order och bestämmelser för chefer och enheter inom Högkvarteret avseende samordning, inriktning, genomförande och uppföljning av verksamheten.”

24 HQ Supr Cmdr Staff - LEDS ArbO - 3
I paragraf anges ledningsprocessens omfattning: ”Försvarsmaktens ledningsprocess består av följande processer: Utvecklingsprocessen, vilken syftar till att utarbeta förslag till Försvarsmaktens militärstrategiska inriktning och förmågeutveckling samt svara för chefen för ledningsstabens produktansvar för VG 3. Planerings- och uppföljningsprocessen, vilken omfattar bl.a. Försvarsmaktens verksamhetsplan (tillika FMUP), framtagning och uppföljning av överbefälhavarens uppdrag samt underlag och rapportering till regeringen. Processen ledning och samordning, vilken mottar, bereder, samordnar och fördelar löpande ärenden inom ledningsstaben samt till Högkvarterets övriga ledningar och staber. Internationella processen, vilken samordnar och inriktar Försvarsmaktens internationella relationer i enlighet med Sveriges säkerhetspolitik samt svarar för protokollära frågor och stöd till utländska försvarsattachéer. Processen för utveckling av processer och verksamhetsledning, vilken ger överbefälhavaren och chefen för ledningsstaben stöd i att utarbeta och vidmakthålla Försvarsmaktens verksamhetsledningssystem.”

25 HQ Supr Cmdr Staff - LEDS ArbO - 4
C LEDS EKDIR Stabschefen Utvecklingschefen C PLANEK C INT Samo ÖB/GD Stöd Ledningsavdelningen Strat utv Strat ana Utvecklingsavdelningen Plan Planerings- och ekonomiavdelningen Prot Bilat-desk Internationella avdelningen Led Nord- sam Ana Bud Red Isk NATO-desk CIO CIO-avd CIO-avdelningen C VHU VHU-avd Verksamhetsutvecklingsavd. EU-desk C PRIO PRIO-avd PRIO-avdelningen

26 Architecture governance i FM

27 SweAF EA supporting SweAF Corporate management
Corp Mgmnt Portal SweAF EA FW SweAF EA Other support eg SweAF ERP FWO1 AO1 FWO2 AO2

28 SweAF Architecture board
Architecture management Directives Plans Audit & control Assess Direct Monitor C LEDS Stabschefen C UTV CIO C VHU C PLANEK C INT C PRIO Fortsätt med att lägga in text till den här… The department heads of the HQ Supreme Commander’s Staff are to constitute the SweAF Architecture board.

29 Infrastructure domain
Structure of SweAF EA Strategisk domän Verksamhetsdomän Applikationsdomän Infrastrukturdomän Strategic domain Business domain Application domain Infrastructure domain Segment Aspect Domain Indelning av verksamheten: logistik, ISTAR, bekämpning, ledning (BILL), 3PL, transporter….rörelsegrenar, divisioner

30 Principles of Architecture Governance (adopted from ISO/IEC 38500:2008)
Responsibility - Individuals and groups within the organization understand and accept their responsibilities in respect of both supply of, and demand for Architecture. Those with responsibility for actions also have the authority to perform those actions. Strategy -The organization’s business strategy takes into account the current and future capabilities of Architecture; the strategic plans for Architecture satisfy the current and ongoing needs of the organization’s business strategy. Acquisition - Architecture acquisitions are made for valid reasons, on the basis of appropriate and ongoing analysis, with clear and transparent decision making. There is appropriate balance between benefits, opportunities, costs, and risks, in both the short term and the long term. Performance - Architecture is fit for purpose in supporting the organization, providing the services, levels of service and service quality required to meet current and future business requirements. Conformance - Architecture complies with all mandatory legislation and regulations. Policies and practices are clearly defined, implemented and enforced. Human Behaviour – Architecture policies, practices and decisions demonstrate respect for Human Behaviour, including the current and evolving needs of all the ‘people in the process’.

31 SweAF Architecture management
Assess Plan Report Direct Monitor Plans Audit & Control Directives Use of architecture Fortsätt med att lägga in text till den här… Since, according to the SweAF Organizational directives, the responsibility of developing the SweAF Enterprise Management System lies with the Business development department , it is suggested that responsibility for the architecture management be allocated to the same.

32 SweAF Architecture governance - Summary
Supr Cmdr Staff dept heads Principles SCS Business dev EA FW AO1 AO2 EA Corp Mgmnt This proposal for SweAF Architecture governance draws on the SweAF reference model for architecture governance, the SweAF architecture approach and the 2010 set of SweAF organizational directives. To summarize, it is proposed that the Architecture board consist of the department heads of the Supr Cmdr Staff and that the Architecture management function be allocated to the Business development dept. The SweAF EA is developed to facilitate the SweAF Enterprise management (system), directed and supported by the SweAF Architecture framework. Förslaget bygger på

33 Critical success factors
The most critical success factor is the establishment of a Architecture board, responsible for making strategic, grounded and directing decisions on the use of Architecture in the SweAF. Another critical success factor is the strict adherence to the architecture governance principles, especially Responsibility Establishing SweAF EA has to be done using a staged approach, based on a Roadmap, managed and monitored by an informed management function Finally, the management of the framework development and usage is critical and needs to be continually developed. If not, we risk the benefits of the “order” of the EA offering.