Lite tips och råd vid avrop

Tips och råd vid avrop av möbler och inredning från Statens inköpscentral

Lite tips och råd vid avrop
Vid avrop kan vi ange ett varumärke och produktnamn istället för att beskriva en möbels utseende/funktion etc? Det är ”allmänt vedertaget” av både branschen och upphandlare att man gör så vid avrop inom möbler. I dessa fall så bör man ju lägga till ”eller likvärdigt” för att inte hämma konkurrensen. Det är naturligtvis möjligt att beskriva en möbel men det kan vara komplicerat för en icke möbelkunnig. Det kan också bli kostnadsdrivande för både leverantör och avropare att ta fram uppgifterna om möblerna.

Det här med angivande av ”varumärke och produktnamn eller likvärdigt”… Hur blir det vid utvärderingen? Om ni anger ett varumärke eller likvärdig så innebär det att det är ett obligatoriskt krav (ska-krav) att offererad möbel ska ha de egenskaper och det utseende som det angivna varumärket man angett. Även likvärdig möbel godkänns. Om ni inte godkänner offererad likvärdig möbel så innebär detta att leverantören inte uppfyller alla obligatoriska krav i er avropsförfrågan vilket i sin tur torde innebära att leverantörens avropssvar helt ska förkastas.

Hur bedömer man likvärdigheten mellan en angiven möbel i avropsförfrågan och en offererad likvärdig möbel? Man bör ange hur bedömningen görs på ett objektivt sätt, om detta är möjligt. Man bör kanske ange, om relevant, att möbler ska komplettera varandra och upplevas passande i den miljö de ska placeras. Estetiskt så ska samtliga möbler passa in i framtaget gestaltningsprogram. Design och estetik är omöjligt att överpröva.

Vem bedömer likvärdigheten mellan en angiven möbel i avropsförfrågan och en offererad likvärdig möbel? Du bör ange i avropsförfrågan vem som bedömer likvärdigheten, t.ex. användare av möbeln, arkitekt, upphandlare, m.fl. Design och estetik är omöjligt att överpröva. Kanske att detta ska viktas högt vid förnyad konkurrensutsättning?

Hur anger man mått, i sin avropsförfrågan, för de möbler man önskar anskaffa? Mått bör anges med ett spann eller med en accepterad tolerans i t.ex. procent. Anges exakta mått så hämmas konkurrensen och avropet riktas till kanske enbart en av ramavtalsleverantörernas möbler. Är man i behov av ett exakt mått så ska man självklart ange detta, dock bör man kanske ange varför man är i behov av just detta.

Kan vi medvetet dela upp en avropsförfrågan som vi beräknar värdet av möblerna och tjänsterna till över kr? Det vore bra för att slippa göra förnyad konkurrensutsättning. Statens inköpscentral rekommenderar inte att ni gör på det sättet. Om behovet vid avropstillfället uppgår till över kr per delområde så ska förnyad konkurrensutsättning göras.

Hur fungerar avrop med särskild fördelningsnyckel? Om avropsvärdet understiger kr för varor och tjänster så kan man avropa direkt av en av leverantörerna (av de som kan leverera önskat behov). Man utgår från kravkatalogens krav och gör de avrop man har behov av. Avrop görs per delområde. Tänk på att flera leverantörer kan erbjuda samma möbel. Kontrollera priserna. Obegränsat antal avrop kan göras under avtalsperioden. När behov uppstår.

Får man avropa möbler som inte finns med i leverantörernas produktlistor? Man ska säkerställa innan utskick av avropsförfrågan att alla möbler finns med inom ramavtalet. Om arkitekt eller motsvarande hjälper er att ta fram ett koncept med förslag på möbler och inredning så bör ni ge direktiv till denne att följa leverantörernas produktlistor och inget annat.

Vi tycker det här med tyger är svårt att avropa. Var hittar vi dessa? Det kan variera lite från leverantör till leverantör. Vissa av de större har separata listor över möbeltyger och gardintyger men samtidigt kan det finnas med tyger i respektive varumärkes produktlista. De mindre ramavtalsleverantörerna, oftast möbeltillverkare, har med sina val av tyger i produktlistan för respektive delområde. Alla tyger som finns publicerade i produktlista är möjliga att avropa inom respektive delområde.

Vi vill anlita arkitekter i samband med avrop eftersom vi ska flytta till nya lokaler. Går det att avropa inom ramavtalen? Arkitekttjänster går inte att avropa inom ramavtalen. Det finns inte heller något annat statligt ramavtal som ni kan använda er av. Ni får göra en egen anskaffning av dessa tjänster.

Kan vi anlita Statens inköpscentral (ramavtalsansvarig) som granskare av vårt förfrågningsunderlag? Nej, det är inte Statens inköpscentrals roll men ramavtalsansvarig stödjer er gärna inför avrop. Det kan t.ex. handla om telefonrådgivning, fysiska möten ihop med arkitekter eller motsvarande.

Input interiör har fem ramavtal på fem olika orter hur fungerar det praktiskt? Ni ska skicka en förnyad konkurrensutsättning till alla leverantörerna inom delområdet inklusive de fem Input-leverantörerna. Det troligaste är att ni får ett avropssvar från Input interiör enligt deras kontaktperson. Input interiör meddelar er från vilken av leverantörerna avropssvaret kommer att skickas. Troligast så sker detta från det bolag som ligger närmast er ort.

Kan man teckna kontrakt/leveransavtal på längre tid när man gör en förnyad konkurrensutsättning? Kan man göra samma sak vid särskild fördelningsnyckel? Ja det kan ju vara lämpligt att göra i vissa fall, t.ex. vid en flytt eller om man vet att man har behov av att komplettera med fler möbler lite längre fram. Vid särskild fördelningsnyckel så känns det mindre relevant men det är möjligt även vid dessa avrop.

Finns det ramavtal för utemöbler? Finns det behov av det? Nej, det finns inga ramavtal för utemöbler i nuläget.

Hur gör man om man vill komplettera möbler till tidigare anskaffade möbler? Om värdet överstiger kr så ska en förnyad konkurrensutsättning göras per delområde och i så fall bör man i avropet beskriva vad man redan har för möbler och att man vill komplettera detta och att det estetiskt ska se likadant ut. Vikta högt det krav som är mest aktuellt. Om värdet är under kr så kan ni göra ett antal avrop under varje delområde direkt mot den leverantör som säljer önskad möbel. Kontrollera vem som säljer varan billigast?

Kan man hyra möbler inom ramavtalsområdet? Finns behov av detta? Nej, det är inte möjligt.

Stora avropsförfrågningar med många olika möbler kan innebära att en leverantör kan leverera vissa av möblerna och en annan kan leverera andra delar av avropsförfrågan? Det kan bli svårt att anskaffa alla möbler man anser sig ha behov av genom en och samma avropsförfrågan. Ja, det är inte så lätt. Ni ska inte rikta era upphandlingar mot specifik leverantör och samtidigt har ni sett ut ett antal möbler som ni vill anskaffa. Alternativa lösningar är kanske inte det som ni vill ha från leverantörerna. Ibland kanske man ska godkänna alternativa lösningar om de är likvärdiga och kanske dessutom billigare än tänkt lösning. Dela upp avropet? Detta får bli en fråga som ni får ta med er och fundera på.

Måste man kontrollera att en offererad möbel finns med i leverantörens produktlista? När vi utvärderar avropssvaren och upptäcker att en möbel saknas i någon leverantörs produktlista, vad gör vi då? Samtliga inlämnade avropssvar behöver kontrolleras. Ni bör ha begärt att leverantören ska ange i vilken produktlista samt på vilken sida man kan finna varje möbel som offereras. Detta underlättar er utvärdering och ger samtidigt leverantören en fingervisning om att varan ska finnas med. Avropssvaret är orent om varan inte finns med i leverantörens produktlista.

Vi får inte dela upp vår avropsförfrågan när värdet överstiger kr… Men, kan vi ändå ”lyfta ut” en unik/speciell möbel och avropa den separat eftersom endast en leverantör kan leverera just den? Om t.ex. en soffa är unik och bara en leverantör kan leverera just den så torde det vara ett bra sätt att dela upp avropet eftersom det blir svårt för mer än en leverantör att besvara hela ert avrop. Risk för hämmande av konkurrensen.

Vi får inte dela upp vår avropsförfrågan när värdet överstiger kr… Men om vi gör avropen per delområde, i etapper, är det ok? Om man av praktiska eller ekonomiska skäl väljer att göra avrop i etapper så torde detta kunna vara möjligt. Det får dock myndigheten själv besluta.

Varför kan det vara bra att avropa gardinerna i ett separat avrop när man ska avropa en större mängd möbler under Möbler för möten och paus? Alla leverantörer inom delområdet kan inte leverera gardiner och om detta är i samma avrop som möblerna inom delområdet så kan inte alla leverantörer lämna avropssvar. Detta kan upplevas som ”provocerande” av leverantörerna. Dessutom kommer ni få färre avropssvar. Gardiner kan vara en komplex vara att avropa vilket också kan vara en anledning att separera avropen.

Hur gör vi med samordningen när möblerna ska levereras? Tyvärr så finns ingen möjlighet till ”helhetslösning” i den lösning som Statens inköpscentral valt för denna avtalsperiod. Varje leverantör tar hand om sin egen leverans.

Finns det begagnade möbler inom ramavtalen? Finns det behov av ramavtal för begagnade möbler? Tyvärr så gör det inte det. Detta hade inneburit att vi behövt regionindela ramavtalsområdet eftersom leverantörerna troligen är små och inte kan leverera över hela landet. Kan leverantörerna leverera så pass många av varje möbel så att det blir intressant för en statlig organisation? Dock torde enstaka möbler fungera att anskaffa.

Finns det ihopfällbara stolar inom ramavtalet? Nej tyvärr så saknas en del typer av möbler. Detta beror på att vissa möbler inte klarar av de hårda krav som Statens inköpscentral har på möbler som får erbjudas till er.

Ingår belysningsarmaturer i detta ramavtalsområde? Finns önskemål om att belysningsarmaturer ingår som en del i möbelområdet? Nej, Belysningsarmaturer är upphandlat separat och är ett rangordnat ramavtalsområde med fyra leverantörer som också är tillverkare av armaturer.

Beloppet kr för särskild fördelningsnyckel känns lite lågt respektive för högt inom vissa delområden. För t.ex. Arbetsstolar eller Skrivtavlor och AV-inredning känns beloppet högt medan för Möbler för arbete och förvaring så känns beloppet lågt. Ja det där är alltid en avvägning som Statens inköpscentral får göra vid upphandlingen. Om nästa upphandling blir likvärdig så är det kanske något som Statens inköpscentral bör se över.

Vilka accessoarer/tillbehör finns inom respektive delområde? I vägledningen så finns exempel på tillbehör som leverantörerna kan och får lägga till. Det varierar från leverantör till leverantör i vilken omfattning man valt att lägga till olika tillbehör. Det blir en del letande men samtidigt så finns en ”Sökhjälp möbler” som kan vara till användning och inte bara vid sökning av tillbehör/accessoarer.

Är det möjligt att skicka en ”Request For Information” (RFI/Informationsbegäran) innan man gör själva avropet? Ja, ibland är det nödvändigt, t.ex. vid mätning eller kontroll av lokal eller fönster eller liknande. Det skulle kunna vara så att ej vinnande leverantör (efter avrop) skickar en faktura för t.ex. arbetet med mätning eller kontroll eller kanske t.o.m. resekostnader. Ramavtalet reglerar inte eventuella kostnader vid en RFI.

Hur gör vi avrop av de bästa akustikskärmarna avseende ljudabsorption? Det finns ett stöddokument under Akustik- och skärmsystem där du kan få hjälp att räkna ut vilket värde en tänkt skärm har. Där finns också en hänvisning till en oberoende sida där man kan hitta en stor mängd skärmar där ”uträkning” redan gjorts. Kravet som sattes i upphandlingen var att skärmar skulle testas för ljudabsorption men värdet för en passande skärm får avroparna ställa krav på.

Vi har hittat vårt behov hos en leverantör och värdet är under kr. Är det bara att fylla i den förenklade avropsblanketten och skicka till den leverantören? Ja, i princip så är det så. Många av ramavtalsleverantörerna säljer samma möbler därför bör ni kontrollera priserna hos flera leverantörer innan ni skickar avropsförfrågan. Priset blir då kanske också det krav som ni använder från kravkatalogen. Använd gärna Statens inköpscentrals avropsblanketter men om myndigheten har en annan och bättre hantering så ska den självklart användas.

Persienner finns det att avropa? Mellanglaspersienner finns inte. Persienner som placeras innanför fönstren är möjliga att lägga till i utbudet som ett tillbehör. Jag har letat efter dessa i utbudet men har inte lyckats hitta någon leverantör som har. Meddela gärna mig om ni hittar persienner i någon ramavtalsleverantörs produktlista.

Kan man avropa gardintyg med brandskydd eller flamskydd? Ja, det är möjligt. Om man använder sig av kravkatalogen och ”Varans egenskaper” så kan man ställa dessa krav, och andra, på ett tyg.

Kan man avropa entrémattor med tillhörande tjänster? Nej, tyvärr finns inget sådant ramavtalsområde och det går inte att avropa under Textila mattor.

Vid särskild fördelningsnyckel kan man avropa en soffa från t.ex. Kinnarps och ett soffbord från t.ex. AJ Produkter? Eller måste avropet gå till en och samma leverantör eftersom möblerna ingår i samma delområde ? Nej, det är fullt möjligt att avropa varje möbel för sig hos olika leverantörer så länge man kan grunda beslutet till avrop hos specifik leverantör genom att använda möjliga krav enligt kravkatalogen.

Om ramavtalsleverantören använder underleverantör, hur fungerar det? Ramavtalsleverantören ska svara fullt ut för varje underleverantörs arbete så som för sitt eget. Samarbetsavtal ska finnas mellan underleverantör och ramavtalsleverantör. Statens inköpscentral har rätt att kontrollera även underleverantör.

Tänk på att avropssvar ska komma från våra ramavtalsleverantörer – ”rätt” org.nr och ”rätt” organisationsnamn ska finnas på avropssvar. Fullmakt ska medsändas om leverantör använt återförsäljare. Det händer att återförsäljare skickar faktura och det är inte korrekt.

Lite tips och råd Tänk på att postsortering och källsorteringsmöbler finns under Post- och kopieringsrum och källsorteringsenheter.

Stöddokument på avropa.se
Vägledning och snabbguide. Ramavtal. Stödjande avropsblankett med förslag till kontraktsmall. Enklare avropsblankett med kontraktsmall finns publicerad på avropa.se. Stödjande dokument för avrop av t.ex. bordsskärmar Sökhjälp för möbler Frågor och svar

Välkommen att kontakta oss
Kontakta ramavtalsansvarig 08 – vid frågor. Kontakta helpdesk vid juridiska frågor om ramavtalen: (måndag, onsdag och fredag klockan 9-11). För övriga frågor: eller Våra webbplatser: avropa.se och kammarkollegiet.se. Prenumerera på vårt nyhetsbrev. Vid övriga upphandlingsfrågor: Kontakta upphandlingsmyndigheten.se.

Lite tips och råd vid avrop

Liknande presentationer

En presentation över ämnet: "Lite tips och råd vid avrop"— Presentationens avskrift:

Liknande presentationer

Om projektet

Kontakta oss

Logga in

Logga in via sociala nätverk:

Lite tips och råd vid avrop

Liknande presentationer

En presentation över ämnet: "Lite tips och råd vid avrop"— Presentationens avskrift:

Liknande presentationer

Om projektet

Kontakta oss