Kvalitetssäkring – bättre system för beställning, upphandling och uppföljning

En bild av debatten Vårdskandaler Vinster Internationella riskkapitalbolag Fusk och oegentligheter Erfarenheter av konkurrensutsättning

Uppföljning och kontroll Allt större intresse från kommuner och landsting Många arbetar med frågan och utvecklar metoder Svårt att hitta någon med ett sammanhållet system Svårt att mäta kvalitet Uppföljning som en del av det kontinuerliga arbetet

Utmaningar Kontroll – utveckling - relation med leverantörerna Prioritering av uppföljningsbehov, bedömning av risker Varningssignaler för att initiera uppföljning och kontroll Utvecklade kvalitetsmått - kvalitetsindex Åtgärder och sanktioner Inspektioner Öppna böcker

Kvalitetssäkring Systemnivå Kontraktsnivå Individnivå Revision Statlig tillsyn och granskning Kvalitetssäkring på olika nivåer. Vi koncentrerar vårt arbete på systemnivå och kontraktsnivå.

SKL erbjuder skrift om styrning och uppföljning Kommuner och landstings möjligheter till styrning och uppföljning av externa utförare. Uppföljning och kontroll av verksamheter som drivs av externa utförare. Exempel på metoder och modeller för uppföljning.

Processen för kvalitetssäkrad välfärd Vad vill politiken uppnå? Hur ska denna upphandling stödja detta? Vilka krav ställs i förfrågningsunderlaget? Hur viktiga är kraven? Hur ska kraven följas upp? Hur ofta ska kraven följas upp? Vem ska följa upp? Analys? Resultat? Konsekvenser, åtgärder (sanktionstrappa)? Hur ska uppföljningen återrapporteras? Revidering av kommande förfrågningsunderlag? Är kvalitetssäkringen tillämplig på den egna verksamheten?  

Riskanalys

Åtgärder/Sanktioner Landstinget/Kommunen är skyldig att vidta åtgärder om uppföljning och analys visar på brister. Vilka åtgärder som ska vidtas beror på bristens allvarlighetsgrad. Leverantören är ansvarig för sin verksamhet och ska åtgärda bristerna. Landstinget/Kommunen ska sedan avgöra hur lång tid utföraren får på sig att åtgärda bristerna och om de vidtagna åtgärderna är tillräckliga, eller om bristerna är sådana att avtalet ska hävas. Man brukar prata om en kontroll- och sanktionstrappa som kan illustreras så här:

Kontroll- och sanktionstrappa Granskning innan godkännande (LOV)/ tilldelningsbeslut (LOU) Uppstartsmöte inför driftstart Avtalsuppföljning Kommunicera ev. brister - Åtgärd av leverantören Sanktionstrappa: Viten Varning Förtida upphörande/Hävning

Tillförsäkra sig enligt krav i kommunallagen Fullmäktige: Möjlighet att kontrollera och följa upp verksamheten Information som gör det möjligt för allmänheten att få insyn i hur angelägenheterna utförs Nämnderna: Se till att verksamheten bedrivs enligt mål, riktlinjer och föreskrifter Den interna kontrollen är tillräcklig Verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt

Under varje rubrik finns ett antal påståenden som kan besvaras med uppfyller helt (grönt), uppfyller delvis (gult) och uppfyller inte alls (rött). När man besvarat alla påståenden under en rubrik visas resultatet i ett tårtdiagram. När alla påståenden är besvarade under alla rubriker visas ett tårtdiagram för helheten med förbättringspotential inom kontraktsuppföljning.

SKL erbjuder material kring att förebygga ekonomiska oegentligheter Stärk kunskap och medvetenhet Viktigt att bedöma risker Tydlig hantering av fakturor och utbetalningar Möjligheter och risker med ny teknik Hur agera när man hittar fel Hur agera när den egna kontrollen brister Finns det möjlighet att kontrollera företag Uppmärksamhet vid olika typer av ersättningssystem

Hur agera när man hittar fel Vem/vilka ska kontaktas och på vilket sätt? Hur ska avvikelser dokumenteras? Hur agera om det finns misstanke om oegentligheter? Vilka kontroller och vilken information ska förmedlas vidare och till vilka/vem?

Av SKL prioriterad fråga 2012 Bättre system för beställning, upphandling och uppföljning

Kommuner och landsting Beställningarna ger förutsättningar för god kvalitet, uppföljning och kontroll. Har tillgång till rutiner och instrument för uppföljning och kontroll utifrån de krav som ställs i förfrågningsunderlag och godkännanden. Arbete med rutiner och instrument tillgodoser att privata och offentliga leverantörer följs upp och kontrolleras på ett konkurrensneutralt och likvärdigt sätt. Har tillgång till rutiner och instrument för att komma tillrätta med ekonomiska oegentligheter vid alternativ drift.

Överenskommelsen Målet är att etablera uppföljnings- och kontrollfrågan som en naturlig del i kommunens respektive landtingets/regionens ledning och styrsystem. Målet är att enskilda kommuner och landsting/regioner tillsammans med utförarna ska utveckla system, rutiner och arbetssätt som gör att man kan kvalitetssäkra de tjänster som utförs oberoende av vem som är leverantör. SKL erbjuder samtliga kommuner, landsting och regioner att delta i nätverk för utvecklingsarbete. SKL erbjuder olika former av kunskapsinsatser.